王波
[摘要]本文從企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的管理流程出發(fā),立足于內(nèi)部審計(jì)視角,分析生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包管理中存在的道德、法律、作業(yè)層面的風(fēng)險(xiǎn),探討生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的審計(jì)重點(diǎn),并提出具有針對(duì)性的審計(jì)策略。
[關(guān)鍵詞]業(yè)務(wù)外包? ?內(nèi)部審計(jì)? ?風(fēng)險(xiǎn)
本文所述的業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)將生產(chǎn)環(huán)節(jié)的輔
助性、零散性業(yè)務(wù),如原材料裝卸、生產(chǎn)機(jī)械租賃、產(chǎn)成品包裝等,外包給專(zhuān)門(mén)的裝卸、機(jī)械租賃、包裝服務(wù)公司,由其提供專(zhuān)業(yè)化、便捷式的業(yè)務(wù)外包服務(wù)。
一、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的管理流程
生產(chǎn)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)外包管理一般由生產(chǎn)管理部門(mén)直接負(fù)責(zé),其他相關(guān)部門(mén)配合支持,主要管理流程包括采購(gòu)管理、作業(yè)管理、結(jié)算管理等。
(一)采購(gòu)管理
生產(chǎn)管理部門(mén)結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際需要,向采購(gòu)管理部門(mén)提出業(yè)務(wù)外包采購(gòu)計(jì)劃,逐層審批通過(guò)后,采購(gòu)管理部門(mén)具體組織業(yè)務(wù)外包采購(gòu)。一般采用競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式,以最低價(jià)成交的原則,從參與競(jìng)爭(zhēng)性談判的業(yè)務(wù)外包服務(wù)方中遴選出合適的服務(wù)方。采購(gòu)談判完成后,企業(yè)與服務(wù)方簽訂書(shū)面合同,約定具體的作業(yè)單價(jià)、服務(wù)期限、結(jié)算期間、支付方式及違約責(zé)任等。
(二)作業(yè)管理
生產(chǎn)車(chē)間或班組負(fù)責(zé)人根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)需要,向生產(chǎn)管理部門(mén)提出業(yè)務(wù)外包作業(yè)申請(qǐng),如提交原材料裝卸作業(yè)申請(qǐng)單,在申請(qǐng)單上填寫(xiě)具體的裝卸時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù),經(jīng)生產(chǎn)調(diào)度人員、生產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后,由生產(chǎn)調(diào)度人員統(tǒng)一安排裝卸服務(wù)公司人員進(jìn)場(chǎng)裝卸。業(yè)務(wù)外包作業(yè)完成后,由生產(chǎn)車(chē)間或班組負(fù)責(zé)人填寫(xiě)一式三份作業(yè)單據(jù),作業(yè)單上具體包括作業(yè)時(shí)間、作業(yè)地點(diǎn)、作業(yè)人數(shù)、作業(yè)量、作業(yè)單價(jià)等信息,再經(jīng)業(yè)務(wù)外包服務(wù)方、生產(chǎn)調(diào)度人員、生產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后,業(yè)務(wù)外包服務(wù)方、生產(chǎn)管理部門(mén)、生產(chǎn)車(chē)間或班組各留一份作業(yè)單,作為后期結(jié)算依據(jù)。
(三)結(jié)算管理
根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同約定,生產(chǎn)企業(yè)與業(yè)務(wù)外包服務(wù)方定期進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。生產(chǎn)管理部門(mén)匯總統(tǒng)計(jì)一定期間的作業(yè)單據(jù),形成結(jié)算對(duì)賬單,經(jīng)業(yè)務(wù)外包服務(wù)方確認(rèn)無(wú)誤后,形成業(yè)務(wù)外包結(jié)算支付單,報(bào)經(jīng)生產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后,交由財(cái)務(wù)部門(mén)支付業(yè)務(wù)外包費(fèi)用。
二、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)
生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包管理涉及生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等管理部門(mén),涉及內(nèi)部管理人員和外部人員,可能面臨著道德、法律、作業(yè)層面的風(fēng)險(xiǎn)。
(一)道德風(fēng)險(xiǎn)
一是企業(yè)內(nèi)部管理人員道德風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在組織或參與業(yè)務(wù)外包采購(gòu)時(shí)存在不公平、不公正的行為,如內(nèi)部管理人員提前內(nèi)定業(yè)務(wù)外包服務(wù)方,人為排除競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。二是業(yè)務(wù)外包服務(wù)方道德風(fēng)險(xiǎn)。如若干個(gè)業(yè)務(wù)外包服務(wù)方提前串通參與采購(gòu),或者業(yè)務(wù)外包服務(wù)方向企業(yè)內(nèi)部管理人員行賄。三是內(nèi)部、外部人員聯(lián)合舞弊風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部管理人員與業(yè)務(wù)外包作業(yè)人員在計(jì)量、計(jì)價(jià)時(shí)舞弊,如人為多計(jì)作業(yè)量、多計(jì)作業(yè)單價(jià)等。
(二)法律風(fēng)險(xiǎn)
一是合同管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)開(kāi)展合同評(píng)審時(shí),未按照規(guī)定程序和方法進(jìn)行,導(dǎo)致合同條款缺陷,如合同中未明確約定作業(yè)單價(jià)、結(jié)算支付方式等。二是法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)。因合同內(nèi)容不健全、合同條款不明確(如作業(yè)人員安全管理責(zé)任劃分、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)約定不明確)產(chǎn)生的爭(zhēng)議或糾紛。三是合規(guī)管理風(fēng)險(xiǎn)。未按照規(guī)定辦理法定代表人授權(quán)委托手續(xù),或法定定標(biāo)人授權(quán)委托無(wú)明確委托事項(xiàng)或期限,如企業(yè)內(nèi)部管理人員超過(guò)授權(quán)范圍簽訂業(yè)務(wù)外包合同。
(三)作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)
一是作業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)內(nèi)部管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行作業(yè)管理要求和流程,如生產(chǎn)車(chē)間或班組人員自行填寫(xiě)作業(yè)單據(jù),未經(jīng)審批安排業(yè)務(wù)外包人員進(jìn)場(chǎng)作業(yè)。二是作業(yè)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)外包人員未嚴(yán)格執(zhí)行作業(yè)流程或標(biāo)準(zhǔn),如業(yè)務(wù)外包人員違規(guī)操作生產(chǎn)機(jī)械,影響作業(yè)質(zhì)量。三是作業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部管理不到位或業(yè)務(wù)外包人員作業(yè)不規(guī)范,導(dǎo)致在作業(yè)過(guò)程中發(fā)生安全事故或出現(xiàn)安全隱患。
三、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的審計(jì)重點(diǎn)
結(jié)合業(yè)務(wù)外包面臨的風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)外包的真實(shí)性、合規(guī)性和效益性。
一是業(yè)務(wù)外包的真實(shí)性。業(yè)務(wù)外包是否真實(shí)需要,是否由生產(chǎn)管理部門(mén)提出真實(shí)申請(qǐng);業(yè)務(wù)外包的采購(gòu)內(nèi)容是否真實(shí),采購(gòu)的業(yè)務(wù)外包服務(wù)方是否符合條件和標(biāo)準(zhǔn);業(yè)務(wù)作業(yè)單據(jù)是否根據(jù)真實(shí)發(fā)生的作業(yè)情況進(jìn)行填寫(xiě),是否存在虛假作業(yè)單據(jù);業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的結(jié)算是否真實(shí);等等。
二是業(yè)務(wù)外包的合規(guī)性。業(yè)務(wù)外包是否經(jīng)過(guò)必要的申請(qǐng)和審批程序;業(yè)務(wù)采購(gòu)環(huán)節(jié)是否有多個(gè)部門(mén)和人員參與,業(yè)務(wù)外包采購(gòu)過(guò)程中是否存在不相容崗位;業(yè)務(wù)作業(yè)單據(jù)是否準(zhǔn)確、完整,業(yè)務(wù)作業(yè)單據(jù)是否經(jīng)過(guò)必要的復(fù)核和審批流程;業(yè)務(wù)外包費(fèi)用結(jié)算支付是否經(jīng)過(guò)審核和審批;等等。
三是業(yè)務(wù)外包的效益性。業(yè)務(wù)外包是否有利于降低人工成本,月度、季度、年度的業(yè)務(wù)外包費(fèi)用是否超過(guò)當(dāng)期費(fèi)用預(yù)算;業(yè)務(wù)外包是否有利于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,業(yè)務(wù)外包內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)流程相適應(yīng),業(yè)務(wù)外包人員是否能與企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行有效協(xié)調(diào)和溝通,業(yè)務(wù)流程開(kāi)展是否順暢;業(yè)務(wù)外包是否有利于提高工作效率,與以往相比定期人均產(chǎn)品數(shù)量是否有所提高,生產(chǎn)單位產(chǎn)品所需要的時(shí)間是否有所減少;等等。
四、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的審計(jì)策略
企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部、外部情況,靈活運(yùn)用詢問(wèn)訪談法、審閱法、數(shù)據(jù)分析法、賬項(xiàng)核對(duì)法等審計(jì)方法,充分揭示生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的真實(shí)情況。
(一)詢問(wèn)訪談看真假
一是向內(nèi)部管理人員詢問(wèn)訪談。向采購(gòu)管理部門(mén)人員了解掌握采購(gòu)流程,抽取部分月份的業(yè)務(wù)外包采購(gòu)計(jì)劃,檢查審核、簽字、審批情況;向生產(chǎn)管理部門(mén)人員了解業(yè)務(wù)外包作業(yè)流程,是否與企業(yè)制度規(guī)定相符;向財(cái)務(wù)部門(mén)人員詢問(wèn)了解業(yè)務(wù)外包對(duì)賬、結(jié)算、支付環(huán)節(jié),是否履行審核、簽字等手續(xù)。二是向生產(chǎn)環(huán)節(jié)現(xiàn)場(chǎng)人員詢問(wèn)訪談。向現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)人員了解業(yè)務(wù)操作流程和規(guī)范,是否真實(shí)參與業(yè)務(wù)外包作業(yè);向生產(chǎn)車(chē)間或班組人員詢問(wèn)是否有外部人員進(jìn)場(chǎng)作業(yè)。
(二)檢查單據(jù)找線索
企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)外包時(shí),往往會(huì)由經(jīng)辦人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人員、業(yè)務(wù)外包人員等填寫(xiě)作業(yè)單據(jù),作業(yè)單據(jù)上包含作業(yè)時(shí)間、作業(yè)內(nèi)容、作業(yè)單價(jià)、作業(yè)人員等信息,單據(jù)流轉(zhuǎn)的過(guò)程可以反映出外包作業(yè)、企業(yè)管理的過(guò)程,通過(guò)檢查單據(jù)相關(guān)信息,查找虛假列支、多計(jì)或多付業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的線索。
一是檢查單據(jù)印刷,是否由非生產(chǎn)管理部門(mén)印刷空白單據(jù),領(lǐng)用空白單據(jù)是否辦理登記手續(xù)。二是檢查單據(jù)保管,作業(yè)單據(jù)是否完整保留,匯總部分月份的作業(yè)單據(jù),檢查單據(jù)編號(hào)是否齊全、連號(hào),是否存在斷號(hào)現(xiàn)象,重點(diǎn)關(guān)注作廢單據(jù)是否保留。三是檢查單據(jù)填寫(xiě),作業(yè)單據(jù)是否由生產(chǎn)車(chē)間或班組負(fù)責(zé)人填寫(xiě),檢查同一人的書(shū)寫(xiě)筆跡是否一致。四是結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃表,核查單據(jù)上的作業(yè)時(shí)間是否在正常生產(chǎn)期間,作業(yè)內(nèi)容是否符合生產(chǎn)需要,作業(yè)單價(jià)是否與業(yè)務(wù)外包合同約定的價(jià)格相符等。
(三)分析數(shù)據(jù)摸虛實(shí)
隨著數(shù)字化審計(jì)的推廣,審計(jì)人員應(yīng)采集、整理、統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)外包數(shù)據(jù),如業(yè)務(wù)外包工作時(shí)間、工作量、參與人數(shù)等,進(jìn)行關(guān)聯(lián)比對(duì)分析,分析數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合理性、效益性。匯總作業(yè)單據(jù)數(shù)據(jù),運(yùn)用Excel的數(shù)據(jù)透視功能,分類(lèi)統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)外包數(shù)據(jù),將業(yè)務(wù)外包數(shù)據(jù)與生產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)分析,檢查業(yè)務(wù)外包量是否與生產(chǎn)量正相關(guān);將業(yè)務(wù)工作時(shí)間、工作量、參與人數(shù)與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行比率分析,分析業(yè)務(wù)外包的成果和效率。
(四)抽查憑證核支出
業(yè)務(wù)外包的最后流程是對(duì)賬、結(jié)算、支付,該流程是業(yè)務(wù)外包審計(jì)的關(guān)鍵。在審計(jì)過(guò)程中,抽取部分月份的結(jié)算清單、會(huì)計(jì)憑證等,檢查結(jié)算單價(jià)、結(jié)算內(nèi)容的真實(shí)性和合理性;根據(jù)業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的結(jié)算流程,把住業(yè)務(wù)外包結(jié)算的審批關(guān)口,檢查結(jié)算審核、審批程序是否到位;追蹤業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的資金支付情況,檢查資金是否按照合同約定進(jìn)行支付,關(guān)注資金去向、資金額度、資金支付時(shí)間等信息,及時(shí)揭示虛假支付、超額支付、提前支付等問(wèn)題。
(作者單位:中國(guó)鐵路物資集團(tuán)有限公司,郵政編碼:430014,電子郵箱:jingnan0214@163.com)
主要參考文獻(xiàn)
[1]郝立濤.IT企業(yè)勞務(wù)外包審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)研究[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng), 2017(1):47-48
[2]劉東海.淺談勞務(wù)外包業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計(jì)[J].中國(guó)內(nèi)部審計(jì), 2016(7):80-81
[3]王敏.人民銀行業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)及審計(jì)對(duì)策[J].中國(guó)內(nèi)部審計(jì), 2020(11):46-48