李嵐嵐

摘 要：Word是現(xiàn)代化辦公中最基礎(chǔ)的計算機操作。熟悉并熟練掌握Word基礎(chǔ)操作可以有效提高文字處理的質(zhì)量，提高辦公效率。在Word操作中應(yīng)對軟件的功能有全面的認識。Word具有強大的文字編輯功能，在使用中應(yīng)對現(xiàn)有的處理方式、工具、功能進行綜合利用。基于此，本文主要從Word的文字基本錄入編輯、文本格式設(shè)置、表格的插入和編輯這三個方面進行分析，實現(xiàn)對Word文字處理的優(yōu)化和完善。

關(guān)鍵詞：Word文檔; 文字編輯; 字體格式; 表格編輯

中圖分類號：TP391? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? 文章編號：1006-3315（2021）9-057-002

一、文字的基本錄入編輯

（一）快捷鍵的使用

在信息化時代，計算機是人們生活、辦公必不可少的工具，尤其是現(xiàn)在提倡無紙化辦公已由概念逐漸應(yīng)用到各個行業(yè)中，熟練的計算機操作就變得更為重要。在計算機操作中最基本的就是Word軟件的使用。長期以來，由微軟公司開發(fā)的Microsoft Office Word就是最流行的的文字處理程序。

對于計算機初學(xué)者來說，可以通過word自帶的指導(dǎo)功能學(xué)習(xí)word中的基礎(chǔ)操作。點擊F1，可以快速打開幫助界面，查看word使用幫助;F4重復(fù)上一步操作;F12打開另存為對話框，可以對文檔進行另存。在Word中通過特定的按鍵、按鍵組合，替代鼠標來實現(xiàn)操作可以有效提高文字編輯效率，Word中快捷鍵有很多，其常用快捷鍵總結(jié)如下表所示。

（二）查找和替換

通常編輯一份文件會有錯誤需要修改。例如把文檔中出現(xiàn)的“公司”這兩個字統(tǒng)一改成“A企業(yè)”，如果通過人工一句一字的閱讀查找去修改不但費時費力，還有查找不全的情況，此時就可以利用Word中的查找和替換功能進行統(tǒng)一修改。具體操作如下：點擊Ctrl+P，在出現(xiàn)的替換窗口的查找內(nèi)容里輸入“公司”兩個字，然后在替換為的地方輸入“A公司”，然后點擊全部替換按鈕，這樣就可以把文檔中所有的“公司”二字更改為“A公司”。利用查找和替換功能不僅可以修改文字，還可以設(shè)置修改后的格式，在查找和替換的對話框中，格式以及特殊格式的下拉菜單中有很多功能，初學(xué)者可以進行反復(fù)訓(xùn)練，增強基礎(chǔ)操作能力。

（三）自動編號設(shè)置

在Word文字編輯中，為了使編輯的文檔結(jié)構(gòu)分明，通常會設(shè)置一級、二級、三級標題。Word設(shè)置中有時會默認自動編號，在不需要標題的時候也會在上一級標題基礎(chǔ)上自動生成標序號。自動編號功能在某些時候確實能幫助我們節(jié)省時間，減少操作步驟。但是當我們不再需要自動編號時，如果總是出現(xiàn)自動編號也是非常令人頭疼的。此時應(yīng)對自動編號功能進行取消，取消這一功能的操作方法為：點擊文件下拉菜單選擇工具一欄中的選項，進入選項后選擇“編輯選項卡”，在編輯選項卡中有自動編號下把“鍵入時應(yīng)以自動編號列表”前面的√取消，這樣再鍵入時就不會自動編號了。另外在文件中經(jīng)常還會見到在文件內(nèi)容分條陳述時，每一條前面會有“■”或者其他符號，這些符號的添加可以使用插入符號來實現(xiàn)，也可以在項目符號中選擇一種符號樣式，然后在鍵入時就會自動生成項目符號，不用的時候選擇“無”進行取消就可以了。

在Word文字編輯中主要重視的是實踐操作，初學(xué)者可以通過不斷的操作鞏固基礎(chǔ)技能，對Word的基礎(chǔ)功能有較為全面的了解和掌握，通過理論結(jié)合實踐的方式提高Word文字處理效率。

（四）快速返回上次編輯的位置

在Word文件編輯中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種狀況。例如一篇文檔很長，在編輯時需要分多次進行，當打開已經(jīng)關(guān)閉的文件，再次進行編輯時，怎么才能快速找到上次編輯的位置呢？這時就需要用到“快速返回上次編輯的位置功能”。此功能的快捷鍵組合為“Shift+F5”，當按下Shift+F5時，光標就會定位在上一次編輯的位置。通常在文檔處理時，Word只能記住前三次編輯的位置，因此在第四次編輯時，文字的插入就會變成當前編輯的位置。使用者應(yīng)根據(jù)自己的需求對編輯過程中的文字插入點進行適當調(diào)整以保證文字編輯的效率。

二、文本的格式設(shè)置

（一）文字庫

在Word文字編輯中，往往會根據(jù)需要設(shè)置不同的字體，甚至有些特殊文件需要用到一些藝術(shù)字體。因此在使用Word時應(yīng)掌握最基本的字體切換方法，基本的字體切換方法需要先選中要切換字體的部分，然后在字體下拉框中選擇相應(yīng)字體切換，這里包含了電腦中安裝的所有字體，在選擇特殊字體時稍有耗時，為了更方便地進行操作，可以自定義工具欄，把常用的字體編輯到自定義的工具欄中。具體的操作步驟為：鼠標放到工具欄位置右擊工具欄，選擇自定義功能區(qū)選項，然后在自定義功能區(qū)新建選項卡和新建組，對新建的選項卡重命名為“常用字體”，然后把常用的字體編輯到其中，這樣在進行文字編輯時就可以根據(jù)需要快速選擇字體進行相關(guān)操作，提高工作效率。

（二）新建樣式

除了上文修改字體的方法外，還可以利用新建樣式來統(tǒng)一更改Word文檔中同一樣式的字體。新建樣式的具體操作如下：在樣式下拉菜單中選擇新建樣式;然后在樣式窗口中設(shè)置字體的格式、大小、顏色、行距、段落、編號、文本效果等;設(shè)置完之后對新建的樣式進行重命名（案例新建樣式重命名為“小清新”）保存。在編輯中當有文字需應(yīng)用此種樣式時，只需選中文字，然后點擊圖中“小清新”的預(yù)設(shè)樣式就可以了。

格式樣式中可以設(shè)置樣式為一級標題、二級標題等，這就可以對文本中的標題進行定義。例如選擇一級標題文本后，點擊樣式中的標題1;選擇文本中的二級標題后點擊樣式中的標題2。這樣就對文本的標題進行了定義。同時標題的字體也會隨之更改為預(yù)設(shè)的樣式。這樣可以為后面生產(chǎn)目錄做好基礎(chǔ)。

三、表格的建立和編輯

在Word文字編輯中經(jīng)常會出現(xiàn)表格。表格可以對文本內(nèi)容進行有效分類，把復(fù)雜的問題簡單化，使要表達的內(nèi)容一目了然。在Word中可以通過“插入選項卡”中的“表格”選項添加表格，在表格下拉框中可以快速選擇行列數(shù)，也可以選擇插入表格選項手動輸入行數(shù)和列數(shù)，還可以手動繪制表格。當插入表格之后，還可以對插入的表格進行編輯。如選中表中單元格，可以進行合并單元格，拆分單元格等操作;還可以選中表格后右擊，對表格的行和列的尺寸，單元格大小，表格的邊框和底紋等進行編輯。

除了先插入表格再對表格文字進行編輯外，還可以直接選中文字，進行把文字轉(zhuǎn)變?yōu)楸砀癫僮?。例如把下面的三組信息以表格的形式進行展現(xiàn)，首先可以在姓名和電話之間鍵入制表符，然后選中三組信息，點擊“插入選項卡”“表格”選項，然后把文字轉(zhuǎn)化為表格，如下圖所示，這樣就可以快速的把文字信息轉(zhuǎn)化為表格。

Word是計算機操作的基礎(chǔ)內(nèi)容之一。在現(xiàn)代化辦公中Word的文字處理技巧及其強大的功能的使用會直接影響使用者的編輯效率。因此必須要對Word的功能深入剖析，掌握使用方法和技巧，才能保證在文字處理時的效率和質(zhì)量可以得到有效提升。

參考文獻：

[1]張祖平.如何改Word的默認字體和行距[J]電腦知識與技術(shù)：經(jīng)驗技巧，2020（7）：27-27

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