陸金燕

摘 ? 要： 大英圖書館非常重視年度報告的編寫與發(fā)布，對館舍建設(shè)、館藏資源、讀者服務(wù)、財務(wù)狀況都予以詳細(xì)記錄。從時間發(fā)展角度來看，年度報告包括總結(jié)過去、規(guī)劃未來兩方面。內(nèi)容包含業(yè)務(wù)情況和財務(wù)賬目兩部分，注重數(shù)據(jù)與財務(wù)信息公開。年度報告在發(fā)展過程中從內(nèi)容和形式上主要分為四個階段，不同階段有不同的表現(xiàn)及特點(diǎn)。最新版年度報告向著多主題、多類型、重圖表、重數(shù)據(jù)的趨勢發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 大英圖書館 ? 年度報告 ? 年報內(nèi)容與形式

大英圖書館（British Library），亦稱不列顛圖書館，根據(jù)1972年頒布的《英國圖書館法》于1973年7月1日建立。《英國圖書館法》規(guī)定大英圖書館的基本職能為保護(hù)、發(fā)展、揭示和改善館藏及設(shè)施，為學(xué)術(shù)界、研究部門和其他信息使用者提供參考咨詢、文獻(xiàn)、書目及其他服務(wù)[1]?！敖⒐_透明的圖書館年報，向納稅人無償提供，完整展現(xiàn)服務(wù)開展情況，是現(xiàn)代公共圖書館制度的重要構(gòu)成”[2]（49-62）。從成立之初，大英圖書館非常重視年度報告（以下簡稱年報）的編寫與發(fā)布，對館舍建設(shè)、館藏資源、讀者服務(wù)、財務(wù)狀況都予以詳細(xì)記錄。

大英圖書館年報從1973年—1974年度開始，每年度更新，最新版更新至2019年—2020年度，為第47期年報。每期年報的時間段是從當(dāng)年的4月1日至次年的3月31日為一個報告年度。大英圖書館年報在發(fā)展過程中，同階段有不同的表現(xiàn)及特點(diǎn)。梳理研究大英圖書館年報，可以為我國圖書館在年報編制方面提供借鑒。

1.第一階段：早期十年

1973年—1982年度的早期十年中，大英圖書館年報的內(nèi)容按照部門類別劃分，主要記錄和總結(jié)各部門一年來的業(yè)務(wù)情況。部門主要包含：書目服務(wù)部門、研究和開發(fā)部門、參考部門、統(tǒng)計部門、貸款部門。此外，還單獨(dú)羅列了財務(wù)狀況、咨詢與合作、組織與管理等內(nèi)容。這一階段的年報具有重細(xì)節(jié)、篇幅長、內(nèi)容詳盡的特點(diǎn)，為敘述型報告。

1.1年報內(nèi)容

書目服務(wù)部的工作內(nèi)容主要涉及編目、書目標(biāo)準(zhǔn)、出版物、自動信息服務(wù)、視聽材料等方面;研究和開發(fā)部門內(nèi)容包括應(yīng)用微型計算機(jī)、圖書館自動化、光盤技術(shù)發(fā)展、公共圖書館網(wǎng)上檢索;參考部門內(nèi)容為讀者服務(wù)、科學(xué)與技術(shù)、展覽和教育、收藏;貸款部門表現(xiàn)在需求與供應(yīng)、各館聯(lián)系、國際服務(wù)和活動、收購等。

財務(wù)狀況分為兩部分：收入、支出。收入部分羅列正常撥款及結(jié)余、贈予（不同個人、組織、基金會捐款）和其他收入;支出部分按各部門分類，羅列了各部門的工資、常規(guī)開支、購買書刊、研究經(jīng)費(fèi)、儲備金等內(nèi)容?！梆^員在編寫年度報告過程中，提供最終財務(wù)核算結(jié)果的事實(shí)依據(jù)，保證了圖書館財務(wù)信息的公正合法性”[3]（12-19）。此外，單獨(dú)羅列的咨詢與合作表現(xiàn)在大英圖書館與讀者、國內(nèi)國外各圖書館間的業(yè)務(wù)聯(lián)系與合作事宜。組織管理包括協(xié)調(diào)各部門、員工管理及培訓(xùn)。

1.2年報形式

形式上，前十年的年報以文字?jǐn)⑹鰹橹?，圖片、圖表較少，整體形式單一。具體表現(xiàn)如表1。

2.第二階段：1983年—1999年

與早期十年按部門分類不同，第二階段以事務(wù)類型分類闡述為主，兼及部門。內(nèi)容主要包括前言、館藏、服務(wù)、用戶、運(yùn)營資源、公共活動、咨詢和合作、重要事件發(fā)展和成就、研究和創(chuàng)新、組織和管理、財務(wù)和統(tǒng)計。這一階段的年報呈現(xiàn)出多主題、多類型、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。

2.1年報內(nèi)容

“前言”是大英圖書館委員會主席或行政長官的發(fā)言，概括總結(jié)一年來的主要事務(wù)，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對圖書館事業(yè)的管理、對讀者負(fù)責(zé)的精神;“館藏”表現(xiàn)在對已有收藏品的介紹、藏品展覽、館藏發(fā)展;“服務(wù)”包括文件供應(yīng)、書刊借閱、讀者服務(wù)等;“用戶”主要從現(xiàn)場訪問、電話訪問、遠(yuǎn)程訪問這些途徑獲取與解答用戶的需求;“公共活動”是對一年來所辦活動的總結(jié);“研究和創(chuàng)新”指為了圖書館發(fā)展而開展的新舉措;“財務(wù)和統(tǒng)計”從收入、支出兩個方面敘述，內(nèi)容與第一階段大體相同。

2.1年報形式

形式上，第二階段的年報有了很大變化。一改第一階段規(guī)矩、單一的風(fēng)格，逐步呈現(xiàn)出多樣、個性、明亮的形象。具體表現(xiàn)如表2。

3.第三階段：2000年—2014年

第三階段比較明顯的變化，內(nèi)容上新增了“下一年度計劃”并加強(qiáng)了財務(wù)賬目的敘述，財務(wù)賬目篇幅達(dá)到整個報告的一半?？傮w內(nèi)容還是以事務(wù)類型分類，包括主席發(fā)言、年度主要成就概述、服務(wù)及用戶、公共空間、收藏與管理、治理與領(lǐng)導(dǎo)、贈款和捐贈、關(guān)鍵績效指標(biāo)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、下一年度計劃、年度賬目。在形式上，封面名稱加了“財務(wù)”字樣，添加了主題句，以一個主題句總結(jié)當(dāng)年重點(diǎn)，其他大小、彩圖、類型與第二階段相同。

3.1年報內(nèi)容

內(nèi)容上新增的“下一年度計劃”，是以戰(zhàn)略目標(biāo)為方向、以業(yè)務(wù)需求為原則制定的，在總結(jié)上一年度的基礎(chǔ)上，逐步重視未來發(fā)展方向，融入對未來的思考。

“財務(wù)賬目”在第三階段所占比重有所增加，篇幅上占整個報告的一半。第三階段早期的財務(wù)報告以財務(wù)摘要為主。財務(wù)摘要論及年度總收入金額、收入來源、各項(xiàng)目增加或減少經(jīng)費(fèi)的比例及原因、各主要職能部門的支出細(xì)目。第三階段后期的財務(wù)報告在分類上越加細(xì)致，除了常規(guī)的部門或活動花費(fèi)明細(xì)外，還附有財務(wù)評論、贈款和捐贈、薪酬報告、風(fēng)險評估、資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表等。財務(wù)報告篇幅的逐漸增加和明細(xì)羅列，體現(xiàn)了大英圖書館財務(wù)制度的公開透明，體現(xiàn)出了財務(wù)制度與其他事務(wù)同等重要的理念。

3.2年報形式

封面名稱的變化，直接明了地點(diǎn)明了對于財務(wù)的重視，由以往的“年度報告”改為“年度報告和財務(wù)賬目”。此外，在2007年—2011年的五期當(dāng)中，每期一個主題句，既強(qiáng)調(diào)了當(dāng)年的重點(diǎn)，又突出了圖書館跟隨時代發(fā)展的理念。例如，“將知識帶入生活：2007年—2008年度報告和財務(wù)賬目”“合作的力量：第三十九屆年度報告和財務(wù)賬目（2011年度—2012年度）”。大英圖書館契合時代發(fā)展，以“知識、網(wǎng)絡(luò)、創(chuàng)新、合作”這些關(guān)鍵詞為方向拓展業(yè)務(wù)、發(fā)展自身。

年報依舊為A4大小，文中文字、圖片、表格并舉，延續(xù)第二階段的形式。

4.第四階段：2015年—2020年

最近五年中，年度報告和年度賬目仍各占一半篇幅。最新版2019年—2020年度報告新增了“年度回顧”板塊，簡潔羅列了海關(guān)監(jiān)管、研究、商業(yè)、文化、學(xué)習(xí)、國際合作這六個方面的大體情況，再以這六個主題分別展開詳細(xì)敘述。財務(wù)部分的要素沒有改變，與第三階段后期相同。

4.1年報內(nèi)容

第四階段年報內(nèi)容還是以事務(wù)類型分類闡述為主，內(nèi)容目錄延續(xù)之前的基本要素，依舊從本館宗旨、前言簡介、年度活動、未來計劃、領(lǐng)導(dǎo)與管理、捐款捐贈、績效評估、年度賬目等方面闡述。

其中，績效評估更加細(xì)致，以坐標(biāo)軸形式羅列，縱向?yàn)檠芯?、文化、學(xué)習(xí)、國際合作、服務(wù)與質(zhì)量、財政與經(jīng)濟(jì)等若干評價指標(biāo)，橫軸為預(yù)定目標(biāo)與實(shí)際呈現(xiàn)，并加入前兩年數(shù)據(jù)的對比，清楚標(biāo)示了戰(zhàn)略和目標(biāo)的執(zhí)行情況。年度賬目文字?jǐn)⑹雠c圖表分析并用，有縱橫圖、餅形圖、表格等形式詳細(xì)羅列各項(xiàng)收支明細(xì)。

4.2年報形式

形式方面，篇幅、大小、顏色、類型等要素與第二、第三階段大體相同。

（1）年報名稱。名稱標(biāo)明了館名、年度、年報、財務(wù)字樣，去掉了期數(shù)及主題句，變?yōu)椤按笥D書館2019年—2020年度報告和財目”。年報名稱的演變體現(xiàn)了簡潔—強(qiáng)調(diào)財務(wù)—強(qiáng)調(diào)主題—回歸簡潔的過程。

（2）編寫形式。年報的編寫形式從篇幅、大小、顏色等方面都體現(xiàn)了隨時代發(fā)展而改變的狀態(tài)。最新版2019年—2020年度的年報，主題設(shè)置以圖書館事務(wù)類型分類闡述，每個主題右側(cè)均擇取一小塊版面，注明該主題的下一年計劃?？傮w篇幅50頁，A4大小，有目錄頁、主題頁，文中文字、彩圖、表格并用，呈現(xiàn)出組合式的形式。大英圖書館年報總體注重細(xì)節(jié)，敘述詳盡，對每一主題有具體論述，篇幅長。足夠長的篇幅正說明了大英圖書館在記錄總結(jié)圖書館運(yùn)行狀況、宣傳推廣圖書館服務(wù)和資源方面所做的努力。

4.3傳播發(fā)行

編寫、發(fā)布年報是信息公開的重要方式，有助于提高運(yùn)營管理和學(xué)術(shù)研究水平。大英圖書館年報在傳播發(fā)行上多途徑、易獲得。

（1）發(fā)布時間。大英圖書館網(wǎng)站主頁未標(biāo)明年報發(fā)布的時間，但每期年報的內(nèi)容頁標(biāo)注了年報印刷的時間，印刷時間為7月份?，F(xiàn)有大英圖書館網(wǎng)站主頁公布的年報為1999年至2020年[4]，提供PDF電子版，可全文下載。1999年之前的年報未數(shù)字化，但可以通過中國國家圖書館查閱館藏紙質(zhì)版。

（2）發(fā)布渠道。大英圖書館年報有紙質(zhì)版和電子版。紙質(zhì)版為館內(nèi)印制，對外發(fā)行，中國國家圖書館、北京大學(xué)均有收錄。電子版主要通過大英圖書館網(wǎng)站、臉書及推特平臺發(fā)布。每期年報的末尾頁都標(biāo)注了網(wǎng)址及臉書和推特的賬號。大英圖書館的網(wǎng)址為https：//www.bl.uk，用戶在主頁搜索欄直接輸入“Annual Report”可檢索獲得年報資料，或通過導(dǎo)航層級搜索。導(dǎo)航層級有4級：主頁Catalogues & Collections（目錄和集合）——Search the main catalogues（搜索主目錄）——About（關(guān)于）——Annual report（年度報告）。臉書和推特的賬號均為britishlibrary。本文的年報資料通過大英圖書館網(wǎng)站和中國國家圖書館獲取。

5.結(jié)語

大英圖書館年報，是根據(jù)《英國圖書館法》的要求執(zhí)行的。年報的內(nèi)容從1973年到2020年，各年度記錄和側(cè)重略有不同，但總體而言，從時間發(fā)展角度來看，包括總結(jié)過去、規(guī)劃未來兩方面;從內(nèi)容上看，包含業(yè)務(wù)情況和財務(wù)賬目兩部分。各階段的年報有一以貫之的共同點(diǎn)：（1）都附錄前言、董事會人員名單和職務(wù)、組織機(jī)構(gòu)圖;（2）都標(biāo)注了電話、郵箱、地址等聯(lián)系方式;（3）都采用“分類主題式”的敘述方式，或以部門分類，或以事務(wù)分類;（4）都重視財務(wù)報告，賬務(wù)公開透明，收支有據(jù)，奉行賬務(wù)公開制度。

大英圖書館年報綜合了各方資料，對學(xué)術(shù)研究具有重要作用?！澳陥笾械慕y(tǒng)計數(shù)據(jù)如紙質(zhì)和電子文獻(xiàn)入藏數(shù)量、文獻(xiàn)流通冊次、讀者人次、各項(xiàng)咨詢次數(shù)等可作為圖書館服務(wù)水平的評價指標(biāo)”[5]（9-12），“年報還能為將來圖書館志的撰寫打下良好基礎(chǔ)，提高編撰效率”[6]（94-95）。大英圖書館年報的編寫與發(fā)布從成立之初延續(xù)至今，已經(jīng)形成了較為規(guī)范的體系，我國2018年才開始實(shí)施《中華人民共和國公共圖書館法》?！豆矆D書館法》規(guī)定了圖書館年報制度建設(shè)，第四十二條要求公共圖書館“定期公告服務(wù)開展情況”。目前國內(nèi)大多數(shù)圖書館年報制度正處于逐步建立的階段，還需要“學(xué)習(xí)借鑒一切有利于加強(qiáng)我國文化建設(shè)的有益經(jīng)驗(yàn)，一切有利于發(fā)展我國文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)的經(jīng)營管理理念和機(jī)制”[7]（28）。借鑒國外圖書館年報內(nèi)容要素有助于我國圖書館合理規(guī)劃年報內(nèi)容，健全年報制度。

參考文獻(xiàn)：

[1]British Library Act 1972[EB/OL].[2020-01-03].http：//www.legislation.gov.uk/ukpga/1972/54/contents.

[2]金武剛.全面構(gòu)建現(xiàn)代公共圖書館制度——關(guān)于《中華人民共和國公共圖書館法》的學(xué)習(xí)與研究[J].圖書與情報，2018（01）.

[3]李宇佳，張廣欽.美國9所公共圖書館年度報告內(nèi)容分析與主要特征[J].圖書情報工作，2016（11）.

[4]British Library Annual Report[EB/OL].[2020-01-05]. https： //www.bl.uk/about-us/governance/annual-reports.

[5]朱婧.中外公共圖書館年報內(nèi)容要素對比分析[J].圖書館學(xué)刊，2018（10）.

[6]宋曉莉.編制圖書館年報的作法和體會[J].圖書館建設(shè)，2003（05）.

[7]李國新.國外公共文化政策法規(guī)研究[J].山東圖書館學(xué)刊，2012（06）.