戴佳俊

(宿遷學(xué)院，江蘇 宿遷 223800)

一、引言

在社會經(jīng)濟和科技極速發(fā)展的背景下，形形色色的企業(yè)不斷涌現(xiàn)，有的不斷做大做強，有的曇花一現(xiàn)，而企業(yè)能長久地發(fā)展下去，除了依靠企業(yè)的產(chǎn)品取勝，更需要企業(yè)有一個良好的管理制度，確保企業(yè)能夠健康地運轉(zhuǎn)。作為管理制度主要的構(gòu)成部分，內(nèi)部控制制度可以有效地防范企業(yè)經(jīng)營過程中可能會發(fā)生的各種徇私舞弊行為，提高企業(yè)的運作效率，保證各種制度得到有效落實。貨幣資金作為企業(yè)一切經(jīng)濟活動的起始點和最終的落腳點，具有一定的特殊性，在對其進行控制時面臨的問題更為突出，從企業(yè)的長遠發(fā)展來為貨幣資金構(gòu)建一個合理有效的控制體系是必須的，我們必須加強對它的設(shè)計和完善，為企業(yè)的長久運轉(zhuǎn)做好保障。

二、A公司貨幣資金內(nèi)部控制現(xiàn)狀

A公司是一家大型金屬制造企業(yè)，國家科技部和中科院認定的“雙高”企業(yè)，是所在地區(qū)的支柱企業(yè)之一。它擁有眾多子公司，主要生產(chǎn)空調(diào)與制冷行業(yè)用的高精度銅盤管、高效傳熱內(nèi)螺紋銅盤管、無氟制冷劑用的高清潔度銅盤管等產(chǎn)品，最近幾年該公司成為中國精密銅管生產(chǎn)廠家和極具實力的科研開發(fā)創(chuàng)新基地，成功躋身其所在領(lǐng)域的前五強，市場份額占國內(nèi)一級市場的40%。近年來，A公司的分支機構(gòu)不斷增加，貨幣資金的管理也越來越復(fù)雜，如何建立健全貨幣資金的內(nèi)部控制，保證對貨幣資金的控制、提高資金利用率是十分重要的。因此A公司在綜合已有的內(nèi)部控制理論和實踐結(jié)果上，結(jié)合自身的情況，進行合理的修改，形成了一套具有一定優(yōu)勢和創(chuàng)新性的貨幣資金內(nèi)部控制制度。

(一)公司資金管理部門組織架構(gòu)

A公司屬于大型國有制造企業(yè)，企業(yè)日常的收付款業(yè)務(wù)眾多且繁雜，資金流量大，貨幣資金出現(xiàn)風(fēng)險的可能性大，管理起來較為復(fù)雜困難，因此公司成立了單獨的部門進行資金管理。公司的資金管理部門下設(shè)7個分部，分別管理有關(guān)貨幣資金業(yè)務(wù)流程的不同方面，各分部互不干涉，相互獨立。銀行業(yè)務(wù)部主要負責(zé)銀行賬戶的管理，進行賬戶的開設(shè)、注銷、更新、對賬單的獲取等；融資管理部主要負責(zé)公司的融資籌資業(yè)務(wù)；資金業(yè)務(wù)部主要負責(zé)企業(yè)日常的資金交易相關(guān)活動；海外業(yè)務(wù)部主要負責(zé)的是公司海外業(yè)務(wù)的資金交易和海外分公司的資金收付活動；資金共享中心主要負責(zé)公司資金日報的登記，以及資金相關(guān)問題的發(fā)布和咨詢；資金分析部主要負責(zé)公司資金相關(guān)的各項指標(biāo)的分析，以及資金的利用情況、流量分析等；內(nèi)部控制部主要是負責(zé)本部門內(nèi)部控制的有效執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題，對內(nèi)部控制進行及時的調(diào)整。

(二)公司貨幣資金內(nèi)部控制相關(guān)狀況

A公司的貨幣資金內(nèi)部控制制度已經(jīng)得到了相當(dāng)完善的設(shè)計和有效的執(zhí)行，相關(guān)的管理系統(tǒng)也較為成熟，資金的收付款業(yè)務(wù)流程都已經(jīng)全網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)了收付、審批、復(fù)核環(huán)環(huán)相扣，只有前一步的流程得到有效的認證才可進行下一步的操作。

1.庫存現(xiàn)金相關(guān)控制

為了有效地控制現(xiàn)金收付和現(xiàn)金保管過程中所存在的各種風(fēng)險，除一些必要情況外，A公司已經(jīng)基本很少使用現(xiàn)金。對于員工的報銷業(yè)務(wù)實行OA系統(tǒng)報銷，員工在系統(tǒng)中提交申請和相關(guān)單據(jù)，相關(guān)部門審批后，自動劃款至個人賬戶。對于必要的留存的現(xiàn)金實行現(xiàn)金留存額度管理、現(xiàn)金提現(xiàn)管理、現(xiàn)金收支管理、現(xiàn)金盤點管理。

2.銀行存款相關(guān)控制

A公司下屬子公司眾多，共有國內(nèi)銀行賬戶300多個，國外銀行賬戶50多個，公司的銀行賬戶管理工作較重，其中可能出現(xiàn)的問題較多，因此公司對賬戶的管理工作要求也很高，為此公司設(shè)置了專門的部門——銀行業(yè)務(wù)部進行管理，并設(shè)計了相關(guān)的內(nèi)部控制制度。

對于賬戶的開戶處理，相關(guān)部門提交開戶申請，在OA系統(tǒng)填寫申請，寫明要求開戶的主體和原因，并將相關(guān)內(nèi)容以郵件的方式發(fā)送給銀行業(yè)務(wù)部。銀行業(yè)務(wù)部收到申請后，首先評估開戶銀行，然后交給本部負責(zé)人和資金管理部負責(zé)人審批。

對于賬戶的銷戶處理，也是由相關(guān)部門先提交申請，再經(jīng)由銀行業(yè)務(wù)部負責(zé)人和資金管理部負責(zé)人審批后，檢查賬戶余額是否清零，進行相應(yīng)處理后方可銷戶。為了防止出現(xiàn)過多的無用賬戶，增加不必要的管理資源消耗，銀行業(yè)務(wù)部定期對賬戶使用情況進行分析整理，對于長期不用的賬戶，及時聯(lián)系賬戶相關(guān)負責(zé)人，考慮是否需要銷戶，經(jīng)評估后，進行銷戶。

關(guān)于銀行存款收付款的控制，A公司的銀行存款收付業(yè)務(wù)已經(jīng)實現(xiàn)了系統(tǒng)統(tǒng)一管理模式，主要通過資金管理系統(tǒng)進行。而公司的資金管理系統(tǒng)已經(jīng)和銀行的系統(tǒng)進行了互聯(lián)，可以進行銀企直聯(lián)付款，企業(yè)的管理系統(tǒng)也可以及時更新收付款信息和銀行流水。

3.大額付款提前報告制度

對于超過150萬元的資金付款業(yè)務(wù)，公司要求相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門提前報告，提前申請，以防止資金的流動性出現(xiàn)問題。資金管理部門在接到大額付款報告后，及時對相關(guān)賬戶進行查詢，檢查資金是否充足，能否足額付款，如不夠，應(yīng)及時報告部門負責(zé)人，向主賬戶進行請款，防范資金短缺現(xiàn)象。在進行大額付款后，資金管理業(yè)務(wù)員還應(yīng)及時跟進付款到賬情況，并針對每筆大額付款進行相應(yīng)的備查記錄。

4.貨幣資金效益性控制

A公司業(yè)務(wù)較多，因此對應(yīng)的原材料的需求量是巨大的，公司存在著大量應(yīng)付賬款。公司借著自己業(yè)務(wù)量大的優(yōu)勢，不斷與供應(yīng)商進行協(xié)商，延長自己的付款期限，這也就使得公司可以長期免費占用一些貨款資金，并利用這些資金進行合理的再投資，大大提高了資金的使用效益。在閑置資金管理方面，由公司的資金管理業(yè)務(wù)員對公司近期的資金需求量和閑置資金量進行分析評估，將可以合理利用的閑置資金進行短期的保本投資，來提高閑置資金的營利能力。同時，其在進行投資前應(yīng)報備部門負責(zé)人審批，對于大額投資還應(yīng)報備財務(wù)總監(jiān)審批。

三、A公司貨幣資金內(nèi)部控制存在的主要問題

(一)監(jiān)盤執(zhí)行存在問題

對于資金管理部所持有的U盾、相關(guān)財務(wù)章，內(nèi)部控制部在每月末會進行監(jiān)盤，但是監(jiān)盤所使用的盤點表是由保管人員直接提供的，其完整性和變動情況無法獲得驗證。監(jiān)盤程序只能發(fā)現(xiàn)盤點表上列明物品的存在情況，并不能發(fā)現(xiàn)未列明物品的存在情況，因此監(jiān)盤程序并不是有效的，監(jiān)盤的目標(biāo)也不能充分的實現(xiàn)。

(二)印章管理存在問題

公司的印章管理規(guī)定要求，只有經(jīng)過部門負責(zé)人審批簽字過后才可以使用，且分部負責(zé)人要在備注部分進行簽字確認。但是資金管理部在進行相關(guān)業(yè)務(wù)時并沒有嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，常常出現(xiàn)資金管理業(yè)務(wù)員直接蓋章，再向負責(zé)人報備審批手續(xù)的情況，而且印章的保管人員在給予相關(guān)人員蓋章后，并沒有檢查事后的審批情況，沒有把印章的管理規(guī)定執(zhí)行到位。

(三)資金投資的監(jiān)控存在問題

公司為了使貨幣資金得到充分利用，提高效益，對閑置資金進行投資，但是小額投資一般都是由相關(guān)的資金管理人員分析后報經(jīng)部門負責(zé)人后就進行，大額投資也只是報經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批決定后便進行。至于投資的原因、投資的方向和金額都是由資金管理部全權(quán)確定，缺乏和其他部門的商量和互動，內(nèi)部控制部門也并沒有對投資的項目進行分析評估，雖然現(xiàn)在都是進行短期保本投資，但是隨著企業(yè)未來的發(fā)展，投資方向必然也會發(fā)生改變，那么投資風(fēng)險可能就會大大增加，缺乏其他部門的協(xié)調(diào)分析，僅僅依靠一個部門就進行投資決策，投資風(fēng)險可能沒法做到有效控制。

(四)預(yù)算編制和執(zhí)行存在問題

公司每年年末都會進行下一年度的預(yù)算編制。目前公司正在打造全國性的倉儲系統(tǒng)，在倉儲建設(shè)和技術(shù)上的投資額巨大，公司一直認為其有著良好的發(fā)展前景，但是在不斷的建設(shè)中發(fā)現(xiàn)，所帶來的利潤與投資額相比并不理想，因此需要減少以后年度的建設(shè)，避免損失。而在相關(guān)的預(yù)算編制中倉儲建設(shè)的預(yù)算并沒有下降，而且每年的實際發(fā)生額和預(yù)算額差距較大，年中需要進行多次調(diào)整，預(yù)算并沒有得到有效執(zhí)行。

四、優(yōu)化A公司貨幣資金內(nèi)部控制的建議

(一)強化監(jiān)盤前后的控制

A公司對于監(jiān)盤方面目前存在的主要問題首先有監(jiān)盤表是由實物管理人員自己進行控制。其次是管理人員提供的盤點表的真實性、完整性、準(zhǔn)確性，內(nèi)部控制人員并沒有執(zhí)行相應(yīng)的程序進行驗證。對此可以做出以下幾點優(yōu)化:首先對于公司的印章和U盾的控制不能僅靠使用人，內(nèi)部控制的人員也應(yīng)該進行相應(yīng)的參與，及時了解相關(guān)的變動情況。內(nèi)部控制部門應(yīng)該將及時填寫印章和U盾控制表作為一項專門的工作任務(wù)，安排專人進行管理。其次在監(jiān)盤前，印章和U盾的管理人員應(yīng)該定期及時地將印章、U盾最近的增減變更情況向內(nèi)部控制部門進行反映，填寫相關(guān)的變動情況表，并檢查相關(guān)變動的支持性憑證是否齊全，變動是否合理。在監(jiān)盤進行前，內(nèi)部控制部門的人員應(yīng)該根據(jù)保管人員定期反映上來的變動情況，自行編制控制表，在監(jiān)盤時與保管人員的控制表進行核對，檢查是否一致，如有不符情況，應(yīng)該及時分析查實原因。最后，在監(jiān)盤后，如果盤點情況和盤點表不一致，內(nèi)部控制人員應(yīng)詢問保管人員不符事項的原因，根據(jù)解釋檢查相關(guān)不一致原因的支持性文件、憑證，并將所發(fā)現(xiàn)的不符事項進行記錄。對待監(jiān)盤工作認真細致，同時全程保持一定的職業(yè)懷疑的態(tài)度。

(二)嚴(yán)格執(zhí)行印鑒管理審批制度

A公司在印鑒審批制度上的執(zhí)行沒有遵照流程進行，且管理人員很少記錄印鑒的使用情況。公司要加強對印章使用制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，強化員工對于印章使用按流程執(zhí)行的意識，落實印章保管人員的責(zé)任。公司的內(nèi)部控制部門應(yīng)該加強對印章管理審批制度執(zhí)行情況的檢查，經(jīng)常到印章保管人員處觀察對于印章的使用情況，用章人員是否都是經(jīng)過審批的，有無無審批就先行蓋章的情況發(fā)生，對于用章情況是否進行了登記，并檢查登記情況與申請所述情況是否相符，人員、日期等項目是否填寫完整、準(zhǔn)確，用章申請表是否合理，審批是否真實。還可設(shè)置內(nèi)部監(jiān)督制度，如有發(fā)現(xiàn)有不按照規(guī)定流程進行操作的現(xiàn)象可匿名向內(nèi)部控制部門進行反饋，內(nèi)部控制部門收到反饋應(yīng)及時進行檢查，查明是否屬實，并對處理情況進行通報。

(三)完善成本預(yù)算編制

在預(yù)算的編制方面，公司對時事和發(fā)展趨勢的前瞻性不夠，對整體的經(jīng)濟市場和環(huán)境反應(yīng)不夠敏感。建議公司的預(yù)算編制人員多和公司的各項戰(zhàn)略發(fā)展部門與業(yè)務(wù)部門進行溝通，聽取他們的合理意見，并結(jié)合公司的發(fā)展目標(biāo)和戰(zhàn)略方向，在對市場做出合理預(yù)測的基礎(chǔ)上進行編制，讓公司的成本預(yù)算和市場發(fā)展的走向一致，減少不必要的成本預(yù)算，以免對公司造成不必要的損失。對于預(yù)算的執(zhí)行情況也應(yīng)該進行及時的跟進，了解運營過程中所發(fā)生的變動，面對變化莫測的市場情況隨時做出調(diào)整，做到有利時乘勝追擊，無利時及時止損。

五、總結(jié)

貨幣資金是公司持續(xù)發(fā)展的基石，在公司資產(chǎn)中占據(jù)重要地位，是企業(yè)日常經(jīng)營活動能夠順利進行的保障，是企業(yè)一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)的起點和終點。同時它流動性強、易舞弊、易占用，所以貨幣資金的內(nèi)部控制是十分必要的。它也是內(nèi)控管理制度中重要的一部分，所以公司管理層有必要將貨幣資金的控制管理作為一項重要的管理工作，認真設(shè)計和執(zhí)行與之相關(guān)的內(nèi)部控制制度，有效地降低貨幣資金所面對的風(fēng)險。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的不斷擴大，在未來的企業(yè)發(fā)展之路上，內(nèi)部控制制度必然會發(fā)揮越來越重要的作用。企業(yè)只有擁有一個良好的管理體制，一個完善的內(nèi)部控制制度，合理地保障貨幣資金的安全性、效益性、流動性，才能夠在充滿坎坷的企業(yè)成長道路上，健康地走下去。