深圳報業(yè)集團(tuán)

引言

深圳報業(yè)集團(tuán)出版社（以下簡稱報業(yè)出版社），是經(jīng)國家新聞出版總署批準(zhǔn)于2004年6月成立的社科類綜合性媒體出版機(jī)構(gòu)，是深圳報業(yè)集團(tuán)旗下的全資子公司，是深圳僅有的兩家出版社之一，主要出版教材教輔、主題出版、非虛構(gòu)、社科、文化、譯著等圖書，以出好書、創(chuàng)名牌、實現(xiàn)良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)。

隨著出版行業(yè)近些年的迅速發(fā)展，國內(nèi)圖書市場競爭越來越激烈，為了使出版社適應(yīng)日益復(fù)雜的市場變化，報業(yè)出版社亟須通過ERP 系統(tǒng)來優(yōu)化出版業(yè)務(wù)流程，提高各部門的工作效率和協(xié)同能力，提高財務(wù)管理的能力，讓出版社在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。

一、傳統(tǒng)財務(wù)管理遇到的問題

出版社務(wù)軟件使用的是用友NC6.5，辦公使用OA系統(tǒng)，發(fā)行使用廣智系統(tǒng)，編輯使用編務(wù)系統(tǒng)，印制人員使用印務(wù)系統(tǒng)，各系統(tǒng)之家無法實現(xiàn)信息共享，加上圖書成本結(jié)算周期長，圖書成本項目繁多容易造成圖書成本歸集不準(zhǔn)確、圖書成本歸集不及時，導(dǎo)致圖書收入與成本不匹配，各部門之間缺乏有效協(xié)作也容易造成預(yù)收賬款無法及時確認(rèn)為收入，老舊的發(fā)行系統(tǒng)導(dǎo)致庫存信息一直不準(zhǔn)確等問題。

（一）圖書成本歸集不準(zhǔn)確

目前報業(yè)出版社圖書主要分為市場書、包銷書、教材教輔書，對于市場書和包銷書，相關(guān)的圖書成本費用都是在發(fā)生時一次性結(jié)轉(zhuǎn)進(jìn)入總成本的，只有教材教輔是按銷售的進(jìn)度結(jié)轉(zhuǎn)相關(guān)成本，因為之前市場書種類不多，這樣結(jié)轉(zhuǎn)成本的方式對利潤影響不大，而包銷書從所有權(quán)上也不屬于報業(yè)出版社，所以可以使用這種結(jié)轉(zhuǎn)成本的方式。但是隨著報業(yè)出版社的發(fā)展，出好書、出精品書漸漸成為報業(yè)出版社的經(jīng)營目標(biāo)，市場書品種和數(shù)量日漸增加，這樣的核算方式會提前確認(rèn)成本，影響利潤。圖書的成本項目復(fù)雜，其中涵蓋了稿酬、編審費、校對費、版權(quán)費、印刷費用等，這些費用的結(jié)算周期很長，并且不是一次發(fā)生的，甚至是圖書已經(jīng)開始銷售了，有一些成本尚未結(jié)算，這樣就增加了成本核算的難度。傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式通過現(xiàn)有的用友系統(tǒng)無法及時準(zhǔn)確獲取單書成本，實現(xiàn)按銷售進(jìn)度結(jié)轉(zhuǎn)圖書成本，造成收入和成本不匹配。

（二）圖書成本歸集不及時

一方面圖書成本的項目繁多而且結(jié)算周期長，比如圖書的印刷費結(jié)算周期一般是圖書印制好后3個月以內(nèi)，版稅有時候是按圖書銷售數(shù)量進(jìn)行結(jié)算。另一方面圖書成本涉及的部門較多，成本核算流程長，比如編審費、稿費的報銷等需要編輯部門發(fā)起，圖書銷售的相關(guān)信息需要發(fā)行部門提供，他們使用廣智系統(tǒng)，印刷費用的報銷需要印務(wù)部門發(fā)起，他們使用印務(wù)系統(tǒng)，而財務(wù)使用的是用友系統(tǒng)，各部門各系統(tǒng)之間沒有實現(xiàn)信息共享，形成信息孤島的情況。信息不銜接，造成了各部門之間各自為政的局面，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不規(guī)范，所有的成本只能等到財務(wù)系統(tǒng)付款后才能得到統(tǒng)計，造成數(shù)據(jù)處理效率低下，圖書成本歸集不及時，不利于財務(wù)管理人員及時查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行財務(wù)分析。

（三）預(yù)收賬款無法及時確認(rèn)收入

在傳統(tǒng)的財務(wù)管理過程中，出納根據(jù)銀行流水信息登記收款備查賬，包括收款時間、來款單位、金額等內(nèi)容，會計根據(jù)銀行收款情況在用友系統(tǒng)中做預(yù)收賬款，日常主要靠發(fā)行人員主動查詢收款備查賬，發(fā)現(xiàn)貨款已到賬后再到廣智系統(tǒng)查詢發(fā)貨情況，打印發(fā)貨單，填制開票表格，交由出納開具發(fā)票，年底的時候會計根據(jù)預(yù)收賬款的賬簿信息再與發(fā)行人員對賬后補(bǔ)開發(fā)票。報業(yè)出版社是根據(jù)開票信息確認(rèn)收入的，由于發(fā)行部和財務(wù)部之間協(xié)作不及時，預(yù)收賬款的確認(rèn)主要靠相關(guān)的發(fā)行人員和財務(wù)人員主動發(fā)起，每一個年度都有預(yù)收賬款未及時處理，特別是以前年度的預(yù)收賬款因大部分是個人轉(zhuǎn)賬，且年限已久，經(jīng)辦人員早已離職，處理難度大，影響收入的確認(rèn)。

（四）庫存數(shù)量無法準(zhǔn)確確認(rèn)

發(fā)行部門目前使用的是2009年安裝的廣智系統(tǒng)，原軟件維保公司已倒閉，導(dǎo)致后續(xù)的維保和更新無法正常進(jìn)行，每年年底財務(wù)部、發(fā)行部、辦公室聯(lián)合對倉庫進(jìn)行盤點時，使用廣智系統(tǒng)導(dǎo)出的圖書數(shù)量與實際數(shù)量都會存在一定的偏差，主要是報業(yè)出版社有三個倉庫，一個是辦公室旁邊的臨時周轉(zhuǎn)倉、一個是占地一千平米的主倉庫、另一個是主倉庫旁邊用于存放經(jīng)常發(fā)貨的熱銷書，廣智系統(tǒng)無法分倉對圖書數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計，盤點時需要人為合并，發(fā)現(xiàn)有偏差時，無法查明是哪個倉庫的數(shù)據(jù)出現(xiàn)了問題。庫存的圖書是報業(yè)出版社的核心資源，對庫存數(shù)量無法準(zhǔn)確確認(rèn)不僅有經(jīng)營風(fēng)險，也有審計風(fēng)險，急需通過新系統(tǒng)中的發(fā)行模塊準(zhǔn)確核算發(fā)貨信息、退貨信息、庫存信息等相關(guān)數(shù)據(jù)。紙質(zhì)資源的存量過多，傳統(tǒng)的圖書資源保存在庫房中，耗費了大量人力與場地資源；庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確也不利于資源重構(gòu)及再利用，無法實現(xiàn)快速整合和發(fā)布，也就難以形成數(shù)字出版需要的產(chǎn)品和形態(tài)。

二、ERP系統(tǒng)在出版社財務(wù)管理的運用

通過多家對比，報業(yè)出版社最終選擇了科迪通出版業(yè)ERP系統(tǒng)（以下簡稱ERP系統(tǒng)），該系統(tǒng)集編務(wù)系統(tǒng)、印務(wù)系統(tǒng)、材料系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、發(fā)行系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、綜合分析系統(tǒng)于一體，以財務(wù)為中心，單書核算為核心設(shè)計，業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)縱向集成。在2020年7月與軟件工程師進(jìn)行了需求調(diào)研，完成了前期硬件采購以及初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作，8月進(jìn)行了軟件實施，在9月 ERP系統(tǒng)試運行上線，并于2021年1月正式全面啟用該系統(tǒng)。

所有的費用報銷和圖書成本相關(guān)的編審費、稿費、印刷費、版稅等的報銷都在ERP系統(tǒng)上完成，ERP系統(tǒng)在圖書成本核算、圖書成本核算流程改進(jìn)、預(yù)收賬款核算、庫存數(shù)量核算方面都發(fā)揮了較大的作用。

（一）ERP系統(tǒng)在圖書成本核算方面的運用

編輯們在ERP系統(tǒng)中的編務(wù)模塊完成選題、發(fā)稿、成書、合同信息的管理和錄入，生成圖書卡片，作為每本圖書的“身份證”用于后續(xù)圖書的發(fā)行、印刷等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息歸集。印制人員使用ERP系統(tǒng)中的印務(wù)模塊，按圖書名稱搜索圖書卡片，并錄入圖書的版型、版次、印次、付印日期等信息。發(fā)行人員使用ERP系統(tǒng)中的發(fā)行模塊，完成日常圖書的出庫、入庫、退貨、盤點等工作。財務(wù)人員通過應(yīng)用ERP 系統(tǒng)中的費用報銷模塊和結(jié)算模塊，完成對各項費用及圖書成本的審批、各項圖書成本項目預(yù)算的設(shè)置以及修改。通過EPR系統(tǒng)不僅可以進(jìn)行成本費用信息的結(jié)轉(zhuǎn)、歸集，還可以實時獲取單書的成本信息。財務(wù)數(shù)據(jù)基本上來源于費用報銷系統(tǒng)及圖書成本系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)的自動采集，編輯們報銷圖書的編審費、校對費、稿費、編輯制作費等，印制人員報銷圖書的印刷費用并錄入圖書的冊數(shù)，系統(tǒng)自動按圖書卡片信息歸集圖書成本，并按冊數(shù)計算單冊成本。在圖書進(jìn)行銷售時，財務(wù)可以在系統(tǒng)中查詢到該本書的單冊成本，按銷售進(jìn)度結(jié)轉(zhuǎn)圖書成本，這樣就可以使得收入和成本能夠配比。在日常工作中還可以根據(jù)管理者的需要，在統(tǒng)計分析模塊生成相關(guān)的統(tǒng)計分析表，了解不同維度的圖書成本信息，及時掌握圖書成本動態(tài)。準(zhǔn)確及時的圖書成本信息能夠為選題提供較為客觀、全面的信息支持，同時也有助于確定圖書的印制數(shù)量和圖書銷售價格，提高報業(yè)出版社整體經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)市場競爭力。

（二）ERP系統(tǒng)在圖書成本核算流程改進(jìn)方面的運用

出版社通過ERP 系統(tǒng)可以實現(xiàn)對圖書產(chǎn)品全生命周期的控制，這是因為在一個系統(tǒng)中集中了選題、編輯、發(fā)稿、成書、印制、發(fā)行、圖書成本報銷、費用報銷等多個業(yè)務(wù)模塊，將編輯、財務(wù)、發(fā)行、印制等工作進(jìn)行整合。首先，責(zé)編在系統(tǒng)中完善圖書的基本信息，形成圖書卡片，財務(wù)人員可以事先在結(jié)算模塊對圖書的各項成本設(shè)定預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)成本超過預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)時，將無法進(jìn)行報銷，必須提出修改申請，經(jīng)審批通過后，方能進(jìn)行成本報銷，這樣有助于增強(qiáng)成本的事前控制。其次，圖書相關(guān)的成本報銷均在ERP系統(tǒng)里進(jìn)行制單和審批，審批可以在PC端和手機(jī)端進(jìn)行，審批完成后財務(wù)人員在用友財務(wù)系統(tǒng)里進(jìn)行支付，系統(tǒng)填寫單據(jù)的同時需將紙質(zhì)的原始單據(jù)拍照后上傳至附件管理，隨后將原始單據(jù)的原件交給財務(wù)人員，報銷的線上審批，可以縮短簽字時間，提高報銷效率，改進(jìn)成本核算流程。

財務(wù)人員可以依靠ERP系統(tǒng)與編輯、發(fā)行、校對、印制等人員實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的共享和信息化溝通，縮短了成本歸集周期，方便管理人員實時掌握數(shù)據(jù)，提高了信息質(zhì)量，報業(yè)出版社管理人員可以借助圖書成本核算信息，了解市場需求，進(jìn)行選題策劃。

（三）ERP系統(tǒng)在預(yù)收賬款核算方面的運用

出納每天根據(jù)銀行收款信息在結(jié)算模塊的收款確認(rèn)單元中錄入收款日期、交款客戶名稱、金額等信息，所有軟件使用人員一登錄ERP系統(tǒng)后都可以查看收款信息，并進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)后的收款信息就不會再提示。

ERP系統(tǒng)可以為預(yù)收賬款的結(jié)算和清繳提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息支持，有利于相關(guān)業(yè)務(wù)部門尤其是發(fā)行部門通過系統(tǒng)方便、快捷地獲取貨款到賬情況，并盡早開具發(fā)票，財務(wù)可以根據(jù)開具的發(fā)票確認(rèn)收入，結(jié)轉(zhuǎn)成本。

（四）ERP系統(tǒng)在庫存管理方面的運用

ERP系統(tǒng)里面的發(fā)行模塊可以用于圖書的出庫、入庫、退貨、盤點等工作，而且可以分倉庫登記圖書冊數(shù)。當(dāng)圖書送到倉庫后，倉儲管理員查找印制信息，將印制數(shù)量與收貨數(shù)量進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理入庫。日常工作中負(fù)責(zé)圖書銷售的發(fā)行人員接到圖書銷售訂單后，在發(fā)行模塊填寫發(fā)貨審批單，經(jīng)發(fā)行部主任審核后，發(fā)貨單傳遞至倉儲理員，管理員完成發(fā)貨，并填寫發(fā)貨單，發(fā)貨單經(jīng)發(fā)行部主任審核后，傳遞至負(fù)責(zé)圖書銷售的發(fā)行人員處，由銷售人員將發(fā)貨單打印出來，找出納開具發(fā)票，完成圖書銷售。每個月會計根據(jù)出納開具的發(fā)票以及后附的發(fā)貨單，確認(rèn)收入，并根據(jù)系統(tǒng)的結(jié)算模塊的信息結(jié)轉(zhuǎn)預(yù)收賬款或者確認(rèn)應(yīng)收賬款。年底盤點時，可以分倉庫進(jìn)行盤點，方便了解每個倉庫的庫存管理情況，如果出現(xiàn)盤點數(shù)據(jù)差異，可以明確是哪個倉庫出現(xiàn)問題，并及時進(jìn)行處理。

三、ERP系統(tǒng)的實施過程

（一）前期調(diào)研

因采購金額超過30萬元，通過母公司深圳報業(yè)集團(tuán)進(jìn)行了招投標(biāo)，經(jīng)過多方比較，最終選擇了科迪通出版業(yè)ERP系統(tǒng)，并于2020年5月與對方簽訂了合同，7月軟件工程師對各部門進(jìn)行了需求調(diào)研，并進(jìn)行了軟件演示和講解，了解了各部門對軟件功能的需求。

（二）采購設(shè)備并進(jìn)場實施

報業(yè)出版社8月采購了ERP系統(tǒng)上線所需的3臺服務(wù)器等相關(guān)設(shè)備，在完成了初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作后，科迪通軟件公司安排了人員進(jìn)駐報業(yè)出版社進(jìn)行軟件實施，在所有員工的電腦上都安裝了科迪通出版業(yè)ERP系統(tǒng)，并進(jìn)行了調(diào)試。ERP系統(tǒng)主要包括編務(wù)模塊、印務(wù)模塊、結(jié)算模塊、發(fā)行模塊、費用報銷模塊、財務(wù)模塊、統(tǒng)計分析模塊，因報業(yè)出版社是深圳報業(yè)集團(tuán)全資子公司，按集團(tuán)統(tǒng)一要求需要使用用友財務(wù)軟件，所以財務(wù)模塊沒有啟用，其余模塊均已啟用，未來根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，可以對系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，將ERP系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸至用友財務(wù)系統(tǒng)。在完成了所有軟件系統(tǒng)的安裝后，9月 ERP系統(tǒng)試運行上線，所有員工都根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要，使用不同的業(yè)務(wù)模塊，并及時與軟件工程師協(xié)調(diào)修改，在2021年1月正式全面啟用ERP系統(tǒng)。

（三）員工培訓(xùn)

因各部門使用的模塊不同，所以現(xiàn)場實施人員分部門進(jìn)行了三次培訓(xùn)，第一場培訓(xùn)是組織編輯人員對編務(wù)模塊進(jìn)行培訓(xùn)，編務(wù)模塊主要有選題管理、發(fā)稿管理、成書管理、合同管理、作者管理，用于圖書的選題和出版管理；第二場培訓(xùn)是組織發(fā)行人員和印制人員對發(fā)行模塊和印務(wù)模塊進(jìn)行培訓(xùn)，主要是如何在系統(tǒng)中完成發(fā)貨、退貨、盤點、提出印裝需求，完成付印審批；第三次培訓(xùn)是組織財務(wù)人員對費用報銷模塊和財務(wù)模塊進(jìn)行培訓(xùn)，主要是掌握在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行圖書成本歸集、費用報銷、收款信息的錄入和審批等。因日常辦公方式發(fā)生了很大的改變，很多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由線下轉(zhuǎn)為線上，還是有很多員工不習(xí)慣使用ERP系統(tǒng)，所以員工培訓(xùn)是非常必要的。

結(jié)語

隨著新媒體時代的到來，報業(yè)出版社為了擴(kuò)大市場占有率，提高自身競爭能力，需要擁有強(qiáng)大的信息收集和處理能力，應(yīng)用ERP 系統(tǒng)可以提高信息共享效率，加快信息交流和處理速度，強(qiáng)化各職能部門之間的協(xié)同合作。

報業(yè)出版社使用ERP 系統(tǒng)實現(xiàn)了傳統(tǒng)財務(wù)管理模式向信息化財務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)變，縮短了成本核算周期，能夠及時獲取圖書的成本，按銷售進(jìn)度結(jié)轉(zhuǎn)圖書成本，業(yè)務(wù)部門也可以通過系統(tǒng)及時了解貨款到賬情況，有助于發(fā)票的及時開具和收入的確認(rèn)。在ERP系統(tǒng)使用過程中也發(fā)現(xiàn)，因為改變了報銷方式，由線下報銷轉(zhuǎn)為線上無紙化報銷，還是有很多員工不習(xí)慣使用ERP系統(tǒng)，所以在日常工作中還是要多加強(qiáng)員工培訓(xùn)，堅定不移地使用ERP系統(tǒng)。因為通過應(yīng)用該系統(tǒng)，出版社的財務(wù)管理能力得到了進(jìn)一步地提升，能夠為報業(yè)出版社的管理經(jīng)營提供準(zhǔn)確、翔實、多維度的數(shù)據(jù)，提高了報業(yè)出版社的競爭力，對報業(yè)出版社的經(jīng)營發(fā)展具有重要作用。