龐建昭

摘要：隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用并發(fā)揮效能，信息化帶來(lái)的產(chǎn)業(yè)革命力量不斷膨脹，在院校圖書(shū)檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技設(shè)施和技術(shù)手段已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理是信息化不斷滲透和發(fā)展的產(chǎn)物，也是學(xué)校圖書(shū)檔案管理模式的升級(jí)換代。那么如何發(fā)揮信息化模式下的學(xué)校計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)學(xué)校圖書(shū)檔案管理再上新臺(tái)階，應(yīng)是我們研究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;圖書(shū)檔案;信息化

引言：新形勢(shì)下傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足信息社會(huì)條件下圖書(shū)檔案的管理要求，圖書(shū)檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書(shū)檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。針對(duì)圖書(shū)檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題，本文對(duì)圖書(shū)檔案信息化管理的科學(xué)性、規(guī)范性、高效性進(jìn)行了探索。

一、新時(shí)期院校圖書(shū)檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)

檔案管理工作在圖書(shū)館各項(xiàng)工作中占據(jù)著非常重要的地位，因?yàn)樗褕D書(shū)館不同階段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制以及各項(xiàng)工作所取得的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等都完整地記載下來(lái)了，從某種意義上說(shuō)，檔案是一部圖書(shū)館的成長(zhǎng)、發(fā)展史，人們通過(guò)對(duì)圖書(shū)館檔案的閱讀，可以清楚了解到圖書(shū)館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和員工管理工作等各個(gè)方面。檔案信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)保管方式更易于存儲(chǔ)和管理，將現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于圖書(shū)館的檔案管理當(dāng)中，不僅可以解決過(guò)去依靠庫(kù)房管理、手工抄寫(xiě)目錄所帶來(lái)的種種不便和繁瑣，實(shí)現(xiàn)用較少的空間將檔案永久保存，而且除了對(duì)文字資料的保存以外，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對(duì)檔案的管理方面，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)也發(fā)揮著非常出色的功能，我們可以將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化處理，在以后的工作中，我們就可以隨時(shí)隨地查看和調(diào)用我們所需要的檔案資料，而且這種查看和調(diào)用是非常便捷和迅速的。圖書(shū)館檔案管理的信息化，不僅避免了我們?nèi)粘９ぷ髦写罅康闹貜?fù)工作，更為重要的是它大大提高了工作效率，提升了檔案信息服務(wù)質(zhì)量， 實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，從而為社會(huì)節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力。

二、當(dāng)前院校圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理理念，難以滿足信息化的發(fā)展需求

傳統(tǒng)的“重存檔、輕利用”圖書(shū)檔案管理理念依然根深蒂固，部分領(lǐng)導(dǎo)的圖書(shū)檔案管理意識(shí)薄弱，認(rèn)為圖書(shū)檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而且占用學(xué)校的人力、物力、財(cái)力等資源，往往忽視圖書(shū)檔案管理的社會(huì)價(jià)值和作用，尤其是圖書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專(zhuān)業(yè)人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書(shū)檔案的社會(huì)價(jià)值和作用，才能轉(zhuǎn)變觀念，推動(dòng)圖書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)，滿足信息化發(fā)展的需求。

（二）建設(shè)管理資金不足，導(dǎo)致硬件設(shè)施和軟件資源等基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

圖書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)需要一定的建設(shè)管理資金，建設(shè)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，包括符合要求的建筑設(shè)施、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備以及配套的軟件資源等。目前院校圖書(shū)檔案管理數(shù)字化建設(shè)設(shè)施因經(jīng)費(fèi)問(wèn)題差距較大，軟件資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用相對(duì)滯后，尤其是圖書(shū)檔案管理軟件不能滿足數(shù)字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對(duì)紙質(zhì)圖書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理，忽略了圖書(shū)檔案歸檔過(guò)程的自動(dòng)化以及系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的共享等功能，這些因素都給圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了一定困難;基礎(chǔ)設(shè)施的不配套以及傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)圖書(shū)檔案管理信息化需求。因此，圖書(shū)部門(mén)應(yīng)改變觀念，加大對(duì)圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，購(gòu)置相應(yīng)的高性能服務(wù)器和計(jì)算機(jī)終端設(shè)備，開(kāi)發(fā)與之相適應(yīng)的圖書(shū)檔案信息化管理軟件，充分利用圖書(shū)檔案資源信息為師生服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)。

（三）圖書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用率不高

多年來(lái)，院校圖書(shū)管理部門(mén)在工作中建立了大量的圖書(shū)檔案資料，除了本校師生的需求外，社會(huì)人群對(duì)圖書(shū)檔案信息的需求也急劇增加，但院校圖書(shū)管理部門(mén)普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，很重視圖書(shū)檔案歸檔立卷工作，造成圖書(shū)檔案長(zhǎng)期存放不動(dòng)，變成了“死檔案”，實(shí)際工作中也不注重圖書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案的價(jià)值就在于充分利用，我們圖書(shū)檔案管理工作的目標(biāo)也在于利用，如果不能充分利用圖書(shū)檔案的信息資源，為社會(huì)大眾服務(wù)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，那么圖書(shū)檔案也就失去了存在的價(jià)值。

三、圖書(shū)檔案數(shù)字化管理建設(shè)途徑

（一）建立圖書(shū)館檔案指南資料庫(kù)

讀者常常會(huì)處于各種需要，而對(duì)圖書(shū)館的檔案資料進(jìn)行查閱。建立一個(gè)圖書(shū)檔案指南資料庫(kù)，旨在通過(guò)介紹圖書(shū)館檔案部門(mén)的狀況以及館藏檔案文獻(xiàn)情況等，使進(jìn)入該數(shù)字檔案系統(tǒng)的讀者能夠按照該數(shù)據(jù)庫(kù)的引導(dǎo)，快速并準(zhǔn)確的查找到自己所需要的資料，實(shí)現(xiàn)其存在的價(jià)值。

（二）建立專(zhuān)門(mén)的資料庫(kù)

為了方便讀者，可以建立專(zhuān)門(mén)的史料匯編、專(zhuān)題文件匯編資料庫(kù)。該資料庫(kù)可以通過(guò)不斷地積累與添加以及應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)編輯系統(tǒng)，進(jìn)行異地聯(lián)合編譯，使同一匯編材料不斷被充實(shí)，能夠更加的齊全，從而提高檔案的使用效率，節(jié)省了大量的檢索時(shí)間。

（三）建立開(kāi)放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

建立開(kāi)放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)字化檔案管理工作中是非常重要的，它是數(shù)字化檔案管理工作能夠高效有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，是開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作的前提。該數(shù)據(jù)庫(kù)的主要任務(wù)是對(duì)經(jīng)過(guò)確認(rèn)不合機(jī)密的檔案信息資料進(jìn)行匯編，在校園網(wǎng)或其他經(jīng)授權(quán)的信息網(wǎng)絡(luò)上供人免費(fèi)查詢使用。

（四）建立原文影響資料庫(kù)

該資料庫(kù)的主要功能是將檔案中比較珍貴的，有珍藏價(jià)值的手稿、照片、圖畫(huà)等，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等方式轉(zhuǎn)換為圖片、聲音、影響文件等，并且按照一定的存儲(chǔ)方式存儲(chǔ)在磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)等大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，從而實(shí)現(xiàn)源文件信息以數(shù)字化的形式保存下來(lái)，使讀者在網(wǎng)上便可以看到這些有價(jià)值的資料，也使這些珍貴的資料得到更多一層的保護(hù)。它與開(kāi)放檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合起來(lái)，也能滿足讀者在網(wǎng)上任意查詢所需信息的要求。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息的社會(huì)，任何事物都在朝著信息化的方向去發(fā)展，圖書(shū)檔案管理工作，在過(guò)去是一項(xiàng)十分繁瑣的，耗費(fèi)人力與精力、時(shí)間的工作，且還很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。但隨著信息化的普及，圖書(shū)檔案管理也在朝著數(shù)字化的方向邁進(jìn)。本文以院校圖書(shū)館的圖書(shū)檔案管理為例，分析了圖書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀，并由此提出了一些針對(duì)目前存在問(wèn)題的解決和改進(jìn)措施，旨在使數(shù)字化能夠更好應(yīng)用于檔案管理工作，能夠發(fā)揮其更大的價(jià)值。

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