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        社保檔案管理之我見

        2021-09-10 07:22:44王俊
        南北橋 2021年1期
        關(guān)鍵詞:社保檔案電子化信息化

        王俊

        【摘? ? 要】社保檔案管理對經(jīng)辦社保業(yè)務(wù)、維護參保人利益、社?;疬\行情況分析等有著十分重要的意義,本文將根據(jù)筆者多年從業(yè)經(jīng)驗,從經(jīng)辦養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的角度去分析社保檔案管理存在的問題并提出相應(yīng)的建議。

        【關(guān)鍵詞】社保檔案? 信息化? 電子化

        中圖分類號:G4? ? ? 文獻標(biāo)識碼:A DOI:10.3969/j.issn.1672-0407.2021.01.195

        社會保險是我國社會保障制度中一個重要的組成部分,保障公民在年老、疾病、工傷、失業(yè)、生育等情況下依法從國家和社會獲得物質(zhì)幫助的權(quán)利。近年來,我國經(jīng)濟水平不斷提高,人們的保險意識不斷增強,參保人數(shù)也越來越多,相應(yīng)社保檔案數(shù)量也隨之劇增,因此檔案的管理、使用等工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

        一、什么是“社保檔案”

        社保檔案記載著參保人的出生日期、參加工作經(jīng)歷、參保日期等信息,是計算參保人享受社保待遇的重要依據(jù),還記載著社保機構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料,是社會保險行政部門或?qū)徲嫏C構(gòu)檢查社?;鹗罩Ш瓦\行情況的重要依據(jù),對維護社?;鸢踩兄种匾淖饔谩?/p>

        二、社保檔案工作現(xiàn)狀

        1.對社保檔案管理重視程度不夠。加強社保政策宣傳、擴大社保參保覆蓋面、創(chuàng)新社保服務(wù)方式、簡化辦理社保流程等是近年來社保業(yè)務(wù)工作的重點。社保檔案管理是一項復(fù)雜的工作,地方政府重視度不夠,投入的人力、財力、物力遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了社保業(yè)務(wù)的管理需要,導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)檔案管理工作無法全面開展,歷史紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)電子化。

        2.時間久遠(yuǎn)的紙質(zhì)社保檔案存在損壞風(fēng)險。社保檔案不同于一般檔案,社保業(yè)務(wù)常常需要查閱和新裝社保檔案資料,社保檔案的使用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他檔案,加大了社保檔案的損壞風(fēng)險。受限于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展程度,社保信息系統(tǒng)建設(shè)起步晚,有許多參保人的參保信息、繳費記錄記載在紙質(zhì)檔案上,隨著年代久遠(yuǎn)和以往保存檔案條件不完善,紙質(zhì)社保檔案較為脆弱,存在一翻就爛的風(fēng)險。同時,紙質(zhì)社保檔案還可能存在非人力因素的破壞,如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等,這些因素?zé)o一不會對社保檔案造成永久性、不可逆性的破壞。

        3.社保檔案信息化建設(shè)力度不夠。當(dāng)今社保檔案的信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社保業(yè)務(wù)需要,如辦理部分跨省養(yǎng)老保險轉(zhuǎn)移接續(xù)業(yè)務(wù)時,仍需要依據(jù)紙質(zhì)轉(zhuǎn)移接續(xù)信息表一一對照錄入,降低了社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率。缺乏社保檔案信息共享平臺,對于及時查詢是否違規(guī)繳納養(yǎng)老保險難度較大。社保檔案電子化程度不高,傳統(tǒng)索引方式難以做到分類分業(yè)務(wù)精準(zhǔn)查詢,不利于參保人員的信息統(tǒng)計,難以發(fā)揮社保檔案在社?;鸨O(jiān)督過程中的重要參考作用。

        三、加強社保檔案管理的建議

        1.高度重視,強化人、財、物要素保障。社保檔案管理工作關(guān)系群眾的切身利益,群眾對社保關(guān)注度比較高,各級部門、各經(jīng)辦機構(gòu)、經(jīng)辦人員要高度重視。一要落實專人管理,招錄和培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才,學(xué)習(xí)先進社保檔案管理模式。二要給予財政資金支持,保障社保檔案管理工作開展具有足夠的經(jīng)費。三要配備必要物資、場地,提供規(guī)范現(xiàn)代化的社保檔案管理場所,配置現(xiàn)代化檔案儀器,盡快把紙質(zhì)檔案電子化。

        2.結(jié)合實際,提升社保檔案電子化水平。相關(guān)機構(gòu)或部門要統(tǒng)一建立一個獨立的社保檔案管理系統(tǒng)。一要由專網(wǎng)連接,并制定相關(guān)管理制度,規(guī)范查閱和錄入程序,確保社保檔案信息安全。二要做好檔案備份,選取不同地區(qū)建立至少三個檔案服務(wù)器,以此提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力,確保社保檔案遺失損壞后可恢復(fù)。三要做好業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)和社保檔案管理系統(tǒng)對接,實現(xiàn)對現(xiàn)在和今后產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案及時電子備份,根據(jù)年齡、參保時間、性別等個人信息類別和轉(zhuǎn)移、養(yǎng)老保險待遇核定等業(yè)務(wù)類別優(yōu)化索引方式,提高社保檔案查詢效率。

        3.互聯(lián)共通,積極做好檔案信息化建設(shè)。建立社保檔案管理系統(tǒng)是一項長期性的工作??梢韵韧晟剖〖壣绫n案管理信息系統(tǒng),做好市與市之間、省與省之間互聯(lián)共通,實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以跨省共享,可以拓寬對參保人參保信息追蹤核查新渠道,充分維護社保基金安全。做好信息互聯(lián)共通,還可以提高辦事效率,優(yōu)化辦事流程,為參保人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        社保檔案記載著參保人各項重要信息,關(guān)乎參保人的切身利益,做好社保檔案管理工作,對社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦、社?;鸨O(jiān)督有著十分重要的作用,社保檔案管理需要與時俱進。

        參考文獻

        [1]王佳.淺談新形勢下如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,000(011):128.

        [2]朱玉媛,彭瀟敏.我國社保檔案管理現(xiàn)狀與對策分析[J].檔案學(xué)通訊,2008(05):77-79.

        [3]張巖.淺談信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用[J].江蘇商論,2009(18):252.

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