王波

[摘要]本文從企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的管理流程出發(fā)，立足于內(nèi)部審計(jì)視角，分析生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包管理中存在的道德、法律、作業(yè)層面的風(fēng)險(xiǎn)，探討生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的審計(jì)重點(diǎn)，并提出具有針對(duì)性的審計(jì)策略。

[關(guān)鍵詞]業(yè)務(wù)外包? ?內(nèi)部審計(jì)? ?風(fēng)險(xiǎn)

本文所述的業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)將生產(chǎn)環(huán)節(jié)的輔

助性、零散性業(yè)務(wù)，如原材料裝卸、生產(chǎn)機(jī)械租賃、產(chǎn)成品包裝等，外包給專(zhuān)門(mén)的裝卸、機(jī)械租賃、包裝服務(wù)公司，由其提供專(zhuān)業(yè)化、便捷式的業(yè)務(wù)外包服務(wù)。

一、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的管理流程

生產(chǎn)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)外包管理一般由生產(chǎn)管理部門(mén)直接負(fù)責(zé)，其他相關(guān)部門(mén)配合支持，主要管理流程包括采購(gòu)管理、作業(yè)管理、結(jié)算管理等。

（一）采購(gòu)管理

生產(chǎn)管理部門(mén)結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際需要，向采購(gòu)管理部門(mén)提出業(yè)務(wù)外包采購(gòu)計(jì)劃，逐層審批通過(guò)后，采購(gòu)管理部門(mén)具體組織業(yè)務(wù)外包采購(gòu)。一般采用競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式，以最低價(jià)成交的原則，從參與競(jìng)爭(zhēng)性談判的業(yè)務(wù)外包服務(wù)方中遴選出合適的服務(wù)方。采購(gòu)談判完成后，企業(yè)與服務(wù)方簽訂書(shū)面合同，約定具體的作業(yè)單價(jià)、服務(wù)期限、結(jié)算期間、支付方式及違約責(zé)任等。

（二）作業(yè)管理

生產(chǎn)車(chē)間或班組負(fù)責(zé)人根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)需要，向生產(chǎn)管理部門(mén)提出業(yè)務(wù)外包作業(yè)申請(qǐng)，如提交原材料裝卸作業(yè)申請(qǐng)單，在申請(qǐng)單上填寫(xiě)具體的裝卸時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)，經(jīng)生產(chǎn)調(diào)度人員、生產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由生產(chǎn)調(diào)度人員統(tǒng)一安排裝卸服務(wù)公司人員進(jìn)場(chǎng)裝卸。業(yè)務(wù)外包作業(yè)完成后，由生產(chǎn)車(chē)間或班組負(fù)責(zé)人填寫(xiě)一式三份作業(yè)單據(jù)，作業(yè)單上具體包括作業(yè)時(shí)間、作業(yè)地點(diǎn)、作業(yè)人數(shù)、作業(yè)量、作業(yè)單價(jià)等信息，再經(jīng)業(yè)務(wù)外包服務(wù)方、生產(chǎn)調(diào)度人員、生產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，業(yè)務(wù)外包服務(wù)方、生產(chǎn)管理部門(mén)、生產(chǎn)車(chē)間或班組各留一份作業(yè)單，作為后期結(jié)算依據(jù)。

（三）結(jié)算管理

根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同約定，生產(chǎn)企業(yè)與業(yè)務(wù)外包服務(wù)方定期進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。生產(chǎn)管理部門(mén)匯總統(tǒng)計(jì)一定期間的作業(yè)單據(jù)，形成結(jié)算對(duì)賬單，經(jīng)業(yè)務(wù)外包服務(wù)方確認(rèn)無(wú)誤后，形成業(yè)務(wù)外包結(jié)算支付單，報(bào)經(jīng)生產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，交由財(cái)務(wù)部門(mén)支付業(yè)務(wù)外包費(fèi)用。

二、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)

生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包管理涉及生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等管理部門(mén)，涉及內(nèi)部管理人員和外部人員，可能面臨著道德、法律、作業(yè)層面的風(fēng)險(xiǎn)。

（一）道德風(fēng)險(xiǎn)

一是企業(yè)內(nèi)部管理人員道德風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在組織或參與業(yè)務(wù)外包采購(gòu)時(shí)存在不公平、不公正的行為，如內(nèi)部管理人員提前內(nèi)定業(yè)務(wù)外包服務(wù)方，人為排除競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。二是業(yè)務(wù)外包服務(wù)方道德風(fēng)險(xiǎn)。如若干個(gè)業(yè)務(wù)外包服務(wù)方提前串通參與采購(gòu)，或者業(yè)務(wù)外包服務(wù)方向企業(yè)內(nèi)部管理人員行賄。三是內(nèi)部、外部人員聯(lián)合舞弊風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部管理人員與業(yè)務(wù)外包作業(yè)人員在計(jì)量、計(jì)價(jià)時(shí)舞弊，如人為多計(jì)作業(yè)量、多計(jì)作業(yè)單價(jià)等。

（二）法律風(fēng)險(xiǎn)

一是合同管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)開(kāi)展合同評(píng)審時(shí)，未按照規(guī)定程序和方法進(jìn)行，導(dǎo)致合同條款缺陷，如合同中未明確約定作業(yè)單價(jià)、結(jié)算支付方式等。二是法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)。因合同內(nèi)容不健全、合同條款不明確（如作業(yè)人員安全管理責(zé)任劃分、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)約定不明確）產(chǎn)生的爭(zhēng)議或糾紛。三是合規(guī)管理風(fēng)險(xiǎn)。未按照規(guī)定辦理法定代表人授權(quán)委托手續(xù)，或法定定標(biāo)人授權(quán)委托無(wú)明確委托事項(xiàng)或期限，如企業(yè)內(nèi)部管理人員超過(guò)授權(quán)范圍簽訂業(yè)務(wù)外包合同。

（三）作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

一是作業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)內(nèi)部管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行作業(yè)管理要求和流程，如生產(chǎn)車(chē)間或班組人員自行填寫(xiě)作業(yè)單據(jù)，未經(jīng)審批安排業(yè)務(wù)外包人員進(jìn)場(chǎng)作業(yè)。二是作業(yè)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)外包人員未嚴(yán)格執(zhí)行作業(yè)流程或標(biāo)準(zhǔn)，如業(yè)務(wù)外包人員違規(guī)操作生產(chǎn)機(jī)械，影響作業(yè)質(zhì)量。三是作業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部管理不到位或業(yè)務(wù)外包人員作業(yè)不規(guī)范，導(dǎo)致在作業(yè)過(guò)程中發(fā)生安全事故或出現(xiàn)安全隱患。

三、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的審計(jì)重點(diǎn)

結(jié)合業(yè)務(wù)外包面臨的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)外包的真實(shí)性、合規(guī)性和效益性。

一是業(yè)務(wù)外包的真實(shí)性。業(yè)務(wù)外包是否真實(shí)需要，是否由生產(chǎn)管理部門(mén)提出真實(shí)申請(qǐng);業(yè)務(wù)外包的采購(gòu)內(nèi)容是否真實(shí)，采購(gòu)的業(yè)務(wù)外包服務(wù)方是否符合條件和標(biāo)準(zhǔn);業(yè)務(wù)作業(yè)單據(jù)是否根據(jù)真實(shí)發(fā)生的作業(yè)情況進(jìn)行填寫(xiě)，是否存在虛假作業(yè)單據(jù);業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的結(jié)算是否真實(shí);等等。

二是業(yè)務(wù)外包的合規(guī)性。業(yè)務(wù)外包是否經(jīng)過(guò)必要的申請(qǐng)和審批程序;業(yè)務(wù)采購(gòu)環(huán)節(jié)是否有多個(gè)部門(mén)和人員參與，業(yè)務(wù)外包采購(gòu)過(guò)程中是否存在不相容崗位;業(yè)務(wù)作業(yè)單據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，業(yè)務(wù)作業(yè)單據(jù)是否經(jīng)過(guò)必要的復(fù)核和審批流程;業(yè)務(wù)外包費(fèi)用結(jié)算支付是否經(jīng)過(guò)審核和審批;等等。

三是業(yè)務(wù)外包的效益性。業(yè)務(wù)外包是否有利于降低人工成本，月度、季度、年度的業(yè)務(wù)外包費(fèi)用是否超過(guò)當(dāng)期費(fèi)用預(yù)算;業(yè)務(wù)外包是否有利于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)外包內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)，業(yè)務(wù)外包人員是否能與企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行有效協(xié)調(diào)和溝通，業(yè)務(wù)流程開(kāi)展是否順暢;業(yè)務(wù)外包是否有利于提高工作效率，與以往相比定期人均產(chǎn)品數(shù)量是否有所提高，生產(chǎn)單位產(chǎn)品所需要的時(shí)間是否有所減少;等等。

四、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的審計(jì)策略

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部、外部情況，靈活運(yùn)用詢問(wèn)訪談法、審閱法、數(shù)據(jù)分析法、賬項(xiàng)核對(duì)法等審計(jì)方法，充分揭示生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包的真實(shí)情況。

（一）詢問(wèn)訪談看真假

一是向內(nèi)部管理人員詢問(wèn)訪談。向采購(gòu)管理部門(mén)人員了解掌握采購(gòu)流程，抽取部分月份的業(yè)務(wù)外包采購(gòu)計(jì)劃，檢查審核、簽字、審批情況;向生產(chǎn)管理部門(mén)人員了解業(yè)務(wù)外包作業(yè)流程，是否與企業(yè)制度規(guī)定相符;向財(cái)務(wù)部門(mén)人員詢問(wèn)了解業(yè)務(wù)外包對(duì)賬、結(jié)算、支付環(huán)節(jié)，是否履行審核、簽字等手續(xù)。二是向生產(chǎn)環(huán)節(jié)現(xiàn)場(chǎng)人員詢問(wèn)訪談。向現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)人員了解業(yè)務(wù)操作流程和規(guī)范，是否真實(shí)參與業(yè)務(wù)外包作業(yè);向生產(chǎn)車(chē)間或班組人員詢問(wèn)是否有外部人員進(jìn)場(chǎng)作業(yè)。

（二）檢查單據(jù)找線索

企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)外包時(shí)，往往會(huì)由經(jīng)辦人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人員、業(yè)務(wù)外包人員等填寫(xiě)作業(yè)單據(jù)，作業(yè)單據(jù)上包含作業(yè)時(shí)間、作業(yè)內(nèi)容、作業(yè)單價(jià)、作業(yè)人員等信息，單據(jù)流轉(zhuǎn)的過(guò)程可以反映出外包作業(yè)、企業(yè)管理的過(guò)程，通過(guò)檢查單據(jù)相關(guān)信息，查找虛假列支、多計(jì)或多付業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的線索。

一是檢查單據(jù)印刷，是否由非生產(chǎn)管理部門(mén)印刷空白單據(jù)，領(lǐng)用空白單據(jù)是否辦理登記手續(xù)。二是檢查單據(jù)保管，作業(yè)單據(jù)是否完整保留，匯總部分月份的作業(yè)單據(jù)，檢查單據(jù)編號(hào)是否齊全、連號(hào)，是否存在斷號(hào)現(xiàn)象，重點(diǎn)關(guān)注作廢單據(jù)是否保留。三是檢查單據(jù)填寫(xiě)，作業(yè)單據(jù)是否由生產(chǎn)車(chē)間或班組負(fù)責(zé)人填寫(xiě)，檢查同一人的書(shū)寫(xiě)筆跡是否一致。四是結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃表，核查單據(jù)上的作業(yè)時(shí)間是否在正常生產(chǎn)期間，作業(yè)內(nèi)容是否符合生產(chǎn)需要，作業(yè)單價(jià)是否與業(yè)務(wù)外包合同約定的價(jià)格相符等。

（三）分析數(shù)據(jù)摸虛實(shí)

隨著數(shù)字化審計(jì)的推廣，審計(jì)人員應(yīng)采集、整理、統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)外包數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)外包工作時(shí)間、工作量、參與人數(shù)等，進(jìn)行關(guān)聯(lián)比對(duì)分析，分析數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合理性、效益性。匯總作業(yè)單據(jù)數(shù)據(jù)，運(yùn)用Excel的數(shù)據(jù)透視功能，分類(lèi)統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)外包數(shù)據(jù)，將業(yè)務(wù)外包數(shù)據(jù)與生產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)分析，檢查業(yè)務(wù)外包量是否與生產(chǎn)量正相關(guān);將業(yè)務(wù)工作時(shí)間、工作量、參與人數(shù)與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行比率分析，分析業(yè)務(wù)外包的成果和效率。

（四）抽查憑證核支出

業(yè)務(wù)外包的最后流程是對(duì)賬、結(jié)算、支付，該流程是業(yè)務(wù)外包審計(jì)的關(guān)鍵。在審計(jì)過(guò)程中，抽取部分月份的結(jié)算清單、會(huì)計(jì)憑證等，檢查結(jié)算單價(jià)、結(jié)算內(nèi)容的真實(shí)性和合理性;根據(jù)業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的結(jié)算流程，把住業(yè)務(wù)外包結(jié)算的審批關(guān)口，檢查結(jié)算審核、審批程序是否到位;追蹤業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的資金支付情況，檢查資金是否按照合同約定進(jìn)行支付，關(guān)注資金去向、資金額度、資金支付時(shí)間等信息，及時(shí)揭示虛假支付、超額支付、提前支付等問(wèn)題。

（作者單位：中國(guó)鐵路物資集團(tuán)有限公司，郵政編碼：430014，電子郵箱：jingnan0214@163.com）

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