王 珩

（青島農(nóng)業(yè)大學(xué) 山東·青島 266109）

檔案管理學(xué)是理論性和實(shí)踐性很強(qiáng)的應(yīng)用學(xué)科，要求學(xué)生通過(guò)實(shí)習(xí)，將所學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與檔案管理工作或辦公室業(yè)務(wù)工作實(shí)際緊密結(jié)合，將專(zhuān)業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)化為專(zhuān)業(yè)工作技能與能力，為畢業(yè)后從事檔案工作或辦公室工作奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。通過(guò)實(shí)習(xí)，讓學(xué)生進(jìn)一步了解社會(huì)，了解有關(guān)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)實(shí)情況，找出自己與社會(huì)需求之間的差距，明確今后努力的方向。

高校檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的高等學(xué)校及其所屬的單位和個(gè)人在從事教學(xué)、科研、教學(xué)管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像形式的歷史記錄。檔案管理的內(nèi)容如圖1所示，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用。

圖1：高校檔案館檔案管理流程圖

1 青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館檔案管理工作的現(xiàn)狀

2010年4 月，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案室更名為青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館。2014年進(jìn)行了改造搬遷工作，檔案館的環(huán)境條件使檔案保存、管理有了很大的提高和改善。

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施愈加完善

截至目前，檔案館的總建筑面積為608平方米，其中檔案庫(kù)房面積為518平方米，閱檔室28平方米，辦公室62平方米。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置了檔案柜、密集架等檔案存儲(chǔ)設(shè)施，并且配有空調(diào)、吸塵器、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、空氣消毒機(jī)和除濕機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備（如表1所示）來(lái)輔助檔案的保管和管理工作。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展和完善，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施愈加完善，基本能滿足檔案管理工作的需求。

表1：青島農(nóng)業(yè)大學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)量

1.2 出臺(tái)多項(xiàng)規(guī)章制度

檔案館以《檔案法》《山東省檔案條例》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等為基礎(chǔ)，結(jié)合自己學(xué)校實(shí)際情況，陸續(xù)出臺(tái)了多項(xiàng)規(guī)章制度。《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》是學(xué)校檔案館總的管理辦法，里面規(guī)定了一些檔案基本管理辦法。對(duì)于學(xué)校而言，教學(xué)是重點(diǎn)，所以檔案館針對(duì)教學(xué)檔案專(zhuān)門(mén)制定了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)檔案管理辦法》。在檔案分類(lèi)方面，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)制定了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)方案》，有自己獨(dú)特的分類(lèi)方案。根據(jù)分類(lèi)不同，檔案資源載體不同，檔案館出具了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案規(guī)范，制定出《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、外事、出版、財(cái)會(huì)、聲像、人事、學(xué)生檔案等檔案工作規(guī)范》。在檔案保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、轉(zhuǎn)遞等方面都制定了嚴(yán)格的規(guī)章制度。檔案館制定的一系列規(guī)章制度使檔案的管理、分類(lèi)、保存、使用等方面都有法可依，有章可循，檔案管理工作越來(lái)越規(guī)范化。

1.3 數(shù)字化建設(shè)逐步推進(jìn)

檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案等信息資源進(jìn)行管理以及為師生和社會(huì)提供服務(wù)，進(jìn)而提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。目前，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館的數(shù)字化建設(shè)已初具規(guī)模，但是發(fā)展水平較低。首先青島農(nóng)業(yè)大學(xué)數(shù)字化建設(shè)將案卷目錄、歸檔文件目錄輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立了檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但是卷宗資料內(nèi)容還沒(méi)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案館內(nèi)的資料主要還是以文本的形式進(jìn)行歸檔立卷保存，紙質(zhì)還是主要的載體形式；其次，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)依靠自身的校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了檔案館在線人工服務(wù)和自助服務(wù)，每年畢業(yè)生想查詢自己的檔案去向，就可以登錄青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館機(jī)構(gòu)，自主查詢，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，也方便了學(xué)生查詢，但是學(xué)生的學(xué)籍檔案并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，若因?qū)W習(xí)深造、工作升職等原因需要提供學(xué)籍檔案時(shí)，利用者還是需要去青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館內(nèi)查詢，網(wǎng)上并不能滿足利用需要；最后青島農(nóng)業(yè)大學(xué)為加強(qiáng)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理，加速數(shù)字化建設(shè)，購(gòu)進(jìn)了“南大之星”檔案管理軟件。

1.4 檔案館工作人員結(jié)構(gòu)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。隨著高校發(fā)展的需求，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能要求越來(lái)越嚴(yán)格，熟練程度要越來(lái)越高。青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，管理人員的綜合素質(zhì)水平相對(duì)較高。如表2所示，館內(nèi)現(xiàn)有5名專(zhuān)職檔案管理人員，其中女性有4名，男性有1名，女性管理人員占大多數(shù)；年齡都是35歲以上，其中45歲以上4人，年齡偏高；學(xué)歷方面，平均水平較高，1名博士研究生，2名碩士研究生，2名本科生。館內(nèi)工作人員平均學(xué)歷水平較高，但檔案管理專(zhuān)業(yè)出身較少。

1.5 編研成果豐富

檔案館工作人員充分利用館藏檔案資源，先后編寫(xiě)了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)大事記》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)機(jī)構(gòu)組織沿革》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)年鑒》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)校慶材料匯編》《校園精神文明建設(shè)文件匯編》《機(jī)構(gòu)與人員一覽表》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)全宗介紹》《校史簡(jiǎn)編》《各種數(shù)字匯編》等多種編研材料。檔案館豐富的編研成果對(duì)檔案信息的利用起到了較大的推動(dòng)作用。

2 青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案保管條件需繼續(xù)改善

2.1.1 設(shè)備數(shù)量相對(duì)較少

實(shí)習(xí)中調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案館內(nèi)檔案柜數(shù)量為75組，密集架為67組，隨著高校招生規(guī)模的逐年增加，檔案柜和密集架數(shù)量也需要逐漸增多，同時(shí)也需擴(kuò)大庫(kù)房面積。吸塵器、掃描儀和光盤(pán)刻錄機(jī)都僅有一臺(tái)，工作量較大或者機(jī)器出現(xiàn)故障時(shí)，會(huì)出現(xiàn)耽誤工作的現(xiàn)象。

2.1.2 部分設(shè)備較為落后

檔案保存需要特定范圍的溫濕度，實(shí)習(xí)中發(fā)現(xiàn)，檔案館有除濕機(jī)、空調(diào)、溫度計(jì)和濕度計(jì)等設(shè)備，工作人員也進(jìn)行日常的溫度和濕度的監(jiān)測(cè)工作。檔案館冬季較為干燥，館內(nèi)缺少增濕機(jī)。在防火方面，檔案館有傳統(tǒng)的消防設(shè)備和防火卷簾，但防火裝備自動(dòng)化程度不高，滅火設(shè)備完全需要人工操作。由于檔案庫(kù)房處于一樓位置，并有電梯入口，檔案館安裝有常規(guī)的監(jiān)控裝置和防盜門(mén)，如遇停電等事故時(shí)，仍存在一定的安全隱患。另外，檔案館缺少縮微拍照設(shè)備、字跡顯示儀和縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備。隨著檔案的逐年增加，破損檔案和字跡模糊檔案也會(huì)逐漸出現(xiàn)，檔案館也缺少一些修復(fù)設(shè)備和人員。

2.2 規(guī)章制度的執(zhí)行不嚴(yán)格

青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館管理制度較為完善，但是在制度執(zhí)行能力和保障力度上還有所欠缺，實(shí)際運(yùn)作中落實(shí)不到位。

檔案館根據(jù)工作的需要和實(shí)際操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題依次制定了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)檔案管理辦法》等一系列檔案工作規(guī)章制度，并對(duì)檔案管理的運(yùn)行操作做了詳細(xì)的說(shuō)明和具體的分工。但是在檔案管理的實(shí)際運(yùn)作中，有的檔案管理制度并沒(méi)有很好地執(zhí)行下來(lái)，一是專(zhuān)職工作人員少，并且檔案管理專(zhuān)業(yè)人員較少，只能做一些常規(guī)性的工作，缺少檔案管理的創(chuàng)新；另一方面是檔案館中有一部分是勤工助學(xué)的學(xué)生作為兼職人員，兼職人員缺乏對(duì)檔案館制度的深刻了解；最后，師生利用檔案時(shí)，有的不注意保護(hù)檔案資源，或者在無(wú)意中違反檔案管理的規(guī)章制度。所以檔案館制度要執(zhí)行落實(shí)到位，還需要全體師生的共同努力。

2.3 管理人員結(jié)構(gòu)不合理

2.3.1 檔案專(zhuān)業(yè)人員太少

學(xué)校檔案館配備的專(zhuān)職的檔案管理員較少，尤其是缺乏精通檔案專(zhuān)業(yè)管理的人員。檔案館中專(zhuān)職檔案管理人員中畢業(yè)于檔案專(zhuān)業(yè)院校的人數(shù)只占14.3%。所以，雖然現(xiàn)有檔案管理人員的文化水平雖然較高，但真正掌握高校檔案管理知識(shí)的人不是很多。青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館工作人員大多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)和實(shí)踐，對(duì)于檔案的收集、整理、歸檔、上架等的流程，僅僅根據(jù)青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理制度及以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)操作，缺乏工作的創(chuàng)新性，檔案管理的方式過(guò)于僵化。有些工作人員也因?yàn)閷?duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，應(yīng)及時(shí)收集的而沒(méi)有收集上來(lái)，收集上來(lái)的有的只是將材料簡(jiǎn)單的放入檔案盒中，沒(méi)有科學(xué)的整理歸檔，這容易導(dǎo)致檔案的錯(cuò)放和丟失，給學(xué)校檔案館的建設(shè)造成不必要的損失。

2.3.2 年齡總體偏大

由表2所知，35歲以下的檔案管理人員一個(gè)也沒(méi)有，而45歲以上的管理人員占80%，嚴(yán)重偏老齡化。年長(zhǎng)者雖然嚴(yán)謹(jǐn)、穩(wěn)妥，但是他們的思想較為固化，難以接受新的理念以及新的管理方式。另外年長(zhǎng)者一般對(duì)信息技術(shù)知識(shí)較為缺乏，并且相比較年輕人來(lái)說(shuō)，他們接收新知識(shí)的能力也較為一般，這不利于檔案數(shù)字化的建設(shè)，甚至阻礙檔案數(shù)字化進(jìn)程的加速。

表2：檔案館工作人員結(jié)構(gòu)

2.4 檔案數(shù)字化建設(shè)程度不高

2.4.1 缺乏高素質(zhì)的數(shù)字化人才

隨著檔案事業(yè)的急速發(fā)展，檔案的數(shù)量與日俱增，各地區(qū)的檔案館現(xiàn)代化管理水平也越來(lái)越高，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字技術(shù)是發(fā)展的重要引擎，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的現(xiàn)代檔案管理對(duì)檔案館的員工隊(duì)伍也提出了更高的要求，檔案管理工作人員不僅需要具有檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且更需要掌握信息化技術(shù)的多學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)人才。目前來(lái)看青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館比較缺少同時(shí)具備信息技術(shù)和檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，致使檔案數(shù)字化水平停滯不前，許多檔案館引入了較為先進(jìn)的檔案管理軟件，但熟練應(yīng)用的員工極少，導(dǎo)致檔案館的數(shù)字化建設(shè)舉步維艱。

2.4.2 技術(shù)不成熟

隨著社會(huì)發(fā)展檔案館從傳統(tǒng)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變?cè)絹?lái)越快，逐漸用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替了傳統(tǒng)檔案的管理方法。但現(xiàn)在檔案的數(shù)字技術(shù)還不成熟，還存在較多的問(wèn)題。比如：檔案的保密工作，傳統(tǒng)的檔案管理的首要任務(wù)是安全保護(hù)，但電子環(huán)境中檔案安全保護(hù)的任務(wù)除了防止泄密以外，還需要防止數(shù)字信息的丟失、不可用和失真。由于磁性和光學(xué)載體存儲(chǔ)密度高，僅僅一張磁盤(pán)或光盤(pán)的丟失可能意味著成千上萬(wàn)份檔案的丟失。另一方面是網(wǎng)絡(luò)的快速和便捷在為師生利用檔案提供方便的同時(shí)，也為泄密、修改和刪除等非法利用提供了方便。檔案的數(shù)字化依賴高新技術(shù)的支持，數(shù)字化的檔案需要信息共享、需要網(wǎng)絡(luò)傳遞和海量的存儲(chǔ)，這需要強(qiáng)大的技術(shù)支持，目前青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館內(nèi)暫時(shí)缺少這樣的信息技術(shù)人員。

2.4.3 缺少資金支撐

近年來(lái)，高校師生越來(lái)越認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，高校檔案館愈加完善，但由于檔案的信息化功能，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和成果，在學(xué)校的資金投入方面，檔案館建設(shè)的投入和教學(xué)、科研相比力度要小得多。檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量的人、財(cái)、物的投入，這些條件不能得到滿足，檔案館的數(shù)字化建設(shè)程度難以得到保證。

2.5 檔案資源未得到充分開(kāi)發(fā)利用

檔案管理的最終目的是為了更好的開(kāi)發(fā)利用。教學(xué)實(shí)習(xí)中發(fā)現(xiàn)檔案館的檔案信息未得到充分的開(kāi)發(fā)利用。一方面由于當(dāng)今獲取信息的便捷性和師生對(duì)檔案館儲(chǔ)存信息的不了解，較少主動(dòng)去檔案館查閱信息；另一方面考慮到一些檔案信息的保密性，目前青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館還不對(duì)外開(kāi)放，這在一定程度上也限制了檔案信息的利用范圍。

3 解決青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1 加大資金投入，完善檔案館硬件設(shè)施

更新和完善檔案館硬件設(shè)施，是檔案得到良好保存的必備條件。一完善安全防范設(shè)施設(shè)備。包括入侵報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、自動(dòng)消防報(bào)警和消防聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)、應(yīng)急照明系統(tǒng)等。二完善檔案防護(hù)設(shè)施設(shè)備。包括溫濕度調(diào)控設(shè)備、機(jī)械通風(fēng)設(shè)備和檔案消毒殺蟲(chóng)設(shè)備。三增加傳統(tǒng)保護(hù)技術(shù)設(shè)備。包括仿真復(fù)制、修復(fù)和裝裱設(shè)備。

3.2 加強(qiáng)依法治檔、增強(qiáng)師生規(guī)范用檔意識(shí)

檔案是高校發(fā)展的記錄和見(jiàn)證，對(duì)檔案進(jìn)行良好的管理是推動(dòng)自身發(fā)展、提高科研能力的重要內(nèi)容。高校檔案管理工作如何適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,更好地服務(wù)于高校各項(xiàng)工作，是新時(shí)期高校檔案館所面對(duì)的新任務(wù)、新課題。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格貫徹和落實(shí)好檔案館的各項(xiàng)規(guī)章制度，及時(shí)督促各個(gè)學(xué)院及行政部門(mén)按時(shí)對(duì)每個(gè)學(xué)期的檔案資料進(jìn)行歸檔上交，對(duì)于不按時(shí)上交檔案的部門(mén)和存在問(wèn)題的檔案及時(shí)的聯(lián)系檔案整理人員。同時(shí)，通過(guò)各種媒介宣傳檔案管理的各項(xiàng)制度，讓師生能夠詳細(xì)準(zhǔn)確地了解檔案管理制度和條例，依法規(guī)范用檔。設(shè)立“檔案開(kāi)放日”，讓更多的師生了解的檔案，形成“我為檔案，檔案為我”的良好氛圍。

3.3 提高專(zhuān)業(yè)管理水平，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理要求管理人員具有良好的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)，針對(duì)青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理人員具體情況，需要適當(dāng)思維靈活、年輕有活力的工作人員。另外，檔案管理人員的招聘過(guò)程要科學(xué)化，聘任有高的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平的檔案管理人員。最后，為了更好執(zhí)行學(xué)校檔案的管理制度，勝任高校檔案管理工作，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)高校檔案管理的要求，定期對(duì)管理人員培訓(xùn)，使他們及時(shí)接觸先進(jìn)的管理理論、手段和方法，提高檔案管理效率。

3.4 加速推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化

利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館目前已完成檔案目錄信息的數(shù)字化，但還沒(méi)有完成檔案信息的全部數(shù)字化，包括把紙張、照片、聲像檔案等全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息還有許多工作要做。

3.5 加大宣傳，拓展檔案利用途徑

為了拓展檔案利用途徑，最大程度發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，擴(kuò)大檔案工作的影響，檔案館應(yīng)加大檔案的宣傳工作。檔案館通過(guò)舉辦檔案展覽或在檔案館內(nèi)設(shè)立長(zhǎng)期的展覽室，并且為讓查閱者一進(jìn)入檔案館就對(duì)檔案的種類(lèi)和如何查閱有一個(gè)基本的了解，檔案館應(yīng)設(shè)立陳列柜，詳細(xì)介紹檔案館的珍貴資料、檔案的基本分類(lèi)和借閱流程等，更方便師生的利用。