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        公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制制度探析

        2021-11-21 13:17:40楊曦齊齊哈爾市第一醫(yī)院
        財會學(xué)習(xí) 2021年33期
        關(guān)鍵詞:公立醫(yī)院監(jiān)督制度

        楊曦 齊齊哈爾市第一醫(yī)院

        引言

        加強合同內(nèi)控管理,可以實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的有效控制,能夠有效防范舞弊和預(yù)防腐敗,進而提高公立醫(yī)院經(jīng)濟活動的效率和效果,對于防范公立醫(yī)院運營管理風(fēng)險具有重要意義,同時能夠幫助醫(yī)院合理地進行經(jīng)營管理,有效降低經(jīng)營成本。

        一、醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制當(dāng)下存在的較為普遍、突出的問題

        (1)缺乏統(tǒng)一的操作流程,控制制度不健全、責(zé)任不清、責(zé)任追究機制不完善,甚至在業(yè)務(wù)已實際開展后后補合同,造成合同存在缺陷和漏洞甚至流于形式。

        (2)在合同訂立審查中,存在合同條款不全面、不完善的現(xiàn)象。尤其對于違約責(zé)任與賠償措施往往無明確約定,這給合同履行帶來極大風(fēng)險。

        (3)大多數(shù)公立醫(yī)院的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置中沒有專門的合同管理部門,而是由使用科室分散管理。

        (4)公立醫(yī)院有些人員法律意識淡薄,簽訂合同前未組織專家、審計等人員把關(guān),有時草擬的合同條款甚至已經(jīng)違反了法律的具體規(guī)定,且合同簽訂時,沒有認(rèn)真審查對方主體資格,產(chǎn)生風(fēng)險隱患。

        (5)部分公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制制度落實不到位,沒有按照制度進行控制,缺少必要的監(jiān)督考核,對合同履行效果缺乏檢驗,不能對合同進行及時的跟蹤和有效的動態(tài)合同管理。往往因為缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督和考核,導(dǎo)致規(guī)章制度是一套,實際執(zhí)行又是一套,沒有發(fā)揮其應(yīng)有的監(jiān)督、制約作用。

        (6)合同管理協(xié)調(diào)性及配合性欠缺。許多公立醫(yī)院合同的起草、審核和履行部門相互獨立,各管一段,相互間缺乏溝通。合同履行過程中若發(fā)生異常情況,各部門無法同步知悉,給醫(yī)院帶來經(jīng)濟和法律雙重風(fēng)險。缺乏信息溝通也容易導(dǎo)致資金準(zhǔn)備不充分導(dǎo)致延遲支付合同款,并且缺乏合同總金額與預(yù)算執(zhí)行情況的跟蹤比較。

        (7)合同涉及法律、稅務(wù)、財務(wù)等相關(guān)專業(yè)知識,同時又因為醫(yī)院經(jīng)濟活動的多樣性,會產(chǎn)生大量不同類型不同模式的合同,涉及眾多行業(yè),需要合同管理人員具備豐富的財務(wù)、法律、內(nèi)部控制、檔案管理等多領(lǐng)域的專業(yè)知識、邏輯思維和判斷能力。因此,對于合同管理內(nèi)部相關(guān)人員的素質(zhì)要求很高,而管理人才的匱乏又極大地影響了公立醫(yī)院合同管理水平的提高。

        二、改進公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的措施及策略

        (一)建立健全合同內(nèi)部管理制度

        (1)制度上明確合同授權(quán)審批與簽署權(quán)限。加強對合同訂立、合同專用章、合同履行、合同監(jiān)督、合同歸檔等環(huán)節(jié)的管理,明確各部門的責(zé)任與義務(wù)。完善合同會簽制度,明確使用部門、歸口部門、采購部門、審計、財務(wù)、法務(wù)、監(jiān)察等科室在合同審查中的角色與重點關(guān)注的內(nèi)容。對于未實施各部門會簽的合同,不能予以辦理相關(guān)的合同簽章手續(xù)。明確合同履行中簽訂補充合同、變更、解除合同等的具體規(guī)定。

        (2)公立醫(yī)院應(yīng)詳細規(guī)定各業(yè)務(wù)部門的工作責(zé)任、業(yè)務(wù)范圍和簽約權(quán)限。明確合同的授權(quán)審批、簽署和責(zé)任劃分,各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部應(yīng)明確每個工作職責(zé),健全不相容職務(wù)分離制度、授權(quán)審批制度、資金流向控制制度、責(zé)任追究到人等內(nèi)部控制制度。

        (二)精心準(zhǔn)備合同條款

        公立醫(yī)院訂立合同時,當(dāng)事人應(yīng)詳細約定,尤其是關(guān)于合同標(biāo)的(包括名稱、種類等)數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、履行地點、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議等合同主要條款。此外,根據(jù)合同性質(zhì)或當(dāng)事人需要特別約定的條款也應(yīng)詳細規(guī)定。

        (三)公立醫(yī)院合同實行歸口管理

        (1)設(shè)立合同歸口管理部門,統(tǒng)一合同審核和管理,防范法律風(fēng)險。作為專門的合同管理負(fù)責(zé)部門,由其專項研究相關(guān)法律法規(guī),按照《合同法》等相關(guān)法律及《條例》,辦理各項行政審批手續(xù)、制定合同管理的內(nèi)部控制制度、協(xié)調(diào)合同管理推進過程中的各項問題,確保合同管理覆蓋整個公立醫(yī)院經(jīng)營活動。公立醫(yī)院合同管理部門應(yīng)當(dāng)建立合同臺賬,按照合同類別進行登記、編號、復(fù)印,辦理合同簽收和歸檔手續(xù),定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔,詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況,與合同有關(guān)的申購單、詢價報告、驗收報告、補充合同等均應(yīng)妥善保管,實現(xiàn)合同的全過程封閉管理。合同復(fù)印件分送財務(wù)科與審計科備查。使用科室也應(yīng)留存一份合同原件,以作為合同履行的依據(jù)。

        (2)各職能部門負(fù)責(zé)合同的洽談、草擬和審核任務(wù),內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)合同簽訂的監(jiān)督、檢查。建立職能部門把控、相關(guān)部門監(jiān)督、合同管理部門監(jiān)管的三級監(jiān)管機制,對簽訂經(jīng)濟合同的全過程、執(zhí)行情況以及后期遺留問題的處理進行全流程、全方位動態(tài)監(jiān)督,對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估。

        (3)公立醫(yī)院合同簽訂前要求業(yè)務(wù)承辦部門進行合同調(diào)查,了解合同對方的主體資格、資信情況,確認(rèn)對方單位的履約能力。嚴(yán)格執(zhí)行政府采購等國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,嚴(yán)格按照合同條款的約定和公立醫(yī)院支付的審批流程辦理合同價款結(jié)算。而且簽訂合同前應(yīng)當(dāng)由專業(yè)的合同管理人員、相關(guān)技術(shù)人員、專業(yè)的法律顧問對合同進行審核,再由文秘人員對合同進行校對,以保證合同質(zhì)量,最后由內(nèi)審部門監(jiān)督合同簽訂全流程的工作程序是否完整。

        (四)建立健全合同監(jiān)督考核機制

        (1)定期對合同履行質(zhì)量進行評價,對制度的落實情況進行監(jiān)督檢查,將合同履行結(jié)果與使用科室、歸口職能科室掛鉤,納入年度績效考評中。針對合同管理各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、各風(fēng)險領(lǐng)域查找關(guān)鍵控制點,對合同的起草、談判、審批、生效、訂立、履行、糾紛處理等工作流程進行嚴(yán)格控制。建立合同管理考核、責(zé)任追究制度,對合同管理的整體情況進行考核,并將考核結(jié)果與人員績效掛鉤。對于出現(xiàn)的問題和損失,進行責(zé)任追究。

        (2)建立合同履行情況評估制度,建立合同跟蹤評估控制機制。合同管理部門定期對合同履行情況進行跟蹤和評價,確定評價范圍、內(nèi)容、指標(biāo),及時反饋評價結(jié)果、提出評價建議。醫(yī)院紀(jì)檢部門、審計部門、合同管理部門組成評估小組,跟蹤重大合同履行的具體情況,開展分析評估。包括合同是否全面履行、合同履行中是否存在不足、合同是否存在違法違規(guī)行為,合同管理內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行是否有效等。

        (3)公立醫(yī)院的一份合同同時涉及法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)等多個領(lǐng)域的知識,通常需要公立醫(yī)院多個部門協(xié)作,需要醫(yī)院整體協(xié)調(diào),才能將工作推進。另外關(guān)于資金準(zhǔn)備問題,一是應(yīng)當(dāng)按照合同實施預(yù)期進度,財務(wù)部門提前進行資金準(zhǔn)備;二是在招標(biāo)文件中的付款方式,同財務(wù)部門統(tǒng)一編制,以便于財務(wù)部門及時了解和控制付款時間點。這都需要業(yè)務(wù)部門、采購部門、合同管理部門及時、定期地與財務(wù)部門通報相關(guān)信息。

        (4)加強合同管理人員的職業(yè)教育培訓(xùn),充分了解《民法典》等相關(guān)法律、行政法規(guī)及司法解釋的規(guī)定,強化對合同管理工作人員、采購工作人員與內(nèi)審工作人員等相關(guān)工作人員的制度培訓(xùn)。對于合同管理部門、采購部門、財務(wù)部門而言,只有提高對合同管理內(nèi)部控制相關(guān)工作法律法規(guī)的認(rèn)識和專業(yè)知識,才能在提升工作能力的同時,實現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。

        結(jié)語

        綜上所述,公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)部控制總體上應(yīng)當(dāng)按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》以及《現(xiàn)代醫(yī)院管理制度》的要求制定,通過完善醫(yī)院內(nèi)部的辦事流程和設(shè)立各部門之間的工作聯(lián)系制度,同時加強內(nèi)部審計部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門對合同履行全過程跟蹤監(jiān)督。各職能部門定期對合同內(nèi)部控制的有效性進行評價,以保障內(nèi)控措施的有效落實,最終形成責(zé)任分明、各司其職、相互制約、相互監(jiān)督、相互合作的內(nèi)部控制機制,最大限度地壓縮舞弊空間。

        公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制體系的健全,重點在于合同管理職責(zé)、工作流程等相關(guān)制度的規(guī)范,只有形成從投標(biāo)、預(yù)審、合同洽談、審核、簽訂、監(jiān)督為一體的合同風(fēng)險管控體系,并在具體的實施過程中將合同的實施策略、合同變更、索賠等工作納入合同管理的工作程序中去,才能有效保證合同管理內(nèi)部控制體系的有效運行,才能為醫(yī)院的蓬勃發(fā)展保駕護航。

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