王世亮

摘要：本文中簡要探討了企業(yè)在現階段采辦管理工作中存在的問題，再結合實際情況，提出了完善企業(yè)采辦管理工作的具體措施，希望借此為提高企業(yè)采辦管理工作質量提供些許參考意見。

關鍵詞：采辦管理;問題;改善措施;制度

我國企業(yè)在經濟快速發(fā)展的大背景下，企業(yè)內部管理結構正不斷完善，使得企業(yè)內部組織形式變得越發(fā)復雜。因此企業(yè)需要加強內部管理機制，保障企業(yè)在經濟市場中健康可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)尤其需要在采辦管理工作中制定完善的采辦制度，健全企業(yè)在采辦管理工作中的溝通機制及采辦流程，減少企業(yè)在采辦工作中耗費的成本，確保企業(yè)在市場競爭中取得優(yōu)勢地位。

1.現階段企業(yè)在采辦管理工作中存在的問題

1.1企業(yè)采辦管理工作中體系不健全

我國多數企業(yè)在市場經濟的發(fā)展中，只是一味的注重基本采辦制度的建設，但是忽略對采辦管理工作的具體操作流程和操作步驟進行研究。例如部分企業(yè)在采購預算制度和預算審批制度不健全的前提下，就開展采辦管理工作，并且多數企業(yè)與采辦管理工作相對接的監(jiān)督管理部門在工作中存在玩忽職守的行為。甚至部分企業(yè)即使存在采辦制度和采辦管理工作操作流程，但是在實際的采辦執(zhí)行階段仍存在較多的問題，如采辦管理工作中采購成本和管理費用耗費較多、采辦工作中無法滿足客戶需求、采辦工作中檢驗標準不嚴格、采辦工作中送貨渠道不穩(wěn)定等，而這些問題就造成企業(yè)的采辦管理工作無法適應當下激烈的市場競爭環(huán)境。

1.2企業(yè)采辦管理工作中溝通機制不完善

采辦管理工作中的溝通機制不完善，是多數企業(yè)在采辦工作中存在的問題。溝通管理可以說是采辦管理工作中的重點環(huán)節(jié)，在企業(yè)傳統(tǒng)的采購管理發(fā)展模式下，采購部門多數時間以獨立的形式執(zhí)行采購任務，造成采購部門與其他部門接觸時間較少，這不利于企業(yè)采購管理工作的綜合發(fā)展，也給企業(yè)的采辦管理工作帶來一定的滯后性，導致企業(yè)采辦管理工作效率較低。此外，需求部門在制定采辦策略的時候，很少與采辦部門進行溝通，造成采辦人員在接手采購需求后再與需求部門反復進行澄清和溝通，導致采辦時效大大折扣。應對措施：需求部門在制定采購策略的時候，應加強同采辦人員的溝通，減少后期的時間消耗，此外采辦人員也應加強專業(yè)技術的培養(yǎng)，有助于快速了解需求部門的核心需求，同時可以協助需求部門對相關的技術要求進行把關，更好的完成整個采辦進程。

1.3企業(yè)采辦管理工作中需求管理不規(guī)范

企業(yè)在開展采辦管理工作的過程中，如果對所采購的項目技術了解程度不足或是企業(yè)只是依靠曾經合作過的供應商完成裁判工作，那么就會造成企業(yè)在采辦管理工作中存在著盲目性和傾向性，這種傾向性的行為就會為企業(yè)日后的裁判工作埋下隱患。

同時我國多數企業(yè)在采辦管理工作中缺乏籌劃思想和采購理念，這就造成企業(yè)在采辦管理工作中往往以零散型的方式進行采購，但這種采購方式批量較少，容易造成采購人員在實際的工作中疲于應付，進而導致采購項目出現失誤，為企業(yè)日后的采購活動帶來安全隱患。

2.完善企業(yè)采辦管理工作的具體措施

2.1建立科學有效的采辦管理制度

企業(yè)在采辦管理工作中，采辦管理人員不能一味的根據自己的意愿在市場中開展工作，采辦人員需要結合當前市場的發(fā)展趨勢和企業(yè)的生產特點及實際需求，進而制定出符合企業(yè)發(fā)展規(guī)律的采購計劃，而這就需要企業(yè)建立科學有效的采辦管理制度，進而規(guī)范企業(yè)的采辦工作流程。在這過程中，企業(yè)需要明確采辦部門中各個工作人員的權利和責任，進而規(guī)范現有的采購流程，使規(guī)章制度可以落實到實際的采辦工作中。采辦工作人員還需要在采辦工作結束過后，對采辦的整體過程做好記錄總結工作，重視采辦工作中的經驗積累，為日后的采辦管理工作提供些許借鑒。同時，還要建立供應商管理的大數據庫和評價標準體系，要盡量把評價標準量化，定期對各品類的供應商進行測評，并根據測評結果進行分類動態(tài)管理，定期進行優(yōu)勝劣汰，進而強化供應商的服務意識和產品質量意識。在投標中，還需要將相關制度進行整合后發(fā)送給供應商，以便供應商能夠了解制度的變化，同時減少投標過程中的無端錯誤。

2.2推動企業(yè)采辦管理工作的標準化進程

為了進一步推動企業(yè)采辦管理工作的標準化管理，企業(yè)需要建立協調的內部運行機制，這對企業(yè)采辦管理工作尤為重要。通過完善的內部運行機制才可以明確企業(yè)采辦管理人員在工作中的職責和權利，確保采辦工作人員按照工作條例開展采購工作。同時企業(yè)還需協調采辦業(yè)務的整體流程，確保采辦工作中各個環(huán)節(jié)符合企業(yè)的業(yè)務工作流程，降低采辦工作中存在的資源浪費問題。企業(yè)只有依靠標準化的采辦工作流程，才可以在最大限度上規(guī)范采辦行為，防止采辦工作人員工作中出現僥幸心理，實現采購計劃與實際操作間的相互平衡，為企業(yè)獲得更大的經濟效益。

2.3優(yōu)化企業(yè)采辦管理工作流程

企業(yè)在采辦管理工作中，還需根據實際情況優(yōu)化采辦管理工作流程。采辦工作人員需要結合自身業(yè)務特點，對所開展的采辦任務根據具體的采購要求合理分類，針對不同的產品制定出相對應的采購方式，并且在采購過程中還需簡化傳統(tǒng)的采購流程。需求部門應重視采辦需求計劃的制定，眼光不僅關注于近期的生產需求，還需從企業(yè)遠期發(fā)展的技術與物資需求方面提前做好謀劃，以保證企業(yè)發(fā)展的活力與競爭力。具體思路就是需要采辦人員提前介入，不僅僅是采辦策略的制定，還需跟進企業(yè)對新技術需求的跟進，然后提前開展市場調研，將產品技術需求傳送給相關的制造企業(yè)，帶動整個產業(yè)的技術升級，最終服務于企業(yè)的需求完成。此外采辦工作人員還需在工作中恪守法律制度，嚴格規(guī)范采辦工作流程，進而在保證采辦工作效率的基礎上，提高采辦工作質量。

3.結束語

隨著我國經濟水平的快速增長，我國企業(yè)針對當前市場經濟格局制定了針對性的發(fā)展計劃。多數企業(yè)管理者對采辦管理工作給予了高度的關注，通過完善采辦工作流程，便可以管理好供應商與自身之間的關系，促進部門之間的交流溝通，確保企業(yè)在市場競爭中處于優(yōu)勢地位。

參考文獻：

[1]王琴.淺析企業(yè)采辦工作存在的問題及對策[J].中國石油和化工標準與質量，2019，v.39;No.491（09）：99-100.

[2]文曉亮.事業(yè)單位財務檔案管理工作中存在的問題及改進措施[J].辦公室業(yè)務，2020，No.332（03）：109-110.