李洋

摘要：所謂數(shù)字化就是建立數(shù)字化模型，把比較繁瑣的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)、數(shù)字，以代碼的形式在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行統(tǒng)一處理。將數(shù)字化管理方式應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，能全方位提高管理效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;數(shù)字化

在醫(yī)院管理工作中，人事檔案管理是主要工作，負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部人員管理和人事調(diào)動(dòng)，管理效果會(huì)影響醫(yī)院整體管理效率，還影響著醫(yī)院未來(lái)發(fā)展。近些年來(lái)，醫(yī)院人事管理工作逐漸變得復(fù)雜化，常規(guī)的人事檔案管理方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)。而數(shù)字化管理是先進(jìn)管理模式，如果能充分利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造數(shù)字化人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，更好的推動(dòng)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理的作用

（一）提升檔案信息有效利用率

人事檔案管理部門(mén)不僅負(fù)責(zé)人事管理，還要為醫(yī)院提供相關(guān)數(shù)據(jù)，方便各個(gè)部門(mén)借鑒和學(xué)習(xí)，可以說(shuō)人事檔案資源的完整性關(guān)乎著醫(yī)院的生產(chǎn)和發(fā)展。人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理過(guò)程中，需要對(duì)各種數(shù)據(jù)資料進(jìn)行查閱，這個(gè)過(guò)程會(huì)消耗大量物力、人力和時(shí)間[1]。如果進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠通過(guò)關(guān)鍵詞搜索，快速找到需要的資料，大大縮減查閱時(shí)間，讓檔案信息有效利用率得到提升。

（二）提升人事檔案管理水平

與傳統(tǒng)管理方式相比較，通過(guò)數(shù)字化人事檔案管理過(guò)程中，會(huì)運(yùn)用有著強(qiáng)大存儲(chǔ)功能、快速運(yùn)算速度的計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)信息處理。所以，能夠讓醫(yī)院負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員，在短時(shí)間內(nèi)提供更多的人事資料。綜合醫(yī)院具體情況，在人事檔案管理過(guò)程中，信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，方便數(shù)據(jù)信息查找，能縮短人工操作的時(shí)長(zhǎng)，提高操作的準(zhǔn)確性;同時(shí)，可以減少工作人員工作量，減輕工作壓力，確保工作質(zhì)量[2]。

二、醫(yī)院人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的途徑

（一）完善人事檔案數(shù)字化管理制度

人事檔案數(shù)據(jù)化管理建設(shè)屬于比較繁瑣的過(guò)程，要求有相關(guān)法律法規(guī)做參考，并與醫(yī)院具體情況相結(jié)合，制定合理的管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度。首先，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理監(jiān)督制度做完善，對(duì)不同崗位的權(quán)限、職責(zé)做細(xì)化，以便在人事檔案管理過(guò)程中可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種問(wèn)題，及時(shí)解決掉，防止引發(fā)不良事件。其次，將信息化背景與醫(yī)院實(shí)際情況相結(jié)合，制定符合現(xiàn)代化醫(yī)院人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息的時(shí)效性、完整性、安全性[3]。同時(shí)醫(yī)院管理層需要具備較強(qiáng)的大局意識(shí)，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，認(rèn)真聽(tīng)取專(zhuān)業(yè)人員的建議，在現(xiàn)有的管理制度基礎(chǔ)上，綜合考慮人事檔案管理工作的特點(diǎn)、管理資料的特殊性，這樣才能讓制定出來(lái)的管理制度符合醫(yī)院基本要求，具有較強(qiáng)的可操作性、針對(duì)性，確保各項(xiàng)制度能?chē)?yán)格執(zhí)行。

基于制度管理構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，讓線上管理和線下管理結(jié)合起來(lái)，確保醫(yī)院人事檔案管理工作有序進(jìn)行。強(qiáng)化紙質(zhì)人事檔案資料管理的同時(shí)，要建立電子備份，即使是以往的檔案資料，也要再次錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里面，并進(jìn)行分類(lèi)，確立合理的電子查詢途徑，便于每個(gè)部門(mén)對(duì)檔案信息做查詢，提高管理工作的效率和質(zhì)量[4]。

（二）建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在人事檔案管理系統(tǒng)選擇時(shí)，需要綜合考慮醫(yī)院要求和人事檔案管理規(guī)模，要求選擇的系統(tǒng)有較強(qiáng)的實(shí)用性。建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以不斷的完善數(shù)據(jù)、補(bǔ)充內(nèi)容，期間要利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)，以及先進(jìn)的設(shè)備和設(shè)施，將信息錄入;各種人事檔案信息隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)錄入，讓信息庫(kù)時(shí)刻保持動(dòng)態(tài)更新?tīng)顟B(tài)，保證管理的時(shí)效性和實(shí)用性[5]。在建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要提高網(wǎng)絡(luò)信息機(jī)密性和安全性的重視程度，通過(guò)各種技術(shù)對(duì)信息做備份、存儲(chǔ)和加密處理，避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)病毒入侵造成信息泄露或丟失;數(shù)據(jù)庫(kù)要有資源共享功能，不過(guò)需要對(duì)查閱者設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，提高人事檔案管理的保密性和安全性。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化人才建設(shè)

與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對(duì)比，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下不管是管理模式、工作任務(wù)，還是服務(wù)對(duì)象、工作環(huán)境，均有著較大的差別;而且實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，不同人員也會(huì)有著不同的需求。管理人員從單純負(fù)責(zé)檔案資料利用、收集者，向著檔案資料信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變，以往是單純的進(jìn)行檔案資料整理、保管，現(xiàn)如今還要對(duì)檔案資料進(jìn)行利用和干預(yù)。管理人員角色和職責(zé)的變化，讓其面臨更多的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院需要對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)能力有足夠的重視，每一位負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員都能及時(shí)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)配置，更快適應(yīng)數(shù)字化管理模式。

在建設(shè)過(guò)程中，首先，要不斷的對(duì)管理人員展開(kāi)教育培訓(xùn)，讓每一位管理者都能很好的掌握數(shù)字化技術(shù)、檔案管理理論知識(shí)以及管理技能，這樣才能增強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)能力。其次，要結(jié)合管理人員知識(shí)水平，為其制定個(gè)性化培訓(xùn)方案、培訓(xùn)目標(biāo);定期考核業(yè)務(wù)能力，并將結(jié)合和績(jī)效相掛鉤[6]。然后，打造不同部門(mén)間技術(shù)交流的平臺(tái)，通過(guò)和諧的氛圍，不斷的進(jìn)行檔案管理人才培養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)符合標(biāo)準(zhǔn)的人才;并通過(guò)良好的待遇不斷吸引人才、留住人才，打造高效的人事檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)。

（四）實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，能充分利用先進(jìn)設(shè)備和信息技術(shù)，提高管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，減少人工依賴，降低各種問(wèn)題、漏洞出現(xiàn)幾率。所以說(shuō)，醫(yī)院要重視數(shù)字化管理的重要性，扭轉(zhuǎn)陳舊觀念，形成正確的人事檔案數(shù)字化管理理念，提升每一位管理人員的數(shù)字化意識(shí)，迎合時(shí)代發(fā)展方向，加大軟件和硬件投入力度，實(shí)施開(kāi)放式管理，打造數(shù)字化管理環(huán)境。在人事檔案管理工作中，還要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，讓各種管理制度更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。在軟硬件配置方面，要有便捷的智能化軟件、先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理方法和計(jì)數(shù)，不斷創(chuàng)新管理模式，建立符合自己醫(yī)院的新型管理方法，這樣才能逐漸提高管理效率，成為推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的人力資源保障。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，要比傳統(tǒng)企業(yè)復(fù)雜的多，不過(guò)整個(gè)實(shí)時(shí)過(guò)程中，均要建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度，這樣才能增強(qiáng)管理人員的數(shù)字化認(rèn)識(shí)，讓檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能動(dòng)態(tài)更新，從而達(dá)到管理的信息化、數(shù)字化，為醫(yī)院穩(wěn)定、健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張洪芹， 李秋影. 初探醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程[J]. 健康之友， 2020， 000（007）：280-280.

[2]李莎， 于楠， 武潔. 在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息的研究[J]. 才智， 2019（12）：188-188.

[3]薛梅， 孫曉彤， 于長(zhǎng)海. "互聯(lián)網(wǎng)+"環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019， 000（005）：119-119.

[4]宋歡. 干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理運(yùn)行中作用分析[J]. 內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)， 2019， 000（S01）：P.389-391.

[5]劉歡， 李冬. 淺議數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用[J]. 經(jīng)濟(jì)師， 2020， No.376（06）：229-230.

[6]葉肖鳳， 周曉磊. 醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用及其有效性分析[J]. 中國(guó)初級(jí)衛(wèi)生保健， 2019（6）：18-19.