（長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院,吉林 長春 130033）

0 引言

隨著時代的發(fā)展以及科技水平的提升，人們越來越意識到檔案管理工作的重要性。而在傳統(tǒng)檔案管理模式中普遍存在重視程度不夠、專業(yè)能力不足、崗位素養(yǎng)缺失、信息化建設(shè)過于表層化、電子檔案安全性缺失等問題，嚴重影響檔案管理工作的順利開展及健康發(fā)展。因此，結(jié)合時代發(fā)展體征，探索新時期檔案管理工作的新思路具有十分重要的意義。

1 現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問題

從檔案管理內(nèi)部因素的角度分析，現(xiàn)階段檔案管理工作主要體現(xiàn)出以下3個主要問題：首先是對檔案管理工作缺乏重視。很多企事業(yè)單位沒有意識到檔案對于企業(yè)或單位發(fā)展的重要性，忽視對其的管理工作，在實際管理過程中，不能有效落實國家相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致管理工作混亂；其次是基礎(chǔ)性管理業(yè)務(wù)薄弱。具體表現(xiàn)為缺乏系統(tǒng)健全的檔案管理制度和部門監(jiān)督體系，導(dǎo)致基礎(chǔ)性管理業(yè)務(wù)不符合行業(yè)規(guī)范甚至出現(xiàn)違法違規(guī)行為；最后是管理人員職業(yè)素養(yǎng)不過硬。具體表現(xiàn)在兩個方面，一方面是很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理意識和能力沒有達到崗位要求，另一方面是部分管理人員缺乏端正的工作態(tài)度及良好的崗位責(zé)任感，對待工作敷衍了事[1]。

從檔案管理外部因素的角度分析，也存在3個主要問題：首先是由于檔案文件系統(tǒng)不兼容而引發(fā)的歸檔問題。目前，在我國很多企事業(yè)單位中普遍存在智能化辦公系統(tǒng)與檔案管理管理系統(tǒng)缺乏兼容性，甚至相互沖突的情況，導(dǎo)致電子檔案歸檔困難；其次是由于檔案管理平臺缺乏而引發(fā)的信息利用率低下問題。由于缺少標準化、系統(tǒng)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺，現(xiàn)階段，所謂的檔案信息化管理仍主要停留于利用計算機技術(shù)對電子化檔案進行簡單編輯和錄入的初級階段，大部分管理工作仍以人工操作為主，顯著降低了檔案信息管理、調(diào)閱、傳輸?shù)男?；最后是由于過度依賴信息技術(shù)而引發(fā)的電子檔案安全問題。由于具有操作簡便、儲存方便、易于傳輸?shù)燃夹g(shù)優(yōu)勢，電子檔案逐漸成為現(xiàn)階段我國企事業(yè)單位主要的檔案形式。但是，受到信息技術(shù)、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全等多種因素的影響，電子文檔在使用過程中，經(jīng)常出現(xiàn)文件損壞、數(shù)據(jù)丟失、感染病毒等問題，嚴重影響檔案的保存狀態(tài)和安全性[2]。

2 新時期檔案管理工作的新思路

2.1 提升檔案管理信息化工作重視程度

提升企事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度是新時期強化檔案管理工作的首要前提，是實施規(guī)范化、科學(xué)化、高效化、信息化檔案管理的重要思想意識基礎(chǔ)。作為企事業(yè)單位發(fā)展的“領(lǐng)航員”，高層管理者應(yīng)明確信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要意義，盡可能為檔案管理創(chuàng)造有利的工作環(huán)境，推動其順利地開展。在此基礎(chǔ)上，還要加大檔案管理工作的人力和財力投入力度，順應(yīng)時代發(fā)展，積極引進先進檔案管理技術(shù)和設(shè)備，推動檔案管理信息化的建設(shè)進程，構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化的新時期檔案管理模式及體系，在提升其管理實效性的同時，促進檔案管理工作的健康、長久發(fā)展[3]。

2.2 增強檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用水平與職業(yè)素養(yǎng)

增強檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)是信息時代檔案管理新思路的重要組成部分，是提升企事業(yè)單位檔案管理水平的重要途徑。要加強檔案管理人員的信息技術(shù)水平，為工作人員提供專業(yè)培訓(xùn)等，使每一位檔案管理人員都有信息意識，具備信息時代檔案管理的基本水平。

管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升包含“管理能力提升”和“意志品質(zhì)塑造”兩個層面。從管理能力提升的層面出發(fā)，一方面要提高管理人員任用標準，通過“持證上崗”“優(yōu)勝劣汰”等管理制度，從根源上提升崗位人員的專業(yè)能力。另一方面對在崗管理人員要定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包含專業(yè)化的理論內(nèi)容，還要包含最新的管理理念，從而確保檔案管理人員始終具有符合時代發(fā)展需求的專業(yè)能力和管理理念。從意志品質(zhì)塑造的層面出發(fā)，企事業(yè)單位應(yīng)建立健全相關(guān)的考核制度、獎懲制度及責(zé)任制度。通過明確、系統(tǒng)的管理條例及獎懲措施，對檔案管理人員的工作態(tài)度、思想意識、崗位責(zé)任感進行考核與評價，及時發(fā)現(xiàn)和糾正其中存在的問題，從而確保檔案管理人員具備積極的工作態(tài)度和正向的崗位責(zé)任感及價值觀，從而全面提升管理人員的工作能力，促進新時期企事業(yè)單位檔案管理水平的提升[4]。

2.3 按信息化標準梳理檔案管理各環(huán)節(jié)管理制度

檔案的“歸檔和完善”“開放和編研”“分類和保存”是企事業(yè)單位檔案管理的重要環(huán)節(jié)，優(yōu)化上述管理環(huán)節(jié)的管理制度，提升檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，也是信息時代檔案管理新思路的重要組成部分。

對于“歸檔和完善”管理環(huán)節(jié)，企事業(yè)單位應(yīng)從以下幾個方面進行優(yōu)化，以提升管理工作的科學(xué)性和嚴謹性。首先，制定詳細的檔案歸檔規(guī)范化管理制度，各部門需嚴格按照制度要求，按照所屬部門、立檔時間、事項編排等內(nèi)容進行檔案立卷、交件目錄整理、檔案核查裝訂等工作，并交由檔案管理人員，進行最終核查與歸檔。其次，對于涉及機要信息、重大項目、重點課題的關(guān)鍵性檔案資料，檔案管理人員必須認真做好審查、核查、整理工作，避免發(fā)生文件混亂和遺漏問題。最后，將檔案管理的檢查、驗收、監(jiān)督工作納入到相關(guān)部門的職能范圍內(nèi)，并建立系統(tǒng)、完善的檔案備查機制，在全面提升“歸檔和完善”工作監(jiān)督力度的同時，促進其規(guī)范化發(fā)展。

對于“開放和編研”管理環(huán)節(jié)，應(yīng)進行以下管理制度優(yōu)化：對于可公開性檔案而言，需要制定明確的開放性檔案查閱制度，詳細列舉出“身份證明”“查閱原因”等查閱人必須出具的信息或文件，檔案管理部門核實批準后方可進行相關(guān)檔案的查閱。同時，還要對查閱、復(fù)印、摘錄等行為進行約束和規(guī)范，確保檔案的安全性和完整性。對于非公開性檔案而言，任何人或組織在未經(jīng)授權(quán)和批準的情況下，都不得進行檔案的查閱和公開，違者應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進行追責(zé)?！熬幯小笔菣n案管理的重要工作環(huán)節(jié)之一。如遇到檔案公開公布或出版的情況，必須要經(jīng)過檔案管理部門和企事業(yè)單位高層管理者的批準，同時，珍貴性和機要性檔案原件不得提供使用。

對于“分類和保存”管理環(huán)節(jié)，以下幾個工作內(nèi)容需要格外注意?！皺n案分類”是檔案管理的核心工作環(huán)節(jié)，其主要包含編號、排列、分類3個主要工作內(nèi)容，在實際管理過程中，管理人員必須嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)以及單位內(nèi)部檔案管理制度，認真做好檔案的分類和保存工作。在未經(jīng)批準的情況下，任何人不得擅自損壞、丟棄、損毀任何檔案資料，如獲批準，則必須做好詳細的記錄工作。檔案管理部門要定期安排管理人員對檔案總數(shù)、單位時間內(nèi)移出和收錄檔案數(shù)量、檔案借閱和利用情況進行統(tǒng)計，并繪制檔案管理信息匯總表，向上級主管部門報送及存檔。此外，檔案管理人員應(yīng)不斷提升檔案保護意識和能力，定期對檔案保存情況進行核查，及時發(fā)現(xiàn)和補救紙質(zhì)檔案破損或褪色等保存問題，確保檔案能夠長期、完好的保存[5]。

2.4 加強檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會科技的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中，成為新時期推動行業(yè)發(fā)展的主要動力。因此在信息化時代背景下，企事業(yè)單位應(yīng)積極加強檔案管理工作的信息化建設(shè)水平。檔案管理信息化建設(shè)主要考慮“安全性提升”和“網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)”兩個內(nèi)容。隨著計算機、掃描、大數(shù)據(jù)、OCR、多媒體等現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的形式逐漸向標準化、安全化發(fā)展，企事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)積極引入先進的信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)不同載體類型檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而提升檔案的保存的安全性。同時，要加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，一方面針對機要檔案和非公開性檔案，建立內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，在確保檔案安全性的基礎(chǔ)上，提升檔案內(nèi)部傳輸和調(diào)閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，在提高管理效率的同時，提升檔案的豐富性和利用率[6]。

3 結(jié)語

綜上所述，針對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多問題，在新時期背景下，企事業(yè)單位及檔案管理部門應(yīng)從思想意識、職業(yè)素養(yǎng)、管理環(huán)節(jié)、信息化建設(shè)等層面入手，通過定期培訓(xùn)、規(guī)范制度、引進先進技術(shù)和設(shè)備等途徑，對傳統(tǒng)檔案管理工作進行優(yōu)化與突破，從而探索出全新的管理思路，促進檔案管理工作的健康、穩(wěn)定發(fā)展。