楊瑩
經(jīng)過多年努力,我國企事業(yè)單位機構(gòu)編制檔案管理工作有了一定的發(fā)展。新時代機關(guān)企事業(yè)單位機構(gòu)編制部門應(yīng)正確認識檔案管理工作的作用和意義,認清檔案管理工作中存在的主要問題,采取科學(xué)有效的優(yōu)化措施,創(chuàng)新機構(gòu)編制檔案管理工作,提高管理水平,更好地為機構(gòu)編制工作提供檔案服務(wù)。
1 新時代機構(gòu)編制檔案管理工作中存在的主要問題
目前,很多機構(gòu)編制檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理方式,檔案的數(shù)量和內(nèi)容較多,且信息時間跨度較大,檔案管理相對封閉,再加上傳統(tǒng)檔案主要為紙質(zhì)檔案,管理效率不高,檔案實體及信息缺乏必要的安全保障。
1.1 機構(gòu)編制檔案收集歸檔不齊全
一些機關(guān)企事業(yè)單位機構(gòu)編制部門檔案管理制度不健全,或者制度落實不到位,收集歸檔工作責(zé)任不落實,進行收集歸檔不及時,歸檔范圍不明確,有的文件材料散存在業(yè)務(wù)部門或者相關(guān)工作人員手中,歸檔文件材料不齊全,會議材料、情況報告等材料缺失明顯,影響了歸檔文件材料的完整性,影響日后利用。
1.2 歸檔的文件材料不真實不準確
一些機關(guān)企事業(yè)單位機構(gòu)編制部門文件材料的形成和管理流程不夠規(guī)范,收集歸檔過程中審核把關(guān)不嚴格,部分檔案材料的審批簽字不完整,有的不是原件,有的只有請示,沒有已有的批復(fù),有的是未討論通過的文件等,有的會議記錄是會后整理記上去的,直接影響了歸檔文件材料的真實性、準確性。
1.3 歸檔文件材料分類整理不規(guī)范
有的文件材料未按有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范要求進行準確的分類,如年度歸屬不準確,劃定保管期限不準確。有的歸檔文件材料排列混亂,重要、綜合的文件材料排在后面,請示和批復(fù)、定稿和正本、同一個會議的文件材料等排在不同的位置。有的未修改完善不規(guī)范的文件材料題名,未按檔號編制規(guī)則編檔號,影響日后的檔案檢索利用。
2 解決新時代機構(gòu)編制檔案管理存在問題的措施
2.1 建立健全檔案管理體系
科學(xué)有效的檔案管理體系是檔案管理工作有序開展的重要前提。在檔案管理工作中,需要制定科學(xué)有效的管理標準及制度。針對已經(jīng)形成的檔案材料,應(yīng)加強資料的整理及歸檔,按照不同的文件類型切實做好歸檔工作,確保歸檔文件材料的質(zhì)量。應(yīng)仔細鑒別不完整的檔案資料,及時將記錄提交給有關(guān)部門予以審核,及時補充檔案材料。另外,還需結(jié)合不同載體劃分不同類型的檔案材料,規(guī)劃完整的管理流程和模式。應(yīng)根據(jù)檔案管理工作需要,加大檔案管理投入力度,加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和設(shè)備配備,保證檔案管理的基本條件。此外,針對現(xiàn)有的檔案管理體系,還需注重檔案管理的實效性。檔案管理人員必須嚴格按照規(guī)范要求做好檔案的歸檔和整理工作,及時將材料信息輸入檔案管理系統(tǒng),不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率。
2.2 變革管理模式
應(yīng)要求檔案工作人員在工作中積極創(chuàng)新檔案管理思路和模式,同時科學(xué)利用先進的技術(shù)和管理方法。我國計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展,檔案信息化建設(shè)需要得到高度的重視。機構(gòu)編制部門檔案管理人員在日常工作中可充分結(jié)合機構(gòu)編制工作的總體要求,創(chuàng)建具有針對性和先進性的信息管理平臺,以此優(yōu)化檔案信息管理水平,實現(xiàn)檔案資料錄入、輸出、查找、匯總等全方位信息化,全面改善傳統(tǒng)檔案管理工作模式的不足。
針對自動化辦公的總體要求,在檔案管理工作中,工作人員應(yīng)充分利用信息管理模式和信息技術(shù),實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的全面轉(zhuǎn)化,高度滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的整體需求。有關(guān)部門和工作人員也可在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上應(yīng)用檔案資源,嚴格控制檔案資料傳閱的時間,提升檔案管理工作的效率。
信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,計算機成為檔案資料管理的重要硬件設(shè)施。檔案管理人員需要深入了解和掌握電子檔案的基本特征及管理規(guī)范,具備較為全面且豐富的網(wǎng)絡(luò)安全防護知識和技能,從而維護檔案信息的安全性,避免檔案信息出現(xiàn)遺失或損壞的情況。在檔案管理工作模式革新過程中,機構(gòu)編制部門應(yīng)組織檔案管理人員參加專業(yè)知識和技能培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容主要有計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識和信息工程知識等。
2.3 提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
與一般檔案管理工作相比,機構(gòu)編制檔案管理工作具有較強的業(yè)務(wù)性和服務(wù)性,這對管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。在檔案崗位人員管理過程中,相關(guān)部門需科學(xué)設(shè)置崗位機構(gòu),明確不同崗位人員的基本工作職責(zé),切實保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力,不斷加強檔案管理創(chuàng)新思維和能力,確保檔案資源的有效管理和利用。
應(yīng)明確檔案管理工作人員的工作職責(zé),不斷提升工作人員的綜合素質(zhì)。在安排檔案工作人員時,應(yīng)以政治覺悟較高、責(zé)任意識強,且具有過硬業(yè)務(wù)能力的人員為首選,與崗位考核制度默契配合,以此全面激發(fā)工作人員的工作熱情,使其始終保持積極的工作態(tài)度。在人員培訓(xùn)中,也應(yīng)采取多種措施積極鼓勵管理人員,組織開展多種學(xué)習(xí)和交流活動,使其主動參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn),學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗和技能,不斷提升日常管理工作能力和水平。檔案工作人員應(yīng)以更加長遠的眼光,掌握檔案管理技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新的總體思路,深入學(xué)習(xí)和運用相關(guān)的理論和技術(shù),完善和提高日常的檔案管理工作。
(作者單位:中共洮南市委機構(gòu)編制委員會)