申維飛

摘要：針對目前信托公司在會計檔案管理中面臨的困境，從信息技術(shù)支持、相關(guān)法規(guī)施行情況和信托業(yè)務(wù)特點三方面對信托項目會計檔案電子化的可行性進行分析，并提出信托項目會計檔案電子化的實施路徑。

關(guān)鍵字：信托項目 會計檔案 電子化

隨著信托行業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理模式給信托公司帶來巨大的壓力和挑戰(zhàn)，同時隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的會計資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸，新《會計檔案管理辦法》的實施也為會計檔案電子化提供了法律依據(jù)，信托項目會計檔案電子化的條件日漸成熟。

一、傳統(tǒng)會計檔案管理模式下信托公司面臨的困境

首先，與傳統(tǒng)企業(yè)的會計核算相比，信托業(yè)務(wù)核算有其特殊性，導(dǎo)致會計檔案管理工作量大，管理成本高。根據(jù)信托公司管理辦法的規(guī)定，信托公司對所管理的信托業(yè)務(wù)以每個信托項目為會計核算主體，獨立建賬，單獨管理，并對每個信托項目單獨編制信托財務(wù)報表;對于一家信托公司少則幾百個，多則幾千個信托項目而言，就需要建成百上千個賬套，并對每個賬套單獨核算，單獨編制會計報表，在此情況下對所有的信托項目的會計檔案全部進行紙質(zhì)歸檔，無疑給信托公司帶來巨大的壓力和挑戰(zhàn)。

從信托業(yè)務(wù)開展情況來看，信托業(yè)務(wù)投資于股票、債券等業(yè)務(wù)交易頻繁、且每天需要對各項資產(chǎn)進行估值、計提各項稅費，憑證量大，且隨著資管行業(yè)凈值化管理時代的到來，非標業(yè)務(wù)也需要進行估值，憑證數(shù)量將呈成倍增長，如果全部要進行紙質(zhì)打印、紙質(zhì)裝訂，將占用大量人力物力成本，增加管理成本，造成資源浪費。

其次，傳統(tǒng)檔案管理模式下原始憑證的獲取存在困難。以銀行回單為例，信托公司管理辦法規(guī)定每個信托項目需要單獨開立信托專戶，由于信托公司在全國展業(yè)信托專戶遍布全國的各家銀行，作為重要原始憑證的銀行回單和交易流水的收集存在很大困難，且傳遞過程中丟失回單的情況時有發(fā)生，給會計檔案的歸檔帶來很大困難。同時也因原始會計資料缺失，增加了信托公司的財務(wù)風(fēng)險。

此外紙質(zhì)會計檔案調(diào)閱不便。歸檔后的會計檔案一般由檔案管理部門統(tǒng)一保管，由于該類檔案的后續(xù)調(diào)閱頻繁，調(diào)閱不僅費時費力，還增加了檔案丟失和損毀風(fēng)險，且紙質(zhì)會計檔案沒有備份，一旦丟失損毀將造成無法挽回的損失。

二、信托項目會計檔案電子化的可行性分析

（一）電子簽名技術(shù)的發(fā)展，助推了電子化會計資料的普及化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是電子簽名技術(shù)的發(fā)展，電子化票據(jù)普及率越來越高，為信托項目會計檔案電子化提供了重要條件。2005年4月1日《中華人民共和國電子簽名法》的正式實施，明確了電子簽名的法律效力。隨著電子簽名技術(shù)的發(fā)展和電子簽名法律效力的明確，作為從外部接收的會計資料的電子化普及率越來越高，目前絕大多數(shù)銀行已開通銀行電子回單下載功能，電子發(fā)票也越來越多的得以應(yīng)用。

（二）新《會計檔案管理辦法》為會計檔案電子化提供了法律依據(jù)

早在2012年中國證券投資基金業(yè)協(xié)會修訂的《證券投資基金會計核算業(yè)務(wù)指引》明確基金管理人與基金托管人在確?；饡嫏n案安全、可靠保存的前提下，基金會計檔案可采用紙、磁、光盤等方便實用、易于保管的介質(zhì)保存。2015年財政部和國家檔案局對《會計檔案管理辦法》進行修訂，新《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號）已于2016年1月1日正式施行，其中明確規(guī)定企業(yè)可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。滿足一定條件的單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，滿足一定條件的從外部接收的電子會計資料且符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

（三）信托業(yè)務(wù)特點有利于會計檔案電子化的推行

信托業(yè)務(wù)與傳統(tǒng)企業(yè)業(yè)務(wù)相比，具有存續(xù)時間短，單個項目業(yè)務(wù)類型單一的特點，會計原始資料來源相對單一。此外，目前信托日常業(yè)務(wù)基本實現(xiàn)了全線上流程化管理，會計核算數(shù)據(jù)由前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸至信托財務(wù)估值核算系統(tǒng)，流程線上化標準化程度高，符合單位內(nèi)部電子形成的會計資料電子化保存條件，從外部接收的電子會計資料主要是銀行回單、交易流水、發(fā)票，隨著電子回單、電子發(fā)票的普及化，這些從外部接收的電子會計資料也能滿足《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的簽名要求，符合外部接收的電子會計資料電子形式歸檔保存條件。

三、信托項目會計檔案電子化實施路徑分析

（一）搭建電子化會計檔案管理系統(tǒng)

對于電子化檔案管理系統(tǒng)搭建方案的選擇，既可以通過對原有的會計核算系統(tǒng)升級改造實現(xiàn)對電子會計檔案的管理功能，也可以搭建專門的電子化檔案管理系統(tǒng)，在專門的電子會計檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)檔案管理的所有工作。從實操來看，目前主流的財務(wù)軟件實現(xiàn)會計核算和會計檔案一體化管理的案例相對較少，采用單獨搭建會計檔案管理系統(tǒng)對于信托公司來說更具可行性。在單獨搭建會計檔案管理系統(tǒng)的情況下，需要做好如下幾方面工作：

1、建立完善的檔案歸檔、保管規(guī)則

建立完善的檔案歸檔、保管規(guī)則，確保電子會計檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，滿足電子檔案長期保管要求。建立記賬憑證與原始憑證的關(guān)聯(lián)關(guān)系，會計憑證、會計賬簿、會計報表的關(guān)聯(lián)關(guān)系，滿足檔案歸檔要求，方便后續(xù)憑證檢索調(diào)閱。

2、設(shè)置歸檔校驗、審核機制，確保歸檔準確性、完整性

設(shè)置會計檔案歸檔的系統(tǒng)校驗規(guī)則，確保歸檔資料的真實性，確保檔案歸檔的準確性、完整性，同時設(shè)置經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，確保檔案管理的規(guī)范性，安全性，防范檔案被篡改風(fēng)險。

3、實現(xiàn)會計檔案的智能化檢索和分析功能

通過設(shè)置多維度檢索條件，實現(xiàn)智能化檢索調(diào)閱會計檔案。通過對電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和利用，可以為公司的決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息。

4、做好電子會計檔案備份

做好電子會計檔案備份，防范自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞造成的檔案損毀風(fēng)險，另外定期將電子會計檔案、元數(shù)據(jù)及其讀取平臺進行硬拷貝，下載到可脫機保存的載體上，并按時向檔案管理部門移交。

（二）推進RPA技術(shù)在會計檔案電子化中的應(yīng)用

所謂的RPA技術(shù)是通過計算機編程或者輔助軟件模擬人類的操作，按照人類設(shè)計的規(guī)則執(zhí)行流程任務(wù)，也就是所謂的流程機器人或軟件機器人。信托項目會計檔案管理很多環(huán)節(jié)存在重復(fù)性、無需人工決策的固定性流程化操作，符合RPA技術(shù)的應(yīng)用場景。因此可以通過引入RPA技術(shù)在會計檔案電子化中的應(yīng)用，提高會計檔案管理效率。例如可以通過RPA技術(shù)實現(xiàn)銀行回單等會計原始資料的自動下載存檔。目前銀行業(yè)已基本實現(xiàn)了回單電子化，通過RPA技術(shù)替代會計人員登錄銀行網(wǎng)銀、下載銀行回單這些重復(fù)性、不需要人工決策的工作，一方面提升了工作效率，另一方面也節(jié)省了人力成本。

（三）完善電子化下會計檔案管理制度

信托項目會計檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子化管理，其對應(yīng)的檔案整理、歸檔、移交、保管、檢索、借閱等會發(fā)生根本性的變化，需要制定專門的電子化會計檔案管理制度，確保各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性管理。

參考文獻：

[1]中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》

[2]李屹.會計檔案電子化管理探析[J];納稅;2018（30）

[3]房英玨.電算化環(huán)境下會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].財會學(xué)習(xí)，2016（16）.

[4]周催影 胡成.新時期構(gòu)建國家會計檔案信息平臺的思考[J];財會通訊;2018（28）