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        中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題及改進(jìn)

        2021-09-03 15:24:42張宓
        現(xiàn)代企業(yè) 2021年8期
        關(guān)鍵詞:存貨民營企業(yè)銷售

        張宓

        存貨是能給企業(yè)帶來利潤的重要資源,是生產(chǎn)經(jīng)營中必不可少的資產(chǎn),對企業(yè)正常運(yùn)營具有重要意義。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的情況下,企業(yè)之間的競爭越來越激烈,每個企業(yè)都想要企業(yè)利潤最大化,其對存貨管理的水平也就顯得尤為重要。但是當(dāng)前,有些規(guī)模不大的民營企業(yè)對存貨管理重視不足、制度缺失,導(dǎo)致管理不到位。本文通過對中小民營企業(yè)存貨管理中存在的問題進(jìn)行分析,并提出針對性對策,希望對中小型民營企業(yè)健康發(fā)展有所幫助。

        一、中小民營企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的重要性

        1.存貨管理的概念。存貨是指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品,或仍然處于生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品,以及在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中將要消耗的材料、物料等,是企業(yè)的重要資產(chǎn)。存貨管理包括了存貨的采購、儲存、銷售、盤存等環(huán)節(jié)的管理。

        2.中小民營企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的意義。存貨管理就是在平衡生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)中,保證存貨數(shù)量合理、安全、完整,實(shí)現(xiàn)存貨成本最優(yōu)化,這樣既保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行,也保證銷售的流暢性,可以更好地滿足市場需要。中小民營企業(yè)通過加強(qiáng)存貨管理,可以降低存貨占用資金,將解放出來的資金有效地投入到企業(yè)其他發(fā)展項目中去,從而獲取更多收益。同時,加強(qiáng)存貨管理,有助于提高存貨的周轉(zhuǎn)率,降低企業(yè)運(yùn)營成本,不斷擴(kuò)大企業(yè)的再生產(chǎn)。

        二、中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題

        1.沒有健全的管理制度。首先,完善的存貨管理制度對企業(yè)是非常重要的,應(yīng)該從物資運(yùn)輸、采購、入庫、保存、領(lǐng)用、銷售、盤點(diǎn)等各個環(huán)節(jié)著手,將責(zé)任落實(shí)到位。但是,一些中小企業(yè)因為規(guī)模小,制度上不完善,大多數(shù)只是一個框架式文件,沒有具體的管理要求,且內(nèi)部各部門間缺乏及時有效的溝通,工作人員操作就會隨意性很強(qiáng)。例如:有些中小民營企業(yè)由于訂單緊急等原因,存在部分物料實(shí)物不經(jīng)倉庫直接從車間進(jìn)出,與供應(yīng)商、客戶交易的情況發(fā)生。直到供應(yīng)商發(fā)票開來了,或者客戶需要企業(yè)開發(fā)票了,財務(wù)部門才知道交易的情況,然后再補(bǔ)辦手續(xù),這樣不按流程辦事缺乏復(fù)核監(jiān)督,隨意性太大,可能造成錯誤和舞弊風(fēng)險,給企業(yè)管理帶來風(fēng)險。其次,內(nèi)部控制不嚴(yán),對于存貨管理沒有明確的分工,在中小企業(yè)里面經(jīng)常都是一人身兼數(shù)職,甚至一個人包攬了存貨的所有環(huán)節(jié):入庫、領(lǐng)用到出庫,很容易發(fā)生錯誤,甚至是徇私舞弊;管理不嚴(yán)格,甚至任由他人進(jìn)出倉庫,私自拿取存貨,而沒有辦理手續(xù),有可能還有人將公司價值貴重的存貨偷盜,最后造成賬物不符,給公司資產(chǎn)管理帶來不良影響。

        2.管理者及倉庫保管人員缺乏應(yīng)有的重視。首先,企業(yè)高層管理者對存貨管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識,他們往往認(rèn)為只要能把握好市場,產(chǎn)品有銷路就好,卻忽視了企業(yè)內(nèi)部的管理,特別是存貨管理,他們認(rèn)為存貨管理很簡單,把貨物盤點(diǎn)清楚是特別簡單的事情,而不知道其實(shí)存貨管理是在企業(yè)供應(yīng)鏈中十分重要的一環(huán)。采購、財務(wù)、銷售、生產(chǎn)等部門的管理人員,由于專業(yè)知識缺乏,各部門之間沒有良好的溝通,導(dǎo)致存貨儲備低于市場需求或者存儲積壓等問題,這樣會使企業(yè)蒙受巨額損失。其次,倉庫保管人員專業(yè)水平不高,很多企業(yè)對倉庫保管員要求不高,只是在存貨數(shù)量上進(jìn)行驗收,能做好手工賬就好。其實(shí),大多數(shù)倉庫保管人員對倉儲流程不懂,存貨保管方面知識欠缺,在貨物的驗收、保管、發(fā)出上,經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤,工作效率低下。而且,現(xiàn)在是信息化管理,必須要電腦賬和手工賬相對應(yīng),但由于工作人員能力不足,導(dǎo)致存貨數(shù)據(jù)丟失和傳遞不及時,影響數(shù)據(jù)匯總和工作進(jìn)度。

        3.保管措施和場地管理不到位。很多中小民營企業(yè),出于滿足生產(chǎn)需要和節(jié)約成本的需求,因此在倉庫管理上隨意性比較大,場地劃分很小一塊,導(dǎo)致倉庫貨物到處亂擺放,這樣做的后果就是貨物的遺失,要用的時候往往不知道存放地點(diǎn);有些企業(yè),存貨管理不到位,采購的貨物沒有人及時接收,供應(yīng)商隨便堆放,到貨單管理不嚴(yán),貨物并沒有及時由保管員接收,待生產(chǎn)需要時卻找不到,迫不得已就再去采購。上述問題不僅是浪費(fèi)了企業(yè)資金,同時也造成生產(chǎn)上的延遲,導(dǎo)致發(fā)貨不及時等一系列問題。

        4.缺乏合理的采購計劃。目前很多企業(yè)在存貨管理方面忽視了存貨成本和企業(yè)資金的占用情況,往往在存貨的采購上是依靠人為主觀經(jīng)驗的判斷,各部門溝通也不及時,采購人員只是在電腦上看看庫存情況,沒有考慮存貨入賬是否及時,數(shù)據(jù)是否精確,不跟倉庫管理人員及時溝通,而盲目地下單采購,造成存貨儲備和實(shí)際需求是脫節(jié)的。長此以往,一方面如果采購過多,造成存貨的積壓,會過多地占用企業(yè)資金,給企業(yè)資金帶來巨大壓力;另一方面如果存貨過少則會影響企業(yè)的正常生產(chǎn),從而影響到銷售計劃,導(dǎo)致信譽(yù)受損,失去很多市場機(jī)會,最終影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

        三、中小民營企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的對策

        1.建立健全的企業(yè)存貨內(nèi)控管理制度。首先,中小企業(yè)要充分分析企業(yè)自身的存貨管理存在的問題,加強(qiáng)內(nèi)部控制制度上的完善,制定出完整的內(nèi)部流程操作手冊,每個部門相關(guān)人員明確自身職責(zé)。從銷售部門接到訂單,到生產(chǎn)部門按需申請存貨采購請求開始,再到采購部門按需開始采購,重點(diǎn)要求規(guī)范其采購人員行為,增加采購?fù)该鞫?。其次,存儲方面,倉庫管理人員不能一人身兼數(shù)職,不能同時登記進(jìn)銷存,不得擔(dān)任會計部門關(guān)于存貨相關(guān)賬物的登記職務(wù)等相關(guān)崗位,要多增加人手,做到相互牽制,相互監(jiān)督。同時制訂倉庫重地管理辦法,倉庫重地不得其他不相關(guān)人員隨意進(jìn)出,不得由不相關(guān)人員代為收取貨物。再其次,加強(qiáng)財務(wù)核算,企業(yè)從銷售接到訂單,到生產(chǎn)部申請采購,到實(shí)際采購,倉庫的入庫、領(lǐng)用、出庫等等,每一步都要建立手工賬和電子賬并存,便于為最終的詳盡記錄提供原始數(shù)據(jù)備查,出現(xiàn)問題可以追查到人,財務(wù)部門在存貨記錄方面切記要遵循會計相關(guān)制度,防止錯記、重記、漏記等現(xiàn)象,做到賬實(shí)相符,真實(shí)準(zhǔn)確的反映存貨的價值,保證財務(wù)報表的真實(shí)性,為企業(yè)決策者提供有效的數(shù)據(jù)。這樣每個部門齊心協(xié)力、充分溝通,形成一個良好的企業(yè)內(nèi)部循環(huán)管理,為企業(yè)發(fā)展壯大奠定一個良好的環(huán)境。

        2.提高企業(yè)高層對存貨管理重要性的認(rèn)識。企業(yè)高層應(yīng)該有高瞻遠(yuǎn)矚的目光,不能只知道沖鋒陷陣爭取產(chǎn)品市場,還要有加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理的意識,積極參加企業(yè)管理方面的學(xué)習(xí),指導(dǎo)企業(yè)建立行之有效的存貨管理制度。領(lǐng)導(dǎo)有意識、有魄力,這樣下面管理人員才有動力,有信心去管理好公司的存貨,制定出適合企業(yè)自身的存貨管理制度并加以實(shí)施。

        3.加強(qiáng)管理人員素質(zhì)和倉庫管理人員業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)各管理人員的素質(zhì),應(yīng)該對每一個相關(guān)人員都要進(jìn)行崗前培訓(xùn),在工作過程中,部門經(jīng)理、主管要對下屬人員進(jìn)行作業(yè)指導(dǎo),提高業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)采購人員業(yè)務(wù)水平是非常重要的,采購人員的培訓(xùn),要讓他們了解企業(yè)生產(chǎn)工藝流程,培訓(xùn)他們的議價能力;質(zhì)檢人員需要培訓(xùn)對產(chǎn)品熟悉度,熟悉對產(chǎn)品質(zhì)量的要求;財務(wù)人員要懂存貨管理知識,成本管理等專業(yè)知識,為企業(yè)的存貨管理保駕護(hù)航。同時,加強(qiáng)倉儲人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng),業(yè)務(wù)上的操作,職業(yè)道德素質(zhì)的修養(yǎng)都很重要。公司對每一個相關(guān)員工都積極培養(yǎng),讓他們都成為公司的優(yōu)秀人才,公司還應(yīng)該采取績效考核的方式,調(diào)動每個員工的積極性,為企業(yè)的存貨管理貢獻(xiàn)自己的力量。

        4.建立行之有效的保管措施。企業(yè)應(yīng)真正重視存貨的管理工作,要從規(guī)范存貨驗收程序和方法開始,供應(yīng)商送來原材料,要根據(jù)入庫單及時清點(diǎn)貨物,將貨物分門別類,整齊的放在指定區(qū)域的貨架上,不能隨便亂擺放,同時及時做好貨物入庫手續(xù);車間人員根據(jù)生產(chǎn)訂單領(lǐng)料,而不是隨意性、一次性大批量的領(lǐng)用,或者沒有任何手續(xù)就到倉庫領(lǐng)取物資,甚至在倉庫保管員不在的狀況下私自去領(lǐng)用的現(xiàn)象一定要杜絕。倉庫管理員一定要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,根據(jù)相應(yīng)制度,必須做到根據(jù)入庫單、領(lǐng)料單等及時做好賬,建立備查手冊,銷售出庫單,報廢單等單據(jù)都要有,并及時入賬,貨物是有序出庫,而不是雜亂無章隨便領(lǐng)用,方便倉庫管理人員及時掌握存貨的使用情況,方便倉庫管理人員盤查清點(diǎn)。同時為了提高存貨管理效率,企業(yè)需要使用ERP系統(tǒng)來進(jìn)行管理,應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn),開發(fā)一套適合自己企業(yè)需要的庫存管理系統(tǒng),財務(wù)部門就需要及時進(jìn)行電子賬的處理,做到財務(wù)和倉庫同步,同時可以給采購部、銷售部都共享庫存信息。企業(yè)還應(yīng)該建立盤點(diǎn)制度,財務(wù)部門牽頭,定期或不定期抽查,年底大盤查,及時發(fā)現(xiàn)存貨問題,及時采取措施進(jìn)行糾正。

        5.根據(jù)銷售計劃制定相應(yīng)的采購計劃。存貨的采購應(yīng)該是建立在銷售計劃基礎(chǔ)上的,必須以銷售訂單為基準(zhǔn),生產(chǎn)部門下采購申請,最后采購部門根據(jù)審批單才最終進(jìn)行采購計劃。存貨過多,占用公司資金,降低資金使用效率;存貨過少,不能滿足日常生產(chǎn)需要,耽誤生產(chǎn)進(jìn)度,從而影響到銷售發(fā)貨,所以各部門應(yīng)該加強(qiáng)溝通,根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)和銷售實(shí)際情況制定合理的存貨儲備量,制定合理的采購計劃。采購部門需要了解各家供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、信譽(yù)和資歷情況,建立供應(yīng)商檔案,根據(jù)市場變化從中擇優(yōu)選擇適合的供應(yīng)商,降低采購成本,增強(qiáng)企業(yè)抵御市場變化的風(fēng)險,同時也能避免采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)損害公司利益情況的發(fā)生。

        (作者單位:寧波水表(集團(tuán))股份有限公司)

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