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        加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作?實(shí)現(xiàn)資源信息共享

        2021-09-27 17:54:31杜瑩
        現(xiàn)代營(yíng)銷·理論 2021年6期
        關(guān)鍵詞:檔案管理理念創(chuàng)新

        杜瑩

        摘要:現(xiàn)階段,我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平顯著提升,當(dāng)前大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得信息管理工作的信息量不斷增加,同時(shí)信息的類型也逐漸多樣化,尤其是在檔案管理工作中,基于傳統(tǒng)檔案管理理念和服務(wù)方式的檔案管理已無(wú)法滿足目前社會(huì)對(duì)企業(yè)、高校等各個(gè)領(lǐng)域中檔案管理的要求,并且所處信息環(huán)境正在發(fā)生本質(zhì)上的改變,因此更多的研究學(xué)者開(kāi)始將研究目標(biāo)轉(zhuǎn)向?qū)n案管理的信息化發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新;檔案管理;理念;信息化

        引言

        隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,各個(gè)行業(yè)的管理工作發(fā)生變化,信息技術(shù)的涌現(xiàn)對(duì)管理工作的優(yōu)化提出了更高要求。就檔案管理而言,傳統(tǒng)的管理體系已經(jīng)無(wú)法滿足多樣化要求,檔案內(nèi)容的增加、檔案信息的建設(shè)、檔案精細(xì)化查閱需求都離不開(kāi)規(guī)范化體系的保障。所以處于信息化時(shí)代,檔案管理人員需要樹(shù)立創(chuàng)新理念,主動(dòng)引入先進(jìn)的管理思想,明確檔案管理的具體規(guī)則,并在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用下建設(shè)檔案管理規(guī)范化體系。本文即以檔案管理為方向,分析構(gòu)建檔案管理規(guī)范化體系的重要性,并提出具體的構(gòu)建策略。

        一、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

        檔案是個(gè)人信息的重要載體,它記錄著學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品行等重要的個(gè)人信息。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,數(shù)據(jù)信息是企業(yè)生存的根本,同時(shí)也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的必備要素,而人才是企業(yè)發(fā)展的第一資源,由此可見(jiàn),運(yùn)用信息化管理手段,建立良好的檔案管理機(jī)制對(duì)一個(gè)企業(yè)而言是非常重要的。首先,信息化管理手段是確保員工個(gè)人信息安全的必要措施。以往紙質(zhì)檔案管理方式雖然能起到一定的人員信息管理作用,但資料安全性較差,一旦發(fā)生損毀或丟失,是很難進(jìn)行補(bǔ)救的。信息化的管理手段可以有效避免此類事情發(fā)生。其次,信息化管理可以提高檔案管理水平。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料查閱起來(lái)非常不方便,而且也不利于信息及時(shí)進(jìn)行更新。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)化處理的檔案信息,簡(jiǎn)化了管理工作流程,減少了檔案管理人員的工作量,為企業(yè)節(jié)省了許多寶貴資源。檔案管理的信息化建設(shè)加快了人員信息更新速度,推動(dòng)檔案管理模式不斷改進(jìn)、完善。最后,信息化建設(shè)可以使檔案管理工作充分發(fā)揮自身價(jià)值。人員信息是企業(yè)的重要資源,檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做到信息安全完整、查閱方便、更新及時(shí)。這些在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中是很難實(shí)現(xiàn)的,但信息化管理方式可以通過(guò)電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)這一切,它讓檔案信息使用起來(lái)靈活、方便,為人員考核提供了可靠依據(jù),檔案價(jià)值也得到了充分體現(xiàn)。

        二、加強(qiáng)檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)資源信息共享措施

        (一)完善檔案管理制度,有效維護(hù)檔案規(guī)范體系建設(shè)

        制度是檔案管理規(guī)范化體系構(gòu)建的根本保障,完善的制度可以讓檔案管理的各項(xiàng)工作有法可依、有章可循。所以,檔案部門(mén)要根據(jù)現(xiàn)代發(fā)展需求完善檔案管理制度規(guī)范體系,使這一管理工作具有詳細(xì)、完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),提升操作效果。從內(nèi)容來(lái)說(shuō),規(guī)范化的檔案管理制度體系包括了檔案管理制度、檔案工作相關(guān)規(guī)章、重點(diǎn)檔案工作制度以及檔案業(yè)務(wù)規(guī)范等,在各個(gè)大類之下又相應(yīng)形成了細(xì)化的規(guī)則制度?,F(xiàn)代化的管理活動(dòng)因?yàn)樾滦退枷氲某霈F(xiàn),愈加充滿活力,檔案管理制度體系的建設(shè)需要考慮自身的現(xiàn)代化管理水平,為提升各個(gè)管理環(huán)節(jié)的執(zhí)行力,需要優(yōu)先對(duì)檔案管理制度進(jìn)行深化,在細(xì)節(jié)上強(qiáng)化規(guī)范效果,借助先進(jìn)的數(shù)字化管理設(shè)備整理分配規(guī)劃?rùn)n案,與時(shí)代共同進(jìn)步,使得檔案管理體系達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展模式,深刻體現(xiàn)時(shí)代活力。

        (二)全面引入信息技術(shù)

        當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)步入了信息時(shí)代,信息技術(shù)高速發(fā)展,因此企業(yè)需要跟隨時(shí)代發(fā)展步伐,將信息技術(shù)運(yùn)用在企業(yè)檔案管理工作中,其工作效率以及工作質(zhì)量將得到進(jìn)一步提升。此外由于檔案管理工作具有一定參考與借鑒作用,因此檔案管理部門(mén)的工作人員需要將整理好的檔案進(jìn)行打印,從而留檔,便于后期使用。高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中,改善傳統(tǒng)管理方式中存在的不足,保證檔案管理的科學(xué)性以及準(zhǔn)確性,提升工作質(zhì)量,對(duì)企業(yè)發(fā)展起到一定推動(dòng)作用。

        (三)提升檔案信息工作素能

        檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,離不開(kāi)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍具體執(zhí)行。首先,要成立企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組,配齊配強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理隊(duì)伍,把信息化建設(shè)與管理成效作為業(yè)務(wù)工作考核的重要指標(biāo)之一。其次,加大檔案人員信息素養(yǎng)培訓(xùn),通過(guò)定期培訓(xùn)、選派鍛煉、交流學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)競(jìng)賽等形式,有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)培育,培養(yǎng)一批既懂信息技術(shù),又熟練掌握檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。再次,根據(jù)企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)際需要,有針對(duì)性地加大信息技術(shù)人才引進(jìn)力度,將新引入的人才充實(shí)到檔案管理崗位一線,以滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息化管理需要。

        (四)加強(qiáng)信息化管理

        在信息化時(shí)代,企業(yè)檔案管理工作應(yīng)隨勢(shì)而動(dòng)。一方面,檔案信息化能提升管理效率。通過(guò)建立檔案管理系統(tǒng),完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù),運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案收集整編、檢索利用等工作,提高歸檔完整性、利用便捷性。同時(shí)通過(guò)信息系統(tǒng),提取對(duì)比數(shù)據(jù),開(kāi)展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、編研開(kāi)發(fā),能夠形成具有操作性的意見(jiàn),用以指導(dǎo)企業(yè)在實(shí)踐中更好地實(shí)現(xiàn)人效管理;另一方面,信息化手段是時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的要求,是企業(yè)管理工作現(xiàn)代化的必要手段。利用現(xiàn)代化的手段和技術(shù),開(kāi)展檔案數(shù)字化,創(chuàng)新管理模式,能有效優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平,讓企業(yè)檔案工作更加科學(xué)實(shí)效、安全可靠。信息化對(duì)于檔案人員的要求也更加高,檔案部門(mén)在注重加強(qiáng)本企業(yè)檔案人員的計(jì)算機(jī)技能的同時(shí),也可以采取“引進(jìn)來(lái)”的方式,招聘一些懂專業(yè)知識(shí)和掌握信息化技能的人才從事企業(yè)檔案管理工作,讓企業(yè)檔案管理更符合時(shí)代發(fā)展。

        結(jié)語(yǔ)

        在新形勢(shì)下,信息技術(shù)融入各個(gè)行業(yè),改變了管理理念和管理方式,也提升了管理活動(dòng)效率。檔案管理需要明確特殊性質(zhì)和自身面臨的建設(shè)任務(wù),加快更新管理思想,不斷地根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求引入信息技術(shù),為規(guī)范化體系建設(shè)提供相應(yīng)的支持。同時(shí),還需要在資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則、制度等方面作出優(yōu)化,使得檔案管理工作達(dá)到規(guī)范的處理體系和統(tǒng)一的操作模式,并向數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變,從根本上提升檔案管理效率和質(zhì)量,滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求。

        參考文獻(xiàn):

        [1]吳長(zhǎng)松.淺析企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題及加強(qiáng)人事檔案管理的措施——基于檔案管理工作實(shí)踐[J].機(jī)電兵船檔案,2020(05).

        [2]李琳琳,肖惠林.淺析企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的要求[J].中國(guó)有色金屬,2020(15).

        [3]李春華.對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(12).

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