楊峰

摘要：伴隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，新科技、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，并逐漸融入于社會(huì)各行業(yè)中?，F(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的作用尤為顯著，有利于促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公室數(shù)字化檔案管理目標(biāo)，因此，本文分析新形勢(shì)背景下辦公室檔案管理面臨的困境，并提出有效解決措施，從而提高辦公室檔案管理工作效率，僅為相關(guān)學(xué)者研究提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;辦公室;檔案管理;路徑

在新世紀(jì)發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，信息化技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以推動(dòng)辦公室檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，還有利于辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。基于此，辦公室檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，可以有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的調(diào)取難、空間占用大、使用率低等問(wèn)題，從而有利于提高檔案管理安全性、簡(jiǎn)捷性、時(shí)效性，進(jìn)而提高辦公室檔案管理工作效率。

一、現(xiàn)階段辦公室檔案管理面臨的困境

（一）缺乏辦公室檔案管理信息化建設(shè)科學(xué)規(guī)劃

由于辦公室檔案管理信息化建設(shè)是在新時(shí)期背景下，為滿足時(shí)代發(fā)展要求而產(chǎn)生的新型檔案管理模式，因此相關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)缺少充足的可借鑒經(jīng)驗(yàn)，直接導(dǎo)致相關(guān)單位在辦公室檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏合理、科學(xué)、有效的建設(shè)規(guī)劃[1]。主要體現(xiàn)在：信息化建設(shè)制度、人才以及專業(yè)指導(dǎo)方面。

首先，辦公室檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性、合理性的獎(jiǎng)罰制度，致使相關(guān)工作人員在檔案管理信息化建設(shè)中缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男袨榧s束制度，導(dǎo)致工作人員在檔案管理信息化建設(shè)中缺乏積極主動(dòng)學(xué)習(xí)態(tài)度，對(duì)自身所承擔(dān)的責(zé)任認(rèn)識(shí)不清，同時(shí)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)欲望較低。

其次，辦公室管理人員以及人力資源部門對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不重視，致使在檔案管理工作人員招聘時(shí)，對(duì)應(yīng)聘人員是否具備相關(guān)專業(yè)技能知識(shí)并不關(guān)注，從而導(dǎo)致辦公室檔案管理信息化建設(shè)人才嚴(yán)重不足，建設(shè)進(jìn)程緩慢。

最后，相關(guān)單位缺乏對(duì)辦公室檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)指導(dǎo)，致使相關(guān)人員僅能在檔案管理信息化建設(shè)中自我摸索前進(jìn)，效率較低。

（二）辦公室檔案管理信息化建設(shè)人員能力不足

辦公室檔案管理信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工程，要想在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，需要一支高知識(shí)、高水平、高技能的多功能技術(shù)團(tuán)隊(duì)，需要各類專業(yè)人才共同努力推進(jìn)檔案管理建設(shè)。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)相關(guān)仲裁單位在檔案管理信息化建設(shè)中，隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍偏低，并且檔案管理工作人員深受傳統(tǒng)檔案管理流程影響，對(duì)新型檔案管理技術(shù)接受程度較低。

（三）沒(méi)有完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

相關(guān)仲裁單位在傳統(tǒng)檔案管理工作過(guò)程中的主要工作內(nèi)容是對(duì)需要保存的檔案進(jìn)行登記和保管，但在新世紀(jì)發(fā)展下的辦公室檔案管理信息化工作，不僅需要對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的相應(yīng)檔案進(jìn)行錄入、保存、調(diào)用，同時(shí)還需要在檔案管理基礎(chǔ)工作職能上，進(jìn)行更深層次的信息挖掘。這是辦公室檔案管理信息化工作在現(xiàn)階段主要需要探討研究的內(nèi)容，而深層次檔案信息挖掘研究的前提條件是成立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)[2]。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)可以為各項(xiàng)工作提供一定程度的幫助，因此，為確保企業(yè)各項(xiàng)工作可以順利開展，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立必不可少，但是現(xiàn)階段我國(guó)相關(guān)企業(yè)普遍沒(méi)有成立較為完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，所以難以為辦公室檔案管理工作以及其他各項(xiàng)工作提供有效助力。

二、辦公室檔案管理所面臨困境的解決措施

（一）注重辦公室檔案管理信息化建設(shè)

辦公室檔案管理信息化建設(shè)可以大幅度提升檔案管理工作效率，信息化的檔案數(shù)據(jù)信息，可以在短時(shí)期內(nèi)根據(jù)需求者提供的關(guān)鍵詞或時(shí)間，準(zhǔn)確、快速提取出需求者所需要的特定檔案信息內(nèi)容，同時(shí)也有利于對(duì)數(shù)量龐大的檔案信息根據(jù)相關(guān)檔案特性進(jìn)行分類管。

基于檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)，相關(guān)單位管理者需要注重檔案管理信息化建設(shè)，清晰認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要意義。進(jìn)而在辦公室檔案管理信息化建設(shè)時(shí)增加資金投入和人才引進(jìn)，依據(jù)其他單位檔案管理信息化建設(shè)的成功案例，借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身辦公室檔案管理工作實(shí)際情況，制定符合現(xiàn)階段自身發(fā)展的檔案管理信息化建設(shè)模式。

（二）培養(yǎng)專業(yè)辦公室檔案管理信息化建設(shè)人才

辦公室檔案管理信息化建設(shè)不僅需要制定合理、科學(xué)、有效的規(guī)劃方案，其中具有專業(yè)技能的人才資源也是不可獲取的重要因素之一。辦公室檔案管理信息化建與人才引進(jìn)和培養(yǎng)息息相關(guān)，因此，人才資源管理部門需要提高檔案管理工作的應(yīng)聘標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)刻關(guān)注行業(yè)內(nèi)檔案管理人才流動(dòng)趨勢(shì)，利用自身單位優(yōu)勢(shì)吸納先進(jìn)人才。同時(shí)，也需要邀請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)單位內(nèi)原有的檔案管理工作人員進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)與理論知識(shí)培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，進(jìn)而促進(jìn)辦公室檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

（三）創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

辦公室檔案管理工作與檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)息息相關(guān)，檔案學(xué)與情報(bào)學(xué)對(duì)未來(lái)辦公室檔案管理工作發(fā)展具有重要意義[3]。檔案學(xué)可以優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)，完善檔案管理工作內(nèi)容，而情報(bào)學(xué)則可以依據(jù)自身對(duì)事物進(jìn)行深入探究的特性，在辦公室檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中，幫助相關(guān)仲裁單位創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而在辦公室檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中，檔案管理工作人員可以利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)已有的檔案信息進(jìn)行深層次挖掘利用，進(jìn)而提高檔案使用效率。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，辦公室檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期背景下，相關(guān)仲裁單位為滿足時(shí)代發(fā)展要求而產(chǎn)生的新型檔案管理方式，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。因此，可以通過(guò)注重辦公室檔案管理信息化建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才、創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)等有效措施，加強(qiáng)辦公室檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而提高檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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