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        信息技術(shù)在民族地區(qū)高校檔案工作中的有效運(yùn)用

        2021-11-07 02:13:50黃靜
        蘭臺內(nèi)外 2021年25期
        關(guān)鍵詞:民族地區(qū)信息技術(shù)

        黃靜

        摘 要:信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新使人們的生產(chǎn)生活方式發(fā)生了翻天覆地的改變,特別是在信息資源的獲取上,更是提供了諸多便利條件,人們只需一臺電腦,或者是一部智能手機(jī),就能輕松獲取想要的信息資源。對于民族地區(qū)高校檔案工作來說,受地理環(huán)境、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等因素影響,檔案工作相對滯后,難以滿足實(shí)際需求,如果將信息技術(shù)應(yīng)用其中,結(jié)合實(shí)際情況做好檔案信息化建設(shè)工作,可有效解決檔案工作中存在的問題,促進(jìn)工作水平和整體效果的提升。因此,文章對信息技術(shù)在民族地區(qū)高校檔案工作中的有效運(yùn)用進(jìn)行探討。

        關(guān)鍵詞:信息技術(shù)? 民族地區(qū)? 高檔檔案? 有效運(yùn)用

        引言

        信息技術(shù)(Information Technology),是指用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱。隨著信息技術(shù)在我國的初次嘗試到后來的普及應(yīng)用,各領(lǐng)域?qū)ζ淝嗖A有加,其原因在于信息技術(shù)具有普遍性、客觀性、互動性、共享性以及動態(tài)性等優(yōu)勢。當(dāng)前,隨著信息技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用,解決了工作滯后、檔案收集時間長、不易儲存等問題。與此同時,信息技術(shù)的應(yīng)用,改變了檔案工作者的工作方式,減輕了工作任務(wù),工作質(zhì)量和效率得到了實(shí)質(zhì)性的提升。但是,從目前來看,只有地方普通高校檔案工作能夠享受信息技術(shù)提供的服務(wù),一些民族地區(qū)高校檔案工作尚未實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的應(yīng)用,導(dǎo)致工作進(jìn)度停滯不前,難以順應(yīng)時代發(fā)展趨勢進(jìn)行發(fā)展和進(jìn)步。因此,民族地區(qū)高校要認(rèn)識到信息技術(shù)具有的優(yōu)勢和重要價值,根據(jù)自身情況進(jìn)行合理應(yīng)用。

        一、信息技術(shù)在民族地區(qū)高校檔案工作中運(yùn)用的必要性

        1.與大數(shù)據(jù)發(fā)展需求相適應(yīng)

        以往的民族地區(qū)高校檔案工作中,檔案工作者要通過做標(biāo)記、用腦記憶等方式記住每一本檔案的存放位置,同時根據(jù)檔案屬性制作目錄,以為隨時隨地的查閱工作做準(zhǔn)備。這種方式雖然能夠確保檔案工作的科學(xué)性與規(guī)范性,但在成百上千份的檔案中尋找某一份,不僅浪費(fèi)時間和精力,還難以保證尋找的準(zhǔn)確性。如果將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中,檔案工作者可以將所有的檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,并使用云計(jì)算進(jìn)行備份,防止檔案丟失。當(dāng)檔案使用者查閱檔案時,檔案工作者只需搜索關(guān)鍵字便能迅速、準(zhǔn)確獲取,這種檔案獲取方式不僅提高了檔案工作質(zhì)量,還與大數(shù)據(jù)發(fā)展需求相適應(yīng)。

        2.可促進(jìn)民族地區(qū)高校檔案工作的發(fā)展

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及,越來越多民族地區(qū)高校的教育學(xué)、行政管理等部門引入了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),教育教學(xué)質(zhì)量和管理效果得到實(shí)質(zhì)性提升。面對這種情況,民族地區(qū)高校檔案工作要緊隨其后,順應(yīng)時代發(fā)展趨勢,根據(jù)實(shí)際情況引入信息技術(shù),借助信息化手段優(yōu)化檔案工作內(nèi)容,使其日趨完善。當(dāng)下,受我國教育體制改革影響,國家對民族地區(qū)高校提出了新要求,教育和管理形式要與時俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和自我突破。此時,檔案種類愈發(fā)多樣,檔案內(nèi)容也愈發(fā)復(fù)雜,除了有全體師生和學(xué)校建校史等方面的檔案外,還有許多社會公眾的檔案,如此龐大的檔案數(shù)據(jù)群,如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)工作方法,不但會產(chǎn)生各種各樣的問題,還會阻礙民族地區(qū)高校檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。而信息技術(shù)的應(yīng)用,能夠整合所有的檔案信息,促進(jìn)檔案工作質(zhì)量和效率的提升,民族地區(qū)高校檔案工作也因此得到進(jìn)一步的發(fā)展。

        3.民族地區(qū)高校檔案工作的必然走向

        據(jù)了解,民族地區(qū)高校檔案工作中,檔案的儲存和管理多以紙質(zhì)版為主,這種管理方式看似一目了然,通過檔案工作者所做標(biāo)記獲取所需檔案信息,但在日積月累下,紙質(zhì)檔案儲存的弊端開始顯露。比如說,占據(jù)空間大,檔案易潮濕、霉變等,難以長久儲存檔案信息。此外,檔案在利用過程中,檔案使用者會反復(fù)翻閱或復(fù)印,致使檔案發(fā)生不同程度的磨損,一些不愛惜檔案的使用者,會給檔案帶來更大的損害。就目前來看,民族地區(qū)高校的眾多檔案都有保質(zhì)期,學(xué)生考試試卷僅存放3-5年,存放期結(jié)束后,為了騰出空間,供其他檔案存放,檔案工作者會通過廢紙出售、銷毀等方法進(jìn)行處理,如果處理不當(dāng),十分容易造成信息流失,給學(xué)生的個人利益帶來隱患。如果將信息技術(shù)應(yīng)用在民族地區(qū)高校檔案工作中,紙質(zhì)版檔案搖身一變成為電子檔案,不僅不易損壞,還有著較長的保存時間,處理過期檔案時只需一鍵操作即可,節(jié)省了不必要的流程,避免了檔案信息泄露問題。與此同時,以信息技術(shù)為依托的民族地區(qū)高校檔案工作,可實(shí)現(xiàn)信息的迅速傳播,提高了工作水平和整體效果。所以說,信息技術(shù)的有效運(yùn)用,是民族地區(qū)高校檔案工作的必然走向。

        二、民族地區(qū)高校檔案工作中存在的問題

        1.工作理念陳舊

        檔案是人們在各項(xiàng)社會活動中形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄,包括文書、人事、財會等類型的檔案。由于檔案涉及國家、企事業(yè)單位以及個人利益,所以具有較強(qiáng)的保密性,即便是檔案工作者,也不能擅自查閱,除非經(jīng)過本人許可,如果私自查閱檔案,或者是造成檔案丟失,將會承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。這種情況下,一些檔案工作者為了避免不必要的麻煩,依然沿用傳統(tǒng)工作方式,即檔案只收不用,思想過于保守,沒有與時俱進(jìn),部分民族地區(qū)高校檔案工作者也不例外,對信息技術(shù)在檔案工作中的引入持抵制和懷疑態(tài)度,導(dǎo)致工作過程中出現(xiàn)大大小小的問題,難以滿足時代發(fā)展要求。

        2.缺少專業(yè)設(shè)施和優(yōu)秀人才

        對于民族地區(qū)高校檔案工作來說,想要充分發(fā)揮信息技術(shù)具有的重要價值,就需要完善的專業(yè)設(shè)施和優(yōu)秀人才給予保障??墒牵瑥膶?shí)際來看,由于多數(shù)民族地區(qū)高校所處位置偏遠(yuǎn),辦學(xué)條件相對落后,資金緊張,硬件、軟件方面投入較少,就算檔案工作者想利用計(jì)算機(jī)開展工作,也難以達(dá)成目標(biāo)。另外,檔案工作水平與質(zhì)量的提高還與信息化人才有著直接關(guān)系,但因教學(xué)條件、周邊環(huán)境等因素影響,許多信息化人才更愿意留在交通便利,發(fā)展較好的城市中心,再加上民族地區(qū)高校缺少人才培養(yǎng)意識,沒有向檔案工作者灌輸信息化思想,導(dǎo)致檔案工作效果不盡如人意。

        3.檔案服務(wù)模式單一

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