溫爾雅 蔡小路

【摘? 要】隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)管理從粗放型向信息化轉(zhuǎn)變，采購風(fēng)險(xiǎn)管理也要不斷優(yōu)化和提升。其中，采購業(yè)務(wù)是單位內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵一環(huán)，對(duì)單位的健康發(fā)展起著重要的作用。論文通過對(duì)行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制措施的梳理，以采購招標(biāo)執(zhí)行業(yè)務(wù)為例，探討如何完善采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)措施、優(yōu)化流程、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)矩陣的控制。

【Abstract】With the rapid development of economy， the procurement business management of administrative institutions has changed from extensive form to informatization， and the procurement risk management must be continuously optimized and improved. Among them， procurement business is a key link of the internal risk control of the unit， which plays an important role in the healthy development of the unit. Through sorting out the risk control measures of the procurement business of administrative institutions， and taking the procurement bidding execution business as an example， this paper discusses how to perfect the risk measures of the procurement business， optimize the process and strengthen the control of the risk matrix.

【關(guān)鍵詞】單位;采購業(yè)務(wù);風(fēng)險(xiǎn)控制

【Keywords】unit; procurement business; risk control

【中圖分類號(hào)】F810.6? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）10-0128-03

1 引言

財(cái)政部2012年發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，2018年11月，中央全面深化改革委員會(huì)第五次會(huì)議明確指出：政府采購制度要“加快形成采購主體職責(zé)清晰、交易規(guī)則科學(xué)高效、監(jiān)管機(jī)制健全、政策功能完備、法律制度完善、技術(shù)支撐先進(jìn)的現(xiàn)代政府采購制度”[1]。然而，行政事業(yè)單位目前未形成完整的內(nèi)部控制體系，也很少有關(guān)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面的研究。

2 行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制存在的問題

2.1 采購流程過程中對(duì)用戶行為缺乏研究

大部分單位招標(biāo)采購過程中多以節(jié)點(diǎn)流管理，編標(biāo)書、發(fā)公告成為了與用戶交流的平臺(tái)，在管理過程中側(cè)重于對(duì)主管部門和審計(jì)的檢查，對(duì)用戶體驗(yàn)和專業(yè)性指導(dǎo)不足。例如，實(shí)際工作中，行政事業(yè)單位的采購類型多樣性、專業(yè)性強(qiáng)以及個(gè)性化需求多，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往在非專業(yè)技術(shù)條件下，按照既定的模板填寫需求，在完成一系列“規(guī)定動(dòng)作”后，卻沒有達(dá)到用戶所需，甚至因溝通未到位，導(dǎo)致項(xiàng)目被耽擱。同時(shí)，用戶對(duì)事業(yè)單位政府采購的規(guī)定認(rèn)識(shí)不足，特別是對(duì)部門所需集中采購項(xiàng)目與政府要求的采購品目不清晰，原因也是采購部門與用戶溝通過程中缺乏相關(guān)研究。

2.2 采購管理信息化程序不高

目前，各單位采購業(yè)務(wù)管理都有一套專門的采購管理系統(tǒng)，雖然系統(tǒng)已運(yùn)行，但在合同數(shù)據(jù)管理過程中，缺乏電子化合同，合同文本中的數(shù)據(jù)未實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，過于依賴項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)合同期限的管理，不能實(shí)現(xiàn)合同到期預(yù)警提醒，造成合同過期都未進(jìn)入招標(biāo)程序，影響整個(gè)采購項(xiàng)目的開展，存在風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也增添了各單位內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。在采購信息未實(shí)現(xiàn)完全共享時(shí)，某些采購價(jià)格受到有意或無意的“保護(hù)”，讓部門間共同的采購品目信息沒有得到共享，使得采購價(jià)格的差異性較大，更使得投入與服務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益未匹配。

2.3 采購管理缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

對(duì)各單位采購管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，缺乏評(píng)估機(jī)制，在實(shí)際操作過程中，多憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，一味強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位的采購限額，標(biāo)準(zhǔn)化和一致性不足，從而缺乏對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范。在內(nèi)部控制中，事業(yè)單位定期會(huì)從財(cái)務(wù)管理的角度對(duì)單位的各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)和評(píng)估，然而未有針對(duì)采購管理的評(píng)估，單位內(nèi)部的有效性也未進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，各業(yè)務(wù)部門不受單位評(píng)估的要求自然也會(huì)開展自我評(píng)價(jià)，單位的審計(jì)部門的再監(jiān)督機(jī)制是缺失的，對(duì)采購管理也是缺乏量化標(biāo)準(zhǔn)，部分工作的開展只是流于形式，未真正實(shí)現(xiàn)對(duì)采購業(yè)務(wù)的持續(xù)性、合理性以及價(jià)值性的專項(xiàng)審計(jì)。

3 采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

在采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控方面，各單位應(yīng)根據(jù)科研和管理等工作實(shí)際需要，制訂本單位的采購管理規(guī)定，并以上級(jí)直屬部門發(fā)布的各類管理規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)格管理采購業(yè)務(wù)。采購業(yè)務(wù)的主要控制措施有建立健全單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度、合理設(shè)置單位采購業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和加強(qiáng)對(duì)單位采購業(yè)務(wù)預(yù)算和計(jì)劃的管理、加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理、加強(qiáng)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收管理、加強(qiáng)單位采購業(yè)務(wù)的記錄和控制等內(nèi)容。

3.1 加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)流程的精細(xì)化管理及推廣

由于事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上線時(shí)間不長(zhǎng)，對(duì)單位的采購業(yè)務(wù)流程的管理還未成熟，讓單位對(duì)用戶的需求了解不足，存在采購業(yè)務(wù)與政府采購品目脫節(jié)的情況。為有效解決采購業(yè)務(wù)流程的流暢性和規(guī)范性，可以在采購管理系統(tǒng)平臺(tái)上推行采購業(yè)務(wù)的流程的精細(xì)化管理，推行采購業(yè)務(wù)的電子化管理。從采購需求到最后的業(yè)務(wù)報(bào)銷，將采購項(xiàng)目和指標(biāo)所有的信息都在系統(tǒng)中精準(zhǔn)反映，讓每一筆業(yè)務(wù)做到采購數(shù)據(jù)、賬務(wù)核算相互銜接，同時(shí)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)流程辦理的推廣服務(wù)，讓各單位對(duì)采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，從而提升事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)管理水平。

3.2 完善采購管理系統(tǒng)，提升信息化技術(shù)的應(yīng)用

為使單位的采購業(yè)務(wù)與政府采購信息的暢通，尤其是政府采購價(jià)格數(shù)據(jù)與采購管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、內(nèi)容等工作緊密銜接，充分發(fā)揮采購數(shù)據(jù)的共享，提升大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，將采購業(yè)務(wù)過程的資產(chǎn)需求、采購、驗(yàn)收、維護(hù)以及報(bào)廢等工作進(jìn)行整合，采購管理系統(tǒng)從采購到報(bào)銷，都是通過線上審批模式，業(yè)務(wù)經(jīng)辦相關(guān)人員通過將采購清單上傳，驗(yàn)收單、發(fā)票報(bào)銷等與業(yè)務(wù)相關(guān)的流程都實(shí)現(xiàn)一鍵式審批，各級(jí)業(yè)務(wù)主要管理部門和監(jiān)管部門也是通過采購管理系統(tǒng)全面了解業(yè)務(wù)進(jìn)度情況，加快了事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)的審批環(huán)節(jié)，也加快資金的支付進(jìn)度，從而將采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。

財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的提升也是建立在大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，要將采購管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，為各行業(yè)和單位內(nèi)部控制管理進(jìn)行自動(dòng)化的技術(shù)支持，充分發(fā)揮信息技術(shù)手段，對(duì)流程的優(yōu)化，提升信息化技術(shù)+財(cái)務(wù)管理，為事業(yè)單位的管理提供精準(zhǔn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更為事業(yè)單位信息系統(tǒng)的運(yùn)用提供業(yè)務(wù)平臺(tái)。

3.3 加強(qiáng)專項(xiàng)審計(jì)監(jiān)督

事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)管理在結(jié)合自身的實(shí)際情況下，除了明確各崗位采購業(yè)務(wù)的具體職責(zé)外[2]，還要考慮到采購業(yè)務(wù)審批過程中的采購需求調(diào)查，提高采購業(yè)務(wù)的必要性和規(guī)范性，將采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有序、完整的開展，有效降低采購業(yè)務(wù)過程中的風(fēng)險(xiǎn)。另外，要使采購業(yè)務(wù)過程中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、采購負(fù)責(zé)人以及審批人員對(duì)采購過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行定期的研究，從而為事業(yè)單位采購流程進(jìn)行優(yōu)化，為下一步的采購業(yè)務(wù)評(píng)估機(jī)制提供基礎(chǔ)。

同時(shí)，要加強(qiáng)第三專項(xiàng)的審計(jì)工作，讓采購業(yè)務(wù)全流程在第三方審計(jì)中介中實(shí)現(xiàn)全方位的監(jiān)督管理，提高采購業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的事中審計(jì)，從而推動(dòng)單位內(nèi)部審計(jì)工作，確保采購業(yè)務(wù)工作的職權(quán)明晰度，根據(jù)審計(jì)的整改意見，提高采購業(yè)務(wù)的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)，強(qiáng)化對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的跟蹤和控制，例如，采購業(yè)務(wù)中重點(diǎn)關(guān)注采購合同的簽訂和執(zhí)行過程，杜絕采購需求與招標(biāo)文件的不一致，從而降低合同履行的風(fēng)險(xiǎn)。

4 采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制示例——采購招標(biāo)執(zhí)行流程

為提高采購資金的使用效益，維護(hù)公共利益，保護(hù)采購當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)，根據(jù)《單位采購管理規(guī)定》，從實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)，確定采購招標(biāo)審批流程[3]。在采購業(yè)務(wù)流程中，流程風(fēng)險(xiǎn)可能存在：制度不夠完善，導(dǎo)致采購資金效率低下，損害公共利益，當(dāng)事人的合法權(quán)益受到損害。招標(biāo)程序不夠完善，導(dǎo)致出現(xiàn)違法行為，損害公共利益，以下從采購招標(biāo)執(zhí)行的審批流程以及風(fēng)險(xiǎn)矩陣2個(gè)方面優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程。

4.1 采購招標(biāo)執(zhí)行審批流程描述

采購招標(biāo)執(zhí)行審批流程描述，主要從擬定采購文件、公告審核、提交采購申請(qǐng)、項(xiàng)目預(yù)算審核、經(jīng)費(fèi)審核、簽收采購申請(qǐng)、招標(biāo)程序執(zhí)行、結(jié)果公示、中標(biāo)公告以及簽訂合同10項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行流程步驟的內(nèi)容描述，具體內(nèi)容如表1所示。

4.2 編制采購業(yè)務(wù)審批流程圖

編制采購業(yè)務(wù)審批流程圖是在單位采購業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行上，使用圖形表示執(zhí)行程序，它將工作過程清楚描述出來，形象直觀，操作一目了然（見圖1）。

4.3 采購招標(biāo)執(zhí)行流程風(fēng)險(xiǎn)矩陣

采購招標(biāo)執(zhí)行流程風(fēng)險(xiǎn)矩陣是將采購招標(biāo)執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生可能性定性為若干級(jí)，以嚴(yán)重性為表列，從影響程度、控制措施、控制類型等方面進(jìn)行控制目標(biāo)的管理，根據(jù)每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)指數(shù)給出相應(yīng)的控制措施，達(dá)到流程風(fēng)險(xiǎn)的節(jié)點(diǎn)控制，易掌握，且簡(jiǎn)潔明了（見表2）。

5 結(jié)語

通過上述內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購業(yè)務(wù)審批流程的構(gòu)建、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的分析以及風(fēng)險(xiǎn)矩陣的編制，在日常事業(yè)單位管理工作中就能夠依據(jù)控制措施有效地控制該項(xiàng)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，事業(yè)單位除了建立健全采購業(yè)務(wù)制度和相關(guān)流程外，更應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注采購業(yè)務(wù)過程中與各業(yè)務(wù)需求部門的溝通，實(shí)現(xiàn)與政府采購品目的對(duì)應(yīng)，同時(shí)也要加強(qiáng)各業(yè)務(wù)流程審批權(quán)限的設(shè)置，單位的采購管理系統(tǒng)在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的基礎(chǔ)上，有效落實(shí)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督管理制度，從而提升單位的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

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