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        大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)存貨管理內(nèi)部審計(jì)中的應(yīng)用探討

        2021-11-21 17:12:30浙江太古可口可樂飲料有限公司
        財(cái)會(huì)學(xué)習(xí) 2021年14期
        關(guān)鍵詞:存貨信息化人員

        浙江太古可口可樂飲料有限公司

        引言

        存貨管理對(duì)企業(yè)日常運(yùn)營有著重要作用,是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分,直接關(guān)系企業(yè)的盈利情況,對(duì)其進(jìn)行有效的內(nèi)部審計(jì)工作可以有效降低存貨過程中潛在的風(fēng)險(xiǎn),降低存貨成本,優(yōu)化企業(yè)管理決策,對(duì)企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都有極大的促進(jìn)作用,在信息化時(shí)代中,部分企業(yè)已經(jīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在其中,加強(qiáng)其內(nèi)部審計(jì),需要深入探討。

        一、存貨管理內(nèi)部審計(jì)中存在的問題

        首先,傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)工作在存貨管理中的表現(xiàn)主要為事后追查,即審計(jì)部門會(huì)在存貨工作完成之后,制定相應(yīng)的檢查計(jì)劃,然后按照計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行階段性檢查等,存在較大的滯后性,只有在實(shí)施過程中才能發(fā)現(xiàn)存貨管理中已經(jīng)出現(xiàn)的問題,再開始事后追查工作,對(duì)企業(yè)的發(fā)展并沒有良好的保障作用,更多是通過這種形式達(dá)到威懾作用,在一定程度上會(huì)保證企業(yè)資產(chǎn)的完整和安全。其次,現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化程度日漸加深,傳統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)方式很難就存貨情況進(jìn)行全覆蓋的檢查,基本都是隨機(jī)在存貨中選擇幾個(gè)存貨樣本進(jìn)行審計(jì),用樣本來判斷整體,不具有全面性,且人為影響因素過多,很容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。最后,落后的數(shù)據(jù)分析方法,審計(jì)人員往往會(huì)通過詢問存貨、觀察、檢查等一系列活動(dòng)得出審計(jì)結(jié)果,對(duì)數(shù)據(jù)獲取程度不佳,表現(xiàn)為不完整的財(cái)務(wù)信息,同時(shí)數(shù)據(jù)分析方式過于單一,數(shù)據(jù)未能得到充分利用。所以,在其中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)代化的內(nèi)部審計(jì)可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)方式中的不足,強(qiáng)化企業(yè)經(jīng)營決策[1]。

        二、在企業(yè)存貨管理內(nèi)部審計(jì)中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的對(duì)策

        (一)改進(jìn)審計(jì)流程

        1.實(shí)現(xiàn)事前預(yù)測(cè)

        基于大數(shù)據(jù)技術(shù),企業(yè)存貨管理內(nèi)部審計(jì)需要改善自身的流程,將以事后追查為主的傳統(tǒng)審計(jì)方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒痰募骖?,進(jìn)行事前預(yù)測(cè)。一方面,企業(yè)內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)構(gòu)建多部門一體化的信息共享系統(tǒng),有效銜接企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和企業(yè)審計(jì)系統(tǒng),隨時(shí)隨地操控信息平臺(tái),通過大數(shù)據(jù)技術(shù)及時(shí)對(duì)各部門系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取,為內(nèi)部審計(jì)工作提供充足的數(shù)據(jù)支持。另一方面,審計(jì)人員可以在信息化系統(tǒng)中構(gòu)建數(shù)據(jù)分析模塊,遠(yuǎn)程定位存貨計(jì)劃中存在的問題,督促相關(guān)人員改進(jìn)采購計(jì)劃,按照企業(yè)所需貨品的使用標(biāo)準(zhǔn)、性質(zhì)等進(jìn)行合理設(shè)計(jì),降低審計(jì)成本,保證事前預(yù)測(cè)的可靠性,在一定程度上這種應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的方式還有利于推動(dòng)企業(yè)業(yè)財(cái)融合,促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

        2.重視事中控制

        審計(jì)事中控制上,審計(jì)人員可以選擇建立以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的信息化審計(jì)平臺(tái),整合全域數(shù)據(jù),對(duì)企業(yè)存貨管理的各項(xiàng)信息做好多層次的分析工作,進(jìn)行多維度的聯(lián)網(wǎng)審計(jì),將大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)管理中的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分發(fā)揮,實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地獲取各項(xiàng)數(shù)據(jù),進(jìn)行整合、分類、對(duì)比以及計(jì)算工作,保證有效審計(jì)存貨管理。同時(shí),審計(jì)人員還可以將數(shù)據(jù)和同行業(yè)其他企業(yè)進(jìn)行對(duì)比,獲取其他企業(yè)的數(shù)據(jù)信息情況,同步促進(jìn)縱向?qū)Ρ群蜋M向?qū)Ρ?,充分挖掘存貨?shù)據(jù)價(jià)值。例如,在分析數(shù)據(jù)的過程中,通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫得到和自身企業(yè)差別不大企業(yè)的存貨數(shù)據(jù),明確其存貨情況,并分析市場(chǎng)未來對(duì)相關(guān)貨品的需求情況,加強(qiáng)和市場(chǎng)之間的聯(lián)系,通過合理的審計(jì)事中控制提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。并在信息化系統(tǒng)中增設(shè)預(yù)警模塊,設(shè)置審計(jì)工作防線,一旦出現(xiàn)問題可以及時(shí)進(jìn)行預(yù)警,保證事中控制的時(shí)效性。

        (二)頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃

        大數(shù)據(jù)技術(shù)屬于現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)中的一種,是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)中新興的一種方式,要想將其進(jìn)行有效運(yùn)用,需要企業(yè)做好頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃,保證合理監(jiān)管存貨管理。一方面,企業(yè)應(yīng)當(dāng)從發(fā)展規(guī)劃上構(gòu)建大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的方案,制定合適的短期目標(biāo),讓審計(jì)人員可以逐步的以各階段的目標(biāo)為工作導(dǎo)向,循序漸進(jìn)的將大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行滲透,更新審計(jì)理念,正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)。例如,企業(yè)可以將大數(shù)據(jù)審計(jì)方法利用微信公眾號(hào)推送,先引起審計(jì)人員的注意,使其在思想上認(rèn)識(shí)到可以在工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),進(jìn)而通過制度規(guī)定、話語引導(dǎo)使其切實(shí)的應(yīng)用在工作中。另一方面,做好業(yè)務(wù)信息化發(fā)展規(guī)劃,并制定相應(yīng)的規(guī)章制度,將存貨管理和信息化技術(shù)進(jìn)行有效聯(lián)系,讓存貨管理計(jì)劃、存貨采購時(shí)間、采購成本、供貨商、負(fù)責(zé)人員等信息可以在信息化系統(tǒng)上進(jìn)行呈現(xiàn),為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ),保證數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性,進(jìn)而保證其有效應(yīng)用,保證內(nèi)部審計(jì)效果。

        (三)覆蓋審計(jì)全流程

        企業(yè)存貨的主要內(nèi)容是企業(yè)出售的各種產(chǎn)品,包括企業(yè)自身生產(chǎn)的產(chǎn)品和第三方產(chǎn)品,同時(shí)企業(yè)生產(chǎn)需要的材料物質(zhì)等也是存貨的主要內(nèi)容,其存貨量隨企業(yè)發(fā)展、市場(chǎng)發(fā)展等都會(huì)表現(xiàn)為不斷增長(zhǎng)的情況,需要審計(jì)人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將審計(jì)的全流程、貨品全內(nèi)容進(jìn)行全面覆蓋,保證內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量。對(duì)此,需要審計(jì)人員認(rèn)識(shí)到審計(jì)抽樣法在信息化時(shí)代中的運(yùn)用會(huì)增加審計(jì)風(fēng)險(xiǎn),尤其在針對(duì)高存貨量的存貨管理上,抽樣結(jié)果的代表性會(huì)在一定程度上減弱。所以,審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)采用數(shù)據(jù)挖掘方法,進(jìn)行全量數(shù)據(jù)的分析工作,對(duì)貨品進(jìn)行多角度的全面分析,保證工作效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)審計(jì)人員的培訓(xùn)工作,自覺引導(dǎo)審計(jì)人員掌握先進(jìn)的信息化技術(shù),選擇優(yōu)秀的培訓(xùn)師結(jié)合審計(jì)人員的工作能力進(jìn)行有目的的培訓(xùn)工作,讓審計(jì)人員可以熟練操控電子計(jì)算機(jī),明確在各個(gè)時(shí)期各種數(shù)據(jù)的處理方法,正確預(yù)測(cè)企業(yè)需求的貨品量,銜接好財(cái)務(wù)收支審批,保證在存貨滿足企業(yè)經(jīng)營的基礎(chǔ)上盡可能地降低成本,實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的良性循環(huán)[2]。

        (四)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)模型

        在存貨采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部審計(jì)工作,審計(jì)人員可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)模型,明確相關(guān)人員在執(zhí)行采購的過程中可能會(huì)將合同進(jìn)行拆分,進(jìn)而避免集中采購、逃避相應(yīng)的審批工作,增加高價(jià)采購風(fēng)險(xiǎn),在采購環(huán)節(jié)中進(jìn)行違規(guī)操作。對(duì)此,審計(jì)人員可以將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行拆分,明確存貨采購上潛在的風(fēng)險(xiǎn)因子,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理其中的數(shù)據(jù),研究其數(shù)據(jù)質(zhì)量,并將采購字段信息利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行記錄,向?qū)徲?jì)平臺(tái)傳輸,構(gòu)建審計(jì),利用大數(shù)據(jù)算法理清風(fēng)險(xiǎn)規(guī)則,將風(fēng)險(xiǎn)模型的邏輯進(jìn)行定義,形成固化的模型邏輯。例如,在分析可樂飲料采購的過程中,審計(jì)人員可以選擇循環(huán)判斷法,深入研究合同,明確其在內(nèi)容上的相似性,合并近階段企業(yè)和同一供貨商之間簽訂的采購合同,整合相似條款,然后將累計(jì)金額進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算,對(duì)比自采限額,一旦累計(jì)金額超過自采限額,則“疑似拆包”就是其風(fēng)險(xiǎn)邏輯,運(yùn)用分析出來的各種邏輯進(jìn)行組合,構(gòu)建出采購審計(jì)模型,持續(xù)監(jiān)控采購行為。

        (五)提升管理效率

        審計(jì)人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析存貨管理效率也可以有效監(jiān)督企業(yè)存貨情況,明確其中是否有違規(guī)現(xiàn)象,這種手段更加側(cè)重于對(duì)供貨商的分析上,明確相關(guān)人員是否通過拆分合同而采用不佳的供貨商。一方面,審計(jì)人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)時(shí)跟蹤企業(yè)存貨管理,明確其效率情況,保證供貨商貨品質(zhì)量和價(jià)格的最優(yōu)化,并督促相關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)其供貨能力的分析,避免企業(yè)出現(xiàn)斷貨現(xiàn)象,保證企業(yè)產(chǎn)品可以滿足自身定位市場(chǎng)中消費(fèi)者的需求,并將存貨量控制在合適的范圍內(nèi),精確控制供貨時(shí)間。另一方面,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行階段性分析,即年度或者季度分析存貨周轉(zhuǎn)率,明確在不同階段中的存貨管理效率,分析其中是否存在異常狀況,一旦存在則及時(shí)做好分析工作,結(jié)合當(dāng)時(shí)企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境,得出其中的人為因素等,為企業(yè)管理提供可靠參考,提升內(nèi)部審計(jì)價(jià)值。

        (六)增設(shè)配套制度

        大數(shù)據(jù)技術(shù)在存貨管理內(nèi)部審計(jì)上的應(yīng)用還需要企業(yè)完善自身的信息化設(shè)施,加強(qiáng)存貨管理的通信建設(shè),并擴(kuò)展內(nèi)部審計(jì)數(shù)據(jù)來源渠道。首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化軟件和硬件建設(shè),建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系,關(guān)注先進(jìn)信息化設(shè)備的變化情況,積極為審計(jì)人員引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)不同的應(yīng)用方法,并在信息線路敷設(shè)的過程中監(jiān)督線路設(shè)計(jì)方案,并結(jié)合審計(jì)的實(shí)際需求提出相應(yīng)的可操作建議。其次,加強(qiáng)信息安全建設(shè),定期做好信息化設(shè)備的檢修保養(yǎng)工作,最好成立專門的設(shè)備管理小組,增設(shè)系統(tǒng)防火墻,結(jié)合人員級(jí)別設(shè)置等級(jí)權(quán)限,有針對(duì)性地為工作人員提供相關(guān)數(shù)據(jù),避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn),為內(nèi)部審計(jì)創(chuàng)設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境。最后,健全責(zé)任機(jī)制,在審計(jì)人員、管理人員、存貨負(fù)責(zé)人員之間進(jìn)行責(zé)任層面的聯(lián)系,使其可以形成相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系,優(yōu)化企業(yè)人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)。

        結(jié)語

        綜上所述,信息化時(shí)代中,傳統(tǒng)關(guān)于存貨管理的內(nèi)部審計(jì)方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前市場(chǎng)對(duì)企業(yè)提出的新要求,對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升也沒有明顯的提升效果,需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù),構(gòu)建審計(jì)信息化平臺(tái),加強(qiáng)審計(jì)人員管理,保證其有良好的數(shù)據(jù)安全意識(shí)、信息化意識(shí)以及風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)等,從而實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的企業(yè)存貨。

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