徐蓓蓓 劉 恒 李成龍 王國艷

（北京航天動力研究所，北京 100076）

一、前言

制造業(yè)企業(yè)一直是國內(nèi)經(jīng)濟的重要經(jīng)濟主體，傳統(tǒng)的生產(chǎn)模式和管理方式在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展，合同管理的不規(guī)范性也影響著企業(yè)的效益和效率。傳統(tǒng)的企業(yè)合同管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的需求，只有明確地分析企業(yè)內(nèi)部的合同管理問題，才能有針對性地加強企業(yè)的合同管理，提升企業(yè)的效率，提高企業(yè)的效益[1-3]。目前，企業(yè)內(nèi)合同管理中存在的問題主要包括以下幾個方面。

（一）合同簽訂階段的問題

（1）合同內(nèi)容不嚴謹。合同文本不規(guī)范，是合同法律風險的主要原因之一。合同內(nèi)容不嚴謹，容易發(fā)生歧義和誤解，就會導致合同執(zhí)行過程中引起爭議或是合同難以履行。

（2）合同管理過程紙質(zhì)化。目前企業(yè)內(nèi)部合同管理的流程都是以紙質(zhì)方式進行，沒有固化的信息管理流程，合同評審等流程效率低下，并且無法做到過程受控、操作行為公開。

（3）主從合同無關(guān)聯(lián)。主合同和從合同都是線下處理，無法做到互相關(guān)聯(lián)，無法做到及時的成本管控[1，3]。

（二）合同履約階段的問題

（1）無合同法律風險預(yù)警。例如，合同欠款因為訴訟時效過期后，可能就會造成企業(yè)的經(jīng)濟損失。

（2）合同進度管理無法實時監(jiān)控。沒有信息化的管理流程，合同進度無法做到實時追蹤，實時監(jiān)控，實時處理。

（3）合同收付款管理不及時。因為對合同進度的掌握不及時，導致合同收付款管理不及時，影響企業(yè)的收益和效率[1，3]。

因此，以解決上述問題為出發(fā)點，創(chuàng)建一套合同管理信息化平臺，將信息化技術(shù)作為合同管理精細化的支撐，持續(xù)改善企業(yè)的合同管理漏洞，持之以恒地追求企業(yè)合同管理的精細化、信息化、合理化、規(guī)范化。

二、合同精細化和信息化管理的方向

合同精細化管理是一個企業(yè)合同管理的核心工程。合同精細化管理的方向就在于需要對合同過程管理進行分解、細化和落實，是一個細化的管理過程，能讓企業(yè)的合同規(guī)劃有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用，同時也能夠提升企業(yè)的整體執(zhí)行能力。一個企業(yè)要想進行合同精細化管理，需要結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀，按照精細化的思路，找準關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進行，形成并實施運轉(zhuǎn)、完善一個合同管理體系，并涉及修改相關(guān)體系，只有這樣才能最終整合全部體系，實現(xiàn)合同精細化管理在企業(yè)發(fā)展中的功能、效果和作用。

信息化管理是以信息化帶動工業(yè)化，實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程，是將現(xiàn)代的信息技術(shù)與先進的管理理念進行融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)的生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)的管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提升企業(yè)的效率和效益，增強企業(yè)的競爭力。

利用信息技術(shù)將合同的精細化管理理念和原則進行流程化、信息化，做到合同管理的規(guī)范化、過程化、責任化、精細化、風險可控，過程可追溯。

三、合同精細化及信息化管理方案實例

針對企業(yè)合同管理各個階段存在的問題，創(chuàng)建一套合同管理平臺，將合同管理的各個線下流程進行電子化、流程化、規(guī)范化、精細化的改造；將合同管理過程的各個階段進行解讀、分解，利用信息化手段進行資源整合，過程管控；將合同管理中涉及的要素進行有效分析，實現(xiàn)合同的各個階段甚至整個過程的精細化管理。

1.總體管理框架

合同管理平臺可以實現(xiàn)從合同訂立到合同歸檔的全過程信息化管理，其過程主要包含合同訂立、合同履行和合同終結(jié)三個階段。合同管理平臺框架圖如圖1所示：

如圖1所示，合同管理平臺以合同的全生命周期管理為主要業(yè)務(wù)主線，以應(yīng)用管理、系統(tǒng)管理、合同文本管理、授權(quán)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理以及查詢統(tǒng)計等為橫向輔助模塊，結(jié)合企業(yè)的合同管理制度，將合同管理精細化，對合同進行全方位管理。系統(tǒng)設(shè)計的原則是全部合同都按照統(tǒng)一的模式來管理，通過系統(tǒng)功能的擴展來兼顧不同合同類別的特殊性。

圖1 合同管理平臺框架圖

此合同管理平臺的創(chuàng)建，從合同訂立、合同履行到合同終結(jié)方面，對合同進行了精細化管理，實現(xiàn)了對合同的全生命周期管理，對合同各個階段做到了實時管控，為企業(yè)管理者提供了實時的數(shù)據(jù)展示以及分析。

2.合同訂立

（1）合同立項

在企業(yè)合同管理過程中，合同立項是合同管理工作的開始，合同后續(xù)的執(zhí)行是建立在項目背景下的。合同立項可以為合同管理提供立項相關(guān)的項目及其他合同背景信息，同時為后續(xù)合同審查等提供合同編號的依據(jù)，為合同簽訂等提供任務(wù)來源依據(jù)等。最終統(tǒng)計的時候可以統(tǒng)計項目數(shù)據(jù)，為管理者提供清晰可控的項目及合同數(shù)據(jù)和進程。

在此實例中，合同立項不建立流程機制，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊中創(chuàng)建項目任務(wù)基礎(chǔ)庫，根據(jù)項目任務(wù)所屬部門對相應(yīng)部門開放本部門項目任務(wù)庫維護界面，部門只能查看、添加、修改、刪除本部門的項目任務(wù)。示意界面如圖2所示。

圖2 項目任務(wù)管理示意圖

（2）合同選商

項目任務(wù)確定后，需要通過合同選商環(huán)節(jié)進行，例如：比價單審批過程、招標過程等。在此過程中，根據(jù)相應(yīng)的管理流程進行合作商的最終確定。

此實例中合同選商建立流程機制，首先根據(jù)項目性質(zhì)和合同類別提起選商審批流程，填寫選商方式，選商結(jié)束后，填寫選商結(jié)果以及上傳相應(yīng)的選商材料。合同選商流程如圖3所示。

圖3 合同選商流程示意圖

（3）合同起草

合同起草過程是合同文本電子版的生成及審批過程。此實例中合同起草采用流程機制，承辦部門發(fā)起流程申請，根據(jù)合同類別匹配出相應(yīng)的合同范本，根據(jù)范本生成最終的合同電子版，審批通過后加蓋電子印章，可以打印出正式版合同文本。

其中，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊處建立合同文本庫，為合同起草在線編輯合同文本提供支持。合同文本庫按照合同類別進行分類管理，每種類別的合同對應(yīng)適用的模板。模板本身分為企業(yè)標準合同文本、上級機關(guān)指定合同文本、對方合同文本、雙方協(xié)商合同文本等。

系統(tǒng)可以提供針對合同文本模板的制作功能。企業(yè)合同管理中要求簽訂合同時應(yīng)優(yōu)先使用合同范本，從源頭上規(guī)范合同范本的使用，并提高合同的審批效率。

合同管理部門可以有權(quán)限對合同文本庫進行維護，例如：合同范本新增、合同范本修改、合同范本作廢等。

（4）合同審查

合同審查的目標是實現(xiàn)合同正式簽訂前的審查管理制度化、規(guī)范化、流程化、信息化，實現(xiàn)合同的網(wǎng)上動態(tài)審查。審查流程主要包括專業(yè)技術(shù)審查、價格審查、法律條款審查、預(yù)算審查以及領(lǐng)導審批等。審查流程可以根據(jù)合同類別、合同是否重大項目、合同金額、履約條款等執(zhí)行不同的審批流程，支持退回、轉(zhuǎn)寄、重置以及中止，支持合同流程并行會簽；流程會記錄審查過程信息以及審批意見等。合同審查的流程示意圖如圖4所示：

圖4 合同審查流程示意圖

（5）合同簽訂

合同審查流程結(jié)束后，即可根據(jù)合同相關(guān)信息授權(quán)給相關(guān)負責人進行合同簽訂，合同生效后即可進入合同履行環(huán)節(jié)。合同簽訂階段主要完成確認合同信息如合同簽訂人、合同經(jīng)辦人、合同編號、簽訂日期、記賬日期、生效日期、履約期限等信息、打印合同、簽訂合同、掃描合同正式版等。

合同簽訂后，執(zhí)行合同錄入流程，將合同文本信息以及蓋章版合同電子版上傳至系統(tǒng)，生成合同臺賬，并同時將相關(guān)數(shù)據(jù)傳送至網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，進行后續(xù)的合同報銷以及收付款管理等。

3.合同履行

（1）合同預(yù)警

在合同履約過程中，可以根據(jù)合同的進度情況發(fā)起合同支付預(yù)警、合同收入預(yù)警、合同履約預(yù)警、合同到期預(yù)警等，提醒相關(guān)部門關(guān)注即將到期合同的履約、結(jié)算及續(xù)簽情況。

①合同支付預(yù)警

根據(jù)合同付款制度中的相關(guān)條款，在需要里程碑付款的前15天開始預(yù)警提示，預(yù)警頻率為每三天一次，如果延期還沒有付款的，則預(yù)警頻率改為一天一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒。

②合同收入預(yù)警

根據(jù)合同收款制度中的相關(guān)條款，到收款確認節(jié)點前15天開始預(yù)警提示，預(yù)警頻率為每三天一次，如果延期還沒有確認收款的，則預(yù)警頻率改為一天一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒。

③合同履約預(yù)警

合同執(zhí)行過程中每個里程碑節(jié)點之前15天系統(tǒng)開始預(yù)警提示，預(yù)警頻率為每三天一次，如過延期還沒有確認里程碑的，則預(yù)警頻率改為一天一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒，直至里程碑確認完畢。

④合同到期預(yù)警

合同到期預(yù)警是指系統(tǒng)設(shè)置合同到期預(yù)警功能，提醒相關(guān)部門關(guān)注即將到期合同的履約、結(jié)算及續(xù)簽情況，合同執(zhí)行結(jié)束前3個月進行預(yù)警提醒，預(yù)警頻率為每半個月一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒，直至合同執(zhí)行結(jié)束。合同預(yù)警示意圖如圖5所示。

圖5 合同預(yù)警示意圖

（2）合同結(jié)算管理

合同結(jié)算管理主要實現(xiàn)開票管理、收付款管理及合同成本利潤的計算等。該部分功能主要通過與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)集成實現(xiàn)。

①開票管理

與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)集成，讀取網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中每個合同每筆開票的時間、金額，并計算合同當前累計開票額。開票管理示意圖如圖6所示。

圖6 開票管理示意圖

②收付款管理

與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)集成，讀取網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中每個合同的每筆來款的時間、金額，并計算合同當前累計收款額。系統(tǒng)根據(jù)合同錄入時的來款計劃與實際來款情況進行對比，計算業(yè)主履約情況。收付款管理示意圖如圖7所示。

圖7 收付款管理示意圖

③成本利潤分析

通過集成網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中支出任務(wù)號為某個合同的金額，可以計算出合同的成本，同時可計算出合同的利潤?？砂床煌愋彤a(chǎn)品進行利潤率統(tǒng)計，為管理者找到利潤高的產(chǎn)品。管理部門可按不同事業(yè)部進行利潤率統(tǒng)計，找到利潤高的事業(yè)部，同時提供在合同權(quán)限范圍內(nèi)按時間計算利潤總額及利潤率等功能。

（3）合同進度管理

系統(tǒng)為部門合同管理人員提供合同進度管理功能，包括未啟動、啟動、設(shè)計階段、生產(chǎn)階段、交付階段、安裝、施工階段、調(diào)試階段。將已簽合同以列表形式展示給部門合同管理人員。部門合同管理人員每個月對合同進度進行勾選，如果有延期或暫停的情況，需要上傳說明文件或證明文件。相關(guān)負責人可以依據(jù)合同編號或合同進度情況進行查詢，監(jiān)控合同執(zhí)行情況。合同進度情況管理示意圖如圖8所示。

圖8 合同進度管理示意圖

（4）合同變更、解除、中止

合同執(zhí)行過程中，如果合同金額、稅率、合同條款等發(fā)生變更，或是合同解除或是中止，可以進行合同變更、解除、中止流程，進行相應(yīng)的審批，變更相應(yīng)的內(nèi)容。合同變更解除中止流程示意圖如圖9所示。

圖9 合同變更解除中止流程示意圖

（5）合同糾紛管理

在合同簽訂和履約管理過程中，由于一些客觀因素或是人為因素，可能會出現(xiàn)糾紛，系統(tǒng)可實現(xiàn)糾紛過程管理。產(chǎn)生糾紛事項后，相關(guān)負責人可在系統(tǒng)中發(fā)起糾紛管理流程，并上傳證據(jù)材料，然后法務(wù)負責人可對糾紛進行初步評估，并分配具體承辦人員，承辦人員經(jīng)過對糾紛情況進行評估分析，確定糾紛處置方案，包含協(xié)商、仲裁、訴訟多種糾紛處理方案，并對糾紛處理過程進行全程記錄，確保過程可追溯。合同糾紛管理流程示意圖如圖10所示。

圖10 合同糾紛管理流程示意圖

4.合同終結(jié)

（1）合同結(jié)項與關(guān)閉

合同項目結(jié)束后，相關(guān)負責人可以發(fā)起合同驗收流程，上傳項目驗收的附件，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審批，驗收通過后，合同項目可進行項目結(jié)束操作，同時，相關(guān)負責人可以對合同的簽訂、履約情況進行評價，提出管理建議。

（2）合同檔案管理

在合同的簽訂流程中建立了合同錄入環(huán)節(jié)，如果不錄入已簽訂的合同及其他附件掃描件，合同流程將一直顯示“待簽訂”狀態(tài)，流程不能終止，需要合同相關(guān)負責人將已簽訂的合同及其他附件掃描，經(jīng)過審批后，合同流程才能正常結(jié)束。上傳的合同文本等形成電子檔文件保存至合同管理平臺，系統(tǒng)按照原先設(shè)定好的合同分類對已簽訂的合同進行分類存檔。

四、展望

本文提到的合同管理平臺，利用了信息化手段結(jié)合合同管理制度的方式，在一定程度上實現(xiàn)了合同管理的精細化，實現(xiàn)了合同管理過程中各個階段合同訂立、合同立項、合同選商、合同起草、合同審查、合同簽訂、合同履行、合同預(yù)警、合同結(jié)算、合同進度、合同變更解除中止、合同糾紛、合同終結(jié)、合同結(jié)項與關(guān)閉、合同檔案等全過程全生命周期管理，實現(xiàn)了合同管理的過程可控，實現(xiàn)了合同管理的實時監(jiān)控，實現(xiàn)了合同數(shù)據(jù)的實時展現(xiàn)以及分析。

隨著企業(yè)的商務(wù)活動越來越多，合同量日益增加，企業(yè)還需要不斷完善合同管理制度，總結(jié)經(jīng)驗教訓，創(chuàng)新管理模式，推動合同過程管理的精細化，提高企業(yè)合同管理的效率，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。同時，信息化時代的到來也為合同管理的精細化管理提供了多元化的管理模式，企業(yè)也需要不斷學習和探索新的信息技術(shù)，進一步提升合同管理的精細化和信息化水平。