黃璇

摘要：在大數(shù)據(jù)“引爆”時代，其影響力滲透到了現(xiàn)代社會的各個方面。 李克強總理曾經(jīng)表示，大數(shù)據(jù)是21世紀的“鉆石礦”。 通過充分挖掘大數(shù)據(jù)，可以更好地服務(wù)用戶，帶來更好的應(yīng)用，幫助政府做出精準有效的決策，幫助行業(yè)進行創(chuàng)新變革，獲得類似鉆石的價值。 面對大數(shù)據(jù)廣闊的前景，檔案部門也要順應(yīng)趨勢，轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，積極探索大數(shù)據(jù)與檔案工作融合建設(shè)發(fā)展的道路。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;數(shù)據(jù)化;轉(zhuǎn)型策略

中圖分類號：A 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-15-255

引言

互聯(lián)網(wǎng)時代，大數(shù)據(jù)正在引領(lǐng)各領(lǐng)域和各行業(yè)的變革與轉(zhuǎn)型。被譽為“大數(shù)據(jù)之父”的美國數(shù)據(jù)科學(xué)家維克托·邁爾·舍恩伯格將大數(shù)據(jù)概括為“一場生活、工作與思維的大變革”。2014年3月，大數(shù)據(jù)被首次寫入政府工作報告;2015年8月，國務(wù)院發(fā)布《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》;2015年10月，黨的十八屆五中全會正式提出“實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進數(shù)據(jù)資源開放共享”，這表明中國已將大數(shù)據(jù)視作戰(zhàn)略資源并上升為國家戰(zhàn)略。在大數(shù)據(jù)浪潮洶涌而至的時代，檔案部門應(yīng)順勢而為，推進大數(shù)據(jù)時代檔案管理事業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

1檔案數(shù)據(jù)化的內(nèi)涵

存檔數(shù)據(jù)化。 文件管理對象的數(shù)據(jù)化，包括將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)或?qū)㈦娮游募鳛閿?shù)據(jù)進行管理。 二是用數(shù)據(jù)記錄文件管理的過程，進而實現(xiàn)“數(shù)據(jù)管理文件”。 存檔數(shù)據(jù)化與數(shù)字化不同，數(shù)據(jù)能否被量化分析是本質(zhì)的區(qū)別。 “數(shù)字化帶來數(shù)據(jù)化，但數(shù)字化不能代替數(shù)據(jù)化”檔案數(shù)據(jù)化是大數(shù)據(jù)時代檔案工作的發(fā)展方向，其側(cè)重點在于“用”。 在具體的日常檔案工作中，庫存檔案的數(shù)字化，第二是增量檔案的電子化。第三是檔案管理的數(shù)據(jù)化。 “庫存文件數(shù)字化、增量文件電子化”已經(jīng)作為文件工作發(fā)展戰(zhàn)略得到大力推進，引起了廣泛關(guān)注，取得了明顯的效果。 但是，目前的檔案資源體系容易忽視管理過程本身的相關(guān)數(shù)據(jù)。 檔案管理過程包括收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，檔案工作者要有意識地量化這些環(huán)節(jié)，依靠信息技術(shù)的支撐，通過系統(tǒng)、傳感器等設(shè)備進行捕獲，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)化管理的措施

2.1開拓檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

在構(gòu)建歸檔數(shù)據(jù)平臺時，必須為特定的服務(wù)設(shè)置自己的視圖目錄，并按時間排序或按類別進行搜索。 這樣設(shè)置有助于及時了解文件的當前狀態(tài)，并有助于促進文件數(shù)據(jù)系統(tǒng)的完整構(gòu)建。 合理開發(fā)存檔數(shù)據(jù)分析工具有助于各行各業(yè)準確地找到合適的存檔數(shù)據(jù)。 數(shù)字時代注重高效便捷，隨著人們更加熟練地運用計算機技術(shù)，有利于更好地提高文件管理工作的規(guī)范性，提高文件數(shù)據(jù)管理的效率。

2.2傳統(tǒng)與變革的融合

傳統(tǒng)的文件管理模式和遷移后的文件管理模式不是互斥的關(guān)系，而是互補融合的關(guān)系。 在檔案管理過程的各個階段都出現(xiàn)了收集整理的階段。 在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，定期收集檔案范圍內(nèi)的檔案資料，擴大檔案范圍的檔案資料收集主要由用戶自主提出，檔案管理員處于被動狀態(tài)，檔案管理員必須熟悉單位工作。 轉(zhuǎn)型后的檔案數(shù)據(jù)資源管理從數(shù)據(jù)需求角度和業(yè)務(wù)架構(gòu)角度創(chuàng)建數(shù)據(jù)收集范圍，統(tǒng)一數(shù)據(jù)門戶，對各種類型的檔案資源從數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)需求等不同角度采取不同的元數(shù)據(jù)方案 從元數(shù)據(jù)的角度定期結(jié)合單位業(yè)務(wù)需求分析增量數(shù)據(jù)，分析內(nèi)容包括數(shù)據(jù)價值、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)利用等方向，用該模型實現(xiàn)真正意義上的歸檔數(shù)據(jù)資源的定期完整收集。

鑒定的一環(huán)。 在傳統(tǒng)的文件管理模式中，必須手動判斷文件是否屬于歸檔范圍，是否具有歸檔價值。 轉(zhuǎn)換后的檔案數(shù)據(jù)資源的處理關(guān)注數(shù)據(jù)處理的自動化流程和規(guī)劃，實際上是基于非結(jié)構(gòu)化文檔管理的大規(guī)模智能文檔管理，包括TCMM指標、XML指標、數(shù)據(jù)挖掘、主題詞指標、DRM系統(tǒng)、碎片化、自動提取和注釋。 當數(shù)字對象進入系統(tǒng)時，將自動進行元數(shù)據(jù)標記，從而根據(jù)文本數(shù)字自動提取數(shù)字對象中包含的符合元數(shù)據(jù)規(guī)范的信息，從而節(jié)省人工標記的工作量。 自動標引的文獻可以根據(jù)用戶配置進入人工檢測環(huán)節(jié)，減少人工投入，同時確保數(shù)據(jù)著錄的準確性。

保管環(huán)節(jié)。 傳統(tǒng)的檔案管理模式關(guān)注的是在實體檔案倉庫內(nèi)根據(jù)一定的環(huán)境要求集中保存檔案，或者在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)著錄保存檔案。 轉(zhuǎn)型后的檔案數(shù)據(jù)資源基于對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和內(nèi)容的理解，破壞了整個數(shù)字對象的結(jié)構(gòu)，提取結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的碎片，將數(shù)字對象碎片化存儲，不是文件的檢索和分發(fā)，而是更準確的知識檢索 同時監(jiān)測數(shù)據(jù)的變化過程，關(guān)注數(shù)據(jù)的合規(guī)性、完整性、異常情況。

檔案價值的開發(fā)環(huán)節(jié)。 主要在檢索和編輯兩方面，傳統(tǒng)文件管理中編輯工作的目標是匯編后文件本身的方便查詢能力。 很明顯，文件資源的數(shù)據(jù)價值開發(fā)深度不夠，還沒有到智能化的階段。 檔案管理部門在擁有如此龐大的庫存數(shù)據(jù)和增量一手數(shù)據(jù)的情況下，總是處于編輯與否的尷尬境地。 轉(zhuǎn)型后的文件資源數(shù)據(jù)開發(fā)水平包括表層和深層，表層是紙質(zhì)文件數(shù)字化和文件著錄的深層是數(shù)據(jù)服務(wù)和知識發(fā)現(xiàn)。

文件利用的一環(huán)。 許多單位的檔案管理人員難以接觸科研設(shè)計生產(chǎn)的一線業(yè)務(wù)，一線人員對檔案資源的留存和價值開發(fā)缺乏敏銳的觸覺。 因此，從最初的收集整理階段開始，文件就處于被接收和保管的狀態(tài)，在以往的管理模式中，文件數(shù)據(jù)的來源對文件管理者來說經(jīng)常是“巧婦難為無米之炊”，所以文件資源數(shù)據(jù)服務(wù)由用戶 向使用者提供的檔案服務(wù)的范圍基本上由檔案管理員根據(jù)自己制定的規(guī)章制度人工判斷。 轉(zhuǎn)型后的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)是應(yīng)用系統(tǒng)提供多種組合判斷條件的檔案數(shù)據(jù)搜索引擎，實現(xiàn)一站式快速準確的檢索。 其次，分析用戶行為和數(shù)據(jù)利用需求建立數(shù)據(jù)模型，基于數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，實現(xiàn)面向問題的查詢和利用服務(wù)。 這種方式為用戶提供了更全面的自主服務(wù)模式，同時將歸檔管理員從日常重復(fù)工作中解放出來。

2.3完善制度，確立規(guī)范

做好檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理工作，檔案機構(gòu)應(yīng)當積極制定相關(guān)的檔案管理措施，從組織建設(shè)和制度建設(shè)出發(fā)，支持檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實。 在具體建立組織機構(gòu)、完善管理制度時，相關(guān)人員必須持認真態(tài)度，特別關(guān)注制度的完善，為具體管理工作的落實提供科學(xué)依據(jù)。 在完善制度時，應(yīng)明確檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容，明確各級管理人員的管理責(zé)任。 另外，文件數(shù)據(jù)化管理制度必須不斷完善要求，管理者也必須在實際工作中根據(jù)工作要求調(diào)整管理制度，優(yōu)化工作流程，提高各個工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性和嚴謹性，才能有效提高文件數(shù)據(jù)化管理的效果。

結(jié)束語

總的來說，檔案管理從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的跨越是大數(shù)據(jù)時代檔案部門信息化發(fā)展的題中之義，檔案管理數(shù)據(jù)化也是在大數(shù)據(jù)時代檔案部門面向未來、面向自身發(fā)展以及面向用戶的重要發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。檔案管理數(shù)據(jù)化的未來不僅要實現(xiàn)檔案數(shù)字化到內(nèi)容數(shù)據(jù)化的知識組織轉(zhuǎn)型，更應(yīng)實現(xiàn)數(shù)字資源從內(nèi)容數(shù)據(jù)化到數(shù)據(jù)智能化的價值開發(fā)和智慧洞見。隨著大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，智能數(shù)據(jù)將會是未來影響檔案管理數(shù)據(jù)化的又一變革因素，隨著檔案管理數(shù)據(jù)化工作逐步推進，智能數(shù)據(jù)將會在海量檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上完成原始數(shù)據(jù)積累，未來的檔案信息化建設(shè)將在數(shù)據(jù)化時代邁上新臺階。

參考文獻

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