姜文娟 山東省地質(zhì)博物館

引言

在我國，行政機構(gòu)有其獨特性。它不但具備給予公共性服務的作用，還具備監(jiān)管社會事務管理的作用。恰好因為其兩重性，它在經(jīng)濟和社會發(fā)展過程中充分發(fā)揮著尤為重要的功效。從宏觀方面看，執(zhí)行內(nèi)部會計控制制度有益于維護保養(yǎng)社會主義市場經(jīng)濟紀律；從外部經(jīng)濟方面看，內(nèi)部會計控制制度有利于健全單位制度，提升單位管理水準。伴隨著我國行政體系改革實踐的發(fā)展，行政事業(yè)單位的投入持續(xù)提升，內(nèi)控要求也愈來愈高。本文致力于研究內(nèi)部控制的含義和重要性，分析行政工作單位內(nèi)部控制的特點，找出存在的問題，并在此基礎上提出對策和建議，推動行政事業(yè)單位健康發(fā)展。

一、我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制內(nèi)涵及其必要性

（一）我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制內(nèi)涵

行政事業(yè)單位是方案經(jīng)濟時代管理體系下產(chǎn)生的我國獨有的非營利社會組織，它的工作成就和價值觀不以物質(zhì)形式實現(xiàn)。

從靜態(tài)數(shù)據(jù)角度觀察，內(nèi)部控制就是指行政事業(yè)單位為實現(xiàn)其設立目標、執(zhí)行職責和實現(xiàn)整體目標而創(chuàng)建的保障體系，包含內(nèi)部控制環(huán)境、風險評價、控制活動、信息、溝通交流和監(jiān)管。該系統(tǒng)與行政、管理、財務和會計系統(tǒng)緊密結(jié)合，產(chǎn)生統(tǒng)一的組織管理構(gòu)造、政策、程序流程和對策。從動態(tài)性角度觀察，內(nèi)部控制是行政機關(guān)執(zhí)行職責、實現(xiàn)風險性應對整體目標的自我約束規(guī)范過程。由此可見，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制不僅是一種單一的保障方式，還是由行政、管理、財務、會計等子系統(tǒng)組成的組織管理體系。同時，內(nèi)部控制也超越了一般經(jīng)濟活動范圍，它還包含對審批權(quán)、權(quán)利和管理權(quán)限的控制。這是組織目標下的動態(tài)性過程。

（二）加強內(nèi)部控制的必要性

一是保證會計信息質(zhì)量。內(nèi)部控制能夠合理避免不正確和缺點的產(chǎn)生，保證會計信息的真實性和穩(wěn)定性。內(nèi)部控制嚴格制定了業(yè)務程序，科學界定了崗位職責，保證了會計信息的真實性、全面性、準確性。沒有完善的內(nèi)部控制制度做支撐，容易造成會計信息缺失，一些關(guān)鍵的會計信息在傳送過程中會互相分離，會計信息質(zhì)量無法保證。因此，科學合理的會計內(nèi)部控制制度是會計信息快速、靠譜、精確的基礎。

二是保護金融資產(chǎn)高效。行政政府主要自有資金是財政補貼，靈活運用和管理相關(guān)資產(chǎn)，是實現(xiàn)依規(guī)投資理財?shù)幕緱l件。為防止金融資產(chǎn)外流，根源上防止經(jīng)濟違法犯罪（腐壞、貪污等），使金融工作有據(jù)可依，各單位的資產(chǎn)使用理應受到多方監(jiān)管，創(chuàng)建科學、高效、合理的內(nèi)部控制制度，推動收入支出行為規(guī)范化和科學財務管理。為依規(guī)標本兼治確立基礎，推動全面依法治國財務工作的執(zhí)行。

三是依規(guī)投資理財保障。為推進會計改革，推動單位會計內(nèi)控制度順利運作，推動社會主義市場經(jīng)濟井然有序健康發(fā)展，進一步提高會計信息質(zhì)量，提升內(nèi)部會計監(jiān)管，加強內(nèi)部會計監(jiān)督，加強內(nèi)部約束機制，會計法明確規(guī)定“各單位應當建立和完善內(nèi)部會計控制制度”。除會計法外，行政單位被要求制定與實施內(nèi)部會計控制制度，以實現(xiàn)其自我約束的條款，這在我國制定的一系列財經(jīng)紀律和法規(guī)中都有所體現(xiàn)。

二、我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題

（一）單位層面問題

一是內(nèi)部控制理念欠缺。職工對內(nèi)部控制的定義不明確，不了解內(nèi)部控制的定義和必要性，在工作中欠缺內(nèi)部控制觀念。實際反映在兩個層面：責任人的管理觀念和具體指導。單位的責任人了解內(nèi)部控制的必要性，但在具體工作中，他們更關(guān)心自身崗位和單位發(fā)展，忽視內(nèi)部管理。或是因責任人對內(nèi)部控制了解不夠，造成內(nèi)部控制制度制定不科學，實施過程流于形式。一些部門負責人對費用預算控制和內(nèi)部控制的定義也經(jīng)常有很大的誤解。對行政部門工作單位從業(yè)者的素質(zhì)要求低。與企業(yè)對比，行政單位對成本使用效率和資產(chǎn)管理要求不高，在招聘、培訓、教育等層面與會計有關(guān)的內(nèi)容較少，容易影響會計工作質(zhì)量和內(nèi)部控制制度的實施。

二是崗位設置方案不科學。部分單位內(nèi)部控制制度執(zhí)行中存在的問題與崗位設置方案相關(guān)。在公司的金融業(yè)務中，一旦沒有嚴苛區(qū)別控制崗位和其他等級的崗位，便會為一些工作人員創(chuàng)造機會。這是由于兼容問題的函數(shù)在部位設定中沒有嚴苛分離。在內(nèi)部控制對策執(zhí)行中，因重要職位人員配置不夠，內(nèi)部控制職位的具體崗位職責默認設置會遷移給財務工作人員或上級領導。行政部門工作單位業(yè)務單一，絕大多數(shù)資產(chǎn)由國家直接撥款。因此，很多單位領導覺得，從時間和活力上設計一套內(nèi)部控制制度是不必要的，使資源被浪費；一些單位領導覺得，財務單位的職責等同于內(nèi)部控制，財務中心和審計部門將執(zhí)行內(nèi)部控制。因此，沒有必需創(chuàng)建專業(yè)的內(nèi)部控制制度；一些單位管理者不正確地覺得單位只需要充分發(fā)揮行政職能，其主要崗位職責是公共事業(yè)管理。沒有成本計算，就沒有必需創(chuàng)建內(nèi)部控制制度。由于單位自有資金是由國家部門預算分配決定的，乃至一些單位責任人覺得，他們只需要依照規(guī)定按時定編資金預算，獲得資產(chǎn)，使用資產(chǎn)。恰好是在這種錯誤觀點的指導下，一些單位財政收支太多。由此可見，假如單位管理者欠缺內(nèi)部控制觀念，各種各樣內(nèi)部控制制度和程序流程的建設便會發(fā)生非常大的問題。

三是監(jiān)督制度不及時。內(nèi)部監(jiān)督是為了更好地保證內(nèi)部控制的合理執(zhí)行。內(nèi)部控制的創(chuàng)建和執(zhí)行圍繞與內(nèi)部監(jiān)督緊密聯(lián)系。內(nèi)部監(jiān)督有利于領導者防止和發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制設計和運作中的問題，保證內(nèi)部控制體系的合理運作。可是，一些單位徹底借助外界審計監(jiān)督，沒有創(chuàng)建內(nèi)部監(jiān)督制度，沒有開設專業(yè)機構(gòu)或工作人員來查驗內(nèi)部控制制度的落實情況。當日常監(jiān)管和內(nèi)控制度欠缺剛度牽制，或其監(jiān)管欠缺自覺性和公信力時，重要職位和員工的內(nèi)部控制績效流于形式，造成內(nèi)部監(jiān)督無法完成預期目標。

（二）內(nèi)部管理層面問題

一是管理制度不健全。從形式上看，部分單位在實際制度設計中，欠缺流程化規(guī)定，管理體系的可操作性較弱經(jīng)常發(fā)生。這樣的管理體系充斥著系統(tǒng)漏洞，不能充分發(fā)揮應該有的功效。以大額資金集體研究為例子，部分單位的“三重一大”制度沒有明確界定實際上限金額標準，無法在實踐中實現(xiàn)管理步驟。

二是流程化規(guī)定欠缺。行政事業(yè)單位制訂的固資管理制度，對固定資產(chǎn)申請辦理、審核、查看、付款、工程驗收等實際階段沒有規(guī)定。一般來說，單位實際流程中涉及的規(guī)定與內(nèi)部控制的要求會出現(xiàn)多多少少的不同。

三是與國家相關(guān)政策不一致。比如，當國家沒有相應的法律、政策法規(guī)和規(guī)章制度時，行政機構(gòu)只有制訂自身的支出標準并報相關(guān)部門辦理備案。一些行政機構(gòu)的差旅費報銷標準與國家標準不一致。

（三）經(jīng)濟業(yè)務層面問題

一是費用預算控制不足。部門預算是內(nèi)部控制的關(guān)鍵。因欠缺科學必需的費用預算管理制度，諸多資產(chǎn)投入和消耗是一個長期存在的問題。主要反映在單位選用增加量預算法開展預算管理，造成上一年度不科學支出不斷提升，下一年度更不切實際?，F(xiàn)階段，行政單位廣泛選用粗略費用預算，無法精確費用預算每一個實際項目的資產(chǎn)來往，更無法精確地具體指導經(jīng)濟運作。僅依據(jù)上年度收入支出狀況、年度財務情況及各單位運營計劃編制。需要經(jīng)常調(diào)整預算，這進一步削弱了管束控制。

二是支出控制約束不夠。與自主經(jīng)營的企業(yè)不同，行政單位接受財政補貼，成本經(jīng)濟效益意識不足，部門預算不精確。資本性支出存在很多不科學之處。具體開支沒有嚴格依照預算執(zhí)行，部門預算沒有約束，一些行政單位財務管理制度不完善，管理機構(gòu)疏松，會計計算不立即、不詳細、不真正。這些問題需要在日常組織管理和財務管理中進一步處理。

三是資產(chǎn)管理存在問題。行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理存在問題，管理不到位的情況主要表現(xiàn)在以下方面：尚未創(chuàng)建統(tǒng)一的資產(chǎn)管理和控制系統(tǒng)，缺乏清晰的管理和使用責任；沒有完善的資產(chǎn)定期盤存制度，或是只有形同虛設的盤點系統(tǒng)，存在賬實不符或便宜處置等現(xiàn)象。

三、行政事業(yè)單位完善內(nèi)部控制的對策與建議

（一）增強內(nèi)部控制意識

提升管理者對內(nèi)部控制的重視。行政工作單位的管理者在其內(nèi)部控制中起著十分重要的功效，影響著有關(guān)經(jīng)濟活動的運作。行政工作單位管理者應提高內(nèi)部控制觀念，推進風險防控觀念，關(guān)心內(nèi)部缺點，制訂對策。主管是公司內(nèi)部控制的發(fā)起者和發(fā)起者。了解員工的意見與建議，使內(nèi)部控制更為廣泛路面向人民群眾。完善的內(nèi)控制度能夠保證 內(nèi)部控制的執(zhí)行。各單位應依照國家相關(guān)內(nèi)部控制的規(guī)定，結(jié)合本單位的詳細情況，制訂科學、有效、完善的內(nèi)部控制制度，在內(nèi)部控制方式、操作程序、點評等方面能夠?qū)ふ铱刂浦贫?。在制訂過程中，應確保退休后的制度、權(quán)利審核制度和人民法院強制性執(zhí)行制度的執(zhí)行。此外，完善的內(nèi)部控制財務審計制度也是內(nèi)部控制必不可少的一部分。

（二）增強內(nèi)部控制執(zhí)行力

首先，要加強監(jiān)督內(nèi)部控制制度的創(chuàng)建過程，確保合乎本公司自身的發(fā)展條件。其次，上級領導機構(gòu)監(jiān)督屬下內(nèi)部控制的執(zhí)行狀況，重特大問題務必集體決定。有關(guān)審計部門應準時調(diào)研和評定內(nèi)部控制的執(zhí)行狀況，要求各單位具體給予本單位內(nèi)部控制的執(zhí)行狀況。最后，應即時、系統(tǒng)和不斷地升級內(nèi)部控制。各單位務必依據(jù)自身狀況持續(xù)調(diào)節(jié)內(nèi)部控制制度，定期檢查改正缺點，并提早防止。此外，本單位主要領導決定本單位的具體工作條件，在本單位內(nèi)部控制的創(chuàng)建、健全和合理執(zhí)行中充分發(fā)揮最重要的功效。作為本單位的領導，應重點關(guān)注以下三個層面：第一，積極組織管理單位和業(yè)務單位處理和整理總公司工作流程，根據(jù)這些內(nèi)容明確重要單位和相關(guān)部門的責任。第二，要重視內(nèi)控制度的創(chuàng)建和完善，及其內(nèi)控制度與內(nèi)控制度的關(guān)系。第三，關(guān)心內(nèi)控制度的執(zhí)行。作為單位領導，率先垂范貫徹落實，公正公平地對待制度。

（三）提升人員整體素質(zhì)

財務工作人員能夠?qū)挝毁M用預算、資產(chǎn)使用、項目收入支出進展開展審批和監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)公司存在的問題和安全問題，馬上意見反饋。因此，完善內(nèi)部控制的必需條件之一是提升財務工作人員的綜合性素質(zhì)。首先，各行政機關(guān)的職位要不斷提升財務工作人員的意識水準和業(yè)務素質(zhì)。使工作人員具備艱苦奮斗精神的風格，喜愛本職工作，在工作中持續(xù)學習相關(guān)財務政策法規(guī)和會計制度。其次，工作人員要持續(xù)提高參與和監(jiān)管觀念，積極了解本單位工作方案，追蹤本單位大事件，簽署有關(guān)協(xié)議書和合同書，要確保安全，我們要了解國家和地區(qū)的新政策，尤其是內(nèi)部管理的專業(yè)知識，持續(xù)滿足經(jīng)濟發(fā)展的需要。創(chuàng)建會計系統(tǒng)集中測算中心的，會計中心承擔會計和行政機關(guān)組織的監(jiān)督，提升工作效率，保證會計質(zhì)量。會計中心一般 有一人以上承擔本公司的會計工作，假如財務信息不能馬上傳遞，時間延遲的會計記錄和會計不符有關(guān)公司的詳細情況。確保財務信息的真實性和一致性是內(nèi)部控制的目標之一。會計集中化計算制度的實現(xiàn)，推動了經(jīng)濟業(yè)務活動立即會計匯報制度的創(chuàng)建。尤其是財產(chǎn)的購買和處理務必在本月內(nèi)開展，并立即通告會計中心立即入錄和解決，保證月度會計報表和賬目的一致性。對于關(guān)鍵商品財產(chǎn)，會計中心或行政單位應帶頭按時排查賬務和庫存商品，查清盤盈盤虧緣故，妥善處理盤虧、閑置不用、損毀等，保證賬實相符。此外，需從人力資源管理下手，提高行政部門工作單位從業(yè)者的綜合性素質(zhì)。在制度建設層面，健全用人制度，創(chuàng)建嚴苛的培訓和績效考評制度，提高職位專業(yè)素質(zhì)，能夠更好地進行規(guī)定任務。從公司內(nèi)部控制職位的設定，尤其是不兼容職位的設定，分析怎樣控制風險防控措施，即依據(jù)事情設定職位并開展配對。有益于我國行政部門工作單位內(nèi)部控制管理的科學、高效。要提高員工的綜合性素質(zhì)，能夠 先對一部分工作人員開展小批量生產(chǎn)培訓，再規(guī)模性提高員工的綜合性素質(zhì)。培養(yǎng)財務單位中高層領導和員工，不但要在思想方面向員工解讀內(nèi)部控制，還需要讓員工在具體管理中仿真模擬內(nèi)部控制管理，嚴苛控制財務和底層管理。對員工開展普遍的內(nèi)部體系管理培訓，向員工表述內(nèi)部控制的執(zhí)行要求，保證本單位內(nèi)部控制管理的順利開展。除提高員工的總體素質(zhì)外，還能夠嚴苛控制員工的選拔。除傳統(tǒng)的筆試題目和面試外，還能夠提升一些內(nèi)部控制評定階段來調(diào)節(jié)面試步驟。嚴苛的人員測評能夠 確保本單位員工綜合性素質(zhì)的合理提高，對本單位內(nèi)部控制具有積極功效。

結(jié)語

新形勢下，建立健全行政事業(yè)單位建立內(nèi)部控制，是順應現(xiàn)代管理發(fā)展的需要，加強財務管理的重要措施，也是貫徹落實中央關(guān)于黨風廉政建設和反腐敗工作新部署、新要求、扎緊制度籠子的需要，本文中提出的相關(guān)建議，希望能為進一步加強行政事業(yè)單位內(nèi)控制度建設提供參考。