胡楠

摘 要：在醫(yī)院發(fā)展過程中，針對辦公室文書與文書檔案管理工作中存在不足要有正確認識，通過加強對文書檔案管理重視程度、構(gòu)建完善管理制度、加強檔案管理信息化、加強管理系統(tǒng)建設等不同方式，將各類問題更好解決，同時實現(xiàn)文書檔案管理工作的更好落實。

關鍵詞：醫(yī)院;辦公室文書;文書檔案管理

醫(yī)院是我國發(fā)展過程中的重要組成部分，在保證人民身體健康，促進社會穩(wěn)定發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。為實現(xiàn)醫(yī)院自身更好發(fā)展，對于辦公室文書以及文書檔案管理工作要給予更多重視，辦公室文書檔案記錄主要是有關會議、業(yè)務管理、醫(yī)院歷史發(fā)展等相關內(nèi)容，是醫(yī)院發(fā)展中的重點工作，會對醫(yī)院管理以及醫(yī)療水平的提升產(chǎn)生直接影響。在此背景下，對于文書檔案管理中存在的不足要有正確認識，并給出針對性解決措施，實現(xiàn)醫(yī)院自身的可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院辦公室文書檔案特點

醫(yī)院辦公室主要負責醫(yī)院的日常行政管理工作，而文書檔案主要記載的是醫(yī)院運營發(fā)展過程中，形成的具有價值的信息。比如，會議記錄信息、工作計劃信息、文書報告信息等。醫(yī)院辦公室文書檔案特點，主要體現(xiàn)在以下幾點中：（1）綜合性特點。從文書檔案記錄的內(nèi)容中可以看出，在其中包括年度計劃、工作總結(jié)、會議記錄等，包含醫(yī)院科研教學方面內(nèi)容、黨務工作內(nèi)容以及基礎建設內(nèi)容等，因此具有綜合性特點。（2）行業(yè)性特點。行業(yè)性特點主要是指文書檔案中的內(nèi)容具有行業(yè)性特點。醫(yī)院辦公室文書檔案內(nèi)容，通常情況下與醫(yī)院長期發(fā)展，以及醫(yī)療業(yè)務開展之間有著較為密切的聯(lián)系。在其中包含著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)相關內(nèi)容，如醫(yī)療業(yè)務指導性文件等。（3）保密性特點。醫(yī)院辦公室文書檔案具有保密性特點，檔案中的很多內(nèi)容都不可以對外公布，一旦出現(xiàn)信息泄露等問題，會對醫(yī)院的發(fā)展造成嚴重影響。（4）關聯(lián)性特點。關聯(lián)性特點主要是指醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作與文書工作之間有著較為密切的聯(lián)系，文書檔案管理工作的展開，需要將文書工作作為紐帶，從而實現(xiàn)文書資料收集、資料整理以及資料保管等。由此可以看出，文書工作是文書檔案管理工作更好落實的前提保障。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

從當前醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的落實中不難看出，在其中仍然存在很多不同問題，這些問題的出現(xiàn)，對于文書檔案管理工作的更好落實，以及檔案管理工作價值的發(fā)揮會產(chǎn)生直接影響。對于醫(yī)院辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀，本文主要從以下幾點進行分析與闡述：

1.文書檔案管理工作的重視程度有待提升

辦公室文書檔案管理工作，是醫(yī)院發(fā)展過程中的一項重點工作，具體的管理水平會對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生直接影響。從當前辦公室文書檔案管理工作的落實中不難看出，有很多工作人員并沒有從根本上意識到辦公室文書檔案管理工作的重要作用，使得管理工作沒有被更好落實到實際醫(yī)院發(fā)展中。管理人員對該項工作造成忽視，使得檔案管理工作流于形式，無法在推動社會更好發(fā)展中將自身優(yōu)勢與價值發(fā)揮出來，檔案管理工作質(zhì)量與工作效率受到很大影響。

2.文書檔案管理制度有待完善

在辦公室文書檔案管理工作的開展中，完善的管理制度可以為文書檔案管理工作提供有效引導，同時也是每一位管理人員對于自身管理工作的具體范圍，以及自身應該肩負的責任有正確認識。但在具體的管理中，并沒有一個完善的管理制度。這對于檔案歸檔工作、各類資料和數(shù)據(jù)的收集產(chǎn)生很大影響。

三、醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理策略

1.加強對文書檔案管理重視程度

為促使辦公室文書檔案管理工作能夠在醫(yī)院中得到更好落實，需要加強對該項工作的重視程度，只有領導者、管理者以及管理人員意識到文書檔案管理工作的重要作用，才能對自身工作理念進行轉(zhuǎn)變，同時對自身工作行為進行規(guī)范與約束，為辦公室文書檔案管理工作的順利進行打下良好基礎。在加強對文書檔案管理工作的重視程度中，可以從以下幾點展開：

領導者與管理者要起到良好帶頭作用，在醫(yī)院中做好宣傳工作，使得醫(yī)務人員以及相關工作人員能夠在潛移默化中受到影響。讓其意識到文書檔案管理工作的重要作用，將會促使不同工作人員在未來檔案管理工作中都能夠給予一定幫助。在此期間，要積極引導檔案管理工作人員能夠摒棄傳統(tǒng)管理理念，不斷學習新的知識與觀點，更新自身管理理念與管理意識，為辦公室文書檔案管理的全面落實提供保障。

針對在檔案管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，醫(yī)院方面可以進行適當鼓勵，使得管理人員的工作積極性能夠被調(diào)動起來，這也側(cè)面說明文書檔案管理工作的重要作用。檔案管理工作人員獲得一定激勵，能夠?qū)ψ陨砉ぷ鞯闹匾饔糜姓_認識，端正自身工作態(tài)度，主動參與到知識的學習中，拓展自身知識層面的同時，掌握更多先進的管理技巧。反之，對于在文書檔案管理中表現(xiàn)較差的工作人員，要及時對其進行處罰，在最大程度上，使得每一位工作人員都能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔姓_認識，提升自身思想意識，為未來辦公室文書檔案管理工作的更好落實打下良好基礎。

2.構(gòu)建完善管理制度

在醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作開展中，對于構(gòu)建完善管理制度要給予更多關注，制度是確保文書檔案管理工作更好展開的前提保障。在實際管理制度的構(gòu)建中，需要相關工作人員能夠結(jié)合醫(yī)院實際發(fā)展情況展開，明確其中的細節(jié)問題，使得管理制度的完善性與針對性得到提升，促使管理人員在管理工作進行過程中，能夠做到有制度可以依靠，有相關法律法規(guī)可以遵循。

（1）醫(yī)院要制訂文書檔案立卷制度與銷毀制度，在檔案歸檔過程中，要結(jié)合相應年限展開，而且還要根據(jù)具體情況，對檔案進行有效的分類管理。這樣可以為檔案內(nèi)容的查閱與使用，提供更多便利，不需要花費更多時間對檔案進行翻閱。針對已經(jīng)失去保存價值的文書檔案內(nèi)容，管理人員要制訂銷毀制度，確保此類檔案內(nèi)容都能夠在有效的引導之下被銷毀，避免銷毀不到位，被不法人員利用影響醫(yī)院更好發(fā)展。通過該種方式，醫(yī)院文書檔案管理工作的科學性與全面性，都可以得到提升。

（2）對醫(yī)院文書檔案借閱制度進行完善，在借閱制度當中，需要對借閱流程做出明確規(guī)定。如果在借閱過程中，出現(xiàn)操作不當情況，或者違反條例情況，那么需要按照相關規(guī)定進行處罰。通過該種方式，使得醫(yī)院文書檔案的安全性與完整性得到保障，為后續(xù)文書檔案的使用打下良好基礎。

3.加強檔案管理信息化

在如今社會快速發(fā)展背景下，先進科學技術以及信息技術的應用，為人們?nèi)粘Ｉ钆c工作帶來很多便利。因此，在醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的開展中，也要加強對先進技術的利用，這樣才能不斷提升檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。在加強檔案管理信息化中，可以從以下幾點展開：

醫(yī)院文書檔案管理人員對于先進信息技術應用的重要作用要有正確認識，將先進信息技術優(yōu)勢發(fā)揮出來，促使文書檔案管理方式可以實現(xiàn)創(chuàng)新。為促使先進的信息技術管理手段能夠得到更好落實，醫(yī)院方面要加大資金投入力度，采購更多電子設備，利用先進設備實現(xiàn)對檔案信息的收集與歸檔，這樣可以減輕工作人員的工作量，提升工作效率。與此同時，管理人員要根據(jù)具體情況，構(gòu)建相應的信息管理平臺，實現(xiàn)對檔案信息的自動收集、分析與整理。

在信息化建設背景下，檔案信息幾乎都會以數(shù)字化方式進行存儲，在這一過程中，網(wǎng)絡可能會存在風險，使得檔案信息出現(xiàn)被盜取、篡改等情況，這對于醫(yī)院的發(fā)展以及各項工作的更好落實會產(chǎn)生很大制約。基于此，為使檔案信息安全得到保障，要做好安全防護工作。文書檔案內(nèi)容有著不同保密級別，針對不同保密級別，做好軟件設計與軟件開發(fā)工作，并根據(jù)保密級別做好加密處理工作。對文書檔案的查閱設置相應權(quán)限，如果所查詢的內(nèi)容超過權(quán)限之外，那么將無法對其進行查詢。想要繼續(xù)查詢，需要經(jīng)過有關部門的審批，審批合格后，才能對檔案信息資源進行利用。采用該種方式，能夠在很大程度上保證文書檔案信息安全。與此同時，還要做好計算機的定期殺毒工作，避免對檔案信息安全的影響。此外，還要加強對防火墻技術的應用，通過防火墻的設置，未經(jīng)允許的用戶會被抵御在系統(tǒng)之外，無法實現(xiàn)對計算機系統(tǒng)以及檔案信息內(nèi)容的訪問，這樣能夠避免檔案信息被篡改等問題產(chǎn)生。要及時對文書檔案信息資源進行備份，防止檔案信息丟失造成嚴重影響。

4.加強管理系統(tǒng)建設

在文書檔案管理工作的落實過程中，針對管理系統(tǒng)建設工作，要加強重視程度，使得管理系統(tǒng)能夠?qū)⒆陨韮?yōu)勢與價值發(fā)揮出來，為文書檔案管理工作的展開提供有效引導。在加強文書檔案管理系統(tǒng)建設中，可以從以下幾點展開：

醫(yī)院內(nèi)的文書檔案管理部門，要做好文書檔案管理需求調(diào)查分析工作。無論是文書檔案管理部門，還是信息化系統(tǒng)承建單位，針對醫(yī)院內(nèi)部不同部門的文書檔案管理內(nèi)容，要做好全方位調(diào)查與分析，了解各部門實際需求情況。比如，檔案的產(chǎn)生情況、檔案應用情況等。針對調(diào)查分析內(nèi)容，要整理成為相應報告，針對收集到的數(shù)據(jù)信息，要做好全方位分析，對文書檔案管理工作流程能夠有正確認識，并將此類內(nèi)容作為信息化管理系統(tǒng)建設的重要依據(jù)。

文書檔案管理部門，要及時與信息化管理系統(tǒng)承建單位之間進行聯(lián)系與溝通，確保承建單位能夠?qū)︶t(yī)院文書檔案管理工作有一定的認識與了解，并對其他行業(yè)或者其他醫(yī)院的信息化管理系統(tǒng)建設經(jīng)驗進行借鑒。在此基礎上，制定一個相對統(tǒng)一的文書檔案信息化管理系統(tǒng)，并將文書檔案信息化管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息化系統(tǒng)之間進行有機結(jié)合，這樣可以促使檔案收集、整理工作以及歸檔工作的順利進行。

醫(yī)院在文書檔案管理軟件建設與硬件建設中，要加大物力資源與人力資源的投入力度。在當今已有的信息化管理系統(tǒng)基礎之上，對相關文書檔案管理系統(tǒng)進行采購，確保兩者之間的相互統(tǒng)一。促使醫(yī)院信息化管理工作能夠全面落實，創(chuàng)建文書檔案庫。實現(xiàn)對不同檔案信息的有效收集，提升檔案信息利用率。

5.打造專業(yè)管理團隊

在文書檔案管理工作開展中，管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用，如果工作人員自身能夠具備較強綜合素質(zhì)，同時意識到工作重要性，這樣才能將更多精力投入到工作中，實現(xiàn)各項管理工作的順利進行，為醫(yī)院更好發(fā)展打下良好基礎。反之，如果管理人員沒有先進的管理理念，也不具備綜合素質(zhì)，那么文書檔案管理工作的落實將會受到很大影響。為避免此類情況出現(xiàn)，要將打造專業(yè)管理團隊作為一項重點工作。在實際文書檔案管理隊伍的建設中，可以從以下幾點進行：

要根據(jù)實際情況，提升文書檔案管理人員的錄用門檻，選擇專業(yè)素質(zhì)較強、綜合能力較高，同時有著豐富工作經(jīng)驗的工作人員。這樣可以確保錄用的管理人員能夠在短時間內(nèi)適應崗位工作，在管理工作的開展中，能夠?qū)⑾冗M的管理理念以及管理方式融入到其中，為醫(yī)院文書檔案管理團隊注入新鮮血液，并提供合理的工作思路。

針對錄用管理人員以及現(xiàn)有管理人員，要做好教育培訓工作，教育培訓工作開展的目的，不僅僅是讓管理人員意識到文書檔案管理工作的重要作用，而且還要讓管理人員掌握更多管理技巧，提高其管理水平，這樣才能使得崗位工作需求得到滿足。教育培訓工作要定期落實，不斷更新管理人員的知識框架，實現(xiàn)文書檔案管理工作的全面落實。除此之外，還要讓管理人員學習有關文書檔案的法律法規(guī)，確保各項工作的落實能夠在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)進行，避免違法情況出現(xiàn)。

對于文書檔案管理人員要做好定期考核工作，考核的主要內(nèi)容是有關教育培訓的內(nèi)容，以及管理人員應該掌握的基本知識與技能。通過考核工作的全面落實，能夠?qū)芾砣藛T的實際工作態(tài)度以及學習態(tài)度等有正確認識。只有在考核通過之后，才能參與到文書檔案管理工作中。如果管理人員首次考核未通過，那么醫(yī)院方面要給予補考機會，在經(jīng)過多次考核都未通過后，則要對工作人員進行處罰，情況嚴重的可以予以勸離。通過不同方式，使得每一位管理人員都能夠掌握更多管理技巧與管理知識，在工作開展中，能夠?qū)⒆陨韺I(yè)能力發(fā)揮出來，不斷提升文書檔案管理水平。

6.完善檔案收集方式

在醫(yī)院不斷發(fā)展背景下，傳統(tǒng)檔案收集方式已經(jīng)無法跟上醫(yī)院發(fā)展步伐，而且會對檔案管理工作的更好落實以及醫(yī)院更好發(fā)展會產(chǎn)生很大影響。因此，在文書檔案管理中，要摒棄傳統(tǒng)“坐等上門”收集方式，采取主動收集方式，在不同職能部門，可以安排一名工作人員兼職文書檔案人員，主要工作是負責本部門的文書檔案收集。將收集好的文書檔案上交給檔案管理部門，檔案管理部門對上交的資料信息進行整理、歸檔。在文書檔案管理工作的落實中，可以采取統(tǒng)一領導原則與分散管理原則，檔案管理部門工作人員針對各職能部門兼職人員，要及時進行檔案知識的傳輸、培訓。為調(diào)動兼職人員的工作積極性，要及時進行獎金獎勵，或者采取其他獎勵方式。工作人員努力工作可以得到回報，從而將更多精力放在檔案收集工作中。在日常工作開展中，能夠及時對檔案收集方式做出調(diào)整與完善。提升檔案收集質(zhì)量與收集效率，為后續(xù)文書檔案管理工作的更好落實打下良好基礎。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公室文書與文書檔案管理工作的展開，對于促進醫(yī)院更好發(fā)展具有重要作用。因此，醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展情況，對以往工作中存在的不足進行分析，并給出針對性解決措施。若能妥善解決此類問題，并發(fā)揮出檔案管理工作的最大優(yōu)勢，則會在增強醫(yī)院市場競爭力的同時，更好地實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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[2]魯延紅.文檔一體化在文書檔案信息化管理中的應用分析[J].辦公室業(yè)務，2020

（作者單位：寧夏銀川市第一人民醫(yī)院）