陳慧 劉啟春（通訊作者）

（湖北中醫(yī)藥大學(xué)，湖北 武漢 430065）

2018年6 月，國家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)最新公布了國家標(biāo)準(zhǔn)文件《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》，對(duì)如何部署智慧校園的總體架構(gòu)等進(jìn)行了明確規(guī)范，《國家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》和《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2010-2020年)》提出要將智慧校園建設(shè)作為高等教育信息化建設(shè)的核心任務(wù)之一。智慧校園這一理念本身就是智慧城市衍生理念，是信息化時(shí)代背景之下所產(chǎn)生的一種理念，如果能夠在高校發(fā)展過程中做好信息化建設(shè)，在日常管理、教學(xué)等多方面使用信息化手段，就能夠進(jìn)一步提高信息化服務(wù)質(zhì)量，促使學(xué)校得到更為全面的發(fā)展與進(jìn)步。以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐來提高檔案信息化管理水平，充分發(fā)揮檔案信息資源的綜合價(jià)值。本文從“智慧校園”的內(nèi)涵、當(dāng)前檔案信息化現(xiàn)狀及所面臨的問題入手，來談一些看法、對(duì)策和建議。

一、智慧校園的內(nèi)涵

智慧校園的內(nèi)涵，因同行們對(duì)其研究的側(cè)重點(diǎn)不同，給予的定義也不盡相同。從智慧校園的發(fā)展趨勢(shì)來看，應(yīng)是“以人為本、深度融合”為大同。在大數(shù)據(jù)背景下，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)高校校園信息資源的綜合開發(fā)，來提升高校教學(xué)、科研、管理和校園生活等一體化校園管理信息化水平。高校檔案是信息化管理的重要內(nèi)容之一，也是“智慧校園”中的知識(shí)庫、數(shù)據(jù)庫。穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，能夠有效提高檔案資源信息的采集、積累、存儲(chǔ)、傳輸、應(yīng)用等工作，發(fā)揮高校檔案在“智慧校園”中的決策、預(yù)警、管理、社交等方面的積極作用。

二、建設(shè)智慧校園對(duì)高校的重要性

“智慧校園”是全國各高校建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入實(shí)踐，最終目的是想把物理空間和信息空間有機(jī)銜接起來，是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智慧化的校園，使全校師生能夠把工作、學(xué)習(xí)和生活一體化，這個(gè)一體化狀態(tài)以各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)為載體，將教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行充分融合，使物理空間和信息空間有機(jī)銜接，讓廣大師生和社會(huì)人士在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能夠便捷地獲取所需要的資源和服務(wù)。

總的來說，智慧校園建設(shè)理念的提出可以說是打破了高校資源互不干涉、相互為政的模式，促進(jìn)高校管理工作變得更加的融合與開放，也在很大程度上促進(jìn)了教育資源可持續(xù)性發(fā)展以及增強(qiáng)了流動(dòng)性，所以說建設(shè)智慧校園對(duì)高校的發(fā)展具有很大的重要性。

三、檔案信息化對(duì)建設(shè)智慧校園的重要性

檔案信息化是實(shí)現(xiàn)智慧化校園的重要渠道之一。高校本身就是承載文明、知識(shí)傳播的重要文明地，所以自身具備較為濃厚的內(nèi)涵和文化底蘊(yùn)，很多院校在辦學(xué)歷史上也有著較為悠久的歷史，部分高校在信息資源收集等方面也具有優(yōu)勢(shì)，而這些都是高校檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。近年來，在社會(huì)不斷發(fā)展過程中高校改革也在不斷的深入，社會(huì)文化以及經(jīng)濟(jì)的全球化發(fā)展，促使高校對(duì)外交流工作也變得越發(fā)的頻繁，檔案管理工作類型、方式以及手段等方面也因此在不斷的增加與完善。另外，檔案管理形式方面也隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展而變化，不再只是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，還有圖像檔案、聲像檔案以及光盤、移動(dòng)硬盤等各種管理形式。在這種趨勢(shì)之下，高校檔案信息化建設(shè)工作也就變得尤為重要，可以說是智慧校園背景下發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案管理人員素質(zhì)全面提升。在檔案信息化不斷發(fā)展的過程中，高校檔案管理工作也在不斷的使用現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是在智慧校園背景之下，更是要做好信息化建設(shè)工作，在這種情況之下，高校對(duì)于檔案管理人員素質(zhì)也就必然會(huì)提出更高的要求，特別是在目前這個(gè)智慧化校園背景之下本身就出現(xiàn)了較多的新型檔案管理技術(shù)，像是物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等等，如果高校檔案管理人員素質(zhì)無法滿足需求，是很難確保管理質(zhì)量和效率的，所以說，在智慧化校園背景下的檔案信息化工作能夠在一定程度上促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)得以全面提升。

檔案資源開發(fā)與共享能夠?qū)崿F(xiàn)。在智慧校園背景下的檔案信息化，本身就使用了較多的現(xiàn)代信息技術(shù)，而在這種技術(shù)之下，檔案管理信息化工作的實(shí)施也必然要做好研發(fā)與共享工作，因?yàn)閷?duì)于電子檔案信息來說，只有做好整合和提煉才能進(jìn)一步發(fā)揮出其價(jià)值。為此，對(duì)于這些電子化檔案信息必須要從各方面對(duì)其進(jìn)行研發(fā)，做好開發(fā)利用，因?yàn)橹挥腥绱瞬拍苷嬲プ≈腔坌@這一發(fā)展契機(jī)，提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量和利用效率。由此可見，智慧校園背景下檔案信息化建設(shè)也能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)與優(yōu)化檔案資源的開發(fā)與共享。

檔案信息化管理內(nèi)涵不斷延伸。從檔案管理的內(nèi)容及范圍界定上，已經(jīng)突破了傳統(tǒng)基礎(chǔ)檔案管理范疇，如校史檔案、史料編研工作等等，不斷擴(kuò)充和拓寬了檔案管理內(nèi)涵。同時(shí)，在“智慧校園”背景下，利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)設(shè)備，提升了電子檔案的時(shí)效性，也讓電子文檔、電子郵件等也納入了檔案管理范疇。

檔案信息資源整合得到挑戰(zhàn)。從概念上來對(duì)照，“智慧校園”遠(yuǎn)高于“數(shù)字校園”，特別是在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成性管理中，“智慧校園”所具有的開放性、可擴(kuò)展性，需要協(xié)同高校教學(xué)、科研、管理及服務(wù)多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，無疑給傳統(tǒng)的封閉的檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。如通過對(duì)北京、上海、南京、廣州、成都、武漢等地重點(diǎn)高校檔案管理信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，采用 B/S 體系結(jié)構(gòu)的占比 95%，但能夠與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接的卻不足45%，符合“面向服務(wù)架構(gòu)”設(shè)計(jì)的不足9%，反而背離了“智慧校園”能夠滿足互聯(lián)互通、可擴(kuò)展性的建設(shè)初衷。

來自大數(shù)據(jù)檢索與分析的技術(shù)挑戰(zhàn)。從“智慧校園”的發(fā)展動(dòng)力看，大數(shù)據(jù)是根本驅(qū)動(dòng)力，而檔案信息資源所包含的大數(shù)據(jù)，更是構(gòu)成教學(xué)、科研、管理和服務(wù)的基礎(chǔ)信息。然而，“智慧校園”與大數(shù)據(jù)的銜接還不暢通，所能提供的“決策支撐”作用還很有限。

四、智慧校園背景下高校檔案信息化現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)資金匱乏。目前高校檔案信息化建設(shè)資金普遍匱乏，智慧校園背景下要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必然要為檔案管理工作配備相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存設(shè)備、軟件服務(wù)系統(tǒng)以及其他相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備等等，而這一系列基礎(chǔ)設(shè)備都需要花費(fèi)較多的資金投入；再加上信息技術(shù)本身發(fā)展速度就十分的迅速，產(chǎn)品更新?lián)Q代速度必然十分迅速，所以檔案信息化投入資金費(fèi)用較大，使用周期卻較短，在實(shí)際應(yīng)用過程中還需要花費(fèi)較多的資金進(jìn)行維護(hù)、管理與升級(jí)，在這種情況下資金投入也就會(huì)不斷增加，可是學(xué)校本身資金來源渠道就較為單一，在這種情況下，檔案信息化建設(shè)工作也就會(huì)明顯受到束縛。

檔案信息化建設(shè)工作成效不顯著。檔案信息化建設(shè)工作必然要對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而在這一過程中就必然會(huì)使用到網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描設(shè)備以及縮微設(shè)備等等，因?yàn)橹挥惺褂眠@些設(shè)備才能真正有效的實(shí)現(xiàn)有序化轉(zhuǎn)換?？墒牵湍壳案咝，F(xiàn)有文檔處理系統(tǒng)軟件實(shí)際情況來看，是較難及時(shí)有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理以及調(diào)用的，而智慧校園背景下檔案信息化建設(shè)任務(wù)本身就十分的繁重，這個(gè)時(shí)候也就必然要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以此來對(duì)檔案數(shù)據(jù)檢索、使用以及查詢進(jìn)行優(yōu)化?？傊?，在電子信息技術(shù)不斷發(fā)展過程中，檔案信息化管理工作要求也就變得越來越高，在這種情況下要想做好檔案信息化工作也就難度越來越加大。另外，考慮到檔案數(shù)據(jù)管理的安全性，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，需要增加相應(yīng)的數(shù)據(jù)防護(hù)措施。如增加網(wǎng)絡(luò)防火墻、配置網(wǎng)關(guān)、以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，來防范檔案資料被竊取，保障檔案信息資源的安全。不過，由于電子化過程中可能出現(xiàn)因技術(shù)升級(jí)而帶來的失去原來效用、造成檔案資源受損問題，加之檔案管理中對(duì)電子化信息、紙質(zhì)信息的同時(shí)存儲(chǔ)與管理，增加了工作量，也降低了檔案信息化管理效率。

檔案信息化建設(shè)人才不足。檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施離不開相關(guān)人才，可是就目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，信息化建設(shè)人才還是缺乏，很多高校在進(jìn)行檔案管理的過程中雖然具備較為良好的檔案管理業(yè)務(wù)能力，可是在信息化專業(yè)知識(shí)技能這一方面還較為匱乏。在這種情況下，也就很難確保智慧校園背景下檔案信息化管理工作的有序?qū)嵤┖烷_展。除此之外，高校檔案管理部門本身還沒得到較高的重視，在薪酬待遇等多方面都不夠合理，所以也就很難吸引優(yōu)秀的人才，最終影響檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。

檔案信息化建設(shè)環(huán)境不足。在智慧校園背景之下，高校對(duì)于檔案信息化建設(shè)環(huán)境也提出了更高的要求，可是高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，長(zhǎng)時(shí)間都處在較為封閉的環(huán)境下，不管是在管理理念、手段亦或者是創(chuàng)新意識(shí)上都存在顯著的問題。所以說，智慧校園背景下的檔案信息化工作的實(shí)施，還存在信息化建設(shè)環(huán)境不足等問題，

五、智慧校園背景下檔案信息化建設(shè)的措施

提高重視程度。在智慧校園背景下要想做好檔案信息化建設(shè)工作，首先高校一定要提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，在發(fā)展過程中盡可能的給予人力、物力以及財(cái)力方面的支持，這樣也就能夠有效地促進(jìn)高校檔案信息化管理工作的有序發(fā)展與實(shí)施。

拓寬高校檔案信息化資金渠道，提升檔案信息化管理軟硬件水平。高校檔案信息化管理的有序開展，需要從當(dāng)前軟硬件設(shè)備更新上，拓寬資金渠道，加大投入，重視高校檔案信息化管理與建設(shè)“智慧校園”的關(guān)系。一方面，高校要在資金使用上，對(duì)檔案部門給予傾斜；另一方面，高校要積極向財(cái)政部門提出申請(qǐng)，贏得支持。如在檔案信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、軟硬件設(shè)施上，配備高性能計(jì)算機(jī)及其他設(shè)備，來為檔案信息化建設(shè)提供發(fā)展基礎(chǔ)。

完善法律，健全制度規(guī)章。以檔案信息化建設(shè)為中心，著力完善檔案管理法律文件和規(guī)章制度，一方面保障檔案管理人員的權(quán)益，另一方面保護(hù)檔案信息安全。建立完整的電子檔案管理法律制度，如制定檔案信息鑒定制度，檔案信息利用制度等等，提升檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性。

做好培訓(xùn)，確保檔案管理人員素質(zhì)。檔案信息化管理工作的建設(shè)是離不開技術(shù)管理人員的，所以說，在進(jìn)行建設(shè)的過程中，學(xué)校還應(yīng)該要做好培訓(xùn)教育工作，通過專項(xiàng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)來提高檔案管理人員素質(zhì)。可采用專家輔導(dǎo)、專家講座、檔案管理人員座談會(huì)等形式，來對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣也就能夠促進(jìn)管理人員業(yè)務(wù)管理能力的提升。除此之外，在進(jìn)行培訓(xùn)教育的過程中，還需要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)信息技術(shù)培訓(xùn)，以此來提高管理人員信息技術(shù)水平，從而進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

加強(qiáng)研發(fā)，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫。在智慧校園背景下要想做好檔案信息化建設(shè)工作，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要加強(qiáng)研發(fā)，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善和提煉，以此來進(jìn)一步優(yōu)化檔案服務(wù)模式以及信息化建設(shè)環(huán)境。具體而言，高校檔案管理部門可以在發(fā)展過程中構(gòu)建出較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫，將學(xué)校所有檔案信息集中到一個(gè)數(shù)據(jù)庫之內(nèi)，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)還能實(shí)現(xiàn)共享，從而進(jìn)一步發(fā)揮出檔案信息資源的價(jià)值。另外，在進(jìn)行檔案服務(wù)的過程中，可以借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等手段來對(duì)服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，為用戶提供在線及時(shí)查詢，從而提高檔案使用效率。

六、結(jié)語

綜上所述，在智慧校園背景之下，高校檔案信息化建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是管理水平提升的必然手段，而要想真正實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，首先一定要明確智慧校園是什么，然后結(jié)合院校發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行合理有效的調(diào)整，從而也就能夠促進(jìn)智慧校園背景下信息化建設(shè)質(zhì)量提升，真正實(shí)現(xiàn)智慧校園。