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        新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的深化和創(chuàng)新探析

        2021-09-18 08:23:44長沙市南湖新城建設(shè)開發(fā)有限責(zé)任公司王嘉偉
        區(qū)域治理 2021年23期
        關(guān)鍵詞:管理人員職工檔案管理

        長沙市南湖新城建設(shè)開發(fā)有限責(zé)任公司 王嘉偉

        人事管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分,且地位也在不斷提升,是企業(yè)吸收人才的主要方式。很多職工都很關(guān)注自己的檔案內(nèi)容和儲(chǔ)存問題,然而在當(dāng)下,人事檔案管理和利用還存在不足,例如,一些領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理缺乏重視、檔案信息化水平較低、檔案材料制作缺乏規(guī)范性、人員素質(zhì)問題等,在職工工作調(diào)動(dòng)時(shí)可能出現(xiàn)“無檔”或是“死檔”的問題,也有部分企業(yè)由于缺乏有效的管理制度,無法給職工提供檔案接收以及儲(chǔ)存服務(wù),導(dǎo)致檔案信息不夠齊全。當(dāng)前市場競爭不斷加劇,人才是企業(yè)間競爭的主要內(nèi)容,關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展,而人事檔案就像是人才信息庫,對企業(yè)發(fā)展具有重要影響,因此,企業(yè)需要加強(qiáng)人事檔案管理,采取有效的措施,充分發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

        一、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的作用

        人事檔案就是對一個(gè)人人生中事跡的記錄,在很多方面都發(fā)揮著重要的作用,如財(cái)產(chǎn)繼承、職稱評測以及學(xué)歷提升等,同樣也是組織選拔干部或是離退休政策的依據(jù)。企業(yè)人事檔案管理具有重要的價(jià)值,如下面圖1所示。

        圖1 企業(yè)人事檔案管理作用

        首先,給人才選拔提供依據(jù)。為了科學(xué)合理地選拔人才,應(yīng)該先掌握人才的能力情況。檔案管理部門應(yīng)綜合的考察人才,并做出客觀的分析,及時(shí)更正職工信息,確保檔案信息的可靠性。部門還要通過合理的管理給企業(yè)制定用人決策提供依據(jù)。比如,拿業(yè)績考核來說,其和職工的職業(yè)發(fā)展前途具有緊密的聯(lián)系,為了提升業(yè)績考核的效果,需要有大量的考核記錄,使人力資源部可通過人事檔案,全面客觀地評估職工的素質(zhì)[1]。其次,優(yōu)化人力資源配置。人事檔案除了可以客觀評價(jià)職工的經(jīng)歷之外,還能夠展現(xiàn)出職工的能力及素養(yǎng)情況,以為人力資源的合理配置提供依據(jù)。人力資源是動(dòng)態(tài)變化的,如崗位變動(dòng)、人員流動(dòng)等等,但是人事檔案管理依然可以對人才實(shí)施有效的評價(jià),基于人力資源信息共享,讓人才在各個(gè)行業(yè)、地區(qū)、組織間進(jìn)行合理流動(dòng),科學(xué)的配置人力資源。最后,可以提供真實(shí)可靠的信息資料。人事檔案是對職工個(gè)人事跡的真實(shí)記錄,可以為人事工作的開展提供依據(jù),檔案管理部門可在原始檔案資料基礎(chǔ)上,結(jié)合歷史材料和現(xiàn)階段的政策規(guī)定,核對查實(shí),給人才使用部門提供信息,提升人才利用的科學(xué)性。立足于企業(yè)層面來說,要想充分發(fā)揮出人才的作用,科學(xué)地配置人力資源,就要了解職工的真實(shí)信息,除了專業(yè)素質(zhì)水平以及業(yè)務(wù)能力之外,還有思想品德、人生經(jīng)歷等,而人事檔案可以為了解職工的真實(shí)情況提供有效的參考,為人才選拔以及任用提供便利[2]。

        二、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的深化和創(chuàng)新策略

        當(dāng)前企業(yè)需要進(jìn)一步深化人事檔案管理,并進(jìn)行有效的創(chuàng)新,通過采取有效的措施(如圖2所示),提升人事檔案管理的水平。

        圖2 人事檔案管理深化及創(chuàng)新策略

        (一)采取動(dòng)態(tài)管理模式

        在對人事檔案信息進(jìn)行收集時(shí),需要關(guān)注完整性和以及及時(shí)性,通過有效的篩選,剔除不真實(shí)的信息;在整理信息時(shí)應(yīng)做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn);調(diào)用人事檔案時(shí)保證安全性,由于檔案涉及職工的隱私,管理人員需引起重視,當(dāng)信息變化后,應(yīng)及時(shí)地更新檔案。檔案管理人員需做好檔案材料的更新以及補(bǔ)充工作,防止產(chǎn)生沒有必要的問題。針對一部分工作調(diào)動(dòng)的職工,應(yīng)該在原始的電子文檔中進(jìn)行標(biāo)記。企業(yè)中的人事檔案就是一個(gè)人才庫,要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,將需要構(gòu)建優(yōu)秀人才庫,把具有工作資質(zhì)或是專業(yè)技能證書的職工加入其中,為選拔以及任用職工提供便利,提升工作的效率以及精準(zhǔn)性,更好地發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值[3]。

        (二)加強(qiáng)人事檔案信息入檔及修復(fù)工作

        人事檔案信息管理中包含較多的環(huán)節(jié),如收集、錄入以及驗(yàn)證等。在信息化建設(shè)中,管理人員需要落實(shí)好檔案的后期檢查以及修復(fù)工作,如果出現(xiàn)任何問題,應(yīng)及時(shí)的調(diào)取數(shù)據(jù)實(shí)施比較,及時(shí)地進(jìn)行更改,確保數(shù)據(jù)信息的可靠性以及真實(shí)性。

        (三)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)和管理

        為了提升工作的有效性,需要構(gòu)建基于信息技術(shù)基礎(chǔ)上的系統(tǒng)。但是也不可以徹底拋棄以往的管理方式,而是應(yīng)該做到取其精華去其糟粕,形成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結(jié)合的管理系統(tǒng),提升信息化程度。人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容包括對各種形式的檔案信息實(shí)施數(shù)字化、對數(shù)字化檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化、建立人事檔案數(shù)據(jù)庫和建立人事檔案的數(shù)據(jù)化目標(biāo)[4]。人事檔案信息化建設(shè)基本過程與內(nèi)容如圖3所示。通過構(gòu)建管理系統(tǒng)可以將所有職工的信息都錄入到數(shù)據(jù)庫中,并借助先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)檔案變成影像資料,同時(shí)保存于職工檔案中,提升工作的效率、信息化及網(wǎng)絡(luò)化水平,只需錄入一次數(shù)據(jù)就能夠重復(fù)使用,為信息的調(diào)用提供便利,使紙質(zhì)檔案也可以獲得更好的保護(hù),降低紙質(zhì)檔案丟失的概率。

        圖3 人事檔案信息化建設(shè)的基本過程與內(nèi)容

        (四)提升檔案管理人員的專業(yè)性

        人事檔案信息化管理對管理人員提出了新的要求,要想確保管理工作的效果就需要注重考慮人的因素,培養(yǎng)更多符合要求的人才,不斷補(bǔ)充管理人員的專業(yè)知識。對于檔案管理人員的管理工作,企業(yè)應(yīng)該不斷提升其思想道德素質(zhì)水平,引導(dǎo)管理人員樹立較強(qiáng)的責(zé)任感,還需要通過多樣化的方式鼓勵(lì)管理人員提升自身的業(yè)務(wù)能力,基于組織開展教育培訓(xùn)活動(dòng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念,不斷增加自身的專業(yè)知識,提升信息技術(shù)操作水平,加強(qiáng)文字處理以及綜合分析能力,讓自己變成復(fù)合型人才[5]。

        (五)豐富人事檔案內(nèi)容

        當(dāng)前要想全面發(fā)揮出人事檔案管理的作用,就應(yīng)該補(bǔ)充以及完善檔案內(nèi)容,除了要記錄職工的工作經(jīng)歷和內(nèi)容之外,還要加入其他內(nèi)容,如業(yè)績能力、個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)道德等方面,提升檔案的客觀性、完善性,真實(shí)地體現(xiàn)出職工的情況,給人員任用和調(diào)動(dòng)提供依據(jù)。對于管理工作中的問題,企業(yè)應(yīng)結(jié)合具體情況采取相應(yīng)的解決措施。首先,應(yīng)改變以往人事檔案中記錄的內(nèi)容,重視職工工作能力和個(gè)人素質(zhì)的記錄,主要包括職工的組織能力、專長,工作業(yè)績等,為人才選拔提供可靠的參考。其次,提升檔案的可靠性以及客觀性,認(rèn)真的記錄好職工的優(yōu)缺點(diǎn),通過加入客觀資料,提升檔案可信度,保證企業(yè)可以通過人事檔案真實(shí)地了解職工的情況,充分發(fā)揮出人事檔案的作用。

        三、結(jié)語

        綜上所述,當(dāng)前企業(yè)之間的競爭越來越激烈,要想實(shí)現(xiàn)自身的長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展,就需要注重和加強(qiáng)人事檔案管理工作。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身情況,跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢,優(yōu)化和完善人事檔案管理制度,加強(qiáng)信息化建設(shè)和管理,組織檔案管理人員實(shí)施教育培訓(xùn),不斷對提升人事檔案管理的效率以及質(zhì)量,確保其發(fā)揮出應(yīng)有作用。

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