金廷君,丁麟超,薛亞東

(浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬金華醫(yī)院/金華市中心醫(yī)院，浙江省金華市 321000)

“最多跑一次”改革是浙江省在深化行政審批制度改革、推進(jìn)政府轉(zhuǎn)型新形勢(shì)下形成的以人民為中心、以公共需求為導(dǎo)向的公共管理范式，是實(shí)質(zhì)性推進(jìn)簡(jiǎn)政放權(quán)和“放管服”改革的浙江經(jīng)驗(yàn)[1]。

為了響應(yīng)省委、省政府在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域深化“最多跑一次”改革的號(hào)召，在我院創(chuàng)建全市“最多跑一次”示范性醫(yī)院建設(shè)的推動(dòng)下，科研處借助信息化手段助力科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷最多跑一次，解決臨床一線反復(fù)跑、辦事難、辦事慢的問題，提高了科研管理部門服務(wù)效能，向臨床一線提供了更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

1 傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式現(xiàn)狀與問題

1.1 傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式主要分為以下四個(gè)步驟：

(1)科研報(bào)銷人員遞交相關(guān)票據(jù)與紙質(zhì)材料至科研處。

(2)科研處干事初審、科研處主任復(fù)審簽字，并在單獨(dú)建賬的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)卡上登記科研報(bào)銷人員信息、報(bào)銷科目以及金額等。

(3)科研報(bào)銷人員憑借科研處審核無誤的報(bào)銷材料到財(cái)務(wù)處審批，并遞交科研分管院長(zhǎng)、醫(yī)院總會(huì)計(jì)師審批簽字。

(4)科研報(bào)銷人員將審批完成后的相關(guān)票據(jù)和材料遞交財(cái)務(wù)處排隊(duì)報(bào)銷(見圖1)。

圖1 現(xiàn)行傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式

1.2 傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式的問題

1.2.1 科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過程中紙質(zhì)票據(jù)傳遞，報(bào)銷流程繁雜、時(shí)間跨度長(zhǎng)。目前，醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷采用手工簽字、人工流轉(zhuǎn)的操作方式，易于造成報(bào)銷時(shí)間跨度長(zhǎng)、報(bào)銷效率低下的問題。一方面，報(bào)銷過程中紙質(zhì)票據(jù)傳遞，同時(shí)需要多個(gè)行政管理部門及領(lǐng)導(dǎo)手工簽字，而大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)仍需要承擔(dān)臨床業(yè)務(wù)，導(dǎo)致整個(gè)報(bào)銷流程的時(shí)間跨度增加，使得報(bào)銷人員將多個(gè)發(fā)票積攢到一定數(shù)量后進(jìn)行統(tǒng)一的審批報(bào)銷，易于造成原始票據(jù)的堆積與丟失；另一方面，現(xiàn)行的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式由科研處代替財(cái)務(wù)處完成報(bào)銷材料審核工作，因科研管理部門與財(cái)務(wù)管理部門工作性質(zhì)不同，對(duì)于報(bào)銷材料的要求往往不一致，部分科研報(bào)銷人員在不熟悉科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定與報(bào)銷流程情況下，往往造成信息填寫錯(cuò)誤或報(bào)銷材料不符合醫(yī)院財(cái)務(wù)規(guī)定，導(dǎo)致科研報(bào)銷人員重復(fù)工作的問題[2]。

1.2.2 傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式使得科研人員無法及時(shí)、準(zhǔn)確查詢科研經(jīng)費(fèi)使用情況。傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式下，臨床一線科研人員查詢科研經(jīng)費(fèi)明細(xì)賬目的過程比較繁瑣且耗時(shí)長(zhǎng)。一方面，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)卡在科研管理部門保管存儲(chǔ)，科研人員只能通過科研處查詢科研經(jīng)費(fèi)支出情況，無法及時(shí)、準(zhǔn)確查詢經(jīng)費(fèi)使用的具體情況；此外，科研管理部門往往只記錄單次報(bào)銷預(yù)算科目及報(bào)銷總金額，無法體現(xiàn)每張報(bào)銷票據(jù)的詳細(xì)信息；另一方面，財(cái)務(wù)管理部門會(huì)計(jì)軟件尚未實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)存儲(chǔ)科研經(jīng)費(fèi)原始票據(jù)電子信息的功能，對(duì)于收到的報(bào)銷票據(jù)，一般只列支相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，與科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算科目并不一致[3]。當(dāng)項(xiàng)目組申請(qǐng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算或?qū)徲?jì)時(shí)，項(xiàng)目組只能通過財(cái)務(wù)管理部門查詢記賬憑證，然后再到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)中查找原始票據(jù)，來確定科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的具體執(zhí)行情況。

2 信息化助力醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷“最多跑一次”

2.1 信息化下科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的流程再造

為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷“最多跑一次”，我院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)以信息化為手段，以我院科研管理平臺(tái)為依托，設(shè)計(jì)并優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程。通過科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)打通部門信息壁壘，提高了科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷全過程管理的科學(xué)性、透明性和可追蹤性(見圖2)。

圖2 信息化下科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的流程再造

(1) 所有用戶使用單獨(dú)賬號(hào)登錄科研管理平臺(tái)，在項(xiàng)目管理模塊選擇需要報(bào)銷的科研項(xiàng)目，選擇經(jīng)費(fèi)類型(財(cái)政經(jīng)費(fèi)、配套經(jīng)費(fèi))，再根據(jù)預(yù)算科目填寫報(bào)銷金額并上傳相應(yīng)票據(jù)與附件材料，并提交至科研處線上審核。

(2) 科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)內(nèi)設(shè)科研處管理員賬號(hào)，由科研處干事初審，科研處主任復(fù)審，并提交至各管理部門線上審批流轉(zhuǎn)。在審批流轉(zhuǎn)中該項(xiàng)審批事項(xiàng)如有問題，可退回至上一審批環(huán)節(jié)審核人賬號(hào)或直接退回至填報(bào)人賬號(hào)，并通過系統(tǒng)發(fā)送短信告知審批修改意見。

(3) 在審批流轉(zhuǎn)結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送短信告知科研報(bào)銷人員此項(xiàng)審批流轉(zhuǎn)已完成并遞交相關(guān)的原始票據(jù)與材料至科研處。

(4) 科研處打印科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審批單并附上原始報(bào)銷材料遞交至財(cái)務(wù)處。財(cái)務(wù)處根據(jù)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)審批流轉(zhuǎn)記錄與提供的報(bào)銷審批單和原始票據(jù)材料核對(duì)無誤后，予以報(bào)銷。

2.2 提高科研經(jīng)費(fèi)管理的靈活性和管理效率

科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)的建設(shè)以科研項(xiàng)目為基礎(chǔ)，以經(jīng)費(fèi)預(yù)算為支撐，實(shí)時(shí)掌握科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的動(dòng)態(tài)變化情況，使科研管理部門由“被動(dòng)式服務(wù)”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)式服務(wù)”，提高了科研經(jīng)費(fèi)管理的靈活性和管理效率。

(1)科研項(xiàng)目綜合管理功能?？蒲刑幵诳蒲薪?jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)投入使用之前，完善各類科研項(xiàng)目的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、科室、項(xiàng)目組成員、經(jīng)費(fèi)、研究起止時(shí)間等信息，并導(dǎo)入項(xiàng)目立項(xiàng)文件、合同書等附件。項(xiàng)目組成員可實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目基本信息，臨床科室可查詢本科室科研項(xiàng)目立項(xiàng)情況與進(jìn)展情況，滿足臨床一線日常科研管理的需要。

(2) 科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理、實(shí)時(shí)查詢功能。合理的科研項(xiàng)目預(yù)算是科研工作順利進(jìn)行的前提條件和基礎(chǔ)[4]。項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，科研處及時(shí)在科研管理平臺(tái)上錄入項(xiàng)目的相關(guān)信息，同時(shí)填報(bào)應(yīng)到賬的財(cái)政經(jīng)費(fèi)與配套經(jīng)費(fèi)，并依據(jù)項(xiàng)目合同書填報(bào)經(jīng)費(fèi)預(yù)算；而財(cái)務(wù)處獲項(xiàng)目下?lián)芙?jīng)費(fèi)信息時(shí)，依據(jù)科研處遞交的立項(xiàng)文件和資金撥付文件在科研管理平臺(tái)上做好財(cái)政經(jīng)費(fèi)與配套經(jīng)費(fèi)到賬審批，由此，項(xiàng)目組可開始申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。當(dāng)報(bào)銷金額超過預(yù)算額時(shí)，會(huì)及時(shí)提醒項(xiàng)目組進(jìn)行線上預(yù)算調(diào)整審批，以保證項(xiàng)目組對(duì)經(jīng)費(fèi)的合理、規(guī)范使用。同時(shí)，項(xiàng)目組可實(shí)時(shí)查看經(jīng)費(fèi)使用情況、歷史經(jīng)費(fèi)報(bào)銷記錄以及現(xiàn)在報(bào)銷事項(xiàng)的審批狀態(tài)等，科研處也可實(shí)時(shí)跟蹤提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目執(zhí)行過程中合理使用科研經(jīng)費(fèi)，這樣既能遏制預(yù)算超額使用，又能避免臨近項(xiàng)目結(jié)題突擊使用經(jīng)費(fèi)等情況的發(fā)生[5]。

3 信息化助力科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷“最多跑一次”的挑戰(zhàn)

3.1 強(qiáng)化醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高系統(tǒng)安全性

科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)的基礎(chǔ)是互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的安全性。科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的票據(jù)傳輸、審批流轉(zhuǎn)主要依賴于醫(yī)院各個(gè)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)，極易受到外部病毒的攻擊。為保證科研報(bào)銷平臺(tái)的安全性，我院科研管理部門將進(jìn)一步聯(lián)合醫(yī)院信息中心做好醫(yī)院系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全工作。一方面，加強(qiáng)用戶賬號(hào)密碼等信息的安全性，增加用戶信息身份驗(yàn)證功能，實(shí)行用戶權(quán)限管理，針對(duì)不同用戶授權(quán)不同的角色，使其在系統(tǒng)中只能夠執(zhí)行特定的功能和操作[6]；另一方面，做好醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)安全性能建設(shè)，增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)病毒防范和網(wǎng)頁(yè)防篡改等工作，有效提升系統(tǒng)安全性。

3.2 科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)信息共享

目前，受限于醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)安全性考慮，科研報(bào)銷平臺(tái)無法實(shí)現(xiàn)臨床一線人員隨時(shí)隨地上傳與遞交科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷原始票據(jù)與材料，只能在外網(wǎng)中使用，而醫(yī)院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)建在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中，兩個(gè)管理部門兩個(gè)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)審批流轉(zhuǎn)后的結(jié)轉(zhuǎn)過程不能完全兼容與對(duì)接，導(dǎo)致兩個(gè)管理部門需要專人對(duì)接，遞交原始票據(jù)與材料，不能實(shí)現(xiàn)“一站式支付結(jié)轉(zhuǎn)”。我院科研管理部門將進(jìn)一步推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的信息共享與對(duì)接，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷“一站式”結(jié)轉(zhuǎn)，真正推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷“最多跑一次”。

3.3 做好宣傳與培訓(xùn)，引導(dǎo)臨床一線合理合規(guī)報(bào)銷

不同于以往線下人工報(bào)銷流程，科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)依賴于線上網(wǎng)絡(luò)操作，需要臨床科研人員熟練操作電腦，自行運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，此過程難免會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)操作不熟悉、報(bào)銷金額填報(bào)不準(zhǔn)確、上傳票據(jù)材料不規(guī)范等問題。因此，科研處將進(jìn)一步做好宣傳與培訓(xùn)工作，結(jié)合醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理規(guī)定，制定簡(jiǎn)潔、規(guī)范的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷操作規(guī)程，并分批次進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷平臺(tái)操作培訓(xùn)，讓臨床一線科研人員及時(shí)了解新舊報(bào)銷流程的轉(zhuǎn)換，同時(shí)進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)使用管理規(guī)定的培訓(xùn)，提高經(jīng)費(fèi)報(bào)銷事項(xiàng)的合規(guī)性，以提高審批流轉(zhuǎn)效率。另外，科研處科研干事與各臨床科室科研秘書對(duì)接，及時(shí)了解科室對(duì)科研報(bào)銷平臺(tái)的使用評(píng)價(jià)以及改進(jìn)建議并及時(shí)反饋問題與意見，以提升臨床一線對(duì)科研報(bào)銷平臺(tái)體驗(yàn)的滿意度。

3.4 落實(shí)科研財(cái)務(wù)助理制度，提升科研精細(xì)化管理水平

科研經(jīng)費(fèi)管理是科研管理中不可或缺的一部分，是開展科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)[7]。隨著省市投入科研經(jīng)費(fèi)的不斷增加，我院科研項(xiàng)目立項(xiàng)數(shù)與科研經(jīng)費(fèi)總量不斷增加，如何實(shí)現(xiàn)科研規(guī)范化管理已然成為科研精細(xì)化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為此，醫(yī)院將采用科研管理部門設(shè)立科研財(cái)務(wù)助理崗位或財(cái)務(wù)管理部門財(cái)務(wù)人員兼任科研財(cái)務(wù)助理一職的方式，逐步加強(qiáng)我院科研經(jīng)費(fèi)規(guī)范化、精細(xì)化管理。一方面，通過落實(shí)科研財(cái)務(wù)助理制度，由科研財(cái)務(wù)助理協(xié)助科研人員更專業(yè)地進(jìn)行科研項(xiàng)目的預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、經(jīng)費(fèi)使用以及財(cái)務(wù)決算等環(huán)節(jié)[8]；另一方面，科研財(cái)務(wù)助理在了解醫(yī)院財(cái)務(wù)管理規(guī)定、精通系統(tǒng)操作流程情況下，可指導(dǎo)科研人員按照醫(yī)院經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，有助于提高經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的審批流轉(zhuǎn)效率，同時(shí)可及時(shí)提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在合同期限內(nèi)合理規(guī)范地使用經(jīng)費(fèi)，保證項(xiàng)目按期按計(jì)劃完成[9]。

近年來，各級(jí)各類科研項(xiàng)目不斷增多，包括政府投入、非政府投入(社會(huì)、企業(yè)投入)，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)大幅度增加。在傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理模式下，科研經(jīng)費(fèi)管理出現(xiàn)不同方面的問題。一方面，不同種類的科研項(xiàng)目，其經(jīng)費(fèi)管理標(biāo)準(zhǔn)不一，項(xiàng)目預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行不一致；另一方面，科研項(xiàng)目管理部門、項(xiàng)目組以及財(cái)務(wù)部門三者之間溝通不順暢，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)管理效率較低[10]。

通過信息化助力科研報(bào)銷“最多跑一次”改革，不僅優(yōu)化了醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程，將臨床一線醫(yī)護(hù)人員從繁雜的科研報(bào)銷工作中解放出來，同時(shí)打破了科研管理部門與財(cái)務(wù)管理部門的信息壁壘，促進(jìn)了科研經(jīng)費(fèi)的全過程管理，有助于推進(jìn)醫(yī)院科研管理信息化，為提高科研管理效率，實(shí)現(xiàn)科研精細(xì)化管理提供重要支撐。