李成英

【摘要】機關事業(yè)單位的人事檔案文件對整個單位的發(fā)展來說起著至關重要的作用，當前許多歷史事情的處理都需要查詢過往檔案來對相關的信息進行獲取和證實，只有將檔案整理完善，在查詢信息的過程中才能以最快的速度找到目標文件，提高辦事效率。過往的檔案管理都是以紙質文件資料的形式進行整理、歸檔和保存，但紙質文件存在留存時間有限、占據空間較多、查詢過程繁雜耗時，相對來說這種檔案管理的效率較低。尤其是當前我們已經進入信息化時代，在進行檔案管理工作的過程中應當創(chuàng)新舉措，借助科技力量進行信息化管理，從而使事業(yè)單位內部的人事檔案和其他資料的建設管理水準得到進一步提升。

【關鍵詞】事業(yè)單位檔案管理;檔案管理舉措創(chuàng)新;人事檔案建設;檔案管理路徑;檔案建設水準

引言：從前，單位的人事檔案管理都是按一定的標準先收集整理，再進行號碼編制和裝訂，最后按照一定的順序將其存放在規(guī)定的檔案儲藏室。新時代，對檔案管理工作的要求越來越高，除了檔案管理要足夠專業(yè)、詳細、安全之外，還必須確保檔案資料的內容完整、保存持久、查詢便捷和注重保密，避免被其他不相關的人員獲取進而對檔案人員本身造成一些傷害。因此在新時代下，機關事業(yè)單位需要將信息化的管理技術應用到單位的人事檔案管理過程中，不斷加強檔案的建設與管理水平，大幅提高檔案使用效率。

一、認真調研，分析機關事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識相對薄弱。有些機關事業(yè)單位領導對檔案管理工作不重視，在日常工作過程中對檔案的管理存在一定的輕忽，覺得檔案只需裝訂保存，隨便找個地方存放就可以了，日常工作中這些資料基本用不上，正因為這種思想上的錯誤認識，才導致機關事業(yè)單位中的自然檔案管理工作落實效果不盡人意。比如：某些機關事業(yè)單對待檔案管理只是簡單地將用過的資料收集起來堆放在設施簡易的倉庫中，既沒有規(guī)范整理歸檔也沒有設置保護措施，平時也不注重日常巡查，時間長了資料都被灰塵覆蓋，甚至部分檔案掉落、蟲蛀和損毀。

（二）檔案管理專業(yè)人員緊缺。機關事業(yè)單位中的檔案管理人員一般都是其他崗位人員兼職。這些人員不是專班出生，檔案管理知識欠缺，相關管理經驗不足，兼任檔案管理的工作之后又沒有經過專業(yè)的指導和培訓，再加上單位領導對檔案管理工作的不重視，且自身也因為檔案管理工作是兼職，本職工作繁忙，可能無疑中就會對檔案管理工作的重要性存在一定的認知不足，因此在實際工作中對待檔案管理的態(tài)度就不嚴謹，出現(xiàn)諸多紕漏，最終檔案管理效果不佳、問題較多。

（三）檔案管理制度不夠完善。機關事業(yè)單位中，各種檔案資料對于無關人員來說都應該處于完全保密狀態(tài)，除了特定的經手人員可以了解之外，不得隨意泄露給他人，這是對檔案人員隱私的一種保護，也是確保單位本身利益的重要舉措[2]。但當前的機關事業(yè)單位在人事檔案管理方面并沒有健全完善的管理制度，一方面很多單位的人事檔案只是簡單地放置在檔案室，單位任何人員都可以隨意借閱，這與檔案存放的初衷相違背。另一方面紙質人事檔案在存放過程中缺少保護，受到潮濕環(huán)境的影響或者翻閱者頻繁使用，其質量逐年下降。比如：某些檔案資料字跡模糊，某些檔案資料頁腳缺失等等，造成檔案資料不完整，影響檔案資料的保存時效和未來使用。某些單位檔案室的管理人員可能經常變動，但因檔案太多、交接過程不細致等原因，管理人員對檔案的掌控力越來越弱。

（四）檔案管理設施比較落后。機關事業(yè)單位因考慮檔案保管的隱蔽性，選擇檔案室時，通常只注重隱蔽性，對安全性和防潮性考慮不足;很多單位檔案室已經使用多年，且在使用過程中沒有按照檔案室的規(guī)范要求翻新改建;很多單位存放檔案的柜子不是專門的檔案柜，記錄檔案資料的電腦老舊，檔案室沒按要求配備空調、除濕機等設備;檔案室硬件設施越來越落后，環(huán)境越來越差。比如：有的檔案室在辦公樓一樓的角落里，環(huán)境陰暗潮濕，很明顯已經不具備作為檔案室。

二、創(chuàng)新措施，提升機關事業(yè)單位人事檔案管理水平

（一）順應時代，轉變檔案管理的觀念。機關事業(yè)單位要想改變當前這種人事檔案管理落后的現(xiàn)狀，首先要做到思想認識的改變，單位領導要轉變對檔案管理的老觀念，從更長遠的角度去考慮檔案管理對單位建設的重要影響，從而加強對單位人事檔案的管理工作，并不斷進行思維想法上的創(chuàng)新，相應的檔案管理自然會有好的起色[3]。過去，的確有一部分單位領導不注重人事檔案的管理，一直沿用傳統(tǒng)的手工整理方式來進行檔案管理工作，這種方式在過去受條件影響，可能會獲取一些比較好的效果，但隨著社會的不斷進步，機關事業(yè)單位的檔案管理進一步發(fā)展，曾經的手工檔案管理方式已經遠遠無法滿足當前單位對檔案管理工作的要求，需要從單位領導開始就加強對檔案管理的重視程度，創(chuàng)新檔案管理方式，提升人事檔案管理水平，真正做到檔案管理工作過程中的高瞻遠矚。

（二）創(chuàng)新模式，加強檔案管理規(guī)范化建設。機關事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新之路在于將檔案管理工作與當今先進的信息技術結合起來，注重人事檔案數(shù)字化管理。這一過程中必然需要頂尖的技術人才對相關的框架建設進行完善，只有將這些建設任務交付給更加專業(yè)的團隊，最終才能獲得更好的建設效果。因此在創(chuàng)新檔案管理過程中，需要聘請專業(yè)的技術團隊來幫助進行規(guī)范化建設，這之中包含相關檔案管理系統(tǒng)的搭建及一些硬件設備的采購安裝等，總的來說會是一項不小的工程。實際建設過程中單位領導要從人力，物力方面給予相關技術團隊足夠的支持，最終建成一套完善的檔案管理體系，再配合規(guī)范化的檔案管理制度，讓檔案管理人員有條不紊地開展工作。既能夠提升檔案管理人員的管理效率，還能夠進一步確保單位檔案信息的完整性和安全性，是事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展的重要保障。

（三）強化培訓，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對于實際的檔案管理工作有著極大的影響，檔案管理人員的不專業(yè)或者本身工作態(tài)度存在問題都會造成檔案管理工作的不順利。故而在進行機關事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新過程中一定要注意對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升。通過專業(yè)的培訓活動，幫助檔案管理人員對自身職責及工作內容等進行全方面了解，同時定期開展培訓，幫助檔案管理人員對最新的科技，管理方式有所了解，并不斷堅定自身為檔案管理工作奉獻力量的決心[4]，確保檔案管理人員有足夠的責任感與職業(yè)道德。幫助他們樹立正確的價值觀與人生觀，確保能夠更正確地對待檔案管理工作。

（四）注重科技，完善檔案管理信息化建設。機關事業(yè)單位在進行人事檔案資料管理的過程中需要確保相關檔案的真實性與完整性，管理人員必須要結合當前的時代發(fā)展需求，對相關檔案進行信息化建設，傳統(tǒng)的檔案室仍然存在，但檔案的信息化管理也必不可少，只有如此，才能大幅提升減少人工檔案整理與保存過程中可能出現(xiàn)的一些紕漏，確保人事檔案管理效率。同時實行人事檔案信息化建設也有助于后期對檔案資料的尋找，既提升了檔案資料查找的速度還避免了查找紙質檔案資料過程中對其造成的一些損毀。當然，在進行人事檔案信息化建設過程中必須要考慮到信息安全問題，一定要配備安全性能足夠高的信息安全防護系統(tǒng)，避免有惡意病毒侵入系統(tǒng)對其造成破壞或者泄露相關數(shù)據。

三、結束語

社會發(fā)展邁入新的時代之后，傳統(tǒng)的手工檔案整理方式已經逐漸無法滿足機關事業(yè)單位日常工作和不斷發(fā)展的需求，因為需要不斷創(chuàng)新檔案管理舉措，將更多信息化的手段融入到日常的檔案管理工作中，轉變單位職工對檔案管理工作可有可無的態(tài)度，同時加強對檔案管理安全保障方面的建設，幫助機關事業(yè)單位提高檔案管理工作的效率和檔案保存的質量。

參考文獻：

[1]曹軍.新時期提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑[J].各界，2018，000（010）：98.

[2]姜麗娟.關于人事檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江史志，2014.

[3]賀向楠.優(yōu)化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平[J].智庫時代，2019，000（002）：P.11-12.

[4]冉玉瓊.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2017（22）：185.