秦皇島首鋼機(jī)械有限公司
科學(xué)技術(shù)在21世紀(jì)的不斷高速發(fā)展,在全行業(yè)掀起了一場工業(yè)信息革命,我國企業(yè)面臨的市場環(huán)境也日益激烈、復(fù)雜,企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)發(fā)展,亟須提升自身價(jià)值創(chuàng)造能力,而應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心模式已成必然趨勢。財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分,其管理水平會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生直接影響。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)、信息爆炸式發(fā)展的環(huán)境下,企業(yè)需要重視財(cái)務(wù)共享中心的作用,保障企業(yè)財(cái)務(wù)管理的工作質(zhì)量。
從概念方面而言,財(cái)務(wù)共享主要基于共享服務(wù),經(jīng)過對(duì)全部財(cái)務(wù)工作的整合及重組,達(dá)到減少投入成本的目的。在財(cái)務(wù)共享中,通過集中財(cái)務(wù)處理,能增強(qiáng)集團(tuán)對(duì)相關(guān)企業(yè)的管理水平,為其提供更加優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)服務(wù)。財(cái)務(wù)共享中心本質(zhì)上是企業(yè)集中式管理模式在財(cái)務(wù)管理上的最新應(yīng)用,過于強(qiáng)調(diào)集中管控成員企業(yè),防止其脫離集團(tuán)單獨(dú)發(fā)展,只能將業(yè)務(wù)開展在集團(tuán)范圍的戰(zhàn)略目標(biāo)內(nèi)。
通過規(guī)?;幚碡?cái)務(wù)共享中心的大量基礎(chǔ)業(yè)務(wù),屬于當(dāng)前我國財(cái)務(wù)的一次“工業(yè)化”改造,主要對(duì)于那些易于標(biāo)準(zhǔn)化、有著較高重復(fù)性以及過于分散的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程改造,并在財(cái)務(wù)共享中心集中處理,以此來提升業(yè)務(wù)處理效率,改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量,全面降低處理成本。在這個(gè)過程中,標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)非常重要。
財(cái)務(wù)共享中心的標(biāo)準(zhǔn)化體系包括五個(gè)“統(tǒng)一”:統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目,統(tǒng)一的會(huì)計(jì)政策,統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。五個(gè)“統(tǒng)一”是財(cái)務(wù)共享中心的基礎(chǔ),基于這套標(biāo)準(zhǔn)化體系,財(cái)務(wù)共享中心才能將看似復(fù)雜各異的業(yè)務(wù)不斷簡化,拆分成更加標(biāo)準(zhǔn)的任務(wù)單元,不斷進(jìn)行流程優(yōu)化,從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化和智能化,財(cái)務(wù)共享中心也才會(huì)持續(xù)提升服務(wù)能力,并具備創(chuàng)新的活力。
自建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心起,就應(yīng)從集團(tuán)層面入手。既能提供有力的參考單件,促進(jìn)集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)控制與戰(zhàn)略制定的正確決策,還能實(shí)現(xiàn)對(duì)成員企業(yè)的集中管控,在有限范圍內(nèi)控制其業(yè)務(wù)活動(dòng),使其經(jīng)營目標(biāo)更加符合集團(tuán)發(fā)展目標(biāo)。借助成功經(jīng)驗(yàn),遵循不同層級(jí)如戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)以及共享財(cái)務(wù)等,對(duì)專家團(tuán)隊(duì)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部以及共享財(cái)務(wù)部進(jìn)行設(shè)置,同時(shí)也要重視在共享財(cái)務(wù)部下設(shè)置三大輔助部分,數(shù)據(jù)中心、質(zhì)量控制部以及技術(shù)支持部,這樣才能保證財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)營,有效解決日常工作中的問題。
當(dāng)前財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)行效果與其業(yè)務(wù)流程設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)性息息相關(guān),應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的高度重視,在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)流程、工作標(biāo)準(zhǔn)以及運(yùn)行規(guī)則時(shí),以業(yè)務(wù)流程為核心,并對(duì)業(yè)務(wù)流程操作手冊(cè)予以標(biāo)準(zhǔn)化制定,明確考核指標(biāo)與各崗位職責(zé)。隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展,應(yīng)遵循表單信息化、流程表單化、制度流程化以及業(yè)務(wù)制度化等標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程,了解表單、制度以及業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)核算規(guī)則,以此來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)記賬與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)對(duì)接,提升財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量,保證財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行。
具體可從四個(gè)方面設(shè)置財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程。第一點(diǎn),建立完善的操作制度,全面梳理集團(tuán)各業(yè)務(wù)類型。第二點(diǎn),遵循流程化要求,對(duì)業(yè)務(wù)制度予以優(yōu)化和整理,明確“三重一大”事項(xiàng)的審批權(quán)限與處理流程。第三點(diǎn),遵循業(yè)務(wù)流程,在明確業(yè)務(wù)類型的前提下,設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)表單,要包括特殊事項(xiàng)等所有業(yè)務(wù)類型,并關(guān)聯(lián)記賬規(guī)則與預(yù)算控制。第四點(diǎn),實(shí)現(xiàn)表單數(shù)字化與信息化,建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口,結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)推動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),并遵循資金結(jié)算、往來核銷、記賬規(guī)則、預(yù)算控制、審批權(quán)限以及業(yè)務(wù)流程等預(yù)先設(shè)定內(nèi)容實(shí)施操作。
在重新規(guī)劃設(shè)計(jì)與分析關(guān)鍵流程后,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行與推進(jìn)流程,否則流程管理將流于形式。財(cái)務(wù)共享中心流程設(shè)計(jì)完成后,如果不能采取有效的方法并堅(jiān)決執(zhí)行,必然使方案的有效性隨著時(shí)間而消逝。因此,流程推進(jìn)的過程必須是有組織、有計(jì)劃的過程。財(cái)務(wù)共享中心流程實(shí)施的過程一般包括以下步驟:
1.組建流程團(tuán)隊(duì)
高層領(lǐng)導(dǎo)的支持是流程推廣不可缺少的支柱,試點(diǎn)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮出帶領(lǐng)作用,由業(yè)務(wù)骨干、創(chuàng)新能力強(qiáng)、熟悉業(yè)務(wù)流程、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員組成財(cái)務(wù)共享中心項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。
2.選擇試點(diǎn)流程
流程實(shí)施可先從一個(gè)分子公司人手,選取流程管理業(yè)務(wù)具有代表性、實(shí)施成功率高,且效果比較明顯的部門做試點(diǎn),進(jìn)而降低流程實(shí)施的阻力,及時(shí)獲取流程反饋信息。一般而言,財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用報(bào)銷流程、應(yīng)付流程是流程試點(diǎn)的首選,而集團(tuán)總部或是主要分子公司就是流程試點(diǎn)單位的最佳地點(diǎn)。
3.實(shí)施總結(jié)
試點(diǎn)過程屬于對(duì)方案予以調(diào)整與發(fā)生、解決問題的一個(gè)過程,至此作為流程試點(diǎn)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)試點(diǎn)中存在的問題予以深入挖掘,深入到業(yè)務(wù)最前端,提出針對(duì)性解決方案。另外,全局把控流程實(shí)施,積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通試點(diǎn)進(jìn)度。財(cái)務(wù)共享中心的流程通常表現(xiàn)為財(cái)務(wù)核算流程,既需要財(cái)務(wù)核算人員詳細(xì)搜集共享服務(wù)中心客戶提出的相關(guān)意見和感觀,還需要其反饋流程信息。
4.逐步推廣
逐步推廣即分階段實(shí)施,需要制定相關(guān)的推廣計(jì)劃。在實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心時(shí),會(huì)在一定程度上沖擊與影響流程,所以,需要重視培訓(xùn)工作的開展,明確流程調(diào)整前后的區(qū)別,降低相關(guān)人員在工作開展中存在的恐懼與抵觸情緒。另外,通過高層領(lǐng)導(dǎo)的介入,能將共享服務(wù)流程價(jià)值及意義更加深入的滲透在合作伙伴與員工中,這對(duì)于落實(shí)與推動(dòng)流程進(jìn)展是非常有利的。項(xiàng)目的實(shí)施階段,即流程的推行和控制過程,既是流程設(shè)計(jì)落地的關(guān)鍵保證,也是反饋及檢驗(yàn)流程設(shè)計(jì)效果。在流程推廣過程中,通過對(duì)相關(guān)信息的匯總與搜集,能詳細(xì)分析流程成本、質(zhì)量以及時(shí)效等各維度的流程實(shí)施績效,以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)方向與基礎(chǔ)的優(yōu)化。
企業(yè)在財(cái)務(wù)共享中心作用下,能提升各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理工作流程的完善性與規(guī)范性,健全相關(guān)規(guī)章制度。但這也意味著企業(yè)的數(shù)據(jù)信息處理要求與內(nèi)部控制要求也愈來愈高,因此,企業(yè)要全面提升財(cái)務(wù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化及自動(dòng)化程度,進(jìn)一步保障財(cái)務(wù)管理工作的開展質(zhì)量。為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化,必須加強(qiáng)應(yīng)用相關(guān)技術(shù)的力度,充分結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心與技術(shù),使財(cái)務(wù)工作人員在開展會(huì)計(jì)工作時(shí),只需要運(yùn)用軟件操作即可,不僅有效提升了工作質(zhì)量、效率,還明顯降低了工作人員的工作量,并且有利于企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)控制,切實(shí)增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平與財(cái)務(wù)控制水平,為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化提供了有力的保障。另外,企業(yè)財(cái)務(wù)人員在建立財(cái)務(wù)共享中心后,需要遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理工作,全面增強(qiáng)財(cái)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化程度,不僅能為企業(yè)決策提供依據(jù),還能保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性,使企業(yè)更加穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí),在財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建中,企業(yè)也要重視對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的建立,其能將企業(yè)財(cái)務(wù)信息如實(shí)反映出來,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展目標(biāo)。
利用財(cái)務(wù)共享中心,可以節(jié)省企業(yè)用于財(cái)務(wù)管理的成本,提高企業(yè)的核心競爭力。很多企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作比較分散,小規(guī)模企業(yè)可以發(fā)揮職能部門的作用,但是對(duì)于大中型企業(yè)來說,分散性財(cái)務(wù)管理模式無疑會(huì)增加企業(yè)運(yùn)營成本,不利于企業(yè)發(fā)展,因此企業(yè)需要利用財(cái)務(wù)共享中心,在不同部門之間建立財(cái)務(wù)架構(gòu)體系,集中企業(yè)的會(huì)計(jì)核算工作,控制企業(yè)運(yùn)營成本。設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心,進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程,提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的自動(dòng)化和集成化水平,利用財(cái)務(wù)共享中心,精簡企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門的人員,這樣有利于節(jié)省企業(yè)運(yùn)營成本,保障企業(yè)經(jīng)營的效益。
為了推動(dòng)財(cái)務(wù)人員的職能整合,實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理中心的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新,進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心的功能。就必須創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式,將以往分散型財(cái)務(wù)管理模式逐漸向多種類財(cái)務(wù)共享轉(zhuǎn)變,應(yīng)通過財(cái)務(wù)管理對(duì)管理方案進(jìn)行多方面設(shè)置,而不是單純的集中管理財(cái)務(wù)資源,這對(duì)于財(cái)務(wù)管理水平的提升是至關(guān)重要的。應(yīng)結(jié)合管理方法進(jìn)行創(chuàng)新,將具體方法通過信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)信息的有效分享與交流,保證財(cái)務(wù)管理的順利開展,降低企業(yè)的運(yùn)作成本。在企業(yè)檢查與管理公司業(yè)務(wù)過程中,發(fā)現(xiàn)有很多重復(fù)職位在企業(yè)設(shè)置的現(xiàn)象,不僅加大了企業(yè)負(fù)擔(dān),還導(dǎo)致人員使用效率較低,因此,為了解決這種情況,必須整合企業(yè)人員。
各種因素都會(huì)影響到企業(yè)發(fā)展,這些不穩(wěn)定的因素會(huì)增加企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),降低企業(yè)的盈利能力。建立財(cái)務(wù)共享中心,企業(yè)集中處理基礎(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息,強(qiáng)化市場營銷的整個(gè)過程。企業(yè)可以發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心的作用,通過共享中心警示企業(yè)相關(guān)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),利用共享中心進(jìn)一步分解、預(yù)警風(fēng)險(xiǎn),分析企業(yè)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)性,并且結(jié)合客戶的基礎(chǔ)信用,降低企業(yè)經(jīng)營過程中各種不穩(wěn)定因素的風(fēng)險(xiǎn)性。
對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心予以構(gòu)建,主要是為了達(dá)到財(cái)務(wù)管理資源集約利用的目的,提供更加堅(jiān)實(shí)、準(zhǔn)確的依據(jù),促進(jìn)企業(yè)相關(guān)工作的開展,推動(dòng)信息的流轉(zhuǎn)速度。將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)與企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心相結(jié)合,經(jīng)過相關(guān)數(shù)據(jù)比對(duì)及分析,證實(shí)仍有一些誤區(qū)及盲點(diǎn)存在于企業(yè)財(cái)務(wù)管理中,亟須開展相關(guān)工作的創(chuàng)新。在充分利用與發(fā)掘信息資源過程中,應(yīng)最大程度提升數(shù)據(jù)資源的利用效率,積極探索科學(xué)路徑。縱觀當(dāng)前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀,只有采用共享中心的方式及途徑對(duì)財(cái)務(wù)流程予以優(yōu)化,才能實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的一體化構(gòu)建。企業(yè)應(yīng)妥善把控原始性財(cái)務(wù)憑證的周轉(zhuǎn)期限,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成上述財(cái)務(wù)事務(wù),并全方位監(jiān)督企業(yè)中的各項(xiàng)財(cái)務(wù),防止關(guān)鍵財(cái)務(wù)信息的遺漏。
企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)很難實(shí)現(xiàn)智能化,因?yàn)樨?cái)務(wù)共享服務(wù)注重管理模式,為了發(fā)揮出財(cái)務(wù)共享服務(wù)的作用,企業(yè)需要保留共享服務(wù)機(jī)構(gòu)的相對(duì)部門,這樣才可以更好地發(fā)揮出財(cái)務(wù)共享的服務(wù)功能。傳統(tǒng)企業(yè)管理模式比較分散,基層部門具有很大的自主性,這樣不利于企業(yè)掌握基本部門的情況,無法保障企業(yè)的財(cái)務(wù)安全,甚至還會(huì)帶來巨大的損害,在今后發(fā)展過程中,企業(yè)需要利用財(cái)務(wù)共享中心,公開企業(yè)各項(xiàng)支出,引導(dǎo)相關(guān)管理人員監(jiān)督各個(gè)部門的財(cái)務(wù)狀況,發(fā)揮出企業(yè)總部的監(jiān)控職能,集中化管理一整個(gè)企業(yè),可以限制提升企業(yè)效益。
綜上所述,財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)日常管理工作最不可缺少的組成部分,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展的重要手段。通過財(cái)務(wù)共享中心的建立,可以使財(cái)務(wù)管理人員在開展管理工作時(shí),充分借助新型的管理模式與方法,從而降低管理成本,不斷優(yōu)化、改進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作流程,切實(shí)提高企業(yè)的經(jīng)營水平。