楊慧萍 鄭婷 黃雄波

摘 要：為了高效快捷地編制國有企業(yè)退休人員的檔案表格，文章設(shè)計(jì)了一個(gè)具有數(shù)據(jù)庫管理功能的檔案信息表生成系統(tǒng)。系統(tǒng)具有一定的開放性，能適應(yīng)SQL Server和Access數(shù)據(jù)庫、Excel表格等不同數(shù)據(jù)源;引入增加、刪除、修改和查詢等功能使得檔案表格的編制更加靈活;系統(tǒng)利用OLE技術(shù)將相關(guān)信息輸出至Word模板，具有便捷易用的優(yōu)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案表格;批量制作;數(shù)據(jù)庫管理

0 引言

國有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理是指國有企業(yè)職工辦理退休手續(xù)后，其管理服務(wù)工作與原企業(yè)相分離，人員移交街道和社區(qū)實(shí)行屬地管理，由社區(qū)服務(wù)組織提供相應(yīng)的管理服務(wù)。為徹底實(shí)現(xiàn)政企分開，讓民生保障和公共服務(wù)職責(zé)歸位于政府，不斷推動(dòng)基本公共服務(wù)專業(yè)化，國有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理是國有企業(yè)發(fā)展和政府管理服務(wù)提升的必然選擇。實(shí)行社會(huì)化管理后，退休人員的管理服務(wù)不再與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)聯(lián)系在一起，同時(shí)社區(qū)也能為退休人員提供比企業(yè)更專業(yè)、更全面的管理服務(wù)，可以更好地實(shí)現(xiàn)退休人員老有所養(yǎng)、老有所依、老有所樂。根據(jù)佛山市國有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作的推進(jìn)時(shí)間要求，自2021年1月1日起，佛山市國有企業(yè)常態(tài)化實(shí)行國有企業(yè)新辦理退休人員的移交屬地管理服務(wù)。

為了做好國有企業(yè)退休人員社會(huì)化的管理服務(wù)，配合社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按時(shí)足額發(fā)放養(yǎng)老金、提供社會(huì)保險(xiǎn)政策咨詢和查詢服務(wù)，并跟蹤了解退休人員的有關(guān)狀況，本研究為退休人員建立相關(guān)的檔案表格。檔案表格的主要信息包括：姓名、身份證號(hào)碼、原工作單位、個(gè)人編號(hào)、參加工作時(shí)間、退休時(shí)間、本人固話、本人手機(jī)、親屬姓名、親屬固話、親屬手機(jī)、戶籍地址、所屬街道、所屬社區(qū)等。針對(duì)本公司具有數(shù)量龐大的國有企業(yè)退休人員，為了高效快捷地編制相關(guān)的檔案表格，本研究設(shè)計(jì)了一個(gè)具有數(shù)據(jù)增加、刪除、修改和查詢等管理功能的檔案表格生成系統(tǒng)。

1?傳統(tǒng)郵件合并方法存在的不足

在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到需要編輯大量格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同且每條記錄單獨(dú)成文、單獨(dú)填寫的文件，如人事檔案、財(cái)務(wù)憑證、各種日常的公文信函等。假如一份一份地編輯打印，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，但面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)記錄，工作效率低下的同時(shí)，重復(fù)勞動(dòng)所消耗的精力必然多。

郵件合并是Microsoft Word文字處理軟件中一種可以批量處理數(shù)據(jù)的功能[1-3]。郵件合并的使用過程一般為：（1）在Word軟件中，打開或建立“主文檔”：主文檔中有固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容;其中，變化的部分以數(shù)據(jù)域的形式進(jìn)行標(biāo)識(shí)，比如人事檔案中的姓名、性別和出生日期等。（2）打開或建立“數(shù)據(jù)源”：數(shù)據(jù)源就是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，它包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源可以是以Excel文件或Access，SQL Server等數(shù)據(jù)庫形式提供。

如圖1所示，利用郵件合并的功能可以較為方便地完成有關(guān)檔案表格的編制，由于每一位退休人員的檔案表格需要人工逐一地生成和保存，所以在處理龐大數(shù)據(jù)記錄時(shí)，效率仍顯低效和費(fèi)時(shí)。此外，由于Word軟件的郵件合并功能要求以獨(dú)占方式使用數(shù)據(jù)源，如圖2所示，在編制檔案表格時(shí)，不能修改有關(guān)數(shù)據(jù)信息，這些固有的特性也增添了檔案表格編制的煩瑣性。

社會(huì)化管理檔案表格

2 國有企業(yè)退休人員檔案表格生成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

為了解決上述檔案編制過程中所遇到的困難，本研究設(shè)計(jì)了如圖3所示的國有企業(yè)退休人員社會(huì)化檔案表格生成系統(tǒng)。系統(tǒng)采用Delphi 2010開發(fā)工具進(jìn)行發(fā)開，利用ADO.Net數(shù)據(jù)接口鏈接Excel文件、Access以及SQL Server等數(shù)據(jù)源，系統(tǒng)提供了便捷的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄的增加、修改、刪除和查詢等操作。系統(tǒng)以O(shè)LE的方式操控Word軟件，并運(yùn)用宏代碼編程將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)記錄寫入至主文檔模板中[4-5]。

2.1? 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵技術(shù)

限于篇幅，這里僅列出數(shù)據(jù)記錄的增加、查詢及寫入Word文檔的關(guān)鍵代碼。

（1）數(shù)據(jù)記錄的增加代碼。

SQLStr：=INSERT INTO國有企業(yè)退休人員（個(gè)人編號(hào)，姓名，身份證號(hào)碼，原工作單位，參加工作時(shí)間，退休時(shí)間，本人固話，本人手機(jī)，親屬姓名，親屬關(guān)系，親屬固話，親屬手機(jī)，戶籍詳細(xì)地址，戶籍所屬街道，戶籍所屬社區(qū)，常住地址，常住地址所屬街道，常住地址所屬社區(qū)）VALUES （grbh，xm，sfzhm，……，czdzsssq）;

ADOQuery1.SQL.Clear;

ADOQuery1.SQL.Add（SQLStr）;

ADOQuery1.ExecSQL;

（2）數(shù)據(jù)記錄的查詢代碼。

self.ADOQuery1.Active ：=False;

//按姓名檢索國有企業(yè)退休人員

SQL_temp：='select 個(gè)人編號(hào)，姓名，……，常住地址所屬社區(qū)? ?from? 國有企業(yè)退休人員? where 姓名 like “ +xb+ ‘%” ‘;

self.ADOQuery1.SQL.Clear;

self.ADOQuery1.SQL.Add（SQL_temp）;

self.ADOQuery1.Active ：=True;

（3）數(shù)據(jù)記錄寫入Word文檔的代碼。

WordApp ：= CreateOleObject（‘Word.Application）;

WordApp.Visible? ：=True;

WordDoc ：= WordApp.Documents.Add;

//遍歷查詢結(jié)果，并將相關(guān)信息輸出至Word模板中

Whlie not（ ADOQuery1.Eof ） do

Begin

//打開模板文件

WordDoc ：= WordApp.Documents.open（'c：＼國有企業(yè)退休人員＼檔案表格模板.doc'）;

//文本豎直居中

table.cell（1，2）.VerticalAlignment ：= wdCellAlignVerticalCenter;

//將數(shù)據(jù)記錄中的“姓名”字段值寫入主文檔模板表格中的第一行第二列處

table.cell（1，2）.range.text：= ADOQuery1.FieldByName（'姓名'）.Value;

//將數(shù)據(jù)記錄中的“身份證號(hào)碼”字段值寫入主文檔模板表格中的第一行第二列處

table.cell（2，2）.range.text：= ADOQuery1.FieldByName（'身份證號(hào)碼'）.Value;

……

//以國有企業(yè)退休人員的姓名為另存為的文件名

WordDoc.SaveAs FileName：=ADOQuery1.FieldByName（'姓名'）.Value;

WordDoc.Saved ：= True;

WordDoc.Close;

ADOQuery1.Next;

End;

WordApp.Quit;

2.2? 系統(tǒng)的應(yīng)用效果

單擊圖3中的【W(wǎng)ord文檔輸出】按鈕，如圖4所示，系統(tǒng)在指定的文件夾中自動(dòng)生成所有查詢結(jié)果的檔案表格，并以退休人員的姓名進(jìn)行文件命名。而每位退休人員的檔案表格則如圖5所示，“姓名”“身份證號(hào)碼”……“所屬社區(qū)”等信息已從數(shù)據(jù)源中正確調(diào)取寫入至對(duì)應(yīng)的檔案表格中。

3?結(jié)語

針對(duì)數(shù)據(jù)記錄龐大的國有企業(yè)退休人員的檔案表格編制的問題，文章設(shè)計(jì)了一個(gè)具有數(shù)據(jù)庫管理功能的檔案信息表生成系統(tǒng)。系統(tǒng)具有使用便捷、自動(dòng)化程度高等優(yōu)點(diǎn)。此外，用戶可以把本系統(tǒng)的技術(shù)引入至其他檔案表格的編制，以便有效地提升工作效率和降低工作強(qiáng)度。

[參考文獻(xiàn)]

[1]孫杰.郵件合并功能在紙質(zhì)照片檔案整理過程中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)世界，2019（7）：87-88.

[2]蕭巍.Word的郵件合并功能[J].信息與電腦（理論版），2017（12）：125-126.

[3]張航.Microsoft Office在成人教育學(xué)生檔案管理中的作用[J].陜西檔案，2013（1）：31.

[4]肖希，劉苗.Delphi自定義類在Word文檔數(shù)據(jù)庫中的應(yīng)用[J].長江大學(xué)學(xué)報(bào)（自科版），2013（28）：40-43.

[5]車杰.Delphi與Word的結(jié)合技術(shù)在結(jié)構(gòu)化面試系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2013（14）：150.

（編輯 王永超）