陳莉娟

摘要：文書(shū)檔案是企事業(yè)單位在從事行政管理事務(wù)活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的會(huì)議記錄、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、決定、計(jì)劃以及工作總結(jié)等文件資料，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各單位相繼建立了文書(shū)檔案信息管理平臺(tái)，這一智能化平臺(tái)的建立不僅給文書(shū)檔案的整理與管理提供了諸多便利，而且文書(shū)檔案的利用價(jià)值也逐步突顯出來(lái)。因此，本文將針對(duì)文書(shū)檔案整理與管理工作中存在的主要問(wèn)題以及采取的有效解決方法展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;整理;管理;方法

近年來(lái)，文書(shū)檔案整理與管理工作逐步由人工操作模式向智能操作模式轉(zhuǎn)變，這種新型的管理模式不僅節(jié)省了大量的紙張、油墨等耗材成本，同時(shí)，也使文書(shū)檔案逐步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理。但是，受到內(nèi)部管理機(jī)制以及人為主觀因素的影響，文書(shū)檔案的整理與管理工作仍然暴露出諸多亟待解決的問(wèn)題，因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)不斷對(duì)現(xiàn)有的管理模式與方法予以創(chuàng)新，并建立一套高效、快捷、安全、可靠的文書(shū)檔案管理機(jī)制，以發(fā)揮文書(shū)檔案的最大化應(yīng)用價(jià)值。

一、文書(shū)檔案整理與管理工作存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)薄弱

文書(shū)檔案管理作為企事業(yè)單位中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，本身并不會(huì)為單位創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)效益，因此，決策層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的關(guān)注度相對(duì)較低，在這種形勢(shì)之下，檔案管理人員的工作積極性也受到嚴(yán)重影響，尤其在資料收集、整理、建檔、借閱、保管等基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，常常出現(xiàn)人為失誤，以至于給其它工作的正常開(kāi)展造成巨大阻礙。比如在編制檔案編碼時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)編碼重復(fù)或者分類(lèi)混亂的情況，在制作檔案卷宗目錄時(shí)，沒(méi)有統(tǒng)一格式，進(jìn)而增加了檔案檢索難度。

（二）管理系統(tǒng)功能缺失

雖然各單位已經(jīng)建立了文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，但是，由于管理系統(tǒng)的應(yīng)用軟件并沒(méi)有一個(gè)固定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致每個(gè)單位所使用的系統(tǒng)應(yīng)用軟件，在使用功能方面存在較大差異，這就使工作效率大打折扣。比如在檢索檔案資料時(shí)，有的檢索系統(tǒng)需要輸入文件資料的完整信息才能查尋到相關(guān)結(jié)果，有的系統(tǒng)軟件的建檔功能無(wú)法對(duì)文件資料的類(lèi)別進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，因此，資料整理過(guò)程仍然需要人工介入，這不僅增加了人工成本，而且也影響了文書(shū)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程[1]。

（三）監(jiān)督管理機(jī)制欠缺

由于單位領(lǐng)導(dǎo)忽略了文書(shū)檔案管理工作的重要性，以至于在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，也未形成一個(gè)統(tǒng)一有效的監(jiān)管機(jī)制，在這種情況之下，部分檔案管理人員崗位職責(zé)權(quán)限不清晰，個(gè)人行為與態(tài)度不端正，進(jìn)而經(jīng)常發(fā)生文書(shū)檔案資料丟失、損毀的情況。另外，部分單位為了節(jié)省人工成本，在設(shè)置文書(shū)檔案崗位時(shí)，往往將其設(shè)置成為兼職崗位，而檔案管理人員也由其它部門(mén)的人員來(lái)兼任，這就使得文書(shū)檔案管理工作漏洞與錯(cuò)誤頻出。

（四）檔案保管安全風(fēng)險(xiǎn)高

自建立文書(shū)檔案管理系統(tǒng)后，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)常受到木馬程序、計(jì)算機(jī)病毒以及網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，使得文書(shū)檔案資料所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)不斷增加。究其原因，主要是由于文書(shū)檔案管理系統(tǒng)直接與外網(wǎng)相接，一些破壞和篡改文件擴(kuò)展名的計(jì)算機(jī)病毒乘機(jī)侵入系統(tǒng)當(dāng)中，造成大量文件資料丟失或者損毀。另一方面，由于外部人員或者單位內(nèi)部人員經(jīng)常使用U盤(pán)或者移動(dòng)硬盤(pán)等外部存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)拷貝文件資料，而這些存儲(chǔ)設(shè)備事先并未經(jīng)過(guò)殺毒處理，以至于木馬程序以及計(jì)算機(jī)病毒在系統(tǒng)中擴(kuò)散，這也給文書(shū)檔案資料埋下了巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、文書(shū)檔案整理工作創(chuàng)新方法

（一）合理劃分檔案類(lèi)別

類(lèi)別劃分是文書(shū)檔案整理工作的一道關(guān)鍵工序，為了避免出現(xiàn)檔案資料保管混亂情況的出現(xiàn)，檔案管理人員可以遵照以下原則，對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。第一，根據(jù)保存期限分類(lèi)，即永久保存、長(zhǎng)期保存以及短期保存，目前，對(duì)于永久保存的文書(shū)檔案資料，保存期限上限值為70年左右，比如單位內(nèi)部的各項(xiàng)重大決議、決定以及歷年來(lái)的工作規(guī)劃或者總結(jié)等，長(zhǎng)期保存的文書(shū)檔案，保存期限一般為15年到30年左右，一般是指單位內(nèi)部或者外部的各種請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告等。而短期保存年限一般在15年以下，比如各種會(huì)議記錄、信函、簡(jiǎn)報(bào)等。第二，根據(jù)業(yè)務(wù)職能部門(mén)分類(lèi)，比如行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、人事部門(mén)、基建部門(mén)等，可以將各部門(mén)在工作當(dāng)中產(chǎn)生的文書(shū)檔案資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，這樣，在查閱資料時(shí)也能夠節(jié)省大量的時(shí)間。

（二）優(yōu)化裝訂與編碼程序

明確文書(shū)檔案類(lèi)別以后，將進(jìn)入到裝訂與編碼環(huán)節(jié)，通常情況下，在裝訂檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)一份文件裝訂一次，這樣能夠在短時(shí)間內(nèi)查找到所需的文件資料。由于一些文書(shū)檔案分包括正文、附件、來(lái)文與批復(fù)等內(nèi)容，因此，在裝訂時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循便捷性原則，逐一進(jìn)行裝訂。在檔案編碼過(guò)程中，檔案管理人員可以在檔案封頁(yè)的右上角加蓋印檔號(hào)章，并同時(shí)注明檔案編號(hào)、建檔時(shí)間以及保管期限等內(nèi)容，編碼時(shí)可以利用阿拉伯?dāng)?shù)字依次進(jìn)行排序，這樣，將給后續(xù)的檔案資料檢索工作提供諸多便利。

三、文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新方法

（一）完善管理機(jī)制，加大監(jiān)督力度

為了約束檔案管理人員的個(gè)人行為，使其樹(shù)立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)與大局意識(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書(shū)檔案管理工作流程與具體內(nèi)容，制訂一套高效、適用的文書(shū)檔案管理制度，制度內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋文書(shū)檔案管理辦法、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)程、檔案借閱與保管須知等。為了增強(qiáng)管理制度的執(zhí)行力，單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容與工作成果進(jìn)行監(jiān)督與考核，對(duì)考核成績(jī)不合格的人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位內(nèi)部的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理[2]。

（二）樹(shù)立信息意識(shí)，加大硬件投入

眾所周知，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)需要大量硬件設(shè)施的支持才能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。比如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、交換機(jī)等，為了進(jìn)一步優(yōu)化管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，各單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)維修，如果發(fā)現(xiàn)硬件設(shè)備出現(xiàn)運(yùn)行故障或者出現(xiàn)功能喪失的情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以更換，以確保文書(shū)檔案管理系統(tǒng)能夠始終保持正常運(yùn)營(yíng)狀態(tài)。因此，各單位可以建立檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)項(xiàng)使用基金，并指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)基金的使用情況進(jìn)行全程監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)擅自挪用資金的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)當(dāng)事人采取處罰措施。

（三）提高專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，健全培訓(xùn)機(jī)制

對(duì)于新上崗的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)當(dāng)接受單位內(nèi)部組織的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、管理系統(tǒng)的操作技能、單位內(nèi)部的各項(xiàng)管理機(jī)制等，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍，單位應(yīng)當(dāng)于每年年初制訂一套科學(xué)實(shí)用的文書(shū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃，并對(duì)檔案管理人員每年至少進(jìn)行一次集中培訓(xùn)。為了驗(yàn)證培訓(xùn)效果，培訓(xùn)結(jié)束以后，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)牽頭，專(zhuān)門(mén)對(duì)參訓(xùn)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能與專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)考核，并將考核成績(jī)納入到評(píng)優(yōu)爭(zhēng)先的標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，打造文書(shū)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理格局。

結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案作為企事業(yè)單位具有重要參考價(jià)值的文件資料，其整理與管理工作的重要性不言而喻，基于此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，在適應(yīng)新觀念、新方法的同時(shí)，不斷對(duì)檔案整理與管理方法進(jìn)行創(chuàng)新與改良，以提升文書(shū)檔案的利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]李治.探討文書(shū)檔案整理與管理工作的方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（3）：111 -112.

[2]趙潔.淺談辦公室文書(shū)檔案管理效率提升對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（6）：63-64.