張楠、王晶、李巍、程澄、楊韞岳 /北京航天長征飛行器研究所

現(xiàn)代企業(yè)管理理論認(rèn)為，管理的本質(zhì)即“管人”和“管事”。管好人，厘清事，就要依靠制度和流程，即“用制度管人，用流程管事”。制度是用來約定管人的規(guī)范，流程是用來約定做事的規(guī)范。在科學(xué)合理的制度約束下，按照統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的流程執(zhí)行，是現(xiàn)代管理的基本要義。

合同管理是北京航天長征飛行器研究所經(jīng)營管理的重要組成部分，同時也是科研生產(chǎn)管理工作鏈條中的重要一環(huán)。合同管理流程主要包括合同管理辦法制定、合同事項審批、合同談判、合同起草、合同評審、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同糾紛、合同變更和終止、合同臺賬、合同歸檔等環(huán)節(jié)。由于涉及范圍廣，涵蓋流程多，合同辦理較復(fù)雜，因此無論是制度的科學(xué)合理制定還是流程的優(yōu)化高效都至關(guān)重要。

一、工作與實踐

1.《北京航天長征飛行器研究所合同管理辦法》修訂

筆者通過對近5 年共4 次修訂內(nèi)容進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，合同詢比價、合同簽訂要求、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)的修訂次數(shù)排前三位，詳見表1。其中組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)修訂主要是根據(jù)研究所組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整，增加了產(chǎn)業(yè)發(fā)展處的職責(zé)，所以不再贅述，現(xiàn)重點(diǎn)詳細(xì)分析合同詢比價與合同簽訂要求的修訂情況。

（1）合同詢比價

2016 年，《合同管理辦法》中首次提出“合同承辦部門應(yīng)組織進(jìn)行合同的詢價和比價”，但無具體要求；2018 年，首次提出“所簽訂的甲方合同均應(yīng)進(jìn)行詢比價工作，一般情況下合同詢比價應(yīng)由兩家（含）單位以上進(jìn)行”，并且規(guī)定了可不必進(jìn)行詢比價的標(biāo)準(zhǔn)；2019 年是對2018 年條款的完善；2020 年刪除了對詢比價的相關(guān)規(guī)定，原因是根據(jù)《采購管理辦法》的規(guī)定，采購方式共有8 種，原《合同管理辦法》中規(guī)定的詢價采購為采購方式中的一種。因此，針對詢比價工作，2020 年修訂的辦法不再贅述，而是根據(jù)《采購管理辦法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，詳見表1。

表1 合同詢比價修訂情況表

（2）合同簽訂要求

2016 年規(guī)定合同金額5000 元（含）以上付款事項、20000 元（含）以上收款事項均需簽訂合同；2018 年刪除簽訂合同的金額要求；2020 年規(guī)定50000 元（含）以上且除具有明確收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的公共服務(wù)保障費(fèi)用，防疫與醫(yī)用/救援物資費(fèi)用等付款事項外，均需簽訂合同，詳見表2。

表2 合同簽訂要求修訂情況表

年度 合同詢比價修訂前 修訂后2020 年合同詢比價：合同承辦部門在合同談判前應(yīng)進(jìn)行合同的詢比價工作，具體要求如下：（一）所簽訂的甲方合同均應(yīng)進(jìn)行詢比價工作，一般情況下合同詢比價應(yīng)由兩家（含）單位以上進(jìn)行，并有相應(yīng)的詢比價記錄（包括但不限于報價單或網(wǎng)絡(luò)詢價記錄等）作為合同附件歸檔，其中報價單應(yīng)為有效的正式文件（如加蓋公章）。（二）有以下情況的，可以不必進(jìn)行詢比價工作：1.上級機(jī)關(guān)文件或客戶合同中明確指定供應(yīng)商的。2.只有一家供應(yīng)商能夠及時提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)的。3.為保證原有采購對象的一致性或者服務(wù)配套的要求而必須繼續(xù)從原供應(yīng)商采購的。4.為保證預(yù)研項目論證和實施的繼承性，預(yù)研項目在實施時，涉及聯(lián)合論證單位的。5.型號項目的分工定點(diǎn)方案通過所內(nèi)審查，并按照該方案實施的。6.上級明確規(guī)定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的(如綠化養(yǎng)護(hù)、物業(yè)管理委托等)7.涉及保密或行業(yè)特殊規(guī)定的。8.運(yùn)輸合同可不必進(jìn)行詢比價。（三）采用招標(biāo)方式的，應(yīng)按照國家、所招標(biāo)文件規(guī)定執(zhí)行合同詢比價：無

2.合同管理流程優(yōu)化

（1）合同辦理流程梳理

合同管理主管人員以方便員工辦理、提高合同辦理效率為出發(fā)點(diǎn)，梳理了2 類合同（甲方合同與乙方合同）的7 個合同辦理流程（產(chǎn)業(yè)類甲方合同，固投類甲方合同，科研類甲方合同—技術(shù)基礎(chǔ)、室級二品，科研類甲方合同—型號（含預(yù)研），綜合類甲方合同，乙方合同—技術(shù)基礎(chǔ)、室級二品，乙方合同—型號（含預(yù)研），詳見圖1。

圖1 乙方合同—型號（含預(yù)研）辦理流程

（2）合同辦理流程優(yōu)化

新流程依托經(jīng)管（OM）系統(tǒng)，將原需人工確認(rèn)的“經(jīng)管會會議審批合同”內(nèi)嵌于合同電子審批流程中，減少人工核對的時間與精力；經(jīng)研究所經(jīng)管會審議通過的合同，直接由經(jīng)管會主管加蓋所長手簽章即可，避免了原來存在的所長線上、線下重復(fù)審批的問題，優(yōu)化了合同管理流程，提高了合同管理的規(guī)范性與有效性。

二、實踐效果

1.工作所取得的效果

《合同管理辦法》日益優(yōu)化，同時與其他制度的對接與貫通也日漸完善，符合強(qiáng)內(nèi)控、防風(fēng)險、促合規(guī)的要求，也促進(jìn)了研究所規(guī)章制度體系的完善。

通過梳理合同辦理流程與實施合同辦理流程優(yōu)化，研究所約80 位合同經(jīng)辦人對合同辦理流程問題的處理方式由原來與合同管理主管電話溝通問詢，逐漸優(yōu)化為線下學(xué)習(xí)查考合同辦理流程指南，極大減少了人力溝通成本與占用時間；由研究所經(jīng)管會審批通過的約50 份合同已實現(xiàn)了“線上經(jīng)管會主管確認(rèn)+線下加蓋所長手簽章”的功能，避免了原來由人工口頭核對易造成信息疏漏的情況發(fā)生，進(jìn)一步規(guī)范了合同審批

與管理流程。

2.項目創(chuàng)新點(diǎn)

（1）以完善規(guī)章制度體系為核心的制度修訂創(chuàng)新

近5 年來，《合同管理辦法》進(jìn)行了4 次修訂，每次修訂均涉及“合同詢比價”。從無合同詢比價的要求，到簡單提出“需進(jìn)行詢比價”；從提出“可不進(jìn)行詢比價”的相關(guān)要求到《合同管理辦法》中刪除關(guān)于詢比價的相關(guān)規(guī)定，合同辦理按照《采購管理辦法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，是制度之間的對接和貫通，是對規(guī)章制度體系建設(shè)的完善。

（2）以“防風(fēng)險、促高效”為出發(fā)點(diǎn)的制度修訂創(chuàng)新

近5 年來，通過對標(biāo)上級規(guī)章制度，參考兄弟單位的相關(guān)條款規(guī)定，并結(jié)合研究所的實際情況，項目組將合同簽訂金額的限制從付款5000元、收款20000元，修改為統(tǒng)一規(guī)定收付款金額限制為50000 元；從有金額限制到無金額限制再到有金額限制，同時增加可不簽訂合同的相關(guān)情形，既符合“強(qiáng)內(nèi)控、防風(fēng)險、促合規(guī)”的規(guī)定，又盡可能提高合同辦理的效率，縮減了不必要的業(yè)務(wù)辦理流程，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作既合規(guī)又高效。

（3）以“提質(zhì)增效”為切入點(diǎn)的流程梳理創(chuàng)新

合同管理涉及范圍廣，涵蓋流程多，辦理較復(fù)雜，本項目以“提質(zhì)增效”為切入點(diǎn)，以方便員工辦理、提高合同辦理效率為目標(biāo)，以圖文并茂的形式梳理了2 類合同的7 個合同辦理流程并發(fā)放給合同經(jīng)辦人員，極大減少了人力溝通成本與占用時間，提高了合同辦理效率。

（4）以“精簡協(xié)同”為關(guān)鍵點(diǎn)的流程優(yōu)化創(chuàng)新

原來經(jīng)會議審批的合同需合同主管人員在線下與經(jīng)管會主管人員進(jìn)行口頭確認(rèn)，既耗費(fèi)時間，又存在遺漏的風(fēng)險?，F(xiàn)依托于信息化手段—經(jīng)管（OM）系統(tǒng)，將原需人工確認(rèn)的“經(jīng)管會會議審批合同”內(nèi)嵌于合同電子審批流程，極大減少了人工核對的時間與精力；同時經(jīng)研究所經(jīng)管會審議通過的合同，直接由經(jīng)管會主管加蓋所長手簽章，避免了原來存在的所長線上、線下重復(fù)審批的問題，優(yōu)化了合同管理流程，提高了合同管理的規(guī)范性與有效性。

制度的修訂不應(yīng)該“單點(diǎn)擊破”，而應(yīng)該“四面出擊”，要全面對標(biāo)上級文件，查找制度漏洞與不足，而不是僅針對某一整改項、某一條款進(jìn)行單獨(dú)修訂；同時也應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)制度的貫通與連接，確保單位內(nèi)制度之間“不打架”。

三、后續(xù)思路

制度的完善及流程的優(yōu)化是一個長期持續(xù)的過程，現(xiàn)將本項目的經(jīng)驗與后續(xù)思考總結(jié)如下，希望可供其他單位借鑒和參考。

1.統(tǒng)籌考慮，全面對標(biāo)，制度修訂體系化

制度的修訂不應(yīng)該“單點(diǎn)擊破”，而應(yīng)該“四面出擊”，要全面對標(biāo)上級文件，查找制度漏洞與不足，而不是僅針對某一整改項、某一條款進(jìn)行單獨(dú)修訂；同時也應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)制度的貫通與連接，確保單位內(nèi)制度之間“不打架”。

2.宣貫到位，明確要求，工作執(zhí)行“有規(guī)可依”

《合同管理辦法》涉及全所各部門、涉及多項規(guī)章制度，如《 采 購 管理辦法》《招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》《型號（項目）產(chǎn)品供方管理辦法》等，僅加強(qiáng)《合同管理辦法》宣貫是不夠的，涉及的辦法都應(yīng)宣貫到位，如此才能真正形成管理合力，而不是各部門之間互相掣肘。

3.強(qiáng)化監(jiān)督，自糾整改，制度執(zhí)行有效到位

對《合同管理辦法》中各項條款的執(zhí)行情況進(jìn)行“閉門分析”是必要的，但更重要的還是要“走出去”，切實履行合同管理的監(jiān)督職責(zé)，開展自糾自查，針對不符合制度規(guī)定的做法進(jìn)行限期整改。

4.流程優(yōu)化，科學(xué)設(shè)計，信息化賦能制度執(zhí)行

通過信息化手段，依托經(jīng)管（OM）系統(tǒng)，科學(xué)設(shè)計，優(yōu)化流程，將具有審計風(fēng)險、易出錯的環(huán)節(jié)設(shè)置攔截、駁回、提醒等功能，不符合制度規(guī)定的，合同審批無法進(jìn)行。