（江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院信息中心，江蘇 鹽城 224005）

0 引言

教育部《2016年教育信息化工作要點(diǎn)》中明確提到“引導(dǎo)各級(jí)各類(lèi)學(xué)校開(kāi)展利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變教學(xué)模式、改進(jìn)教學(xué)管理的數(shù)字校園/智慧校園應(yīng)用”。江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院在建成公共數(shù)據(jù)交換中心、統(tǒng)一身份認(rèn)證、統(tǒng)一門(mén)戶信息平臺(tái)三大平臺(tái)的基礎(chǔ)上，啟動(dòng)了新一輪智慧校園建設(shè)，對(duì)學(xué)校全方位信息數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)劃治理，搭建學(xué)校大數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)[1]，建設(shè)學(xué)校內(nèi)部質(zhì)量診斷與改進(jìn)平臺(tái)。文章為做好內(nèi)部質(zhì)量診斷與改進(jìn)平臺(tái)、一站式網(wǎng)上辦事大廳[2]等平臺(tái)的建設(shè)，對(duì)信息化平臺(tái)下如何再造流程進(jìn)行深入剖析，從為師生服務(wù)、提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平等角度對(duì)流程重構(gòu)進(jìn)行了積極探索和建設(shè)。

1 流程再造背景

1.1 流程再造是學(xué)校提高為師生服務(wù)水平的需要

一方面，學(xué)校信息化建設(shè)是進(jìn)一步深化的迫切需要，學(xué)校雖然建成了統(tǒng)一門(mén)戶平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了一次身份登錄直接使用各系統(tǒng)，但跨部門(mén)業(yè)務(wù)仍需線下辦事，如學(xué)生在辦理諸如請(qǐng)假、休學(xué)、畢業(yè)審核、勤工儉學(xué)等事項(xiàng)時(shí)，仍需在多個(gè)部門(mén)之間奔跑；另一方面，學(xué)校正在進(jìn)一步深化校企融合人才培養(yǎng)模式，學(xué)生成班建制到臨床教學(xué)醫(yī)院學(xué)習(xí)、生活，外聘管理人員無(wú)法納入學(xué)校人事管理系統(tǒng)中，缺少有效信息化管理流程平臺(tái)。因此，再造覆蓋教學(xué)醫(yī)院和學(xué)校一體化綜合信息化服務(wù)、管理新型網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迫在眉睫。

1.2 流程再造是學(xué)校提升服務(wù)能力的需要

一方面，學(xué)校在現(xiàn)有OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中，搭建部分業(yè)務(wù)流程，在一定程度上提高了辦事效率，但未從校級(jí)層面上對(duì)流程進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，缺乏整體規(guī)劃；另一方面，目前學(xué)生日常學(xué)習(xí)、生活、服務(wù)等事務(wù)管理需求，大多仍是通過(guò)學(xué)院、班級(jí)QQ群、短信、微信群以及人工方式進(jìn)行協(xié)助，建設(shè)涵蓋教師、學(xué)生、管理員，服務(wù)全員的流程平臺(tái)將有效提升學(xué)校服務(wù)能力。

1.3 流程再造是學(xué)校信息化平臺(tái)下內(nèi)部質(zhì)量管理的需要

根據(jù)教育部教職成司函〔2015〕168號(hào)文件要求，學(xué)校內(nèi)部質(zhì)量管理診斷與改進(jìn)平臺(tái)需要統(tǒng)籌建設(shè)全校性業(yè)務(wù)流程平臺(tái)，通過(guò)把流程過(guò)程性數(shù)據(jù)納入學(xué)校大數(shù)據(jù)，以全校性數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表達(dá)全校服務(wù)質(zhì)量，以個(gè)人統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)確定個(gè)人服務(wù)的量，從而更加客觀全面評(píng)價(jià)管理和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量和管理質(zhì)量的循環(huán)提升。

2 對(duì)流程的再認(rèn)識(shí)再規(guī)劃

2.1 信息化平臺(tái)下流程內(nèi)涵豐富和外延拓展

工藝流程和流水線流程中通常以不同的人(或部門(mén))作為流程節(jié)點(diǎn)，這一模式適用于學(xué)校師生和部門(mén)辦事流程，但不是所有工作都必須在部門(mén)之間流轉(zhuǎn)，如部門(mén)內(nèi)部工作任務(wù)過(guò)程管理，往往就是以部門(mén)和個(gè)人為單位，不存在不同人員或不同部門(mén)之間的流轉(zhuǎn)過(guò)程；如教學(xué)過(guò)程質(zhì)量管理，是不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)[3]下，質(zhì)量目標(biāo)達(dá)成和自我診改，需要建設(shè)以時(shí)間為節(jié)點(diǎn)的流程，形成按時(shí)間節(jié)點(diǎn)工作任務(wù)完成情況的流程，實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)的透明化、量化，實(shí)現(xiàn)過(guò)程的自我管理、部門(mén)管理和學(xué)校監(jiān)管。

2.2 信息化平臺(tái)下流程特點(diǎn)

一是具備強(qiáng)內(nèi)聚性和弱耦合性，根據(jù)強(qiáng)內(nèi)聚、弱耦合的原則，合理確定流程業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)數(shù)；二是流程節(jié)點(diǎn)性質(zhì)的多樣性，既有以人員為節(jié)點(diǎn)的流轉(zhuǎn)辦事流程，又有以時(shí)間為節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)流程、自我診斷和改進(jìn)流程；三是規(guī)劃不同層級(jí)流程；四是流程自閉性和可管性，實(shí)現(xiàn)對(duì)流程執(zhí)行效果、工作質(zhì)量的用戶評(píng)價(jià)和反饋，實(shí)現(xiàn)流程按時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行過(guò)程性管理和診改。

3 以為師生服務(wù)和提升質(zhì)量管理為中心流程建構(gòu)

3.1 再造流程層次規(guī)劃

根據(jù)流程節(jié)點(diǎn)內(nèi)涵不同和流程在學(xué)校工作中的重要程度，將學(xué)校業(yè)務(wù)流程規(guī)劃為3個(gè)層級(jí)，一是校級(jí)質(zhì)量控制流程，在學(xué)校質(zhì)量管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)校級(jí)層面流程，牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)學(xué)校階段監(jiān)管和年度考核。二是事務(wù)管理流程，在學(xué)校一站式辦事大廳實(shí)現(xiàn)，發(fā)起部門(mén)責(zé)任人負(fù)責(zé)，以跨部門(mén)的事務(wù)流程為主，以不同部門(mén)（人員）為流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)信息以填報(bào)為主；三是部門(mén)業(yè)務(wù)流程，在學(xué)校質(zhì)量管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，部門(mén)層級(jí)包含部門(mén)內(nèi)部主要工作和個(gè)人崗位工作任務(wù)流程，以時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)階段監(jiān)管和年度考核。

3.2 流程平臺(tái)建設(shè)初步設(shè)想

一是加強(qiáng)基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，提高信息集成度。加強(qiáng)學(xué)校數(shù)據(jù)治理建設(shè)，建設(shè)學(xué)校數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)；二是加強(qiáng)學(xué)校網(wǎng)上一站式辦事大廳建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校辦事流程，教師按入職、工作、離職過(guò)程規(guī)劃辦事流程，學(xué)生按入校、在校、離校、校友過(guò)程規(guī)劃不同階段辦事流程，建設(shè)辦事大廳手機(jī)端平臺(tái)；三是建設(shè)學(xué)校內(nèi)部質(zhì)量管理平臺(tái)，2018年實(shí)現(xiàn)線下全校內(nèi)部質(zhì)量管理考評(píng)流程。2019年各部門(mén)不同層次的業(yè)務(wù)流程都填報(bào)到內(nèi)部質(zhì)量管理平臺(tái)，業(yè)務(wù)流程以月份為節(jié)點(diǎn)，開(kāi)展自我考核、自我診改、評(píng)價(jià)考核。

3.3 流程規(guī)劃和應(yīng)用三到位

3.3.1 流程規(guī)劃設(shè)計(jì)到位

一是充分溝通，流程規(guī)劃梳理到位，學(xué)校行文、質(zhì)管辦牽頭落實(shí)質(zhì)量管理平臺(tái)建設(shè)，部門(mén)負(fù)責(zé)人親自負(fù)責(zé)，按業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)管理要求，結(jié)合部門(mén)年度工作目標(biāo)，梳理部門(mén)年度所有工作，形成校級(jí)層面質(zhì)量管理業(yè)務(wù)流程和部門(mén)內(nèi)部業(yè)務(wù)管理流程。流程過(guò)程節(jié)點(diǎn)和結(jié)果指標(biāo)具體、可控、可實(shí)現(xiàn)。

二是流程整合和網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃到位，從線下人工完成的事務(wù)流程，到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下的事務(wù)流程，對(duì)不同部門(mén)同類(lèi)事務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范合并，考慮建設(shè)適合全校通用的標(biāo)準(zhǔn)流程，同時(shí)還必須考慮流程執(zhí)行過(guò)程中中止、回退、上傳附件、自診、評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)。

3.3.2 流程管理規(guī)劃設(shè)計(jì)到位

一是學(xué)校質(zhì)管流程、事務(wù)管理流程和部門(mén)業(yè)務(wù)流程在節(jié)點(diǎn)采用人員組管理模式，加強(qiáng)節(jié)點(diǎn)應(yīng)用人員組規(guī)劃，建設(shè)科學(xué)合理的人員組，確保在流程不變的情況，通過(guò)調(diào)整人員組成員，使流程滿足人員不斷變化情況下的通用；二是事務(wù)管理流程采用閉環(huán)管理模式，實(shí)現(xiàn)發(fā)起人員隨時(shí)跟蹤流程進(jìn)度，在流程結(jié)束時(shí)，進(jìn)行流程事務(wù)辦事效率和效果評(píng)價(jià)；三是學(xué)校管理員、部門(mén)管理員對(duì)過(guò)程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢查管理，滿足工作階段性檢查和監(jiān)督；四是流程數(shù)據(jù)匯聚到學(xué)校大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于全校性統(tǒng)計(jì)分析。

3.3.3 方便師生應(yīng)用到位

一是PC端和企業(yè)微信移動(dòng)端同步進(jìn)行，將辦事大廳與微信企業(yè)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端辦事大廳應(yīng)用；二是流程應(yīng)用和宣傳同步到位，從公共數(shù)據(jù)交換中心中取得師生信息，實(shí)現(xiàn)師生基本信息有序管理，提供最簡(jiǎn)便、最合理的使用說(shuō)明，方便師生移動(dòng)端應(yīng)用平臺(tái)添加和應(yīng)用。

4 再造流程順利應(yīng)用的保障

一是學(xué)校一把手領(lǐng)導(dǎo)親自抓；二是學(xué)校出臺(tái)政策文件，從管理制度上規(guī)范流程平臺(tái)的應(yīng)用，確保平臺(tái)持之以恒得到應(yīng)用；三是做好再造流程更新和維護(hù)服務(wù)工作。

5 結(jié)語(yǔ)

流程再造實(shí)現(xiàn)了學(xué)校服務(wù)和管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和可控化，使工作目標(biāo)更加具體，過(guò)程更加可控，方便了師生應(yīng)用，提升了服務(wù)質(zhì)量和辦事質(zhì)量，提升了共同管理、融合管理質(zhì)量。