藺亞松

摘要：政府部門內(nèi)的文書檔案，是如實記錄和反應(yīng)一切政務(wù)工作內(nèi)容的重要載體，具有非常重要的借鑒、參考和利用價值。但是由于缺少嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和培訓(xùn)機制，導(dǎo)致該工作還存在較多問題。本文主要分析了基層政府部門文書檔案管理工作中存在的問題，并積極探究了有效的優(yōu)化措施，以期能夠提升基層政府部門文書檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：基層政府;文書檔案;管理工作

政府文書檔案工作屬于基礎(chǔ)性內(nèi)容，但是在政府部門各項工作開展中起到了十分重要的作用。良好的檔案管理工作，可以確保其他工作和業(yè)務(wù)活動有條不紊的開展。當(dāng)前在基層政府文書檔案管理工作當(dāng)中還存在較多問題，例如文書檔案管理制度不完善、信息化水平不足等情況，需要及時采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化處理，不斷強化基層政府部門文書檔案管理水平。

一、基層政府文書檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理制度不完善

在基層政府部門當(dāng)中產(chǎn)生的文書檔案種類比較多，并且隨著部門工作年限的不斷提升，文書檔案數(shù)量也在不斷的增加。為了避免一部分文書檔案出現(xiàn)破損和丟失的情況，需要制定出有效的文書檔案管理工作制度，確保各項工作的順利進(jìn)行。當(dāng)前在政府文書檔案管理工作開展中，也具備相應(yīng)的工作制度，但是內(nèi)容長期缺少更新，無法真正滿足實際工作需求，管理工作人員還在按照傳統(tǒng)的工作思維和工作模式，開展文書檔案管理工作，沒有把文書檔案潛在的利用價值充分發(fā)揮出來。

2.文書檔案管理信息化水平不足

當(dāng)前社會發(fā)展已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于社會各行各業(yè)都產(chǎn)生了重要影響，整個社會都在推行互聯(lián)網(wǎng)+模式的貫徹落實。在文書檔案管理當(dāng)中結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用，能夠有效地減少分?jǐn)?shù)檔案管理工作壓力，提升文書檔案的利用效率。但是信息化建設(shè)需要提前投入較多的資金成本，并需要配合開展后期信息系統(tǒng)的管理工作和維護(hù)工作。一部分地區(qū)基層政府由于自身財政資金比較緊張，無法在信息化建設(shè)中投入過多資金，導(dǎo)致文書檔案管理的信息水平不足。在具體工作時間當(dāng)中，不管是文書檔案的收集還是檢索，都需要人工來完成，不僅降低了工作效率，還會影響文書檔案信息的全面性。

3.文書檔案管理人員素質(zhì)不足

基層政府部門需要建立高素質(zhì)文書檔案管理團隊，從而提升文件資料的收集、歸檔、分類、整理等工作質(zhì)量。在基層政府當(dāng)中負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理的工作人員，參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會比較少，并且很多工作人員都是兼職完成檔案管理工作，導(dǎo)致個人檔案管理專業(yè)技能一直無法得到有效提升。

二、基層政府文書檔案管理工作優(yōu)化措施

1.建設(shè)完善的文書檔案管理制度

為了能夠確保文書檔案管理收入工作、整理工作和借閱工作的規(guī)范性，把文書檔案的利用價值充分發(fā)揮出來，需要制定出完善的文書檔案管理制度，利用制度的貫徹落實，確保文書檔案資料更加安全和完整?；鶎诱块T在原來管理工作基礎(chǔ)上，要結(jié)合當(dāng)下各工作部門工作開展需求，針對性把工作制度內(nèi)容進(jìn)行完善和補充，提升工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)型。要積極完善《檔案管理辦法》和《文件材料整理及歸檔辦法》，具備更加健全和完整的文書檔案移交制度，規(guī)范的文件檔案運行記錄，明確負(fù)責(zé)文書檔案管理工作的具體職責(zé)，并對于檔案內(nèi)容的收集、歸檔的范圍和時間進(jìn)行了進(jìn)一步的詳細(xì)明確。

2.建設(shè)文書檔案信息管理系統(tǒng)

根據(jù)當(dāng)前檔案管理事業(yè)發(fā)展角度來看，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)文書檔案信息化管理已經(jīng)是迫在眉睫。作為基層政府文書檔案管理，要認(rèn)識到文書檔案管理對于基層政府各項工作開展起到的重要價值，并全力以赴推動文書檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)?；鶎诱块T需要從財政當(dāng)中，專門拿出一部分資金來用于本單位文書檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，明確出文書檔案系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)模，爭取能夠利用更少的成本投資來建設(shè)出利用性更強的檔案信息管理系統(tǒng)，為基層政府各項工作的開展提供重要參考。

3.強化管理人員的培訓(xùn)工作

當(dāng)前在基層政府檔案管理工作當(dāng)中，缺少綜合性人才，現(xiàn)有工作人員不是學(xué)歷較低，就是業(yè)務(wù)素質(zhì)比較差，并不能真正滿足文書檔案管理創(chuàng)新發(fā)展需求。再加上在基層政府機構(gòu)當(dāng)中檔案數(shù)量不斷增多，為了能夠把文書檔案服務(wù)價值充分發(fā)揮出來，需要基層政府制定出專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)計劃，讓負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理的工作人員明確新時期文書檔案管理工作要求。要定期開展具有常態(tài)化特點的培訓(xùn)教育活動，除了學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)之外，還需要在引進(jìn)的信息化管理設(shè)備中進(jìn)行實踐演練，能夠正確發(fā)揮出信息設(shè)備的檔案管理優(yōu)勢，提升文書檔案管理效率。

4.挖掘文書檔案的利用價值

文書檔案管理目前只是一種管理手段，并沒有真正深入挖掘文書檔案背后隱藏的價值，也無法真正為政府部門和其他機關(guān)單位工作提供支持。因此當(dāng)前檔案管理工作人員主要工作任務(wù)，就是實現(xiàn)文書檔案潛在價值的挖掘和利用。檔案管理工作人員需要具備創(chuàng)新工作思維，能夠在工作當(dāng)中，利用輔助工具整合和利用文書檔案。例如應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，把大量文書檔案按照一定的指標(biāo)進(jìn)行分類，讓復(fù)雜的文書檔案變得更加有條理。這樣用戶在查閱和借閱的過程當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)定位，為檔案的調(diào)取提高了效率。

5.做好部門之間的協(xié)調(diào)合作

在政府部門當(dāng)中，有很多文書檔案的利用價值非常高，并且來源于其中各個工作部門，因此需要正確處理好各部門之間的關(guān)系，才能夠強化文書檔案管理質(zhì)量。檔案管理人員要及時了解個工作部門的新工作動態(tài)，根據(jù)基層政府實際工作情況，思考如何圍繞著單位的中心工作開展文書檔案管理，收集到更加全面和真實的文書檔案資料，為政府部門的發(fā)展提供重要參考。

結(jié)語：

綜上所述，基層政府部門各項工作開展離不開文書檔案的利用，并且在信息化建設(shè)過程中，進(jìn)一步凸顯出了文書檔案存在的價值。需要政府部門能夠認(rèn)識到該工作開展重要性，不斷強化檔案，管理人員責(zé)任意識和管理能力，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用提升文書檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]程帥.政府文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略[J].就業(yè)與保障，2020（16）：41-42.

[2]袁榮.加強政府部門文書檔案管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）：96+122.

[3]葉冬梅.新形勢下政府文書檔案管理的優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：122.