姚云 云南教育出版社

引言

隨著出版行業(yè)體制改革的深入推進和市場經濟多元化的不斷發(fā)展，我國的出版行業(yè)正經歷著逐漸從以編輯加工為主體向全面進行圖書策劃、生產、營銷以及數(shù)字化出版的現(xiàn)代化企業(yè)轉變，而這種轉變迫使出版企業(yè)通過業(yè)財融合來提高管理效率，促進企業(yè)價值最大化。但是出版行業(yè)是一個信息量大、智力勞動密集、工作流程復雜的行業(yè)，而且研發(fā)出版ERP管理信息系統(tǒng)較其他行業(yè)，如制造、金融等起步較晚，用于出版行業(yè)的ERP信息管理系統(tǒng)軟件相對較少。但近幾年，全國大量的出版企業(yè)正在建立健全ERP信息管理系統(tǒng)，推動業(yè)務和財務之間真正的融合。

一、出版企業(yè)業(yè)財融合現(xiàn)存的問題

什么是業(yè)財融合？業(yè)財融合就是企業(yè)通過業(yè)、財一體化的平臺采集數(shù)據(jù)信息，共享數(shù)據(jù)信息，整合業(yè)務流程和財務管理流程，融合業(yè)務和會計處理，實現(xiàn)對企業(yè)生產經營狀況全面管理的過程。那么目前出版企業(yè)實現(xiàn)業(yè)財融合現(xiàn)存的問題是：

第一，財務與業(yè)務之間數(shù)據(jù)相對獨立?，F(xiàn)實中，不少出版企業(yè)管理業(yè)務部門大多隨著業(yè)務需要分散采購各種應用軟件，編輯、印制、發(fā)行、財務都是各自使用自己的系統(tǒng)，造成彼此都無法溝通和共享數(shù)據(jù)信息。同時編輯、印制、發(fā)行數(shù)據(jù)無法傳遞到財務，大量基礎信息要靠財務人員依靠紙質單據(jù)重復錄入到財務軟件系統(tǒng)中，各部門的信息報告很難連貫和銜接，報出的數(shù)據(jù)很難有一致性，而且出現(xiàn)差錯時都是各執(zhí)一詞，無法查清緣由。建立一個全面的動態(tài)財務信息系統(tǒng)，將財務管理信息的脈絡延伸到各個管理領域中去，實現(xiàn)出版企業(yè)內部財務和業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)一和數(shù)據(jù)共享的業(yè)財融合，對出版企業(yè)來說已是迫在眉睫的重要問題。

第二，業(yè)務流程與財務管理流程存在相悖。當今的出版企業(yè)面臨越來越激烈的市場競爭，開始采用多品種、小印量的經營策略。目前我國圖書品種數(shù)量的增長速度要高于圖書總印數(shù)的增長速度。而企業(yè)管理層以及業(yè)務部門由于缺乏相關財務知識，熟悉財務規(guī)定，在流程上圖省事，缺少報批、比選、合同簽訂等程序，沒有嚴格按照財務管理流程進行。而財務人員也沒能有機會到各個業(yè)務部門學習業(yè)務流程，不能對業(yè)務流程做到及時改進。

第三，出版行業(yè)財務與業(yè)務一體化平臺信息軟件研發(fā)起步較晚，成熟的較少。與其他行業(yè)相比，出版行業(yè)有其獨特的地方，生產經營整套流程要經過編、印、發(fā)三個環(huán)節(jié)，而編、印環(huán)節(jié)所帶來的成本金額在出版物完工之前具有難以可靠計量的特點，再加上出版物要分版次、印次和期次等特定屬性，這些行業(yè)特點導致我國出版行業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)軟件開發(fā)起步較晚，從2003年開始才陸續(xù)有專門從事出版行業(yè)軟件開發(fā)的公司。調查數(shù)據(jù)表明，在前期，部分出版企業(yè)購買通用軟件產品，這些產品兼容性普遍較差，有部分單位購買了專用軟件但由于沒有后續(xù)的專業(yè)服務跟進，這些企業(yè)已停止使用，導致這些出版企業(yè)遭受損失。同時多品種的成本核算復雜性也造成通用的ERP管理信息系統(tǒng)不適合出版行業(yè)。從目前現(xiàn)狀來看，出版信息管理系統(tǒng)軟件有平章科技、用友軟件、云因信息、和佳軟件等技術提供商，這些技術提供商已與我國多家出版社進行了合作，但在實施過程中也是邊開發(fā)邊建設。近幾年，出版行業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)軟件應用速度迅速提升，但可用的成熟的ERP信息化軟件也只有一兩個。

第四，缺乏既懂信息技術又懂出版和財務專業(yè)知識的復合型人才。目前，出版企業(yè)職工的信息化素質相比以前已經有了相當程度的提升，出版企業(yè)的信息化人才需求量正在增強。但是既熟悉出版業(yè)務，又掌握財務知識以及具有信息技術的復合型人才非常匱乏。而ERP信息管理系統(tǒng)在不斷應用中，也因設計上的缺陷不能滿足財務核算的要求，需要內部的復合型人才不斷地與開發(fā)商溝通、維護，才能真正解決出版行業(yè)所存在的問題，達到良好的運行效果。

二、出版ERP管理信息系統(tǒng)建設策略

ERP出版管理信息化建設不僅是對一項新的技術手段的應用，實際上它是用一種全新的、先進的業(yè)財融合管理理念，一種全新的機制，一種全新的企業(yè)文化來改變以前的管理模式，是一種管理模式的變革。那么如何取得ERP出版管理信息系統(tǒng)建設成效呢？本文結合自己的工作經驗，將個人見解闡述如下。

（一）業(yè)務流程和財務信息實現(xiàn)高度融合是ERP出版管理信息化建設的核心，要注重有效銜接

出版企業(yè)作為從事圖書生產的企業(yè)，ERP系統(tǒng)實施圍繞著編務、出版、發(fā)行、財務四個重要的環(huán)節(jié)，對出版社的信息流、物流、資金流進行控制，提高以編、印、發(fā)業(yè)務為核心的編輯選題管理、生產過程管理、發(fā)行管理、庫存管理和財務管理的集約性和可控性，實現(xiàn)編輯、出版、發(fā)行、財務的信息流、物流和資金流的統(tǒng)一管理，可見財務管理信息系統(tǒng)處于ERP系統(tǒng)的核心地位。

然而，由于財務管理系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的最后“一站”，有的出版企業(yè)認為ERP系統(tǒng)建設是財務部門的事情，對上面“幾站”的工作就疏于管理，等到財務管理系統(tǒng)結束，發(fā)現(xiàn)好多數(shù)據(jù)出錯時，再來調整，相當麻煩，造成延遲報出相關的財務信息。對此，財務部門也感到很為難，不停地與業(yè)務部門反饋和協(xié)調。在ERP系統(tǒng)中，財務數(shù)據(jù)直接產生于業(yè)務部門，事實上更多的信息來源于非財務的職能部門，業(yè)務活動的數(shù)據(jù)應由相應的業(yè)務部門直接采集輸入完成。如：選題的建立是由總編室根據(jù)審批過的選題進行立項，然后錄入到系統(tǒng)中；每本圖書稿費支出金額和對象由相關的編輯部門采集后，對應圖書編號錄入到系統(tǒng)中；每本圖書印工費用支出也是由出版部門計算確認后，對應圖書編號錄入到系統(tǒng)中。各個部門通過系統(tǒng)采編的數(shù)據(jù)傳遞到財務管理系統(tǒng)中，真正形成了信息流。每個部門是信息流上的一個環(huán)節(jié)，如果某環(huán)節(jié)未按照既定流程規(guī)則操作，那么信息流一路流到財務信息輸出就是錯誤的，所以每個業(yè)務部門要注重與財務部門信息的有效銜接，必須依靠統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，按既定流程規(guī)定去運作。否則，財務人員無法對出版社內部進行有效的管理，不能準確、及時地獲知各部門、各項目的收入費用收支情況。

還有大部分出版企業(yè)正在數(shù)字化轉型，要用數(shù)字化思維重新梳理財務管理和業(yè)務流程，財務管理中業(yè)務流程的梳理和設計要放在企業(yè)生產經營綜合管理的大流程中去考慮，重點要考慮財務與編、印、發(fā)流程的銜接，形成業(yè)務流程與財務管理流程、會計處理相互嵌入的一體化（如合同簽訂與合同款項支付、款項審批與報銷付款、圖書發(fā)行與收入成本結算等），從業(yè)務流程和財務信息實現(xiàn)高度融合。

（二）改變思想觀念，統(tǒng)一認識，從上至下強力推進

ERP出版管理信息系統(tǒng)建設是一項十分復雜、難度很大的系統(tǒng)工程。其實施難度不僅在于技術繁瑣、操作復雜，更在于ERP系統(tǒng)建設對于傳統(tǒng)企業(yè)管理來說，是一場深刻的變革，要求人們的管理理念、管理方式、管理程序都要隨之發(fā)生較大的改變，由此給建設ERP所帶來的阻力和難度是相當大的。出版社雖然正在向現(xiàn)代化企業(yè)轉變成為真正意義上的市場主體，但管理思想還沒有擺脫“人治”管理、經驗式管理、粗放化管理和隨意性管理的窠臼，出版企業(yè)內部對ERP建設就有不同的認識，有的支持，有的反對，有的懷疑，主動參與配合意識不強。因此，如果思想觀念不改變，認識不統(tǒng)一，建設ERP必然會遇到較多的阻力。要保證這項建設順利推進，出版企業(yè)各個部門、所有員工就必須改變思想觀念，統(tǒng)一認識，通過反復深入的宣傳和引導，從最高領導層至下強力推進ERP系統(tǒng)的建設。

（三）提高出版行業(yè)人員素質和操作能力，把ERP建設到位提升業(yè)財融合的效果

由于ERP系統(tǒng)是全流程設計，比較復雜，不容易理解，其實施對人員素質的要求也很高，主要體現(xiàn)在三個方面：專業(yè)強、肯學習、強烈的責任心。ERP建設必須通過靈活多樣的形式和手段，提高人員素質。

（1）要對各個層面的人員進行信息技術和軟硬件操作的培訓?？梢栽陧椖空撟C和立項以前，請軟件公司專家為系統(tǒng)內各級領導干部進行信息及網絡知識講座，目的是使他們了解信息技術的基本知識和最新發(fā)展狀況，搞清信息技術到底能為出版工作做什么，便于他們決策；然后在系統(tǒng)投入試運行之前，對各類系統(tǒng)使用人員進行ERP流程以及具體崗位的演示操作的培訓，使他們能夠熟練掌握與自己業(yè)務相關的操作。

（2）對財務人員單獨培訓。財務人員是財務管理系統(tǒng)的核心人物，財務人員的素質直接影響ERP建設和業(yè)財融合的最終效果。

（3）建立部門ERP信息聯(lián)系員。由系統(tǒng)開發(fā)商專門對信息員進行培訓，使其率先掌握ERP系統(tǒng)設計思路和操作技能。信息員作為本部門實施ERP的“老師”，要認真貫徹ERP建設的意圖和要求，對優(yōu)化完善系統(tǒng)建設提出具體意見和措施，及時處理實施中遇到的技術和出版專業(yè)相結合的流程難題，對本部門的所有員工進行理念教育和操作指導，通過實際操作示范，手把手教學，使每個員工都達到懂原理，會操作，最大限度地減少由于員工不會操作而影響工作的問題。

三、財務與業(yè)務人員做到深入互動和交流

在出版企業(yè)發(fā)行、出版、財務是業(yè)務量最大、數(shù)據(jù)積累最多的部門，因此一般會確定以發(fā)行軟件、出版軟件和財務軟件的基礎數(shù)據(jù)為新ERP系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)，但因ERP系統(tǒng)對基礎數(shù)據(jù)的完整性、準確性要求較高，因此數(shù)據(jù)準備階段需要安排專人對原有數(shù)據(jù)進行對比、核實、落實，在轉移財務運行數(shù)據(jù)之前還需要消除相互間的數(shù)據(jù)不符，完成發(fā)行與財務基礎數(shù)據(jù)以及實物的匹配。這一步非常關鍵，也非常繁瑣。這就要求財務人員敢于離開財務“位置”，深入交流到發(fā)行和出版業(yè)務工作中，了解企業(yè)生產經營業(yè)務，從業(yè)務角度思考財務工作的開展，而發(fā)行和出版人員也應主動找到財務人員，提出問題，通過制度的統(tǒng)一和流程的標準共同解決問題，實現(xiàn)業(yè)務和財務的整合。這一工作方式要貫穿ERP系統(tǒng)整個建設當中，否則ERP系統(tǒng)的運行必定會帶來很大的負面影響，而業(yè)財融合也失去了實際意義。

結語

出版行業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)建設大大提升了出版企業(yè)的管理水平，使業(yè)財融合達到財務管理的高效化。但ERP建設和后續(xù)維護是一項任重而道遠的工程，它給出版企業(yè)的管理帶來高效、便捷的同時，對整個出版企業(yè)也提出組織架構、業(yè)務流程、人員素質和發(fā)展戰(zhàn)略更高的要求。為此，出版企業(yè)要與時俱進，轉化思維，有力推進信息系統(tǒng)的建設，使出版行業(yè)在科技新時代實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。但也要充分意識到信息系統(tǒng)本身也有不足，比如投入資金比較高，與財務還未實現(xiàn)完全對接，處理突發(fā)的和新的經濟業(yè)務還存在一定難度，本身系統(tǒng)操作的可調整性和便捷性還存在一些問題。在ERP出版管理信息系統(tǒng)實施中，也充分感受到財務人員的繁忙和責任重大，當“各路”業(yè)務數(shù)據(jù)匯流到財務部門時，財務部門不斷檢查、核對、協(xié)調，就發(fā)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)不合理和不正確，只好將錯誤的“各路”業(yè)務數(shù)據(jù)返回到源頭，反反復復、上上下下地“流動”。同時根據(jù)事實反饋不斷完善、修改業(yè)務流程，研究和制定出出版行業(yè)財務管理策略，從而大力推動ERP建設，保證業(yè)財融合的真正實現(xiàn)，進一步增強出版企業(yè)的決策支持能力和持續(xù)發(fā)展能力。