陳浩

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)煩瑣而復(fù)雜的工作，機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為重要的組織管理機(jī)構(gòu)，其檔案管理的重要性不言而喻?，F(xiàn)階段，信息化技術(shù)已成為各領(lǐng)域發(fā)展的重要助推工具，檔案管理工作也不例外，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，更是有助于現(xiàn)代信息化建設(shè)的穩(wěn)步前行。本文立足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)實(shí)際情況，探索性提出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)策略，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展增添助益。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，打破了時(shí)間和空間對(duì)信息獲取、保存、應(yīng)用的阻礙，使管理工作變得更加嚴(yán)謹(jǐn)、高效，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代引發(fā)了信息化發(fā)展的浪潮。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案是記錄、收集單位各項(xiàng)組織活動(dòng)信息的重要載體，既是單位歷史和發(fā)展的“活化石”，更是寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。通過(guò)推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)概述

作為重要的社會(huì)信息資源，檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位履職服務(wù)中發(fā)揮著重要作用?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》提出：要加快我國(guó)檔案信息化建設(shè)的步伐，接受電子檔案進(jìn)館，加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程 。從20世紀(jì)80年代至今，我國(guó)的檔案信息化腳步還在繼續(xù)，全面做好檔案信息化建設(shè)將是目前乃至今后一段時(shí)間檔案現(xiàn)代化進(jìn)程中的重點(diǎn)工作。

作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，檔案管理將管理、服務(wù)與政治融為一體，在社會(huì)職能的發(fā)揮中起到了重要的促進(jìn)作用。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，當(dāng)前，各級(jí)行政事業(yè)單位著手檔案信息管理建設(shè)的階段性目標(biāo)是管理系統(tǒng)化、信息收集整理智能化和應(yīng)用專業(yè)化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)開發(fā)并應(yīng)用符合本單位需求的信息系統(tǒng)，重視對(duì)于信息化建設(shè)的跟蹤和效果檢驗(yàn)，最終實(shí)現(xiàn)檔案的全面信息化。

二、行政事業(yè)單位檔案信息化的意義及作用

信息化建設(shè)具有創(chuàng)新性、滲透性、帶動(dòng)性、增值性等多重特點(diǎn)，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的任務(wù)不斷加重，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前職能發(fā)揮的需要。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)更快更好發(fā)展，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的重中之重，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)職能的發(fā)揮具有重要作用。

1.有效彌補(bǔ)管理漏洞，提高檔案質(zhì)量

傳統(tǒng)依靠人工進(jìn)行信息采集、整理、加工、存儲(chǔ)的檔案管理模式，受人員業(yè)務(wù)專業(yè)度不同、個(gè)人對(duì)檔案信息審查的理解程度不同等因素影響，在實(shí)施的過(guò)程中存在一定的差別，如歸檔立卷、分類不準(zhǔn)確。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案具有材料分散、內(nèi)容全面、管理主體穩(wěn)定、立卷方式具有強(qiáng)制性、管理事項(xiàng)機(jī)密性強(qiáng)等諸多特點(diǎn)。依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理，容易出現(xiàn)手動(dòng)操作失誤，造成檔案信息不準(zhǔn)確，影響其應(yīng)用。通過(guò)開展檔案信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行檔案管理，能有效避免人為損害或惡意篡改，確保原始檔案的完整度和真實(shí)性，同時(shí)提升管理質(zhì)量。此外，將計(jì)算機(jī)作為信息資源整理、傳播的載體，能夠減少人員使用，從而降低了手動(dòng)操作錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

2.轉(zhuǎn)變載體應(yīng)用手段，提高管理效率

現(xiàn)階段各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位存儲(chǔ)的檔案多以紙質(zhì)為載體，紙質(zhì)文件的保存對(duì)環(huán)境、濕度、溫度都有較高要求，一旦存儲(chǔ)環(huán)境發(fā)生改變，就會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉、變質(zhì)、損毀的情況，導(dǎo)致檔案信息缺失。借助信息化技術(shù)，信息資料將由紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，僅需計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器便可長(zhǎng)期儲(chǔ)存，不再受環(huán)境條件制約，更加不用擔(dān)心紙張損壞問(wèn)題和空間不足問(wèn)題。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)流程煩瑣，查找不便，常常耗費(fèi)大量人力、物力。通過(guò)檔案的信息化建設(shè)，所有內(nèi)外部的使用者都可以借助平臺(tái)系統(tǒng)快速完成查找、借閱，不需要再拘泥于工作時(shí)間，使查詢效率和查詢準(zhǔn)確度大幅提升，加速檔案信息的流通速度，有效提高檔案管理效率。

3.變革檔案管理方式，提升管理活力

一方面，全面推進(jìn)檔案信息化管理，可以將檔案管理隊(duì)伍的工作重點(diǎn)從檔案的基礎(chǔ)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的應(yīng)用服務(wù)，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公益服務(wù)職能，促進(jìn)群眾滿意度的提升。另一方面，智能化平臺(tái)的使用，有助于更好滿足群眾需要，提高對(duì)外服務(wù)效率，樹立服務(wù)于民的政府形象，為機(jī)構(gòu)職能作用發(fā)揮奠定更好的基礎(chǔ)，激發(fā)管理活力。

4.避免資源浪費(fèi)，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展

在傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存紙質(zhì)化模式下，檔案管理工作人員常常會(huì)為存儲(chǔ)空間不足、儲(chǔ)存環(huán)境不達(dá)標(biāo)，檔案用紙年久變質(zhì)等問(wèn)題發(fā)愁。通過(guò)開展檔案信息化建設(shè)，紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字信息化檔案替代，不僅節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間，釋放更多的可利用辦公場(chǎng)所，還減少了檔案存儲(chǔ)過(guò)程中所需要的紙張、印刷設(shè)備以及裝訂設(shè)備的投入，與當(dāng)前提倡的綠色環(huán)保理念不謀而合，切實(shí)響應(yīng)了可持續(xù)發(fā)展的管理理念。

三、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位大多存在檔案管理方式陳舊、檔案管理載體陳舊、檔案管理技術(shù)陳舊、檔案管理人員業(yè)務(wù)滯后等問(wèn)題。隨著《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的發(fā)布，國(guó)家對(duì)于機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容和建設(shè)思路給出了明確的指導(dǎo)意見(jiàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化也陸續(xù)進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性建設(shè)階段，并取得了一定的成績(jī)。在肯定成績(jī)的同時(shí)，還要清醒地認(rèn)識(shí)到，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，只有深入分析這些問(wèn)題，才能更好探究檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的目標(biāo)。

1.理念普及度不高，認(rèn)知程度不足

現(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理人員還沒(méi)能擺脫傳統(tǒng)管理思想的束縛，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，仍想繼續(xù)沿用落后的紙質(zhì)化管理辦法，沒(méi)有從根本上接受信息化建設(shè)工作。主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是對(duì)于信息化建設(shè)的資金和人員投入不足，影響了信息化建設(shè)的總體進(jìn)程;二是建設(shè)推進(jìn)浮于形式，沒(méi)有建立自上而下的責(zé)任機(jī)制;三是規(guī)劃及制度完善，缺少推動(dòng)信息化建設(shè)的指導(dǎo)性、指引性文件，工作不系統(tǒng)、不具體、不規(guī)范。