羅仁杰

摘要：以往供電企業(yè)電力客戶檔案的管理一般都是以紙質(zhì)形式為主，并且以紙質(zhì)進(jìn)行相關(guān)的歸檔和保存工作，但是在時(shí)代的不斷發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電力客戶檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足客戶和供電企業(yè)的發(fā)展需求，同時(shí)這種傳統(tǒng)的管理模式具有較大的局限性，有很多問(wèn)題和弊端無(wú)法克服。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代當(dāng)中，電子化管理模式已經(jīng)應(yīng)用到了各行各業(yè)，并取得了比較理想的應(yīng)用效果，因此，供電企業(yè)要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識(shí)到客戶檔案電子化管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義，同時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理模式改革對(duì)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的意義，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理，使電子化管理具有紙質(zhì)檔案管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);電力客戶檔案;電子化管理

引言

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷變化，供電企業(yè)的內(nèi)部、外部環(huán)境均發(fā)生了變化，為了進(jìn)一步提升供電企業(yè)的客戶服務(wù)質(zhì)量，保證企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力以及可持續(xù)發(fā)展，那么供電企業(yè)需要為全社會(huì)用電客戶提供相關(guān)的憑證和依據(jù)，也就是文章即將展開(kāi)討論的電力客戶檔案，供電企業(yè)需要完善標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)電力客戶檔案的電子化管理，不斷提升員工的工作水平，對(duì)供電企業(yè)有著極為重要的意義。

1供電企業(yè)電力客戶檔案的主要內(nèi)容

供電企業(yè)客戶檔案是企業(yè)與客戶在業(yè)務(wù)合作中形成的，是一些具有保存價(jià)值的圖表、數(shù)據(jù)、文字等包括變更用電、用電檢查、客戶服務(wù)信息等資料。由于多種因素的原因，供電企業(yè)電力客戶檔案一直沒(méi)有被歸納到企業(yè)檔案管理的范疇中去，很多供電企業(yè)對(duì)客戶檔案資料管理缺少相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案編號(hào)、保存方法、保管期限都不夠統(tǒng)一，檢索手段也較為落后，保管環(huán)境不能符合當(dāng)前檔案管理的要求。另外，供電企業(yè)的電力客戶分為兩種，分別是高壓客戶和低壓客戶，高壓客戶的供電電壓一般都是10KV以上，低電壓客戶的額定電壓為220/380KV的客戶。然而，無(wú)論是高壓客戶還是低壓客戶，相關(guān)的客戶檔案內(nèi)容都會(huì)包括業(yè)務(wù)擴(kuò)充環(huán)節(jié)，例如抄寫、核對(duì)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、電能計(jì)量管理環(huán)節(jié);用電檢查環(huán)節(jié)還會(huì)涉及很多相關(guān)的信息數(shù)據(jù)和文件資料，例如客戶的用電申請(qǐng)表，客戶的土地使用證明、產(chǎn)權(quán)人、法人身份復(fù)印件、供電合同、銀行繳費(fèi)委托書、擔(dān)保協(xié)議、驗(yàn)收送電資料、安全用電檢查記錄、違章用電記錄、出發(fā)記錄、客戶確認(rèn)信息變更單等等的內(nèi)容。

2供電企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問(wèn)題

供電企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以就地、屬地化管理為主，把電力客戶的資料以紙質(zhì)的形式存放在企業(yè)的檔案室中，雖然這種檔案管理模式也能完成一些工作，但是在時(shí)代的不斷發(fā)展中，逐漸暴露出了很多缺點(diǎn)。第一：紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境的要求是非常高的，在紙張方面不能選擇易變黃、粘連的紙張，同時(shí)對(duì)溫度濕度也有較高的要求，還需要注意防火、防水、防蟲、防發(fā)霉等，所以在供電企業(yè)當(dāng)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)上述問(wèn)題，導(dǎo)致檔案失效，給工作帶來(lái)很多不便。第二：紙質(zhì)檔案容易受到人為的破壞，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案材料的脆弱性，所以容易受到磨損，丟失，甚至還可能受到人為的故意破壞，給企業(yè)的檔案安全性造成了極大程度的威脅，很多保密檔案無(wú)法保證安全性和完整性。第三：紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)量繁多，在供電企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中涉及到調(diào)取檔案的工作是非常多的，經(jīng)常需要多人同時(shí)查詢檔案、翻閱數(shù)據(jù)資料，然而紙質(zhì)檔案一般都是分號(hào)類別存放在檔案室中的，只能供少數(shù)人翻閱。第四：檔案查閱的速度較慢，紙質(zhì)檔案的查詢是非常繁瑣的，首先需要向上級(jí)部門報(bào)告，然后還要進(jìn)行身份驗(yàn)證、檔案檢索、檔案翻閱等流程，需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間。另外，紙質(zhì)檔案還會(huì)占據(jù)企業(yè)大量的空間，因?yàn)楣╇娖髽I(yè)的客戶檔案是非常多的，紙質(zhì)檔案只能放在櫥柜中存放，而且不同的櫥柜需要留出大量的空間，隨著客戶紙質(zhì)檔案的不斷增多，占據(jù)企業(yè)的空間也就越來(lái)越大。第五：紙質(zhì)檔案缺乏安全的備份，由于傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)的原件為主，然而紙質(zhì)檔案原件會(huì)面臨很多影響和威脅，導(dǎo)致檔案?jìng)浞莸陌踩院陀行詷O低。

3供電企業(yè)電力客戶檔案的電子化管理對(duì)策

3.1健全電子化客戶檔案管理制度

供電企業(yè)的電力客戶檔案要想實(shí)現(xiàn)電子化管理，那么相關(guān)的制度必須要建立健全，并堅(jiān)決執(zhí)行，按照當(dāng)前供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀，不斷構(gòu)建相應(yīng)的電子化管理辦法，約束檔案管理供作人員，使供作人員明確自身的工作職責(zé)以及電子化檔案管理方式。對(duì)已經(jīng)收集到的文字信息、圖文信息、視頻信息等資料，應(yīng)該根據(jù)電力客戶檔案形成規(guī)律，在科學(xué)保管到電子檔案的前提下，進(jìn)行合理的分類整理，設(shè)置歸檔項(xiàng)目，例如相關(guān)電力客戶的基本資料，客戶配電的相關(guān)信息、投運(yùn)資料、歷次用電安全檢查信息數(shù)據(jù)，以及已經(jīng)由客戶簽字后的用電收據(jù)等資料。另外，供電企業(yè)需要按照自身企業(yè)的實(shí)際情況以及電子化檔案管理的要求，制定相關(guān)的客戶檔案管理方法和制度，辦法和制度中需要明確電子化客戶檔案的管理范圍，歸檔內(nèi)容和要求，以及相關(guān)的共享、查詢要求。這樣不僅能在分類客戶檔案過(guò)程中給供作人員提供參考標(biāo)準(zhǔn)，還能提升電子化客戶檔案資料的可操作性和有效性。在電子化客戶檔案管理制度的制定過(guò)程中，要始終遵守著資料齊全、內(nèi)容完整的原則，要想達(dá)到這一要求，那么就應(yīng)該重視電子化的信息資料收集工作，始終把客戶資料的電子建檔工作按照相關(guān)的檔案管理制度或辦法的要求，在業(yè)務(wù)工作中收集客戶的真實(shí)、有效資料，對(duì)內(nèi)部形成相應(yīng)的資料進(jìn)行整理，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的審查工作。

3.2完善電子化客戶檔案管理

隨著時(shí)代的進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，意味著傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)和時(shí)代脫軌，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，因此檔案管理工作必須得到創(chuàng)新和改革，呈現(xiàn)出電子化、信息化、時(shí)代化的發(fā)展趨勢(shì)。所謂的電子化檔案管理工作就是運(yùn)用新型的信息技術(shù)實(shí)行對(duì)檔案的數(shù)據(jù)、信息采集，以及整合、提取的全過(guò)程。傳統(tǒng)的供電企業(yè)檔案管理工作主要以紙質(zhì)管理為主，上文闡述了紙質(zhì)管理的一些弊端，所以在科技的發(fā)展下，電子檔案的管理形式逐漸普及在了企業(yè)的管理工作當(dāng)中。電力客戶電子檔案就是以計(jì)算機(jī)為依據(jù)，利用計(jì)算機(jī)磁盤、磁帶等設(shè)備，進(jìn)行對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)和存儲(chǔ)工作，電子化檔案管理不僅能進(jìn)一步保證檔案的安全性，還能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源共享。對(duì)于供電企業(yè)來(lái)說(shuō)，要想全面構(gòu)建獨(dú)立的、系統(tǒng)的客戶檔案信息管理電子平臺(tái)，就必須實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案信息的有效管理，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化和現(xiàn)代化。另外，對(duì)以往已經(jīng)生成的紙質(zhì)檔案，也要進(jìn)行電子化的管理，企業(yè)需要派專人對(duì)以往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集整理，將紙質(zhì)檔案按類型、年限分好類別，然后存入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，這樣在日后的使用中能更方便、快捷?？偟膩?lái)說(shuō)，供電企業(yè)對(duì)電力客戶的檔案管理不能僅僅采用一種手段，需要加入電子化檔案管理模式雙管齊下。

結(jié)語(yǔ)

總之，供電企業(yè)的客戶檔案電子化管理是時(shí)代的產(chǎn)物，為了適應(yīng)未來(lái)的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)和工作需求，企業(yè)必須要對(duì)檔案的電子化管理問(wèn)題進(jìn)行深入研究，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，盡快完成電子化檔案管理的制度體系，使企業(yè)在檔案管理的轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新中，謀求更多的發(fā)展。

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