郭海燕

摘要：城建檔案是城市管理、建設(shè)及規(guī)劃等相關(guān)的科研活動(dòng)中形成的各種具有保存價(jià)值的原始記錄，對(duì)城市的管理和發(fā)展意義重大。如何與中國(guó)城市建設(shè)呈現(xiàn)出的迅猛發(fā)展態(tài)勢(shì)相適應(yīng)，將城建檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，已經(jīng)成為新時(shí)期城建檔案管理人員亟待解決的問(wèn)題。保障檔案質(zhì)量，是城建檔案社會(huì)化服務(wù)的宗旨。我們應(yīng)從不同載體的服務(wù)需求出發(fā)，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理創(chuàng)新;共享機(jī)制

一、前言

社會(huì)進(jìn)步的源泉就是創(chuàng)新，對(duì)于城建檔案工作，只有不斷創(chuàng)新，才能與市場(chǎng)需求及社會(huì)發(fā)展需要相適應(yīng)。作為信息資源組成部分的城建檔案，在開(kāi)展各項(xiàng)服務(wù)性活動(dòng)的同時(shí)，應(yīng)以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)，緊密結(jié)合信息資源的服務(wù)利用與開(kāi)發(fā)，瞄準(zhǔn)市場(chǎng)，積極主動(dòng)展開(kāi)內(nèi)容豐富、形式多樣的信息服務(wù)。從根本上轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，明確用戶需求，加大改革力度，積極推進(jìn)各項(xiàng)工作，進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案工作的吸引力。認(rèn)真執(zhí)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，對(duì)建設(shè)工程竣工檔案的質(zhì)量進(jìn)行有效控制。城建檔案工作者應(yīng)充分意識(shí)到城建檔案規(guī)范和科學(xué)管理的重要性。立足于工作實(shí)際和社會(huì)需求，從服務(wù)管理、機(jī)制、功能和專業(yè)技術(shù)、資源等方面，將城建檔案社會(huì)化服務(wù)的大舞臺(tái)搭建起來(lái)，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

二、加強(qiáng)城建檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

（一）加大宣傳，使人們充分認(rèn)識(shí)城建檔案的重要性。

必須深入宣傳貫徹《檔案法》，提高整個(gè)社會(huì)的城建檔案意識(shí)，采取多種形式學(xué)習(xí)、宣傳、開(kāi)設(shè)檔案法制課，加大檔案法制培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)工程設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工、監(jiān)理等參與工程建設(shè)單位和人員政策法規(guī)的宣傳教育，為檔案執(zhí)法工作順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ);要發(fā)揮行政執(zhí)法監(jiān)督作用，開(kāi)展城建檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，促進(jìn)城建檔案工作的不斷發(fā)展。城建檔案管理人員應(yīng)將搞好服務(wù)作為己任，對(duì)進(jìn)館檔案的接收、在建工程中的檔案接收，都應(yīng)提供滿意、高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。為了保障服務(wù)對(duì)象滿意和竣工檔案驗(yàn)收合格，應(yīng)在具體的工作中，實(shí)施“一人一項(xiàng)一表”業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)責(zé)任量化考核制。超前式服務(wù)。城建檔案搜集和歸檔工作相對(duì)漫長(zhǎng)，從初始化做起，并進(jìn)行跟蹤服務(wù)，在制作聲像檔案、編制施工技術(shù)材料和補(bǔ)繪竣工圖方面，需要城建檔案館簽訂責(zé)任書時(shí)了解和掌握。在簽訂委托協(xié)議書時(shí)，應(yīng)對(duì)施工單位及檔案館雙方履行的責(zé)任予以明確。通過(guò)檔案人員的及時(shí)介入，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性，做好跟蹤和服務(wù)工作。開(kāi)放式服務(wù)。知識(shí)爆炸的時(shí)代，進(jìn)一步拓展了城建檔案的開(kāi)放式服務(wù)。為提高服務(wù)水平，應(yīng)充分利用各種現(xiàn)代化科技手段，對(duì)社會(huì)跨館際查詢檔案信息的需求給予滿足。

（二）豐富館藏，做好城建檔案的收集工作。

提升城建檔案編研質(zhì)量。為了更好地服務(wù)于社會(huì)，需要科學(xué)加工、有機(jī)組合城建檔案的信息，所以檔案的編研工作至關(guān)重要。目前城建檔案館還沒(méi)有充分重視編研質(zhì)量，僅能提供一些以資料匯編為主的淺層次服務(wù)。對(duì)于檔案的深加工上，不管是質(zhì)量還是數(shù)量，提升空間都非常的顯著。檔案工作者在對(duì)歷史檔案研究之余，還應(yīng)為今天的城市建設(shè)提供科學(xué)合理的建議和參考，準(zhǔn)確提煉和研究城市管理與建設(shè)的規(guī)律，進(jìn)行總結(jié)概括，為城市管理者提供有價(jià)值的參考，這是檔案人員應(yīng)盡的職責(zé)。城建檔案的收集工作主要是兩方面：一是接收，二是收集。一方面，按城建檔案館的進(jìn)館范圍，有計(jì)劃、有組織地接收全盟有關(guān)單位和施工企業(yè)的重要城建檔案;另一方面，根據(jù)庫(kù)藏情況，有計(jì)劃、有組織地開(kāi)展收集工作，充分利用各種手段，把城市規(guī)劃、城市建設(shè)和管理過(guò)程中形成的文字、圖表、圖紙、聲像等檔案文件征集進(jìn)館。館內(nèi)必須建立科學(xué)的分類方案、嚴(yán)格案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完善檢索體系、加強(qiáng)鑒定工作。同時(shí)，還要根據(jù)工作需要添置必要的設(shè)備，逐步改善檔案保管條件，使之滿足現(xiàn)代化管理和持續(xù)發(fā)展的需要。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)?，F(xiàn)代化技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，使城建檔案信息資源有效和科學(xué)利用成為現(xiàn)實(shí)。創(chuàng)新城建檔案館服務(wù)工作的重要載體，即對(duì)服務(wù)方法的創(chuàng)新。而二十一世紀(jì)檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)即數(shù)字化建設(shè)。城建檔案館為方便查檔者對(duì)電子化檔案文獻(xiàn)的即時(shí)查詢，應(yīng)與時(shí)勢(shì)相順應(yīng)，對(duì)電子閱覽室著手籌建，并對(duì)各類設(shè)施進(jìn)行購(gòu)置，完善條件，為查檔者提供多角度和多視覺(jué)的檢索空間。加快信息網(wǎng)和檔案局域網(wǎng)的建設(shè)工程，有效連接Internet和政府網(wǎng)以及城建檔案館網(wǎng)，利用聯(lián)機(jī)系統(tǒng)的電子郵件和網(wǎng)上服務(wù)等手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息傳遞方式。利用多媒體技術(shù)，對(duì)電子檔案環(huán)境予以改善，吸引更多查檔者，進(jìn)行館藏信息資源的利用和開(kāi)發(fā)。同時(shí)，還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)宣傳、培訓(xùn)以及咨詢工作，幫助查檔者對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)熟悉和掌握，能夠?qū)Σ樵兙W(wǎng)絡(luò)信息的技能駕輕就熟。在實(shí)踐的過(guò)程中，更好地使用各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，就做好進(jìn)館檔案的電子錄入、整理、編目及統(tǒng)計(jì)工作。同時(shí)，要做好電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保歸檔電子文件完整、真實(shí)、有效和安全，這是做好電子文件和電子檔案管理的重要手段和基礎(chǔ)工作。

（四）積極開(kāi)展檔案利用服務(wù)，更好發(fā)揮城建檔案作用。

優(yōu)化館藏機(jī)構(gòu)，建立“大共享”機(jī)制。為了最大限度地發(fā)揮城市檔案的利用價(jià)值，必須充分實(shí)現(xiàn)信息的共享。而“大共享”就是有機(jī)結(jié)合“橫向共享”和“縱向共享”?！翱v向共享”就是對(duì)信息化手段充分利用，共享相互關(guān)聯(lián)的檔案以及各級(jí)政府所屬的城建檔案信息，使館際間的合作進(jìn)一步加強(qiáng)。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的調(diào)用和檢索，打破城建檔案服務(wù)的級(jí)別限制，真正實(shí)現(xiàn)“為我所用”的共享機(jī)制，對(duì)科學(xué)研究和經(jīng)濟(jì)建設(shè)給予最大程度的支持?！皺M向共享”就是共享和整合城市規(guī)劃建設(shè)管理整個(gè)系統(tǒng)的檔案，因?yàn)槟壳耙呀?jīng)明確劃分了各個(gè)行政職能，城建系統(tǒng)與多個(gè)部門的工作密切相關(guān)。如果割裂檔案信息資源，不僅不利于使用者的查閱，同時(shí)還會(huì)遺失各類重要的檔案，或者形成“死檔”。因此城建檔案部門應(yīng)積極主動(dòng)地協(xié)商和配合城市管理、建設(shè)和規(guī)劃等相關(guān)部門的工作，以為城市發(fā)展和建設(shè)做貢獻(xiàn)為立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，能夠完整、及時(shí)征集城市建設(shè)中的各類珍貴檔案資料。提升城建檔案的社會(huì)服務(wù)功能，為厚實(shí)館藏夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)完善規(guī)章、規(guī)范，保障各項(xiàng)制度的健全，確保各種規(guī)范性和長(zhǎng)效性的城建檔案信息共享。積極開(kāi)展城建檔案利用服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行借閱登記制度，熱情接待社會(huì)各界查檔，對(duì)事關(guān)重點(diǎn)工程、招商引資和防災(zāi)減災(zāi)等特殊情況利用檔案的，建立查檔“綠色通道”，節(jié)假日照常提供查檔服務(wù)。自工作開(kāi)展以來(lái)，基本實(shí)現(xiàn)工程報(bào)建簽訂檔案責(zé)任書率100%，驗(yàn)收歸檔率100%。通過(guò)有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為房屋改擴(kuò)建、產(chǎn)權(quán)證辦理、工程評(píng)優(yōu)、工程投標(biāo)、企業(yè)資質(zhì)評(píng)定、司法鑒定等提供了有價(jià)值的憑證，取得良好的社會(huì)效益，既提高了歸檔檔案的質(zhì)量，建設(shè)、施工單位也加深了對(duì)我們工作的認(rèn)識(shí)和理解，能夠主動(dòng)配合支持我們工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

建立和完善覆蓋人民群眾的城建檔案資源體系和方便人民群眾的城建檔案利用體系，是城建檔案工作者的重要命題和努力方向，作為城建檔案人，我們應(yīng)當(dāng)為此不懈努力，道路漫長(zhǎng)，存志尚堅(jiān)。

參考文獻(xiàn)

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