劉權(quán) 朱晨

摘 要：軌道交通行業(yè)中，物資管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程，通過該系統(tǒng)可有效提升企業(yè)物資管理水平、助力企業(yè)節(jié)約成本。本文以西安軌道交通物資管理系統(tǒng)為例，介紹了物資管理系統(tǒng)各模塊的功能設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：物資管理系統(tǒng);設(shè)計(jì);實(shí)現(xiàn)

0 前言

2011年9月16日西安地鐵首條線路開通，截止2020年底西安軌道交通已開通7條線路，運(yùn)營(yíng)里程達(dá)215公里。隨著線網(wǎng)的不斷擴(kuò)大，為滿足運(yùn)營(yíng)“安全、可靠、高效”的目標(biāo)，保證運(yùn)行在各條線路上的列車以及機(jī)電、通信等各專業(yè)系統(tǒng)的設(shè)施設(shè)備處于良好的工作狀態(tài)，每年地鐵維護(hù)使用的各類生產(chǎn)性物資采購(gòu)需求和庫存不斷攀升。為保證大型線網(wǎng)內(nèi)物資有序、及時(shí)的需求收集、采購(gòu)供給以及科學(xué)規(guī)范的庫存管理，建立一套高效、完整的網(wǎng)絡(luò)化物資管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

西安軌道交通物資管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)立足于日常實(shí)際業(yè)務(wù)需求，通過建立完善的物資編碼體系，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃編制、采購(gòu)分包和項(xiàng)目管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理以及各主要數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等，同時(shí)與內(nèi)部釘釘、財(cái)務(wù)、立體庫、合同管理等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少重復(fù)開發(fā)成本，通過系統(tǒng)提升物資體系管理的效能和準(zhǔn)確度。

1 西安軌道交通物資管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和系統(tǒng)功能需求

1.1 業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀

西安軌道交通物資管理架構(gòu)自上而下分為公司、中心、二級(jí)部門、車間/分部及工班五級(jí)，工班作為最小組織機(jī)構(gòu)存在，在實(shí)際業(yè)務(wù)中需支持到工班級(jí)別的業(yè)務(wù)開展。在需求計(jì)劃提報(bào)時(shí)，部分物資由工班級(jí)提報(bào)，部分由車間/分部級(jí)提報(bào);需求計(jì)劃審核完成后經(jīng)匯總審批形成采購(gòu)計(jì)劃交采購(gòu)人員;采購(gòu)人員接收到采購(gòu)計(jì)劃后進(jìn)行分包、不同分包采用不同采購(gòu)方式實(shí)施采購(gòu);采購(gòu)合同簽后由倉(cāng)儲(chǔ)人員與供應(yīng)商完成到貨驗(yàn)收入庫;出庫領(lǐng)用時(shí)由分部完成領(lǐng)用申請(qǐng)，分配至各工班。

1.2 物資管理系統(tǒng)功能需求

物資管理系統(tǒng)功能要參考已有管理規(guī)定、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)表單等信息，在遵守和規(guī)范現(xiàn)有制度及流程前提下，通過完整的數(shù)據(jù)流，對(duì)每個(gè)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格把控和規(guī)則制定，做到信息化解決日常業(yè)務(wù)。同時(shí)，通過有效的查詢、分析功能，將繁瑣、龐大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表制作等工作進(jìn)行自動(dòng)化處理，向管理者提供直觀、明了的定制化數(shù)據(jù)分析圖表，為物資管理人員提供有力的數(shù)據(jù)支持，有效提升物資管理的效率和手段。系統(tǒng)安全方面，要遵循國(guó)家安全設(shè)計(jì)規(guī)范、符合國(guó)家信息安全體系的管理要求，對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行機(jī)密管理，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵信息的加解密保存，確保數(shù)據(jù)完整、保密，有效防止信息被非法修改、竊取。

2 西安軌道交通物資管理系統(tǒng)各模塊設(shè)計(jì)

2.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊設(shè)計(jì)

物資管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括用戶角色維護(hù)管理、線路維護(hù)管理、專業(yè)維護(hù)管理、物資類型維護(hù)管理以及倉(cāng)庫和庫位管理等。通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)維護(hù)管理，確保系統(tǒng)各模塊運(yùn)行中形成統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

2.2 物資編碼模塊設(shè)計(jì)

物資編碼是物資管理系統(tǒng)中貫穿各業(yè)務(wù)模塊有序開展的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，物資編碼模塊設(shè)計(jì)主要包括物資編碼規(guī)則制定、物資編碼屬性設(shè)定，以及物資編碼新增、變更、停用和作廢的審批流程。西安地鐵物資編碼規(guī)則的設(shè)計(jì)采用五級(jí)14位有意義編碼，其中前四級(jí)每級(jí)2位，從大類逐級(jí)細(xì)分，第五級(jí)為流水碼代表具體物資。物資編碼屬性包括名稱、規(guī)格型號(hào)、參考品牌、使用線路、預(yù)算單價(jià)等信息，為系統(tǒng)中全局統(tǒng)一使用的內(nèi)容。物資編碼屬性中名稱、規(guī)格型號(hào)等參數(shù)作為唯一指向某一物資的屬性，一旦有使用記錄則不允許修改而只能廢止;參考品牌、預(yù)算單價(jià)等為可變屬性，可以人為或按照一定機(jī)制自動(dòng)修訂。物資編碼新增、變更、停用以及作廢流程由任何使用人員可以發(fā)起，經(jīng)需求部門和物資管理部門相關(guān)人員審核后生效。

2.3 物資體系業(yè)務(wù)處理模塊設(shè)計(jì)

物資體系業(yè)務(wù)處理主要包括計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理以及統(tǒng)計(jì)分析四個(gè)主要模塊。

2.3.1 計(jì)劃管理模塊

計(jì)劃管理模塊包括計(jì)劃基礎(chǔ)信息設(shè)置、需求計(jì)劃提報(bào)、需求計(jì)劃審核、需求計(jì)劃匯總以及采購(gòu)計(jì)劃審批等功能。

計(jì)劃基礎(chǔ)信息設(shè)置功能由物資計(jì)劃管理人員根據(jù)實(shí)際設(shè)定需求計(jì)劃名稱、所屬年度、類型以及提報(bào)開放和關(guān)閉窗口時(shí)間，設(shè)置完成后，需求部門人員在窗口期內(nèi)可進(jìn)行需求計(jì)劃提報(bào)。

需求計(jì)劃提報(bào)時(shí)，中心、二級(jí)部門、車間/分部和工班均可提報(bào)，下一層級(jí)提報(bào)的物資需經(jīng)逐級(jí)審批后提報(bào)至物資管理部門。

物資管理部門計(jì)劃管理人員可對(duì)各部門提報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行單條、多條或整單內(nèi)容的駁回，對(duì)各部門需求計(jì)劃匯總打包形成待審批采購(gòu)計(jì)劃。

2.3.2 采購(gòu)管理模塊

采購(gòu)計(jì)劃審批完畢后，系統(tǒng)按照規(guī)則將確認(rèn)采購(gòu)的需求自動(dòng)完成分包，各采購(gòu)人員可對(duì)系統(tǒng)劃分的分包進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)，采購(gòu)管理人員可查看各個(gè)分包的認(rèn)領(lǐng)狀態(tài)，如出現(xiàn)誤領(lǐng)時(shí)，可取消認(rèn)領(lǐng)，由其他人員認(rèn)領(lǐng)。認(rèn)領(lǐng)后的分包進(jìn)入采購(gòu)人員個(gè)人采購(gòu)計(jì)劃列表中，認(rèn)領(lǐng)人可進(jìn)行添加或刪除包內(nèi)單條或多條采購(gòu)計(jì)劃、填寫采購(gòu)方式及其他信息等編輯操作。供應(yīng)商的確定后，采購(gòu)人員將最終的供應(yīng)商報(bào)價(jià)回傳至系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)成采購(gòu)單或采購(gòu)合同，經(jīng)審批后推送至倉(cāng)儲(chǔ)管理模塊。

2.3.3 倉(cāng)儲(chǔ)管理模塊

倉(cāng)儲(chǔ)管理模塊包括供應(yīng)商送貨預(yù)約、入庫管理、移庫管理、出庫管理以及盤點(diǎn)管理等功能。

物資管理系統(tǒng)設(shè)置有供應(yīng)商外部登錄接口，供應(yīng)商備貨完畢后登錄系統(tǒng)選擇需要交付的物資和計(jì)劃交貨時(shí)間，庫管員在接收到預(yù)約后進(jìn)行審核，并指定預(yù)約送貨物資的配送地址。庫管員進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收后，在系統(tǒng)入庫管理模塊可進(jìn)行驗(yàn)收通過、不合格拒收等操作。

物資關(guān)系系統(tǒng)中倉(cāng)儲(chǔ)庫位分為物資總庫、二級(jí)倉(cāng)庫等不同層級(jí)庫位，已入庫物資根據(jù)使用需求在不同庫位存放。需求部門可在系統(tǒng)移庫管理模塊中填寫源倉(cāng)庫、目標(biāo)倉(cāng)庫信息，發(fā)起移庫申請(qǐng)，經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)管理人員審核同意后進(jìn)行移庫。移庫按照倉(cāng)庫屬性不同分為調(diào)撥、移庫、退庫等三個(gè)流程。沒有實(shí)際消耗的物資只可以移庫至不同庫位，不可以出庫，避免產(chǎn)生賬外物資不能真實(shí)反映生產(chǎn)成本。

需求部門對(duì)本部門提報(bào)且已入庫的物資，可以在物資管理系統(tǒng)出庫管理模塊申請(qǐng)領(lǐng)料出庫。為反映生產(chǎn)部門實(shí)際物資消耗，申領(lǐng)時(shí)需填寫檢修作業(yè)具體項(xiàng)目?jī)?nèi)容、修程、日期等，經(jīng)庫管員審核并指定發(fā)料倉(cāng)庫后形成待出庫物資單，需求部門實(shí)物領(lǐng)取完成后庫管員完成信息維護(hù)。

2.3.4 統(tǒng)計(jì)分析模塊設(shè)計(jì)

統(tǒng)計(jì)分析功能是物資管理系統(tǒng)中極其重要的模塊。統(tǒng)計(jì)分析模塊主要包括需求計(jì)劃提報(bào)情況統(tǒng)計(jì)分析、需求計(jì)劃審核情況統(tǒng)計(jì)分析、采購(gòu)計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度統(tǒng)計(jì)分析以及庫存物資情況統(tǒng)計(jì)分析等。通過需求計(jì)劃提報(bào)情況統(tǒng)計(jì)分析功能可以實(shí)時(shí)對(duì)一個(gè)階段內(nèi)不同層級(jí)提報(bào)需求計(jì)劃數(shù)量、類型、金額等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì);通過需求計(jì)劃審核情況統(tǒng)計(jì)分析功能可以實(shí)時(shí)查看各需求部門提報(bào)某一項(xiàng)計(jì)劃的時(shí)效性、通過率、駁回量等;通過采購(gòu)計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度統(tǒng)計(jì)分析功能，可以實(shí)時(shí)查看已提報(bào)計(jì)劃的采購(gòu)進(jìn)度、到貨和驗(yàn)收比率等;通過庫存物資情況統(tǒng)計(jì)分析功能，可實(shí)現(xiàn)查看各需求部門物資周轉(zhuǎn)情況、呆滯物資情況等。為物資管理部門和需求部門從不同維度提供統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，協(xié)助相關(guān)人員有針對(duì)性的提升物資管理工作。

3 總結(jié)

綜上所述，軌道交通物資管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，通過設(shè)計(jì)開發(fā)與實(shí)際業(yè)務(wù)開展流程相匹配的物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資的來源、去處及庫內(nèi)信息全生命周期的監(jiān)控與管理，同時(shí)通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源積累，實(shí)現(xiàn)不同維度的數(shù)據(jù)分析進(jìn)而輔助管理和決策，有利于促進(jìn)物資精細(xì)化、規(guī)范化管理以及企業(yè)成本控制。

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