王躍恩

【摘要】建筑設(shè)計單位在開展檔案管理時可能會受到一定限制，應(yīng)按照建筑設(shè)計單位檔案管理方法以及各項工作現(xiàn)實開展，要求對原有方法進行創(chuàng)新處理，及時解決建筑設(shè)計單位檔案管理面臨的實際問題，突出建筑設(shè)計單位檔案管理的創(chuàng)新效果和現(xiàn)實作用，繼而為建筑設(shè)計單位各項工作順利開展提供標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料支持。同時還應(yīng)保證建筑設(shè)計單位檔案管理的創(chuàng)新趨于合理狀態(tài)，為建筑設(shè)計單位檔案管理順利開展提供創(chuàng)新手段支持。

【關(guān)鍵詞】建筑設(shè)計單位;檔案管理;方法;創(chuàng)新

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.28.045

由于建筑設(shè)計單位中的檔案資料比較多，這就應(yīng)在全面掌握各項檔案資料的作用和綜合管理模式的條件下創(chuàng)新固有模式，保證建筑設(shè)計單位檔案管理方法和創(chuàng)新手段的合理性，方便建筑設(shè)計單位及時解決檔案資料管理過程中遇到的問題，發(fā)揮檔案資料在建筑設(shè)計以及各項工作優(yōu)化調(diào)整中的應(yīng)有作用，避免建筑設(shè)計出現(xiàn)問題。同時還需要保證建筑設(shè)計單位檔案管理各個環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性，推進建筑設(shè)計單位檔案管理工作的高效開展。

1、建筑設(shè)計單位檔案管理的作用

1.1原始記錄

建筑設(shè)計過程中涉及的圖紙、文件資料和技術(shù)說明比較多，各類檔案資料在實際管理過程中難度比較大。這就應(yīng)結(jié)合建筑設(shè)計單位實際工作要求對各類檔案資料進行原始記錄，發(fā)揮各項原始檔案在建筑設(shè)計單位實際工作中的作用，確保建筑設(shè)計單位檔案管理符合工程項目規(guī)劃設(shè)計和實際建設(shè)要求[1]。同時建筑工程每個設(shè)計階段涉及的資料項目都比較復(fù)雜，而通過檔案管理則可以將建筑工程每個設(shè)計環(huán)節(jié)涉及的各項信息和原始記錄表現(xiàn)出來，以此滿足檔案管理以及建筑設(shè)計單位工作現(xiàn)實開展要求，保證建筑設(shè)計單位中檔案管理達到合理狀態(tài)，維持原始記錄的全面性和合理性，為建筑設(shè)計單位各項工作順利開展提供有效參考依據(jù)。

1.2使用功能

建筑設(shè)計單位工作項目錯綜復(fù)雜，在開展各項工作時需要考慮的基礎(chǔ)要求比較多，這就應(yīng)保證建筑設(shè)計單位中各類檔案資料管理效果，突出各類檔案資料在建筑設(shè)計中的作用效果，這就需要將建筑設(shè)計單位檔案管理的功能表現(xiàn)出來，突出檔案管理的使用功能，繼而為建筑設(shè)計單位各項工作順利開展提供合理資料支持。比如在進行建筑設(shè)計選擇材料時，就應(yīng)根據(jù)相關(guān)的檔案資料信息確定建筑設(shè)計過程中各類材料占比（見表1），保證各類材料在建筑設(shè)計中的應(yīng)用效果，并在合理檔案資料支持下確定材料采購?fù)緩胶徒?jīng)濟管控效果。發(fā)揮檔案管理在建筑設(shè)計單位各項工作中的作用，繼而為建筑設(shè)計單位檔案管理穩(wěn)步開展提供有力支持。同時還需要保證建筑設(shè)計中各項檔案資料的合理性和完善性，彰顯建筑設(shè)計檔案的使用功能，突出建筑設(shè)計單位檔案管理的作用，為建筑設(shè)計單位開展各項工作和建筑工程規(guī)劃設(shè)計提供有效參考依據(jù)。

2、建筑設(shè)計單位檔案管理的方法

2.1接收方法

建筑設(shè)計過程中需要考慮的檔案資料比較多，比如建筑場地規(guī)劃方案、具體設(shè)計方案、材料購買計劃單、預(yù)算匯總等檔案資料[2]。這就需要結(jié)合建筑設(shè)計單位工作實際開展情況和相關(guān)要求從建筑設(shè)計中收集各項檔案資料，保證各項檔案資料與建筑設(shè)計之間關(guān)聯(lián)性和契合度，避免建筑設(shè)計單位中各項檔案資料在接收過程中出現(xiàn)問題，這對于保障建筑設(shè)計單位各個時期檔案資料管理效果和基礎(chǔ)工作開展水平顯得至關(guān)重要。在這一過程中還需要強化現(xiàn)代化手段在檔案資料收集中的作用效果，將各項檔案資料的內(nèi)容和現(xiàn)實作用表現(xiàn)出來，確保建筑設(shè)計單位中各類檔案資料接收效果和綜合管理水平有所提高。

2.2處理方法

應(yīng)用在建筑設(shè)計中的檔案資料比較多，這就需要保證各項檔案資料的完善性和基礎(chǔ)信息的充足性，確保有關(guān)部門可以靈活應(yīng)用各項檔案資料確定建筑設(shè)計方案，保證建筑設(shè)計單位各項工作開展效果。而在進行檔案資料處理時，應(yīng)結(jié)合建筑設(shè)計要求和各項工作現(xiàn)實開展情況對各項檔案資料的處理方法和存儲途徑進行優(yōu)化調(diào)整，強化各類檔案資料實際處理效果，確保處理后的檔案資料可以直接滿足建筑設(shè)計單位各項工作開展要求。保證檔案資料與建筑設(shè)計之間的關(guān)聯(lián)性，控制建筑設(shè)計單位各項工作在現(xiàn)實開展時受到限制。同時還需要結(jié)合建筑設(shè)計單位現(xiàn)代化發(fā)展趨勢對檔案資料處理方法進行創(chuàng)新處理，確保檔案資料綜合處理結(jié)果符合建筑設(shè)計要求[3]。

2.3歸納方法

建筑設(shè)計單位涉及的檔案資料錯綜復(fù)雜，不同檔案資料管理的模式和實際開展情況存在一定差異。這就應(yīng)在考慮建筑設(shè)計單位各項工作現(xiàn)實開展要求條件下對不同的檔案資料進行精準(zhǔn)地歸納整理，方便建筑設(shè)計單位工作人員可以按照不同檔案資料的特點分別針對性地開展管理工作，避免建筑設(shè)計單位檔案管理受到限制，以便將各類檔案資料在建筑設(shè)計以及工程項目設(shè)計問題優(yōu)化處理中的作用全面表現(xiàn)出來。而且建筑設(shè)計單位中檔案資料歸納整理難度比較大，這就應(yīng)在建筑設(shè)計人員與檔案管理人員在相互配合條件下對各項資料進行有效整理，確保檔案資料歸納整理形式可以滿足建筑設(shè)計要求和單位實際管理要求。彰顯各項檔案資料應(yīng)用價值，確保建筑設(shè)計單位工作人員可以在短時間內(nèi)找到所需要的檔案資料。

2.4審核方法

在建筑設(shè)計之前需要對單位現(xiàn)存的檔案資料進行有效審核，及時調(diào)整各項檔案資料在現(xiàn)實應(yīng)用過程中可能出現(xiàn)的問題，并依照檔案資料的內(nèi)容和應(yīng)用途徑確定標(biāo)準(zhǔn)化審核方法，從建筑設(shè)計實際情況入手確定切實可行的審核方法，了解建筑設(shè)計檔案資料的內(nèi)容和相關(guān)參數(shù)信息。此外，還需要從建筑工程建設(shè)要求入手確定對比分析審核方法，通過對比檔案資料與建筑工程真實情況來對不合理的參數(shù)信息進行優(yōu)化調(diào)整，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和真實性，使得建筑設(shè)計中各項檔案資料不合理的地方得以優(yōu)化處理，擴展各類檔案資料在建筑設(shè)計中的應(yīng)用范圍，促使建筑設(shè)計單位各項工作良性開展。

3、建筑設(shè)計單位檔案管理的創(chuàng)新

3.1創(chuàng)新檔案管理觀念

檔案管理作為建筑設(shè)計單位中一項基礎(chǔ)工作，這項工作不僅可以為建筑設(shè)計提供精準(zhǔn)的檔案資料，還能調(diào)整建筑設(shè)計過程中因檔案資料不合理而出現(xiàn)問題。而在建筑設(shè)計單位不斷發(fā)展條件下，必須結(jié)合建筑設(shè)計工作開展情況對其中各項檔案資料的管理觀念進行優(yōu)化創(chuàng)新，彰顯建筑設(shè)計單位檔案管理觀念的創(chuàng)新效果，避免建筑設(shè)計單位檔案管理因基礎(chǔ)觀念過于老舊而出現(xiàn)問題[4]。一般來說，建筑設(shè)計單位在進行檔案資料管理時，需要結(jié)合單位實際工作要求樹立無私奉獻觀念，確保建筑設(shè)計單位工作人員必須具備強烈責(zé)任感的前提下開展檔案資料管理工作。此外，還需要保證建筑設(shè)計單位檔案管理過程中各個部門之間協(xié)調(diào)配合力度，保證建筑設(shè)計檔案管理五個中心（見圖1）關(guān)聯(lián)性，妥善處理建筑設(shè)計單位檔案管理部門和基礎(chǔ)工作部門之間的關(guān)系，引導(dǎo)建筑設(shè)計單位檔案管理部門及時收集到各項資料信息。加上建筑設(shè)計周期比較長，這就需要在建筑設(shè)計單位各個部門協(xié)調(diào)過程中對各項檔案資料進行及時收集，保證檔案資料的完善性和準(zhǔn)確性，并為建筑設(shè)計單位檔案管理提供有效參考依據(jù)。

3.2創(chuàng)新管理人員思維

盡管檔案管理可以為建筑設(shè)計單位各項工作提供精準(zhǔn)資料支持，但是建筑設(shè)計單位檔案管理也可能會因為工作人員自身專業(yè)素質(zhì)和實際管理意識不夠強化而出現(xiàn)問題，這就影響檔案資料在建筑設(shè)計中的作用效果。這就需要在建筑設(shè)計檔案資料管理前期對相關(guān)人員展開有效培訓(xùn)，借助有效培訓(xùn)提高管理人員自身專業(yè)素質(zhì)，確保相關(guān)人員可以依照創(chuàng)新思維對建筑設(shè)計中涉及的檔案資料進行有效管理，嚴(yán)防建筑設(shè)計單位檔案管理在實際開展過程中因為人為因素干擾而出現(xiàn)問題。同時還需要對建筑設(shè)計單位工作人員展開有效培訓(xùn)，確保相關(guān)人員可以在進行建筑設(shè)計時可以向檔案管理部門提供精準(zhǔn)的資料信息，保證建筑設(shè)計單位各個時期檔案資料的完善性和合理性，繼而為建筑設(shè)計單位檔案管理提供有效參考依據(jù)[9]。當(dāng)然還需要對建筑設(shè)計單位中參與檔案管理的工作人員進行計算機技術(shù)培訓(xùn)，確保相關(guān)人員可以靈活應(yīng)用計算機技術(shù)對各類檔案資料進行歸納整理和綜合管理，降低相關(guān)人員在建筑設(shè)計檔案資料管理過程中出現(xiàn)思維混亂現(xiàn)象的可能性，保障建筑設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新效果，有效解決建筑設(shè)計單位檔案管理過程中可能出現(xiàn)的各種問題。

3.3創(chuàng)新檔案管理程序

為保證建筑設(shè)計單位各項檔案資料實際管理效果，不僅需要保證檔案資料的完整和準(zhǔn)確，還應(yīng)對建筑設(shè)計單位檔案管理程序進行創(chuàng)新處理，促使建筑設(shè)計單位各部門可以在相互配合條件下對檔案資料進行收集整理、分類編號、保管、檔案鑒定和銷毀等工作（見圖2），避免建筑設(shè)計單位各個時期檔案資料管理在現(xiàn)實開展過程中因創(chuàng)新手段不合理而出現(xiàn)問題，滿足建筑設(shè)計單位檔案管理要求，推進建筑設(shè)計工作穩(wěn)步開展。加之建筑設(shè)計過程中需要應(yīng)用的檔案資料比較多，這就應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)流程采取適當(dāng)方法進行檔案資料收集和管理工作，保證建筑設(shè)計單位檔案收集的及時性和條理性，之后遵循具體要求開展檔案資料管理和應(yīng)用工作。不僅如此，還需要應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)完善的檔案資料編制與建筑設(shè)計相關(guān)的方案和合同，并按照建筑設(shè)計單位實際工作要求做好各類檔案資料歸檔和精準(zhǔn)管理，實時更新各項檔案資料，這就可以保證各項檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。突出建筑設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新內(nèi)涵，使得建筑設(shè)計單位檔案管理過程中各項問題可以在規(guī)定時間內(nèi)得到優(yōu)化調(diào)整[5]。

3.4創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

由于建筑設(shè)計單位涉及的檔案資料錯綜復(fù)雜，各類檔案資料在實際管理時也需要現(xiàn)代化技術(shù)的支持。這就應(yīng)針對現(xiàn)代化建筑行業(yè)發(fā)展趨勢以及相關(guān)要求對應(yīng)用在檔案資料管理中的技術(shù)進行優(yōu)化調(diào)整[6]。首先，應(yīng)對建筑設(shè)計單位現(xiàn)存的檔案資料進行信息化處理，將檔案資料存儲在適當(dāng)?shù)男畔⒒到y(tǒng)當(dāng)中，并利用計算機技術(shù)對建筑設(shè)計檔案資料進行加工處理，保證檔案資料隨時隨地檢索的優(yōu)勢，在提升建筑設(shè)計單位檔案資料檢索效率的同時，擴展各類檔案資料的應(yīng)用范圍，這對于保障建筑設(shè)計單位各項工作實際開展效果和綜合管理水平顯得至關(guān)重要。如果建筑設(shè)計單位的檔案資料比較多，還需要對建筑設(shè)計單位現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行電子化處理，這就可以避免建筑設(shè)計單位檔案資料因保存年限過長而出現(xiàn)損壞和字跡不清晰等問題。當(dāng)然還可以要求建筑設(shè)計單位通過構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺來強化各項檔案資料的共享效果，確保建筑設(shè)計人員可以結(jié)合工程項目實際需求查詢各項檔案資料，提高檔案資料的利用效率，使得建筑設(shè)計單位檔案管理水平和檔案資料實際作用真正提高。

3.5創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

檔案管理的作用在于為建筑設(shè)計單位各項工作和建筑規(guī)劃布置提供有效服務(wù)，借此保證建筑設(shè)計單位與建設(shè)施工單位可以利用各項檔案資料展開有效合作，確保建筑施工單位可以根據(jù)各項檔案資料和前期設(shè)計方案進行工程項目建設(shè)，保證建筑工程設(shè)計效果和整體建設(shè)質(zhì)量，繼而為推進我國建筑行業(yè)向著合理方向發(fā)展提供有力支持[7]。當(dāng)然還需要結(jié)合建筑設(shè)計單位發(fā)展情況和信息化手段應(yīng)用模式對檔案管理服務(wù)進行創(chuàng)新處理，利用各項檔案資料對建筑設(shè)計單位工作人員和業(yè)主提供精準(zhǔn)服務(wù)，確保建筑設(shè)計人員在全面掌握業(yè)主真實需求的條件下開展相應(yīng)工作。同時還需要借助信息化平臺對檔案資料服務(wù)途徑和基礎(chǔ)工作開展形式進行全面調(diào)控，通過知識樹的形式將檔案資料管理過程中需要考慮的信息清晰地表現(xiàn)出來，必要時還需要創(chuàng)設(shè)與建筑設(shè)計相關(guān)的檔案資料數(shù)據(jù)庫，彰顯建筑設(shè)計單位檔案管理精準(zhǔn)服務(wù)效果和現(xiàn)實作用，促進我國建筑行業(yè)向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，在改善建筑設(shè)計單位檔案管理服務(wù)缺陷的同時，為建筑設(shè)計以及相關(guān)工作穩(wěn)步開展提供促進作用[8]。

結(jié)論：

為保證建筑設(shè)計單位檔案管理效果和各項設(shè)計工作順利開展，就需要遵循標(biāo)準(zhǔn)程序開展檔案管理工作，使得各類檔案資料在建筑設(shè)計中發(fā)揮最大作用。同時還需要保證建筑設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新力度，為改善建筑設(shè)計單位檔案管理中存在的問題提供有力支持。同時還需要借助各項創(chuàng)新手段對建筑設(shè)計單位檔案管理過程中可能出現(xiàn)的問題進行優(yōu)化處理，在推進我國建筑行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的條件下，將各類檔案資料綜合管理水平和創(chuàng)新效果提升到一定高度。

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