吳劉莎

摘要：如今，科研單位的檔案主要從三個層面產(chǎn)生：科研單位日常管理方式、科研學術(shù)活動和科技成果的開發(fā)、設計、營銷和推廣。檔案資料材料本身覆蓋面廣、內(nèi)容復雜，包括公文、高科技、財務會計、基礎設施建設、照片等;同時檔案資料資源開發(fā)和利用率低。因此，如何在檔案資料和材料收集組織利用的基礎上，提高檔案智能化管理能力，提高檔案信息資源綜合利用水平，成為科研單位檔案管理的總體目標。本文探討了新時期科研單位檔案工作的短板，提出對策建議并簡要分析了當下科研單位檔案管理的現(xiàn)狀，從而為當下科研單位檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科研單位;新時期;管理工作

引言：

如今，科學研究所的檔案大多還是依循著傳統(tǒng)的管理方式，但由于檔案資料內(nèi)容越來越多，越來越復雜，且需要經(jīng)常查詢使用，因此檔案管理工作需要優(yōu)化。在新時期中，科研單位需要利用新時期產(chǎn)生的新方法、新技術(shù)、新舉措，進行檔案管理工作的升級，從而為檔案的管理和使用提供更多方便。

1、當今科研單位檔案管理工作的不足之處

加強科研單位檔案的規(guī)范化管理，是未來科研單位發(fā)展趨勢中的首要日常任務，也是促進科研單位更快發(fā)展的有效途徑。隨著科研單位改革的不斷推進，科研單位對檔案存儲的重視程度越來越高。但是，由于傳統(tǒng)工作思維的局限，檔案存儲可能存在一些問題。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案文件存儲的核心概念比較陳舊。在科研單位的檔案保管工作中，部分工作人員仍然習慣性地選擇以純?nèi)肆Φ墓芾矸绞絹硎占鞣N印刷文件、書籍和檔案，而且沒有及時開展電子電腦存檔，眾多的信息內(nèi)容亂七八糟，易丟失難查詢。二是檔案管理的基礎建設滯后于科研單位業(yè)務工作。科研單位檔案存儲是科研單位發(fā)展的重要內(nèi)容。在當今科研單位的檔案管理工作中，單位的各種科研活動和業(yè)務流程進行得非常迅速，但檔案的收集整理與科研單位發(fā)展趨勢的速度不匹配，這對科研單位的發(fā)展造成了明顯的制約。三是檔案保管人員技術(shù)水平不高。由于傳統(tǒng)管理機制的限制，很多工作人員都沒有意識到其中存在的管理隱患，整個管理過程中各種過程的技術(shù)性改進還不夠。科研單位檔案工作人員沒有積極開展技術(shù)的學習和培訓。適應新時期檔案管理工作的能力有限，制約了科研單位檔案管理工作的發(fā)展。

2、新時期科研單位檔案管理的建議

2.1做好檔案資料管理相關(guān)法律法規(guī)的長期宣傳和規(guī)劃工作

應該長期不斷地通過海報、會議、照片等方式對檔案資料相關(guān)法律法規(guī)進行宣傳策劃，并抓住各種宣傳機會，結(jié)合實例進行宣傳策劃，提高大家的檔案資料觀念，增加單位人員對檔案管理工作的理解和應用。最后，嚴格監(jiān)督檔案資料相關(guān)法律法規(guī)的實際遵守效果。在傳統(tǒng)的檔案管理中，科研單位對檔案存儲重視不夠，因此并沒有將單位發(fā)展中的各種業(yè)務流程和科研活動內(nèi)容全程存檔。這樣容易造成信息收集不準確、相關(guān)信息丟失和難以查詢，不利于科研單位領(lǐng)導干部的管理和決策，制約單位長遠發(fā)展。對此，要不斷完善科研單位檔案保管工作中的檔案保管規(guī)章制度。

首先，檔案存儲的概念必須在科研單位內(nèi)部產(chǎn)生?？蒲袉挝还芾砣藛T及其他人員需要加強相關(guān)意識教育，了解科研單位檔案保管的必要性，重視檔案資料的收集整理，這樣才能做好日常的檔案管理工作。其次，根據(jù)科研單位的其他工作目標，不同單位要制定不同的檔案保管標準和規(guī)定，促進科研單位檔案保管更加有序規(guī)范。例如，個人檔案管理內(nèi)容應包括每個研究人員的基本信息、活動狀況、科研條件等。三是完善檔案資料申請全過程的規(guī)范化管理。在科研單位的檔案管理工作中，要管理的檔案信息內(nèi)容越來越多，因此，有必要制定完善的檔案保管規(guī)章制度，將檔案管理作為一個動態(tài)的管理過程，時刻進行檔案和相關(guān)材料的收集、分類等工作，方便各種材料的查閱。如果有了一個標準的檔案管理流程，就可以使得檔案文件管理工作進行得更加快速。

2.2提高科研單位檔案存儲的信息管理水平

隨著新時期的到來，計算機技術(shù)的不斷進步和應用，信息化檔案管理也成為未來時代發(fā)展的主要趨勢。由于我們的生活習慣和閱讀方式正在慢慢改變，所以在科研單位檔案管理全過程，信息化檔案資料的基礎建設也要不斷完善。首先，要進行檔案管理信息化基礎建設。在檔案管理信息化發(fā)展的整個過程中，需要對計算機設備、管理信息系統(tǒng)軟件等的基礎建設進行升級，為檔案管理信息化的發(fā)展提供必要的幫助。其次，要加強信息化檔案管理技術(shù)的推廣。在科研單位發(fā)展的過程中，有必要不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，加強對單位檔案管理人員的教育培訓，使單位檔案管理人員能夠進一步加深對檔案管理信息技術(shù)的認知，進而為檔案信息管理系統(tǒng)中的各類檔案、文獻制定標準。同時科研單位要統(tǒng)一各種檔案、信息資源的檔案格式，這樣管理人員就可以按照統(tǒng)一的標準和規(guī)定進行檔案文件收集、整理和存儲，從而提高檔案管理水平。

2.3為優(yōu)質(zhì)檔案管理培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才

檔案的管理本身必須有具有專業(yè)知識的人才，也就是了解檔案文件存儲工作并具備高素質(zhì)的信息技術(shù)的專業(yè)人才，這些都是被視為未來檔案文件存儲領(lǐng)域所缺乏的優(yōu)秀人才。在新的信息時代的特點下，科研單位的檔案必須是逐漸向信息化管理發(fā)展的，因此需要專業(yè)人才。在科研單位的發(fā)展過程中，有必要打造一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，要招聘一定數(shù)量的檔案管理人員。一方面，科研單位應該積極主動，高度重視檔案工作，另一方面，要加強對檔案管理人員的教育培訓。在日常檔案管理工作中，通過積累經(jīng)驗逐漸提高檔案管理人員的技術(shù)實力和專業(yè)水平，提高檔案管理人員的管理素質(zhì)。除此之外，還需要加強思想道德教育，提高工作人員的責任意識、保密意識。

結(jié)束語

總的來說，隨著我國科研單位改革的不斷推進，科研單位的檔案管理結(jié)構(gòu)日趨復雜。在科研單位的社會發(fā)展過程中，由于科研單位的業(yè)務流程眾多且復雜，檔案管理是一個非常特殊的內(nèi)容，所以在科研單位發(fā)展的全過程中，要積極主動地重視檔案管理工作，做好檔案收集整理和資源共享工作，逐步完善檔案管理規(guī)則。需要建立科研單位責任意識、保密意識規(guī)章制度，建設科研單位檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的工作水平，從而為科研單位的快速發(fā)展提供大量的信息支持。

參考文獻：

[1]楊書彩.基層農(nóng)業(yè)科研單位數(shù)碼照片檔案管理存在的問題與對策[J].農(nóng)業(yè)開發(fā)與裝備，2020（12）：72-73.

[2]吉濤.淺析數(shù)字時代科研單位檔案信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2021（08）：97+108.

[3]曹平平，張強，黃素芳，趙花其，趙忠祥，薛文，劉震.農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理存在的問題與對策[J].現(xiàn)代農(nóng)村科技，2020（10）：7-8.