趙麗婷

摘要：事業(yè)單位在工作中會形成大量有開發(fā)和利用價值的檔案信息，這些檔案信息不僅是事業(yè)單位工作成果的重要載體，同時在服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展中也將起到重要作用。新形勢對事業(yè)單位檔案管理效率提出了更高要求，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，需要事業(yè)單位在檔案管理過程中既要注重質(zhì)量，也要注重效率。因此，有必要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實際情況和需要，積極探索提升事業(yè)單位檔案管理效率的具體方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;效率提升;路徑

1事業(yè)單位檔案信息化管理改革的必要性

1.1節(jié)省資源，強化內(nèi)部交流

隨著數(shù)字化、信息化社會進程的加快，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平不斷提升，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理成本費用，而且還能夠提升事業(yè)單位的工作效率，強化事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間的溝通交流。

1.2新時代社會對人才資源的利用需求增強

事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展離不開對人才資源的不斷挖掘、管理和利用。在如今社會人才需求度不斷增加的背景下，事業(yè)單位對人才資源的利用和管理能力也需要不斷提高。但是由于人力資源管理方面的信息含量高、數(shù)量基礎(chǔ)較大，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有很大的提升空間，創(chuàng)新檔案管理模式能在一定程度上降低檔案工作者的管理量，從而優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的組織架構(gòu)。檔案在員工入職、在職以及離職等不同工作時間范圍內(nèi)都發(fā)揮著記錄過程、實時更新信息的作用，這也是人力資源部門考核、管理的主要參考內(nèi)容?；诖?，事業(yè)單位內(nèi)部檔案的處理是滿足人才需求和管理的體現(xiàn)。

2當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

2.1事業(yè)單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業(yè)單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān)，如果檢索效率低，勢必會影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問題，就在于事業(yè)單位對檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進的信息技術(shù)，致使檔案管理工作雖然進行了信息化建設(shè)，但并沒有達到預(yù)期效果，特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時，事業(yè)單位檔案使用效率低下。事業(yè)單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經(jīng)濟社會發(fā)展中發(fā)揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想，對檔案信息資源開發(fā)重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

2.2信息軟件不適用、信息化管理不規(guī)范

雖然目前已經(jīng)大力支持先進的管理技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，并且已經(jīng)推動檔案管理工作實現(xiàn)電子化的發(fā)展趨勢，但是針對目前的實際應(yīng)用情況來看，還是存在一些比較突出的問題，主要表現(xiàn)為辦公和政務(wù)系統(tǒng)難以實現(xiàn)統(tǒng)一的自動化模式。各個部門和組織之間會存在信息化建設(shè)水平的差異，在具體應(yīng)用的過程當(dāng)中，整體性效率不夠高，使得信息軟件并不適用于所有組織和部門。從目前我國信息化管理制度體系的建設(shè)情況來看，還是不夠完善，并且缺乏統(tǒng)一性，在制定檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度的過程當(dāng)中，還是缺乏嚴(yán)格的規(guī)范，不能確保開展檔案管理工作是符合嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度的，在一定程度上可能會導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量不合格。會給用戶造成不太理想的服務(wù)體驗，同時也是對社會資源的浪費。

2.3事業(yè)單位檔案管理人員水平不高

事業(yè)單位檔案管理是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，這就要求檔案管理人員不僅要掌握優(yōu)秀的檔案知識，還要具備耐心、細心的素質(zhì)。但從目前事業(yè)單位檔案管理人員的發(fā)展實際情況看，事業(yè)單位檔案管理人員各司其職，不能為檔案管理付出足夠的精力，在檔案管理人員工資水平不達標(biāo)的情況下，就會出現(xiàn)倦怠。

3提升事業(yè)單位檔案管理效率的有效路徑與保障

3.1利用信息化建設(shè)提高檔案管理效率

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復(fù)雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作加以推進。應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實際，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的短期、中期和長期目標(biāo)，分步實施。同時，應(yīng)轉(zhuǎn)變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作，充分調(diào)動事業(yè)單位各部門參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設(shè)的落實力度，經(jīng)常檢查檔案管理信息化建設(shè)的進展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應(yīng)對信息化建設(shè)給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設(shè)的推進力度，最大程度地提高檔案管理效率。

3.2推行檔案管理的信息化建設(shè)

首先事業(yè)單位需要正視目前檔案管理的實際情況，進一步推進檔案管理實現(xiàn)良好的信息化建設(shè)，不能將眼光局限于目前的建設(shè)規(guī)模，而是應(yīng)該加大對檔案管理工作的資金投入。根據(jù)實際需求引入一些先進的設(shè)備，并加強相關(guān)管理人員專業(yè)技能和技術(shù)的培訓(xùn)，確保事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作能夠穩(wěn)步進行。同時，還應(yīng)該注重根據(jù)時代的發(fā)展趨勢來創(chuàng)新和調(diào)整對策，在人才管理方面以及工作實施方面都需要通過創(chuàng)新來進一步完善相關(guān)管理制度，這樣才能夠使得目前檔案管理工作更加符合時代的需求，更好地發(fā)揮公共資源本身的價值，推動檔案管理工作得到有效的實施。

3.3拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力

事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理的服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，在事業(yè)單位檔案信息管理過程中，應(yīng)注重提高檔案管理的服務(wù)能力。一是擴大服務(wù)能力。過去，事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)職能是檢索和咨詢。事業(yè)單位檔案管理要以信息技術(shù)為支撐，注重借助強大的信息技術(shù)功能拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理自動化，借助先進的信息技術(shù)自動分析，實現(xiàn)檔案信息的自動篩選、自動比對、自動管理。二是拓展服務(wù)內(nèi)容。過去，檔案管理服務(wù)的內(nèi)容多是被動等待。在檔案信息管理模式下，檔案管理人員需要積極運用先進技術(shù)拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動等待擴展到主動提供，將檔案信息從簡單的指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻虒W(xué)，從普通服務(wù)向?qū)I(yè)服務(wù)、個性化服務(wù)拓展。在技術(shù)的支持下，我們可以不斷擴展檔案的服務(wù)功能，在檔案應(yīng)用中建立與其他信息的清晰對比模型，在檔案服務(wù)過程中增加其他服務(wù)功能，如根據(jù)檢索到的數(shù)據(jù)信息提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級檢索，這樣檔案信息的用戶就可以根據(jù)數(shù)據(jù)的年份和方向找到相似的檔案信息。

結(jié)論

隨著社會的進步和發(fā)展，針對目前事業(yè)單位檔案管理工作的管理方式需要不斷創(chuàng)新和完善。這不僅需要進一步提高管理體系的可行性來為整個信息管理工作提供良好的指導(dǎo)作用，還需要在日常工作中加強各個組織團隊之間的交流和互動，使用統(tǒng)一的軟件來更好地發(fā)揮公共資源的價值，實現(xiàn)資源共享化。在平時管理工作當(dāng)中，還應(yīng)該積極發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并加以彌補和改進，這樣才能夠更好地適應(yīng)社會的需求。

參考文獻

[1]陳元霞.事業(yè)單位檔案管理的難點及對策[J].城建檔案，2021（02）：68-69.

[2]邵立雙.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展分析[J].城建檔案，2021 （02）：86-87.

[3]鄭冰瑩.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的措施[J].城建檔案，2021（02）： 90-91.

[4]姜衛(wèi)杰.提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的有效策略[J].黑龍江檔案， 2021（01）：174-175.