馬文慧

摘要：隨著我國高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的開發(fā)和普及，計算機技術(shù)和軟件分析技術(shù)得到了廣泛應用。在檔案管理工作中，運用現(xiàn)代化檔案管理軟件對檔案進行分類、歸納、查詢、分析，已經(jīng)成為檔案管理人員的基礎(chǔ)性工作之一?，F(xiàn)階段，如何在檔案管理工作中提升計量管理工作的精準性和高效性，是檔案管理人員需要重點研究的問題。基于此，本文就如何運用檔案管理軟件提升計量管理工作效率問題進行分析，以實現(xiàn)該行業(yè)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;軟件;計量管理

Abstract： With the development and popularization of my country's high-tech industries， computer technology and software analysis technology have been widely used. In the file management work， the use of modern file management software to classify， summarize， query， and analyze files has become one of the basic tasks of file management personnel. At this stage， how to improve the accuracy and efficiency of measurement management in file management is an issue that file managers need to focus on. Based on this， this article analyzes how to use file management software to improve the efficiency of measurement management in order to achieve the rapid development of the industry.

Keywords： file management; software; measurement management

近年來，網(wǎng)絡(luò)分析技術(shù)的發(fā)展和計算機處理技術(shù)的高速發(fā)展，為人們的生產(chǎn)、生活和工作帶去了諸多便利。在計量管理和檔案管理工作中，計算機技術(shù)以其高效的分析、處理數(shù)據(jù)的能力和方便、快捷的操作方式被廣泛應用于該領(lǐng)域中[1]。本文將著重對如何通過檔案管理軟件的使用做好計量管理工作進行分析和討論。

一、檔案管理軟件在計量管理工作中的應用分析

（一）計量管理工作需要建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

在計量管理工作中，需要建立相應的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對檔案內(nèi)容進行分析、歸類與查詢，其數(shù)據(jù)庫主要為以下幾點：（1）文書檔案;（2）業(yè)務(wù)檔案;（3）會計檔案;（4）特殊載體檔案。其中業(yè)務(wù)檔案包含管理體系、人員、方法、設(shè)備、環(huán)境條件、檢定校準裝置、管理評審及內(nèi)審、授權(quán)考核及能力認可等等，所以我們要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，在計量管理工作中，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立將檔案分門別類進行永久性、長期或短期不同期限的保存，并在需要的時候通過檔案管理軟件的運用實現(xiàn)查詢與借閱功能。這種模式不僅為檔案管理工作節(jié)約了大量的人力、物力，還提高了計量管理工作的準確性和便利性，符合時代發(fā)展的需要[2]。

（二）計量管理工作需要進行完善的系統(tǒng)構(gòu)建

在計量管理工作中，檔案管理軟件最大的優(yōu)勢在于可以對相關(guān)數(shù)據(jù)進行查詢、修改、分析和歸類，在實現(xiàn)全方位對數(shù)據(jù)進行管理的同時又保證了數(shù)據(jù)處理的準確性和時效性，成為人性化檔案管理工作中的重要一環(huán)[3]。在對檔案管理軟件進行系統(tǒng)構(gòu)建時，需要根據(jù)建立不同編制的數(shù)學模型以滿足期間核查的要求，并通過對智能軟件程序的建立，保證其自動分析和處理數(shù)據(jù)以及自動核準和校對的功能，從而最大程度上確保計量數(shù)據(jù)的準確性。此外，在檔案管理軟件系統(tǒng)構(gòu)建過程中，還需要建立系統(tǒng)糾錯和系統(tǒng)更新功能，以應對日益復雜、多樣的計量管理工作。

（三）計量管理中數(shù)據(jù)的查詢功能

檔案管理系統(tǒng)中的查詢功能分為單項信息、多信息查詢、信息范圍查詢、信息分類查詢、信息排序查詢、高級查詢，同時在查詢功能的設(shè)計上采用不同權(quán)限的順次逐級查詢，這種查詢管理系統(tǒng)類似樹狀結(jié)構(gòu)形式，不同順次擁有不同的查詢權(quán)限，順次越高，所查詢的功能越具體、多樣。此外，檔案管理軟件還具有對數(shù)據(jù)深度查詢的功能，例如，對設(shè)備內(nèi)容的深度數(shù)據(jù)進行查詢，則可以查詢到與設(shè)備相關(guān)的設(shè)備資格證書、產(chǎn)品使用說明書、生產(chǎn)廠商具備的資質(zhì)以及設(shè)備溯源證書等。同時，客戶也建議在數(shù)據(jù)分析表主界面的菜單選項中選擇要查詢的內(nèi)容，這種模式最大程度上優(yōu)化了檔案查詢功能和數(shù)據(jù)處理功能[4]。

二、檔案管理軟件在計量管理中的注意事項

在計量管理的過程中，要想有效應用檔案管理軟件，就必須要注意各類事項，在明確注意事項的同時保證信息技術(shù)的良好運用。主要的注意事項為：

（一）注意管理權(quán)限的合理設(shè)置

若在相關(guān)計量管理工作中不能合理地設(shè)置對檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)平臺的管理權(quán)限，則極易出現(xiàn)檔案管理混亂、濫用權(quán)限、泄露計量數(shù)據(jù)和客戶隱私等情況，在使用過程中應注意科學地設(shè)置管理權(quán)限。一是要加強對檔案管理人員職業(yè)道德教育，引導他們形成正確的保密觀念，能充分認識到合理保密的重要性，在自己的操作中要注意一切檔案資料的保密處理[5]。二是要加強對相關(guān)管理工作的監(jiān)督和約束力度，完善與之相適應的計量數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺的運行管理系統(tǒng)，采用一體化的檔案管理技術(shù)配置先進設(shè)備和系統(tǒng)時，還需要準確地設(shè)定管理權(quán)限，每個人員在進入系統(tǒng)進行操作之前，都必須輸入權(quán)限的驗證信息，如果驗證信息錯誤就不能進行管理操作，而在完成操作后系統(tǒng)將自動關(guān)閉，以免出現(xiàn)信息泄露現(xiàn)象。在管理權(quán)限設(shè)置和約束的過程中，還需要根據(jù)現(xiàn)行計量控制基本特征和發(fā)展要求等，建立統(tǒng)一、規(guī)范的工作模式，以提高各方面控制工作的有效性，保證管理權(quán)限準確設(shè)定，規(guī)范操作行為[2]。

（二）注意信息技術(shù)的應用效果

在相關(guān)的計量管理工作領(lǐng)域，使用先進的檔案管理軟件，要注意技術(shù)應用的效果，主要原因是計量管理屬于一個非常復雜、長期的項目，許多數(shù)據(jù)信息都需要及時更新或者銷毀，首先單位提前對所有操作人員的專業(yè)知識和崗位技能進行培訓教育，并結(jié)合計量管理的需求，合理設(shè)計不同的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)與管理系統(tǒng)，并經(jīng)常進行軟件升級和硬件維護，還要注意簡化檔案管理軟件的應用程序、應用流程，在先進的技術(shù)手段支持下，確?？刂朴嬃空w工作的有效性，計量管理工作的制度化、標準化、現(xiàn)代化。

（三）注意做好安全防護工作

在使用檔案管理軟件進行計量管理時，應注意加強安全防護力度，在保持各項管理工作的安全性和加強信息保護效果的前提下，防止信息被篡改或泄露。一是要在工作中著重加強計算機信息安全防護技術(shù)應用效果，建立相應的安全防護工作機制和體系，所用的防火墻系統(tǒng)和殺毒軟件系統(tǒng)應經(jīng)常進行漏洞修復處理、更新處理，以降低病毒入侵的概率。第二，應注重利用入侵檢測技術(shù)，及時檢測出入侵現(xiàn)象中的病毒入侵現(xiàn)象等，一旦出現(xiàn)此類問題，迅速做出報警處理，使人員能夠按照情況預防病毒與黑客帶來的威脅。此外，在檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，還需要采用先進的識別技術(shù)，合理地設(shè)置動態(tài)密碼或生物識別密碼，盡可能采取安全保護手段，防止數(shù)據(jù)信息損壞或丟失，保證所有檔案信息內(nèi)容、數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性和可靠性，從根本上增強檔案管理工作的管理水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，合理運用檔案管理軟件不僅能簡化計量管理過程中的工作程序和查詢手段，還能提升工作效率和工作質(zhì)量。在合理應用檔案管理軟件時也應當做好相應的權(quán)限管理工作和系統(tǒng)防護工作，從而全面地保證信息數(shù)據(jù)的安全性。

參考文獻：

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[5]黎燕.淺談企業(yè)計量標準裝置的檔案管理[J].南方金屬，2008，（6）.31-33，42.