勾文娟
摘要:企業(yè)檔案管理信息資源作為國(guó)家企業(yè)經(jīng)營(yíng)國(guó)有資產(chǎn)的一部分,在我國(guó)企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)資產(chǎn)管理中一直發(fā)揮著重要主導(dǎo)作用。越來越多的檔案企業(yè)管理開始深刻意識(shí)到研究開發(fā)和合理利用各類檔案企業(yè)信息管理資源的日益重要性,并將從事檔案企業(yè)信息管理資源的研究開發(fā)和合理利用工作納入日常經(jīng)營(yíng)管理中。本文主要通過談?wù)勎覈?guó)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息數(shù)據(jù)資源項(xiàng)目開發(fā)合理利用的總體重要性、影響我國(guó)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息數(shù)據(jù)資源項(xiàng)目開發(fā)合理利用的主要因素、提高我國(guó)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息數(shù)據(jù)資源項(xiàng)目開發(fā)合理利用效率的政策措施等幾個(gè)方面的粗淺分析認(rèn)識(shí)。
關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;信息資源;開發(fā)利用
引言
企業(yè)從事檔案管理業(yè)務(wù)工作的根本業(yè)務(wù)目的,除了在于保存企業(yè)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、安全外,主要目的是為了資源開發(fā)經(jīng)濟(jì)利用。當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì),信息已發(fā)展成為現(xiàn)代人們組織從事各類各種社會(huì)實(shí)踐管理活動(dòng)時(shí)所不可或缺少的重要條件,只有學(xué)會(huì)充分利用社會(huì)檔案中的信息,才能夠促使這種潛在的社會(huì)生產(chǎn)力盡快將它轉(zhuǎn)換成成為一種現(xiàn)實(shí)的社會(huì)生產(chǎn)力。
一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性
作為企業(yè)信息資源一部分的歸檔信息,只有通過開發(fā)和利用才能顯示出潛在價(jià)值。 企業(yè)為檔案管理配備專業(yè)人力和專項(xiàng)資金,收集檔案,不作為消耗品存放,從檔案信息資源中發(fā)現(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有用的有用信息。企業(yè)檔案信息資源是反映企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史記錄,與企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)密切相關(guān),被企業(yè)用來預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)狀況、了解市場(chǎng)趨勢(shì)、改進(jìn)和提供研究和信息。
二、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用是企業(yè)檔案信息化的核心
企業(yè)檔案信息化與其他信息化項(xiàng)目一樣,由許多協(xié)同工作的子系統(tǒng)組成。包括企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)、合同管理信息系統(tǒng)等企業(yè)檔案管理部門信息系統(tǒng)。其中,企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息的收集開發(fā)整理利用工作是我國(guó)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要目標(biāo)和一項(xiàng)核心工作任務(wù),是我國(guó)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。
首先,現(xiàn)代企業(yè)基礎(chǔ)信息設(shè)施和現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)個(gè)人檔案資源開發(fā)管理利用的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和重要保障。當(dāng)前,信息化發(fā)展浪潮已經(jīng)席卷整個(gè)全球,我們正在行走在通向信息時(shí)代的這條高速公路上。人們?cè)絹碓蕉嗟匾庾R(shí)和看到現(xiàn)代信息處理技術(shù)給我們企業(yè)管理帶來的巨大變化,信息處理技術(shù)的不斷進(jìn)步將直接影響我們企業(yè)信息檔案的不斷演進(jìn)。企業(yè)級(jí)的檔案管理信息化必然需要涉及并受到檔案信息資源技術(shù)的廣泛應(yīng)用,否則信息資源管理的檔案信息化就無從談起。在企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程中,企業(yè)利用檔案管理信息系統(tǒng)管理企業(yè)應(yīng)以利用現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)和在現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展條件下重新建設(shè)的企業(yè)硬件基礎(chǔ)設(shè)施為提高生存力的基礎(chǔ),將檔案信息管理技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息的收集傳輸、處理、開發(fā)和接收利用。
其次是各企業(yè)實(shí)行檔案管理信息化與資源管理共建信息共享,這仍然是推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要組成部分和客觀現(xiàn)實(shí)要求。在我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中,企業(yè)檔案需要采集高質(zhì)量、高度和可集成的企業(yè)檔案管理信息和進(jìn)行科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理信息采集管理。企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化的建設(shè)最終目標(biāo)也就是盡快實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案企業(yè)信息基礎(chǔ)資源的有序合理組織、開發(fā)和綜合利用,使我國(guó)企業(yè)檔案信息化體系建設(shè)能邁上一個(gè)大的新臺(tái)階,成為在國(guó)際市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中尋求生存的更強(qiáng)大推動(dòng)力。這不僅僅簡(jiǎn)單是檔案信息管理技術(shù)的簡(jiǎn)單綜合應(yīng)用,而是將檔案信息管理技術(shù)廣泛融入應(yīng)用到企業(yè)檔案資料收集、分類、開發(fā)、利用等管理活動(dòng)中,規(guī)范先進(jìn)大型企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作思路和完善檔案收集工作管理流程,提升先進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的復(fù)雜基礎(chǔ)工程。
三、影響企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的因素
1. 企業(yè)檔案管理人員檔案開發(fā)利用意識(shí)薄弱
受傳統(tǒng)文件管理模式的影響,一些檔案工作者已經(jīng)落伍,認(rèn)為文件保存好就不會(huì)丟失或損壞。他們的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng),有公司業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)使用的情況,沒有上進(jìn)心,不積極使用。一些檔案管理者對(duì)企業(yè)檔案采取“蓋章”政策,杜絕原件借閱、復(fù)制、完全關(guān)閉和半關(guān)閉文件操作。陷入這種思維模式,企業(yè)檔案信息資源的二次開發(fā)和利用就遙遙無期。
2. 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善
企業(yè)用于管理其文件的“軟”和“硬”功能是不完整的。有些公司甚至沒有專門的檔案?jìng)}庫。檔案分類保管簡(jiǎn)單,受空間和面積限制,部分檔案仍分散在各業(yè)務(wù)單位獨(dú)立管理,從檔案接收的資料收集不全,檔案信息資源的開發(fā)利用分散,嚴(yán)重影響開發(fā)使用效率。其次,一些企業(yè)的檔案管理任務(wù)也嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理平臺(tái)。單獨(dú)設(shè)置檢索目錄(EXCEL表),無法識(shí)別檔案信息資源與檢索目錄的連接,大大降低了檔案信息資源的開發(fā)利用效率。
3. 檔案開發(fā)利用模式陳舊
對(duì)于許多企業(yè)來說,使用檔案仍然是傳統(tǒng)做法的一部分,檔案的使用還處于起步階段,僅提供文件出租服務(wù)和文件閱讀服務(wù),形式單一,檔案信息資源的深度利用與展覽,編輯研究,信息技術(shù)搜索很少見。
四、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用在現(xiàn)階段信息化條件下存在的問題
據(jù)目前有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料分析顯示,企業(yè)法人檔案業(yè)務(wù)備案管理工作朝著總體保持向好發(fā)展方向加快發(fā)展,檔案管理相關(guān)部門認(rèn)為可以積極探索開發(fā)整合利用企業(yè)檔案管理備案相關(guān)信息,取得較為明顯的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)然,巨大的投資收益背后也可能存在一些困難和突出問題,需要進(jìn)一步完善。
1.信息開發(fā)觀念陳舊落后
傳統(tǒng)意義上,企業(yè)信息檔案管理部門中心可以被簡(jiǎn)稱為中國(guó)企業(yè)信息資源管理檔案中心。我們目前存儲(chǔ)的各種企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為我們企業(yè)經(jīng)營(yíng)文化當(dāng)中表現(xiàn)最全面、最系統(tǒng)、最完整的容器和樞紐。但是,在企業(yè)信息化的巨大背景下,部門將逐漸完全失去管理存儲(chǔ)和發(fā)布傳播企業(yè)檔案管理信息這種資源的原有先天技術(shù)優(yōu)勢(shì)。隨著我國(guó)現(xiàn)代大型企業(yè)管理制度的逐步建立、企業(yè)組織改制的逐步完成和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)的逐步開通,傳統(tǒng)的大型企業(yè)信息檔案管理部門不再僅僅是現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)部信息管理資源的唯一直接擁有者和唯一提供者,而是逐漸呈現(xiàn)出更為多樣化的企業(yè)信息資源擁有者和走向信息化企業(yè)發(fā)展,信息資源傳輸走向智能化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展情況。這種特殊情況的不斷出現(xiàn),對(duì)中小企業(yè)人事檔案管理業(yè)務(wù)部門的健康生存和企業(yè)發(fā)展利益構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。因此,現(xiàn)有的信息化開發(fā)理念(如后分析開發(fā)、實(shí)體化開發(fā))成為新語境下企業(yè)檔案信息化發(fā)展的桎梏。
2.信息技術(shù)手段和管理設(shè)施現(xiàn)代化水平落后
在現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的影響下,許多企業(yè)進(jìn)行了許多改進(jìn)和改進(jìn),包括使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行收借管理,引入光盤檢索系統(tǒng)。但是,部分企業(yè)檔案操作是由于企業(yè)資金不足,資源建設(shè)不足,所以有的電腦陳舊,運(yùn)行速度很慢,技術(shù)處理還是人工的,只能對(duì)文檔信息進(jìn)行比較簡(jiǎn)單的處理資源、整體服務(wù)水平低、信息化手段落后,成為企業(yè)檔案信息化發(fā)展的主要障礙。一些企業(yè)采購了計(jì)算機(jī)、檔案等現(xiàn)代化設(shè)備,但應(yīng)用程度仍不高,仍局限于傳統(tǒng)的、封閉的管理方式,影響了檔案使用的及時(shí)性。企業(yè)要根據(jù)經(jīng)濟(jì)實(shí)力和工作條件協(xié)調(diào)發(fā)展,按目標(biāo)和計(jì)劃培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才,力爭(zhēng)在幾年內(nèi)深入運(yùn)用現(xiàn)代裝備,以滿足企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的需要。
3.檔案人員的綜合素質(zhì)不高
信息化建設(shè)強(qiáng)調(diào)以人為本,企業(yè)數(shù)據(jù)檔案的信息整體服務(wù)質(zhì)量很大一定程度上直接影響著企業(yè)信息檔案服務(wù)的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量。提高公司信息技術(shù)服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量的一個(gè)關(guān)鍵條件是公司擁有一支專業(yè)從事大型企業(yè)軟件檔案系統(tǒng)建設(shè)、精通應(yīng)用計(jì)算機(jī)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、能夠獨(dú)立維護(hù)企業(yè)軟件管理系統(tǒng)的專業(yè)人才隊(duì)伍。從目前的發(fā)展情況上來看,檔案咨詢專家職業(yè)素質(zhì)不均衡,缺乏一批能夠長(zhǎng)期從事檔案信息資源咨詢、網(wǎng)絡(luò)資源搜索、信息資源分析、市場(chǎng)調(diào)研的高技術(shù)素質(zhì)檔案信息咨詢服務(wù)專業(yè)人員,影響了檔案信息化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。
4.檔案的利用方式急需改革
一些國(guó)有企業(yè)正在采取多種有效措施深入推進(jìn)國(guó)有企業(yè)信用檔案體系建設(shè),積極開展企業(yè)檔案建設(shè)升級(jí)改造工作。但是,一些企業(yè)在升級(jí)后放松了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化,讓升級(jí)過程中建立的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)被奴役,各種檔案系統(tǒng)只是一種形式,檔案信息無法開發(fā)利用。檔案在企業(yè)中的比重逐漸下降,文件利用率低,服務(wù)范圍小,用戶構(gòu)成與時(shí)代發(fā)展要求有很大差異。
五、提高檔案信息資源開發(fā)利用效率的措施
1. 樹立超前的服務(wù)意識(shí)
除了企業(yè)檔案的收集、分類、保管外,企業(yè)檔案的主要任務(wù)是解放思想,勇于創(chuàng)新,打破傳統(tǒng)“等客戶”的觀念,樹立先進(jìn)的服務(wù)意識(shí),主動(dòng)出擊。企業(yè)記錄員可以建立信息使用預(yù)測(cè)和使用反饋統(tǒng)計(jì)系統(tǒng),密切關(guān)注與公司生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等相關(guān)的信息,研究各類用戶的需求和趨勢(shì),并對(duì)其使用做出決策。檔案信息資源,通過預(yù)測(cè)和信息反饋,明確使用重點(diǎn),有針對(duì)性地收集、匯總和輸出檔案信息,準(zhǔn)確、快速地獲取檔案信息資源,當(dāng)用戶提出使用要求時(shí),全面呈現(xiàn)在用戶面前。
2. 提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)
企業(yè)要加強(qiáng)檔案工作者的繼續(xù)教育和培訓(xùn),使他們不僅具備檔案管理方面的專業(yè)理論知識(shí),而且還要具備較高的專業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能和專業(yè)計(jì)算機(jī)圖像掃描、圖形處理、音視頻圖像處理等各種信息處理工作能力。懂檔案業(yè)務(wù)、懂檔案技術(shù)的高和中層次企業(yè)檔案管理專業(yè)人才為中小企業(yè)加強(qiáng)檔案相關(guān)信息管理資源的研究開發(fā)綜合利用管理提供了優(yōu)質(zhì)人才培養(yǎng)基礎(chǔ)。
3. 加強(qiáng)企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的合理配置為做好檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)資源的合理存儲(chǔ)、開發(fā)和合理利用工作提供了切實(shí)的安全保障。企業(yè)內(nèi)部要不斷加大公司檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施管理設(shè)備的研發(fā)投入,配備一批專業(yè)、新型的企業(yè)檔案管理技術(shù)設(shè)備和服務(wù)設(shè)施,以更好適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的發(fā)展特點(diǎn)。專業(yè)應(yīng)用檔案館、檔案管理信息平臺(tái)(專業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)和檔案信息公開數(shù)據(jù)檢索服務(wù)平臺(tái))、各類專業(yè)檔案文件復(fù)印、掃描、縮微打印設(shè)備等專業(yè)檔案館,為專業(yè)檔案新技術(shù)業(yè)態(tài)的研究開發(fā)綜合利用經(jīng)營(yíng)提供了堅(jiān)實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。
4. 創(chuàng)新檔案信息開發(fā)利用模式
企業(yè)內(nèi)部檔案相關(guān)信息管理資源的整合開發(fā)以及利用則主要按照"企業(yè)發(fā)展深度化加工、多渠道信息檢索、提供先進(jìn)服務(wù)"的理念進(jìn)行。首先,檔案管理工作者首先需要深入了解目前企業(yè)各職能部門對(duì)企業(yè)檔案管理信息服務(wù)需求的發(fā)展趨勢(shì),同時(shí)對(duì)目前現(xiàn)有企業(yè)檔案管理信息數(shù)據(jù)資源需要進(jìn)行二次研究收集分析,分類收集匯總,形成檔案二次開發(fā)、編輯和應(yīng)用研究成果,為各類檔案商家客戶提供具有針對(duì)性檔案服務(wù),例如發(fā)明專利項(xiàng)目征集、科技成果項(xiàng)目征集等。二是對(duì)相關(guān)檔案分類信息采集實(shí)行專業(yè)數(shù)字化采集管理,專業(yè)人員掃描相關(guān)檔案分類信息,建立專業(yè)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫,采用檔案關(guān)鍵詞自動(dòng)檢索或全文檢索兩種方式,快速訪問相關(guān)檔案分類信息相關(guān)資源方便查找。
5.企業(yè)檔案部門應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段做好檔案信息的開發(fā)和利用工作
從近期企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用情況來看,企業(yè)檔案數(shù)字化必不可少,是提高企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用質(zhì)量的重要手段和決定性因素。近年來不同單位的眾多實(shí)踐充分證明了這一點(diǎn),檔案數(shù)字化為企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了有利條件,使企業(yè)檔案工作人員從繁重低效的體力勞動(dòng)中解放出來。 為企業(yè)積極開發(fā)利用檔案信息資源奠定了基礎(chǔ)。
六、如何更好的開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源
在這個(gè)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的新技術(shù)時(shí)代,信息智能技術(shù)廣泛應(yīng)用滲透到許多現(xiàn)代信息生產(chǎn)者的生活中,充分利用延伸了現(xiàn)代人類的人工智能。企業(yè)正逐漸從現(xiàn)向勞動(dòng)密集型、資源密集型、資本密集型向變?yōu)橹R(shí)密集型、技術(shù)密集型、信息密集型企業(yè)轉(zhuǎn)變。為此,檔案管理部門認(rèn)為迫切需要充分運(yùn)用當(dāng)今的現(xiàn)代高新技術(shù)和自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)新技術(shù)手段,加強(qiáng)我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息的收集開發(fā)綜合利用,為我國(guó)企業(yè)持續(xù)進(jìn)步發(fā)展服務(wù)。
1.突出檔案部門工作的重要性
檔案管理部門人員要是真想在這個(gè)信息時(shí)代社會(huì)立于不敗之地,就必須充分發(fā)揮檔案主人的主導(dǎo)作用,積極為廣大企業(yè)員工提供真實(shí)可靠的檔案信息。這也正是作為信息時(shí)代企業(yè)檔案管理部門的"資本",吸引著眾多用戶的最大魅力之處所在。另一方面,檔案管理部門們還要帶頭將其作為指導(dǎo)企業(yè)檔案發(fā)展的技術(shù)領(lǐng)先者和信息服務(wù)官,全方位研究開發(fā)先進(jìn)、可用于預(yù)測(cè)的企業(yè)檔案管理信息,使企業(yè)檔案管理部門盡快成為指導(dǎo)企業(yè)組織開展各項(xiàng)檔案工作的重要信息服務(wù)基地。以這種無可不能替代的管理優(yōu)勢(shì)快速完成各項(xiàng)工作并有效提高管理績(jī)效。同時(shí),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和決策者要從合作發(fā)展的角度認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)改制、政治教育和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用,把檔案信息化發(fā)展置于實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略位置。給予足夠的關(guān)注和投入,為公司的漸進(jìn)式發(fā)展充分發(fā)揮企業(yè)檔案館的作用創(chuàng)造良好的環(huán)境。
2.建立健全完善的檔案信息工作體系
一是打好基礎(chǔ),做好信息資源的搜集,設(shè)置必要的搜索工具。不僅要采用各種傳統(tǒng)有效的清單、技巧和寫作形式,而且要?jiǎng)?chuàng)造新的形式。 注重檔案信息資源開發(fā)與圖書等信息資源開發(fā)的配合與協(xié)調(diào)。其次,要研究檔案信息的壓縮處理,做好檔案的二次開發(fā),尋求具有實(shí)用價(jià)值的成果,檔案信息的使用與發(fā)展密切相關(guān),發(fā)展是使用的前提。提供信息庫以供使用和傳輸信息術(shù)語。發(fā)展與使用密不可分,只有通過使用,才能達(dá)到目的,提高發(fā)展水平。
3.編發(fā)企業(yè)檔案利用的反饋信息
檔案如果被識(shí)別(借用)一般不會(huì)產(chǎn)生效益,只有通過實(shí)踐才能體現(xiàn)檔案的真正價(jià)值,才能創(chuàng)造一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 因此,為及時(shí)獲取和使用信息,請(qǐng)?zhí)崆芭c檔案管理人員聯(lián)系在精益平臺(tái)提交檔案利用申請(qǐng),日后填寫檔案利用信息反饋信息。檔案利用信息反饋主要包括使用單位、用戶、時(shí)間、文件名、獲得的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等。尤其是福利要寫得更具體,有時(shí)間、地點(diǎn)、人物、具體事例。
結(jié)束語
企業(yè)檔案與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、生存和發(fā)展息息相關(guān),檔案工作者必須站在歷史的尖端,清楚地了解檔案管理的變化。堅(jiān)決克服等待、依賴、觀察的制約,牢固確立檔案是一種信息資源和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的資源,變有限的被動(dòng)服務(wù)為無限的主動(dòng)服務(wù)。 從封閉式管理到開放式管理,從單一服務(wù)到多種服務(wù),再到動(dòng)態(tài)、直接、高級(jí)的服務(wù)。
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