崔榮耀
摘要:隨著社會不斷地發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已是時下最新熱點話題。事業(yè)單位屬于國家直屬部門,檔案管理任務(wù)繁重,新時代下,傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化建設(shè)的要求,檔案管理依附于信息技術(shù)實行管理已是勢在必行。傳統(tǒng)檔案管理方法不僅需要大量的人力物力,管理效率也并不理想,因此,將信息化手段融入事業(yè)單位檔案管理模式中是新時代對于檔案管理提出的新要求。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);措施探討
引言
當前我國事業(yè)單位檔案管理主要以信息化手段為主,不僅能解放管理者的雙手,還能提升管理效率,很大程度上減輕了人力物力投入力度。由此可見,信息技術(shù)融入檔案管理是當前最符合時代發(fā)展的方式。但是當前事業(yè)單位在檔案管理信息化踐行上,并未發(fā)揮信息化管理工作的實效性,在管理過程中總會出現(xiàn)不同程度的問題。鑒于此,接下來筆者對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀展開分析,根據(jù)現(xiàn)存問題進一步研究出應(yīng)對措施。
一、當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
(一)檔案管理信息化意識薄弱
事業(yè)單位檔案管理工作受傳統(tǒng)思想影響,導(dǎo)致信息化管理手段難以踐行,管理者對于信息化管理意識淡薄,無法正視信息技術(shù)應(yīng)用的重要性。管理者在新時代從事檔案管理工作應(yīng)創(chuàng)新工作方式,徹底將信息技術(shù)依附于管理,提升工作實效性[1]。但當前管理者往往以傳統(tǒng)工作方式為主,始終停留在采集信息、整理資料、信息保管等方式開展檔案管理工作,并未全面執(zhí)行信息化管理模式,致使無法推動新時代事業(yè)單位檔案管理工作。
(二)缺乏有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫
事業(yè)單位檔案管理工作冗雜零散,建設(shè)檔案信息庫能對于零散化的信息資料進行整合歸納,將大量的數(shù)據(jù)信息進行收集,這些信息數(shù)據(jù)庫是事業(yè)單位在新時代發(fā)展的關(guān)鍵。應(yīng)充分挖掘和處理隱形的檔案數(shù)據(jù),將有用資源規(guī)劃入單位發(fā)展的路徑中,利用收集的大數(shù)據(jù)信息結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部的發(fā)展情況,建設(shè)其獨有的信息數(shù)據(jù)庫。但是,當前部分事業(yè)單位對于數(shù)據(jù)庫的認識不足,在建設(shè)方面并未與時代接軌。
(三)檔案管理信息化水平落后
在互聯(lián)網(wǎng)背景下,檔案管理在融入信息化發(fā)展的過程中,對于信息技術(shù)應(yīng)足夠重視,強化管理者信息化管理技術(shù)的應(yīng)用能力。此外,檔案欲實現(xiàn)信息化管理手段對于設(shè)備的要求較高,并且具有極強的依賴性。事業(yè)單位檔案管理涉及國家機構(gòu)重要文件、資料等,因此在實現(xiàn)信息化管理模式的同時,應(yīng)加強互聯(lián)網(wǎng)防御系統(tǒng),確保信息技術(shù)的應(yīng)用的安全性。檔案管理信息化是一場持久戰(zhàn),需要在不斷的實踐中創(chuàng)新管理模式,提升信息化管理效率。但是當前我國事業(yè)單位在檔案管理信息化水平上還有一定的提升空間,必須在新時代推動下繼續(xù)強化信息技術(shù)應(yīng)用能力。
(四)檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低
檔案管理信息化對于管理者綜合素質(zhì)要求較高,因此應(yīng)首先加強管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè),打造專業(yè)化管理隊伍,為檔案管理信息化夯實基礎(chǔ)。當前事業(yè)單位檔案管理者受傳統(tǒng)思想影響,綜合素質(zhì)亟待加強[2]。此外,部分管理者在新時代依然使用老舊的管理方式,難以滿足新時代檔案管理信息化的需求。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施
(一)提高檔案管理信息化意識
信息化時代的到來,各個事業(yè)單位在工作上亟須實現(xiàn)自動化辦公,檔案管理作為單位內(nèi)部最為重要的一項工作,對于單位運轉(zhuǎn)不可或缺。因此管理者應(yīng)高度重視檔案管理信息化在新時代的發(fā)展,樹立以信息手段提升檔案管理質(zhì)量的理念,充分研究事業(yè)單位實現(xiàn)信息化管理的工作路徑。事業(yè)單位管理者應(yīng)充分了解內(nèi)部檔案管理存在的問題,再結(jié)合信息技術(shù)開展管理任務(wù),從本質(zhì)上提升檔案管理工作質(zhì)量[3]。此外,事業(yè)單位對于檔案管理信息化工作應(yīng)加大投入力度,解決現(xiàn)存的管理困難,研發(fā)信息技術(shù),夯實事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化工作基礎(chǔ)。
(二)完善事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)設(shè)施
實現(xiàn)檔案管理信息化,首先對于單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行優(yōu)化,其他服務(wù)設(shè)備應(yīng)達到輔助規(guī)范,方可實現(xiàn)信息的共享與傳輸。對于事業(yè)單位檔案管理而言,其操作設(shè)備還包括打印機、掃描儀器、電腦及軟件等其他信息化設(shè)備,對于這些基本的工作設(shè)施應(yīng)定期檢修或更換,避免因為服務(wù)器問題導(dǎo)致管理工作無法順利開展。此外,設(shè)備之間應(yīng)實現(xiàn)兼容,有利于統(tǒng)一管理和統(tǒng)一升級配置。單位的局域網(wǎng)是信息技術(shù)開展的基本設(shè)施,應(yīng)從這一板塊入手,提取和收集單位內(nèi)部檔案,實現(xiàn)管理一體化。圍繞檔案管理相關(guān)的信息網(wǎng)絡(luò),利用高質(zhì)量服務(wù),實現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集和共享,進一步實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建。
(三)建立事業(yè)單位檔案管理信息化標準
從檔案管理信息化建設(shè)進程來看,管理標準亟須完善,根據(jù)單位內(nèi)部檔案管理基本情況,建立符合時代發(fā)展的檔案管理制度,提升管理工作效率。站在事業(yè)單位視角上,欲實行信息化管理手段,應(yīng)制定相關(guān)標準,進一步研究討論,確定踐行方式,發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)價值。此外,在信息錄入過程中,制定符合單位運轉(zhuǎn)的錄入程序,確保整個過程精細化、規(guī)范化、標準化。在信息技術(shù)相關(guān)軟件開發(fā)過程中,應(yīng)統(tǒng)一操作,實現(xiàn)檔案之間的互動性,充分依托有效信息實現(xiàn)共享,進而提升管理效率。
(四)加大對于事業(yè)單位檔案管理者培訓(xùn)力度
工作人員作為檔案管理的主力,是實現(xiàn)信息化管理建設(shè)的方向,加大對于管理者的培訓(xùn)力度,提升責任意識,加強對于檔案管理信息化工作的重視性。新時代工作手段是循序漸進的,在管理中逐漸提升效率,創(chuàng)新工作手段,提高服務(wù)質(zhì)量[4]。相關(guān)部門對于檔案管理者應(yīng)定期培訓(xùn),制定考核標準,多方位提升其工作積極性。在考核中檢驗管理者學(xué)習(xí)成果,以便盡快將新理念應(yīng)用于檔案管理工作。
三、結(jié)束語
綜上所述,事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)無法滿足新時代檔案管理要求,因此信息化管理模式已是勢在必行。雖然當前事業(yè)單位在檔案管理信息化存在諸多問題,但在不斷地踐行中,將會克服一切困難,實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化模式。本文根據(jù)當前檔案管理信息化存在的問題進行了詳細的分析,建立在現(xiàn)狀之上進一步論述了檔案管理信息化建設(shè)策略,為事業(yè)單位提供參考方向。
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