王歆媛

摘要：金融企業(yè)檔案工作既是企業(yè)重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。本文結合檔案管理工作實際，對金融企業(yè)檔案管理工作存在的問題進行了分析，并提出解決這些問題的改進措施和對于金融企業(yè)檔案管理科學化、信息化的應對策略。

關鍵詞：金融企業(yè);檔案管理;對策

金融企業(yè)指執(zhí)行業(yè)務需要取得金融監(jiān)管部門授予的金融業(yè)務許可證的企業(yè)，包括執(zhí)業(yè)需取得銀行業(yè)務許可證的郵政儲蓄銀行、國有商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、信托投資公司、金融資產管理公司、金融租賃公司和部分財務公司;執(zhí)業(yè)需取得證券業(yè)務許可證的證券公司、期貨公司和基金管理公司等;執(zhí)業(yè)需取得保險業(yè)務許可證的各類保險公司。金融企業(yè)檔案工作與各項經(jīng)營活動緊密相連，扎實做好檔案工作為企業(yè)自身發(fā)展各項經(jīng)營活動，防范金融風險，維護企業(yè)和客戶利益提供有力的資源保障，為國家現(xiàn)代化建設提供有力支撐。但一直以來不少金融企業(yè)只注重業(yè)務發(fā)展，在檔案工作中面臨一些問題：檔案工作規(guī)范標準建設落后、檔案由業(yè)務部門自行管理沒有集中統(tǒng)一管理，職權不明確也造成了檔案資源不同程度的流失，檔案庫房及臨時保管地點安全存在隱患。因此筆者認為金融企業(yè)應按照檔案法律法規(guī)及有關企業(yè)檔案管理相關政策要求，科學規(guī)范金融企業(yè)檔案體系，抓好檔案資源建設，積極做好金融企業(yè)檔案管理工作勢在必行。

1金融企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1金融檔案工作規(guī)范標準建設較落后

金融企業(yè)檔案工作規(guī)范出臺政策比較晚，2007年，國家檔案局與銀監(jiān)會聯(lián)合下發(fā)《關于加強銀行檔案工作的意見》，提出“不斷提高銀行檔案綜合管理水平”的要求，但該文件只提出宏觀的原則要求，針對銀行檔案管理提出要求，而未涉及到其他金融企業(yè)。[1]然而，金融企業(yè)除了銀行，還有證券公司，保險公司，這些金融企業(yè)的業(yè)務檔案大部分都沒有具體的檔案工作規(guī)范標準。

2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》特別強調企事業(yè)單位要加強檔案管理工作，做好文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用。[2] 隨后2015年5月5日國家檔案局經(jīng)商中國銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會、中國證券監(jiān)督管理委員會、中國保險監(jiān)督管理委員會同意正式下發(fā)《金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定》，這是我國頒布的第一個專門規(guī)范所有金融業(yè)務檔案管理的規(guī)范性文件。金融行業(yè)各條戰(zhàn)線業(yè)務量迅猛發(fā)展，但大多數(shù)金融企業(yè)檔案管理能力卻相對落后，各項業(yè)務的快速拓展使得業(yè)務檔案數(shù)量和種類激增、傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足金融企業(yè)檔案管理的需要，整體管理沒有長效的標準化規(guī)范和依據(jù)，缺乏檔案制度體系的約束和指導，導致各個金融行業(yè)檔案管理工作各有千秋。

1.2檔案管理工作意識不強，重視不夠

檔案管理工作在大眾眼中屬于行政后勤類工作，往往無法直觀的體現(xiàn)出其對于金融企業(yè)未來發(fā)展和經(jīng)濟效益方面的價值。因此很多部門從普通員工到領導檔案意識還是很薄弱，檔案管理職責劃分不明確，未明確分管領導及檔案部門負責人，對于兼職檔案員的選擇和培養(yǎng)并不在意，多數(shù)兼職檔案員都是隨意指定的，相關人員在檔案管理中對專業(yè)術語存在誤解，工作責任心不強，對檔案的保存與收集重視不夠，沒有主動收集意識，工作開展程度等參差不齊，檔案管理隨意性較為嚴重，企業(yè)開展檔案工作無計劃、無部署、無落實存在風險，影響了檔案工作的正常運行。

1.3整理和保管工作研究尚需加強

金融企業(yè)信息化建設迅猛發(fā)展，已逐步實現(xiàn)數(shù)字化辦公系統(tǒng)“無紙化”辦公模式，對于金融企業(yè)電子檔案和紙質檔案提出更高要求。由于金融企業(yè)業(yè)務檔案整理內容和方法開展歷史不長，經(jīng)驗積累不足，可獲得的國內外借鑒較少。加之業(yè)務檔案種類多，導致分類、編目等整理工作遇到很多問題，不利于體現(xiàn)檔案的價值和便捷利用。各檔案部門根據(jù)實際經(jīng)驗，摸索自定分類標準，無法保證分類的科學性和統(tǒng)一性。為方便整理，大多數(shù)不規(guī)范的金融企業(yè)檔案著錄編目過于簡單，僅限于文件目錄和臺賬，由于沒有統(tǒng)一標準，各公司制作的目錄和關鍵詞及記錄詳盡程度差異很大，記錄簡單的目錄就很難使檢索者通過編目對檔案有詳細的了解，檔案價值也會受影響。企業(yè)檔案保管條件基本比較簡陋，一是館庫條件較差、存放空間有限。二是現(xiàn)代化設施配備明顯滯后，對于保管環(huán)境、保管裝具配備都沒有要求。檔案隨意裝入文件盒，簡單標示名稱，裝具仍是鐵柜，沒有使用密集柜，檔案保管安全存在隱患。

2金融企業(yè)檔案管理工作對策

2.1 推進檔案治理體系建設，強化檔案制度建設

2021年新修訂《檔案法》進一步明確，企業(yè)應當建立檔案工作責任制，確定檔案管理機構或者檔案工作人員。企業(yè)應當制定相應的崗位職責、議事規(guī)則、任免機制、人員背調、任職離職背調、考評獎懲機制以及相適應的培訓機制。因此各個金融行業(yè)的企業(yè)應重點理順管理體制和機制，盡快實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門職責、健全檔案管理網(wǎng)絡、完善檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用，統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)的工作，同時還要切實做好電子文件歸檔工作，以適應現(xiàn)代金融企業(yè)管理的需求。[3]扎實推進建章立制，建立檔案管理制度、檔案數(shù)字化管理制度、檔案工作評價辦法、檔案庫房管理制度等，成立檔案管理工作領導小組，統(tǒng)一領導，規(guī)范管理，確保建立長效機制。

2.2 提高金融檔案工作在企業(yè)建設發(fā)展中的地位

做好檔案工作的前提就是要營造一個良好的檔案工作發(fā)展環(huán)境，有了好的環(huán)境才能使整個公司重視檔案工作。金融檔案和業(yè)務管理工作息息相關，是反映一個企業(yè)業(yè)務發(fā)展狀況和歷史發(fā)展軌跡最重要的信息資源，科學積極有效的檔案管理和利用開發(fā)，能為金融企業(yè)前臺部門提供有力的資源保障，能更好的為企業(yè)高層提供決策支持。將檔案管理工作納入管理責任書之中，與工作實績考核獎懲掛鉤，明確各個部門對檔案工作的管理責任。檔案人員要高度重視檔案管理工作， 增強工作的主動性和責任心。檔案管理工作需要各個部門大力支持配合， 需要將被動變主動，積極提高檔案工作在各個部門的作用，利用發(fā)布文件、召開會議、培訓兼職檔案員等辦法使公司各個部門、各類人員增強檔案意識， 了解相關知識， 從源頭上避免因意識欠缺而引發(fā)的問題。

2.3 探索金融企業(yè)檔案管理新技術，強化信息化建設

隨著社會的進步和發(fā)展，檔案管理工作面臨許多需要解決的問題，只有加強管理，科學歸檔，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。首先，應加大檔案室硬件設施資金投入。在電子設備方面，應購置配置高、處理速度快、安全性強的專用電腦，并配備清晰度高、快速便捷的彩色掃描打印一體機，將傳統(tǒng)的紙質檔案在最短時間內轉化為電子檔案，在確保信息安全、數(shù)字化檔案完整性的前提下，盡快落實檔案信息化工作。其次，可外聘或尋求專業(yè)的軟件制作公司根據(jù)公司自身特性和需求訂制檔案信息化管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，從而實現(xiàn)信息公開的內容互通有無、交流共享，不斷挖掘和利用電子檔案其中的價值。對于檔案管理人員來說，查檔檢索也變得更加簡單容易，節(jié)省了時間，也減少了大量的翻找查閱工作，既能提高效率，又能保證質量，還能節(jié)省成本，降低人員的工作強度。

參考文獻

[1] 蔡盈芳. 規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務檔案管理，為國家經(jīng)濟建設和改革開放服務《金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定》解讀[J]. 《中國檔案》雜志，2015（8）：28-29.

[2] 中共中央辦公廳 國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[N].中國檔案報，2014-5-5（第一版）.

[3]荊冰.關于做好金融企業(yè)檔案管理工作的探討 [J].山東檔案，2018（04）：47-49.