□ 中國民用航空局 馬 達/文

隨著我國經濟社會的快速發(fā)展、國家實力的日漸增強，國家層面以及各個行業(yè)、各個部門經常會舉辦重要的國內外活動、開展影響重大的專項工作，也會參與重大突發(fā)事件的處置工作。如2020年初，新冠肺炎疫情突如其來，全國開始了抗擊疫情的戰(zhàn)斗，中國民航處于疫情防控總體戰(zhàn)、阻擊戰(zhàn)的前沿，是全國抗疫的重要戰(zhàn)場；2022年，第24屆冬奧會即將舉辦，為了提供優(yōu)質的交通運輸服務，中國民航從2019年即開始了準備工作……那么，圍繞這些重大和突發(fā)事件，檔案工作如何服務中心大局、做好本職工作、履行“為黨管檔，為國守史，為民服務”的責任和擔當呢？

提高思想認識 服務國家社會

國家行政部門作為黨的政治機關，其檔案工作尤顯重要。一方面，它是機關工作的有機組成部分，服務本機關政務活動，發(fā)揮資政作用；另一方面，也是國家檔案事業(yè)的組成部分，為國家積累檔案信息資源，發(fā)揮存史作用。機關檔案工作的兩重性決定了機關檔案工作必然要與機關政務活動、與國家檔案事業(yè)相互融合、協(xié)同推進。因此，在本行業(yè)乃至國家重要事件、重大活動、突發(fā)事件的參與和處置過程中，做好存檔留史既是機關工作不可缺少的環(huán)節(jié)，也是檔案事業(yè)發(fā)揮重要作用之關鍵所在。

一般說來，涉及國家或行業(yè)的重要事件、重要工作、突發(fā)事件往往具有鮮明的主題，且社會影響大、涉及范圍廣、持續(xù)時間長，在整個過程中會形成豐富的檔案材料。這些檔案材料是一個國家、一個行業(yè)、一個部門發(fā)展和成就的重要見證與記錄，但日常的年度歸檔方式明顯不利于完整地保持事件、工作的原貌，也不利于日后的查閱利用，因此，需要以建立專題檔案的方式進行收集、整理和歸檔，以便未來查考利用。

以抗擊新冠肺炎疫情為例，這是對國家治理體系和治理能力的一次大考，抗擊疫情的過程也是展現(xiàn)中華民族偉大精神的過程，值得好好總結、好好發(fā)揚。民航局在認真學習貫徹落實習近平總書記重要指示批示精神以及黨中央、國務院決策部署過程中形成的大量文件資料，是民航抗擊疫情的真實記錄，具有較高的史料價值。將這些文件收集好、整理好，建立專題檔案，對日后工作查考、經驗借鑒、歷史研究都具有十分重要的意義。因此，要提高思想認識、增強歸檔意識，完善相關機制，服務好中心工作。

上下齊抓共管 做好專題歸檔

專題檔案一般具有三個特點：一是時間跨度較大，這在一定程度上給檔案的收集整理工作帶來不便；二是覆蓋范圍廣，往往涉及多個單位多個部門，參與主體的廣泛性決定了該類檔案材料產生和存在的普遍性；三是主題明確，自成體系，又相互關聯(lián)，方便立卷。如上文所述有關疫情防控工作是非常典型的建立專題檔案的類型。

那么，如何把重要專題檔案的歸檔工作做細做實呢？這需要機關各部門的高度重視和共同努力。

（一）厘清職責，明確分工

按照《中華人民共和國檔案法》等有關規(guī)定，遵循“誰主辦誰歸檔、誰承辦誰歸檔”的原則，應將責任明確到各個部門，使其各盡其職。

綜合部門，如辦公廳、綜合司或辦公室，承擔機關檔案行政管理職能，履行文件資料歸檔工作的監(jiān)督、檢查職責。檔案館或檔案室負責歸檔指導、文件資料接收、加工整合形成專題檔案并進行數(shù)字化、借閱利用、妥善保管和異質備份等工作。

應對事件的牽頭單位及其各成員單位履行與職責相對應的歸檔主體責任。細化文件資料歸檔范圍，按照專題檔案整理要求，做好本部門本單位形成文件資料的收集、整理和歸檔工作。

成員單位要根據(jù)牽頭單位的工作部署，收集本單位形成的與工作組職責相關的文件資料，按照要求進行初步整理后，移交牽頭單位進行系統(tǒng)整理。同一文件涉及多個單位職責時，文件資料原件移交承擔主要職責的單位。

未直接參與事件相關機制的其他部門，將本單位參與工作直接形成的、涉及行業(yè)和機關工作的相關文件資料，按照要求進行初步整理后，根據(jù)文件資料內容，移交牽頭單位進行系統(tǒng)整理。

（二）明確范圍，應歸盡歸

各單位指定專人負責，及時收集、認真梳理本單位在該項工作中產生的文件資料，做到應歸盡歸、確保齊全完整。需要歸檔的文件資料主要包括：

上級單位和領導對該項工作所作的重要指示、批示、講話以及落實批示指示、交辦事項等工作形成的文件資料。

本部門領導有關該項工作的重要批示、講話、信函、參會報告，以及對行業(yè)工作進行視察調研產生的文件資料。

記錄和反映該項工作的組織領導、工作機制、預案方案等文件資料。

在該項工作中形成的規(guī)范性文件和政策類文件；形成、往來的公文、函件、電報、傳真件，各種簡報、專報、信息以及計劃、總結、報告、大事記、文件匯編等文件資料。

該項工作各類會議材料，包括會議通知、領導同志講話、匯報材料、會議紀要、工作臺賬等文件資料。

涉及該項工作的宣傳報道、新聞發(fā)布工作的通知、方案、文章等文件資料。

履行該項工作形成的其他文件資料。

上述文件資料除紙質文件外，還包括照片、視頻、錄音、手稿、實物等其他載體形式的資料。

（三）嚴格程序，有序實施

專項事件的文件資料應該與機關日常業(yè)務形成的文件材料區(qū)別歸檔，自成體系，遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，建立專題檔案。已歸入專題檔案的文件資料無需在本年度文件資料中的重復歸檔。

第一步是做好收集工作。該項工作的牽頭單位，應按照歸檔范圍，形成文件資料歸檔目錄清單，發(fā)至成員單位參照收集。各成員單位應按照目錄清單，收集本單位需歸檔文件資料，集中統(tǒng)一保管，做到應收盡收。非參與相關工作機制的單位收集本單位需歸檔文件資料，集中統(tǒng)一保管，做到應收盡收。

第二步是做好整理工作。各成員單位需對本單位形成的文件資料進行組件、編頁、排序，經初步整理后移交牽頭單位。照片、音視頻應為原圖、原視頻且清晰可辨，并詳盡著錄背景、人物、來源等信息。

牽頭單位應審核各成員單位提交的歸檔文件資料是否齊全完整，并按照要求進行系統(tǒng)整理，按事由系統(tǒng)排序，統(tǒng)一加蓋檔號章、編制檔號，并形成專題檔案歸檔文件目錄。

非參與工作機制的單位需對本單位形成的文件資料進行組件、編頁、排序，經初步整理后移交牽頭單位進行系統(tǒng)整理。

第三步是做好歸檔移交。牽頭單位應在事件或活動結束后，盡快完成文件資料的歸檔工作，移交機關檔案館或檔案室，并履行移交手續(xù)。

遵循三個原則 實現(xiàn)高質歸檔

一是遵循來源原則，避免重復建檔。涉及國家和行業(yè)的重大事件，往往材料多，覆蓋范圍廣，因而在各項通知及文件材料的上傳下達中，必然產生大量的重復文件，因此在對相關檔案材料進行收集整理的過程中，要特別注意選擇和辨別，剔除大量的重復文件，嚴格遵循來源原則，避免重復建檔。

二是堅持真實原則，保持系統(tǒng)完整。由于涉及部門和單位眾多，可能造成檔案材料相對分散，因此在收集過程中各部門一定要統(tǒng)一協(xié)調，檔案部門應加強督導，注意保持材料之間的連貫、系統(tǒng)和完整，避免虎頭蛇尾。同時在對材料的審查過程中，若發(fā)現(xiàn)一些非本部門開展工作的參考性、資料性文件，也可相應剔除，確保檔案材料的有效可靠。

三是體現(xiàn)個性原則，避免千篇一律。每個部門每個行業(yè)都有其自身的特點和個性，即使面對同一種事情，開展活動的途徑和方式也會有所不同。例如抗擊新冠肺炎疫情，在防控措施上，既有全國統(tǒng)一的要求和方式，也有民航特殊的防控特點和形勢，從而形成大量體現(xiàn)本部門本行業(yè)特色和工作特色的檔案材料，要特別注重收集整理，只有這樣，既能避免千篇一律，又能有利于日后查閱利用和借鑒。

總之，各級檔案部門，既是國家各項重要工作的參與者，又是相關檔案材料的收集和守護者。做好檔案工作，既是業(yè)務需要，也是政治需要。這項崇高事業(yè)，需要我們全力以赴、不斷進取。