海杰

摘要：為了讓高校檔案管理工作更順利地開展，可以借助大數(shù)據(jù)打造“智慧校園”。對此，需明確智慧校園及高校檔案管理的基本內(nèi)容，找出現(xiàn)行檔案管理工作中存在的不足，并分析在智慧校園背景下高校檔案管理機制的構建。針對當前在高校檔案管理中存在的技術不過關、硬軟件建設不到位、檔案管理制度不完善以及安全性需要加強等問題，在智慧校園建設背景下，高校需要從加強硬軟件建設、培訓檔案管理工作者的素養(yǎng)、構建合理的數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容、構建量化、具體化的檔案管理制度、構建檔案防護體系幾方面入手，提升高校檔案管理工作的質量。

關鍵詞：智慧校園；高校檔案管理機制；研究

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1673-7164（2021）01-0133-02

新時代高校檔案需要高效化管理，不僅收錄和調(diào)取高效化，更要挖掘檔案存儲數(shù)據(jù)背后的價值，進而讓教育或高校管理更加高效準確。就目前來看，高校檔案在存儲和調(diào)取方式、檔案內(nèi)容、檔案管理制度、檔案管理人才等方面都存在一定問題，有必要針對人事檔案的管理工作進行全方位革新。本文將首先分析智慧校園及高校檔案管理的內(nèi)涵，其次探討當前高校檔案管理中存在的問題，最后根據(jù)問題提出相應的對策和建議。

一、智慧校園概述

“智慧校園”理念指的是充分利用大數(shù)據(jù)的特性以及互聯(lián)網(wǎng)技術，用數(shù)據(jù)來反映教師與學生的教學、科研、管理、校園生活以及其他活動，并運用云存儲、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等高新技術，充分利用好師生的教學或生活數(shù)據(jù)，挖掘校園數(shù)據(jù)背后的價值，構建融合多種高新技術的智慧型、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡化、協(xié)作型的一體化教學環(huán)境，最終目的是用數(shù)據(jù)來助推教學，讓教學更加先進化，例如，為學生開通“校園一卡通”，可用于借閱圖書，系統(tǒng)給學生推薦合適的類目及借閱時間；也可以用來上課打卡，促使學生學習；還能作為出入校的憑證，加強校園管理。再例如建立學生的成績系統(tǒng)，更加直觀、具體的分析學生的成績數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)學生學習的不足，發(fā)現(xiàn)具體在哪一方面有所欠缺，幫助學生更好地提高[1]。

二、構建高校檔案管理機制需明確的幾個要點

對于“智慧校園”與“高校檔案管理機制”的聯(lián)系，要明確高校檔案管理是所有數(shù)據(jù)的存儲空間和源頭，是智慧校園能順利建設的基礎，圍繞高校檔案管理，應從以下三點開展工作。

第一，電子檔案的建設。在大數(shù)據(jù)時代，學生的學習、生活、出行均有數(shù)據(jù)化的信息記錄，高校應將原本的紙質檔案轉變成信息化的電子檔案，從而更方便對數(shù)據(jù)檔案進行存儲、調(diào)取、應用。

第二，電子檔案的內(nèi)容。其作用對象不僅是教師，也是學生，數(shù)據(jù)的內(nèi)容應包括教學、科研、管理、校園生活等多方面，高校所有師生的電子檔案內(nèi)容繁多，且隨時隨地動態(tài)生成，因此對檔案管理與構建技術層面的要求非常高[2]。

第三，如何利用好師生的數(shù)據(jù)檔案，充分挖掘師生的數(shù)據(jù)價值。其價值包括教學、科研、管理和生活等各個方面，應及時推送有用的信息，充分提高數(shù)據(jù)的利用價值，加大利用效率，才有助于提升高校的教育和管理水平。

三、高校檔案管理存在的問題

（一）技術不過關，硬軟件建設不到位

智慧校園建設下的數(shù)據(jù)檔案結構復雜多樣，數(shù)據(jù)動態(tài)生成，管理人員必須具備相應的數(shù)據(jù)采集、管理、分析及處理能力，但目前部分高校檔案管理在技術層面不過關，硬軟件建設不到位，導致高校的數(shù)據(jù)收集不全，僅對重要數(shù)據(jù)及人事檔案等進行收錄，并未充分利用校園中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，導致數(shù)據(jù)不全面，數(shù)據(jù)價值也大打折扣，檔案的優(yōu)勢并未發(fā)揮出來。

（二）檔案管理制度不完善

標準化的管理制度是保障檔案管理及應用能順利進行下去的根本，部分高校并未建立起完善的檔案管理制度，檔案管理往往沒有效率，雖然對于常規(guī)性的數(shù)據(jù)檔案存儲問題并不大，但一旦出現(xiàn)特殊情況，并無合適的解決措施，隨著時代的發(fā)展，各行各業(yè)都要朝著更高效化、精細化的方向發(fā)展，高校應建立完善的檔案管理制度，將管理制度量化、細化、具體化、規(guī)范化。

（三）高校檔案信息安全性需要加強保障

在建設智慧校園背景下，將學生的大多數(shù)行為以數(shù)據(jù)的方式加以呈現(xiàn)，從而推動校園教育和管理高效化發(fā)展。挖掘、整合和利用高校的數(shù)據(jù)檔案資源的作用較為明顯，但檔案管理的安全性應格外重視，目前，部分高校忽視了檔案管理的安全性問題，對檔案的保護并不嚴格。

四、高校檔案管理機制的改革路徑

（一）明確數(shù)據(jù)檔案的重要性，加強軟硬件建設

以往是由資源決定人的行為，在大數(shù)據(jù)和云計算的時代，卻是由人的行為來決定資源分配，這種本質的改變，能夠大大提升管理和教學的效率[3]。在智慧校園建設背景下，高校電子化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)必不可少，需要具備良好的軟硬件技術支持才能完成龐大的數(shù)據(jù)收集與利用工作。高校領導者應明確數(shù)據(jù)檔案管理的重要性，投入更多人力、物力、財力資源組建檔案部門，加強信息化檔案建設的軟硬件支持，構建現(xiàn)代化、信息化的數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)；應配合校園物聯(lián)網(wǎng)建設信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)，更好地完成數(shù)據(jù)檔案的采集工作。

（二）加強檔案管理工作者的素養(yǎng)培訓

檔案管理工作者是高校信息化檔案系統(tǒng)的實際操作者和控制者，他們的工作素養(yǎng)優(yōu)秀與否，直接決定檔案信息能否順利挖掘和管理，其素養(yǎng)主要包括職業(yè)素養(yǎng)和工作能力素養(yǎng)兩方面。第一，職業(yè)素養(yǎng)。這里的職業(yè)素養(yǎng)更偏向于精神層面，數(shù)據(jù)檔案工作者應具備的職業(yè)素養(yǎng)一方面在于樂于奉獻的精神，檔案管理屬于“幕后工作”，雖然有信息系統(tǒng)的幫助，但大量數(shù)據(jù)的收錄、調(diào)度、編目、整理等，仍是繁瑣且大量的工作，需要檔案管理者具備甘于寂寞、樂于奉獻的精神[4]。另一方面，檔案管理工作者要具備保密意識，對數(shù)據(jù)檔案要做到妥善保管，不能私自泄露檔案數(shù)據(jù)。第二，工作能力素養(yǎng)。在當前的大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理工作者應根據(jù)不同的崗位需要，具備相對應的工作能力。

對于檔案工作者個人素養(yǎng)的提升，需要從兩方面入手。一方面，高校在聘用人才時應嚴格要求，提高檔案工作者的準入門檻。另一方面，高校應加強對在職的檔案工作人員的培訓，通過舉辦講座等形式，讓其實現(xiàn)自我能力的提升。

（三）構建更合理的數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容

首先，高校應該對數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)容進行科學劃分，明確教師和學生的哪些教學活動、科研、管理、校園生活是需要數(shù)據(jù)化的，而哪些內(nèi)容則不必數(shù)據(jù)化；哪些是重要的、可利用的，哪些是不重要的、但也有一定利用價值的等等，應創(chuàng)設分類分層制度，構建合理的數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容，針對結構復雜的數(shù)據(jù)檔案，應整理出具體框架和有效類別。

其次，高校應對各種數(shù)據(jù)檔案的格式進行管理，使其標準化、格式化，讓數(shù)據(jù)檔案趨于準確、完善，讓人能夠一目了然[5]。加強對數(shù)據(jù)檔案的利用，更好地為智慧校園建設而服務。

（四）構建量化、具體化的檔案管理制度

高校有必要構建量化、細化、具體化、規(guī)模化的高校檔案管理制度，包括檔案內(nèi)容細化、檔案收錄工作流程、檔案修改工作流程、檔案讀取權限等級、檔案管理任務分配、檔案管理登記、應急備案、獎懲措施等，完善的檔案管理制度能讓相關工作者工作起來更加方便、高效，讓工作有據(jù)可循、有理可依。而檔案管理制度作為一個標準和行為準則，需要具備極強的公信力。高校可以讓檔案管理工作者參與進來，多方協(xié)同，共同制定出一套量化、具體化的檔案管理制度，并要求每一位檔案管理工作者必須嚴格遵守檔案管理制度，讓檔案管理過程變得更加嚴謹、規(guī)范。

（五）構建檔案防護體系

構建完善的檔案防護體系可以從兩方面入手，一方面是物理安全，應建立物理安全體系，包括保證機房的物理環(huán)境良好，避免火災、水災、電路泄露、靜電、灰塵堵塞等災害造成的系統(tǒng)宕機，同時也要避免人力損壞、人力偷竊的現(xiàn)象[6]。

另一方面則在于網(wǎng)絡安全，應打造網(wǎng)絡安全體系，包括構建相應的網(wǎng)絡防火墻、防病毒等措施，細化登陸賬戶、檢測和權限，完善用戶操作行為鏈，對所有數(shù)據(jù)文件進行加密，需采用口令、密碼技術、生物技術等兩種或兩種以上的鑒別技術才能獲取使用權限，并且應做好數(shù)據(jù)備份，在系統(tǒng)宕機或系統(tǒng)受到攻擊后，保證數(shù)據(jù)不被破壞。

五、結語

綜上所述，高校師生數(shù)據(jù)結構復雜多樣，為保證數(shù)據(jù)的動態(tài)生成，就必須提高檔案管理工作人員數(shù)據(jù)采集、管理、分析以及處理的能力，這也對檔案管理技術提出了更高要求，對于檔案管理機制、檔案管理措施、檔案管理環(huán)境、檔案管理人員素養(yǎng)等亦有很高的要求，高校應從多方入手，改革高校檔案管理機制。

參考文獻：

[1]余鵬，李艷.智慧校園視域下高等教育數(shù)據(jù)生態(tài)治理體系研究[J].中國電化教育，2020（05）：94-106.

[2]于莎莎.智慧校園背景下高校檔案館建設的若干思考[J].黑龍江檔案，2017（03）：61.

[3]劉清.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校智慧檔案館建設研究[J].黑龍江檔案，2018（04）：42-43.

[4]趙立倫.大數(shù)據(jù)背景下的高校智慧校園建設策略研究[J].信息與電腦，2019（09）：233-234.

[5]韓國曄.新時期如何做好高校檔案管理工作[J].科學大眾（科學教育），2018（06）：161.

[6]侯瀟.信息技術環(huán)境下高校財務檔案管理芻議[J].中國管理信息化，2018，21（04）：14-15.

（薦稿人：袁秋寶，喀什大學體育學院副教授）（責任編輯：胡甜甜）