張建虎 公主嶺市財(cái)政局

一、引言

財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理是我國(guó)財(cái)政部門的一項(xiàng)重要工作，長(zhǎng)期以來，由于對(duì)檔案管理工作的關(guān)注不夠以及工作方法的落后，直接導(dǎo)致了檔案管理工作不能得到有效的提高。因此，本文從財(cái)政機(jī)關(guān)檔案高效管理的角度出發(fā)，對(duì)如何有效地提升財(cái)政局的檔案管理工作進(jìn)行了論述。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理信息化低下

財(cái)政局檔案信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)化為核心，但由于管理體制不同，管理工作相對(duì)分散，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，無法保證檔案管理的時(shí)效性。由于管理體制、方法等原因，部門隸屬不一，管理不統(tǒng)一，造成檔案管理不成系統(tǒng)，各自為政。在這種管理模式下，財(cái)政局部分機(jī)關(guān)檔案管理采用封閉式管理模式，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，不利于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，由于認(rèn)識(shí)上的偏差，財(cái)政檔案管理處于“無關(guān)性”邊緣。一是管理者對(duì)財(cái)政局檔案管理缺乏核心管理內(nèi)容，檔案管理缺乏動(dòng)力機(jī)制。二是員工對(duì)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案的認(rèn)識(shí)和工作不到位，導(dǎo)致當(dāng)前檔案執(zhí)行過程中缺乏前臺(tái)控制的考慮，從而使檔案管理意識(shí)整體上難以增強(qiáng)。

（二）財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)方式單一

目前，財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍處于單一管理狀態(tài)，其中利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的頻率相對(duì)較低，期間大部分財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案沒有主題標(biāo)引，進(jìn)而使得財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息資源難以實(shí)現(xiàn)整合和資源共享，由此將使得財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作的人力物力出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，同時(shí)也將影響財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，財(cái)政局檔案工作更要做好與“互聯(lián)網(wǎng)+”融合的工作，提高檔案管理和利用效率。但是，目前我國(guó)有些檔案管理未與現(xiàn)代科技接軌，許多財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理仍處于粗放式管理模式，使財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度難以提高。

（三）財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化能力有待提升

財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用工作，需要具備專業(yè)知識(shí)和能力，具備良好的信息素養(yǎng)，但是通過對(duì)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理部門工作人員的深入地分析可以發(fā)現(xiàn)，很多財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較差，更不用說工作能力了，也不能滿足新時(shí)期開發(fā)利用財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息資源工作的具體要求。還有一部分財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理人員招聘條件一般較低，或者將其他部門的人員安排到財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作，甚至部門領(lǐng)導(dǎo)利用關(guān)系對(duì)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理人員進(jìn)行招聘。在此背景下，財(cái)政局檔案管理工作往往質(zhì)量不高，無法滿足財(cái)政檔案資源開發(fā)利用的實(shí)際需要。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理優(yōu)化對(duì)策

（一）完善財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息資源庫(kù)

財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作在計(jì)算機(jī)的幫助下，逐步向數(shù)字化方向發(fā)展，服務(wù)對(duì)象由內(nèi)部向社會(huì)內(nèi)部轉(zhuǎn)變，目的在于實(shí)現(xiàn)檔案的接收、傳輸和共享，形成一個(gè)統(tǒng)一的資源共享平臺(tái)，在這個(gè)過程中，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化建設(shè)是重中之重，財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息的傳輸、轉(zhuǎn)化和共享必須以網(wǎng)絡(luò)為載體，當(dāng)前各大機(jī)關(guān)已經(jīng)具備的網(wǎng)絡(luò)條件，所以要完成進(jìn)一步接口制作，在財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)中融入資源庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)信息的收集和傳輸。同時(shí)，建立健全財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，通過影印機(jī)、掃描儀等方式，實(shí)現(xiàn)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息共享、傳遞，并以音頻、圖像等形式上傳財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息，從而為提高財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理效率提供依據(jù)。一是要打破傳統(tǒng)的思維模式，轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案的推廣，建立一套行之有效的電子財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范它的形成、保管、使用，使之正規(guī)化、制度化，為信息化提供有力保障。其次，要利用電子檔案掃描儀等技術(shù)設(shè)備，對(duì)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行掃描，使部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。建立財(cái)政局檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案管理人員能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行系統(tǒng)、全面的查詢與利用，提高檔案服務(wù)的功能與效率。

（二）構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案”模式

隨著信息化水平的不斷提高，財(cái)政局檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，在此期間，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理水平。在信息化背景下財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)中，需要深入開發(fā)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息資源，進(jìn)行對(duì)原有財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)的完善與創(chuàng)新，進(jìn)一步提高財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)的效率與效果，使其能夠?yàn)榘l(fā)展提供有力的財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)支撐。利用財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理人員收集各種科學(xué)信息，結(jié)合財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案跟蹤服務(wù)信息，有效完善財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息資源，使管理人員能夠通過服務(wù)平臺(tái)及時(shí)獲取全面性的原始財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息。

（三）提升檔案管理人員信息化技術(shù)能力

財(cái)政局檔案管理人員不僅要具備基本的職業(yè)素養(yǎng)和管理方法，還要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)分析能力。因此，財(cái)政局檔案部門可以規(guī)定財(cái)務(wù)管理人員定期組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、二次教育，不斷提高財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，從而培養(yǎng)出一批復(fù)合型、高素質(zhì)的人才，從而提升財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量。另外，不僅要加強(qiáng)基層管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還要加強(qiáng)高層管理人員的培養(yǎng)，通過繼續(xù)教育，優(yōu)化管理方式與管理理念，定期組織講座，指導(dǎo)管理人員實(shí)際操作，使所有人都能夠成為財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案工作的管理者，從而提升管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。此外，要加強(qiáng)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)，掌握財(cái)務(wù)檔案保管和修復(fù)技巧，同時(shí)還要促使其熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理的能力。同時(shí)，引導(dǎo)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理人員積極參加財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備，成為復(fù)合型的財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理人才，使其滿足現(xiàn)代財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作的需要。

四、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理的保障措施

（一）打破陳舊觀念，落實(shí)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案安全管理工作

傳統(tǒng)的紙質(zhì)財(cái)政局檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案，各有利弊，網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)雖然成本低、不易損壞、易于查找和轉(zhuǎn)移，但信息泄露問題嚴(yán)重，受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境因素影響，信息安全性不高，因此，在財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理信息化過程中，應(yīng)重視信息安全問題，做好安全防范工作，加強(qiáng)信息查詢和管理的身份識(shí)別和權(quán)限制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案的安全系數(shù)。新時(shí)代要有新的思想，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)培養(yǎng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化思維模式，緊跟時(shí)代步伐，積極運(yùn)用時(shí)代前沿的高新技術(shù)，將財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化，積極引導(dǎo)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理部門了解“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代發(fā)展脈絡(luò)和理念，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以新思維構(gòu)建創(chuàng)新型財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理制度與制度體系。借鑒其他財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理成功案例，引進(jìn)相關(guān)檔案管理技術(shù)，結(jié)合自身特點(diǎn)，創(chuàng)造適合自身發(fā)展的新模式，提高財(cái)政局檔案管理效率。

（二）完善軟硬件設(shè)備，提高財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理信息水平

建立健全財(cái)政檔案管理系統(tǒng)，必須從兩個(gè)方面著手。一是提高財(cái)政局信息化檔案管理系統(tǒng)硬件條件，提高系統(tǒng)性能。在此期間，要加大對(duì)財(cái)政局檔案管理的資金投入，配備數(shù)量充足、性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)、通訊設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施。二是建立健全的軟件系統(tǒng)，使財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理部門的各項(xiàng)工作得到合理的細(xì)化，對(duì)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案整理進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，統(tǒng)一進(jìn)行財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案的分類和歸藏，例如：財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案的存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)格式等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案整理進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，提高財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案的管理效率。三是要定期檢查照片、錄音、錄像等，充分利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增加省級(jí)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案的存儲(chǔ)載體，通過刻錄光盤、網(wǎng)絡(luò)虛擬硬盤等方式，對(duì)保存條件較差的省縣財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行永久、長(zhǎng)期保存，以確保檔案內(nèi)容的完整性。

（三）創(chuàng)新管理方法，建設(shè)數(shù)字系統(tǒng)

新時(shí)期財(cái)政局檔案管理創(chuàng)新應(yīng)著重研究信息化、數(shù)字化管理方式，加強(qiáng)財(cái)政局檔案管理工作的信息化進(jìn)程，增強(qiáng)財(cái)政局檔案管理工作的有效性。首先，財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理部門要加大資金投入，在網(wǎng)上建立檔案資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，利用互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存功能妥善保管財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息，這樣在借閱財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案時(shí)管理人員不用在大量的資源中尋找，只要在系統(tǒng)上輸入關(guān)鍵詞就可以搜索到完整的財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息。其次，信息化管理系統(tǒng)需要細(xì)化財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案分類，不僅要區(qū)分不同類型的財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案，還要細(xì)分行政人員、業(yè)務(wù)人員等，對(duì)同類單位員工劃分在一起，這樣更便于財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理。在信息化管理中，還要及時(shí)對(duì)財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行控制，檢查各時(shí)期財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案是否保存完好、是否及時(shí)歸檔，反復(fù)檢測(cè)是否能查閱到每位單位員工的財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案信息，避免在使用時(shí)出現(xiàn)問題。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著信息化時(shí)代的到來，財(cái)政局檔案管理模式發(fā)生了深刻的變革。運(yùn)用新理念、新思維、新技術(shù)創(chuàng)新財(cái)政局檔案管理模式，是順應(yīng)時(shí)代潮流、提高檔案管理水平、穩(wěn)定發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。把握時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，不斷完善和補(bǔ)充財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理模式，建立更加安全系數(shù)高、檔案信息查閱更便捷的財(cái)政局機(jī)關(guān)檔案管理模式。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案也逐漸轉(zhuǎn)換為了電子檔案，以此更好地提升信息搜集和整合的便利性和全面性，同時(shí)也能夠更好地對(duì)其使用價(jià)值進(jìn)行開發(fā)。