其力格爾 米云鳳 吳 佩

(內(nèi)蒙古開放大學，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010011)

一、 前言

習近平總書記在《習近平總書記教育重要論述講義》中指出，“要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、個性化中深化的教育體系。”[1]中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《中國教育現(xiàn)代化2035》也提到了“更加注重共建共享”的教育現(xiàn)代化基本理念。

開放大學作為遠程高等教育的重要組成部分，為實現(xiàn)建設(shè)技術(shù)先進、功能強大、面向全民的終身教育平臺，引領(lǐng)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”又好又快發(fā)展，[2]通過40年積極探索信息技術(shù)與開放教育的深度融合，依托國家開放大學學習網(wǎng)、教務(wù)管理系統(tǒng)學分銀行、國家開放大學研修網(wǎng)等眾多信息系統(tǒng)服務(wù)于開放教育事業(yè)，開放大學走出了“先進傳播手段+名師名教”的教學發(fā)展之路，助力我國教育信息化的發(fā)展。

當前開放大學系統(tǒng)內(nèi)的科研管理模式存在發(fā)展滯后的問題，傳統(tǒng)的科研管理方式制約科學研究的發(fā)展、挫傷科研工作者和科研管理人員的積極性。因此，科研管理工作的信息化建設(shè)，成為開放大學建設(shè)中亟待解決的問題。

二、 高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

(一) 信息化手段在普通高?？蒲泄芾砉ぷ髦械膽?yīng)用

截至 2019 年，我國已有超過150所高等院校將科研管理信息系統(tǒng)應(yīng)用到實際工作中，[3]逐漸形成了較完善的校園信息化系統(tǒng)。

筆者以較早啟動科研管理信息系統(tǒng)搭建工作的清華大學為例，對其系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀進行分析和闡述。

1． 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和權(quán)限設(shè)置

清華大學科研管理信息系統(tǒng)以用戶需求為導向，集辦公信息、科研管理、決策支持、科研協(xié)同、系統(tǒng)管理于一體，下設(shè)辦公、對外、項目、機構(gòu)、成果、論文、獎勵、轉(zhuǎn)化、統(tǒng)計、查詢、學術(shù)、協(xié)同、后臺等15個子系統(tǒng)，基于各類用戶對系統(tǒng)的需求，清華大學科研管理信息系統(tǒng)覆蓋5類用戶，并賦予相應(yīng)權(quán)限。普通用戶主要有錄入和查詢科研信息及處理待處理項目權(quán)限。院系級管理用戶負責本單位或本部門科研信息的收集、申報、審核等工作。校級管理用戶發(fā)布科研規(guī)章制度或填報科研項目的通知，進行相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的科研信息審核等工作。校領(lǐng)導用戶可以查看全?？蒲薪y(tǒng)計數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員負責對科研管理信息系統(tǒng)的用戶授權(quán)和維護工作。

2． 學術(shù)信息推送和學術(shù)交流

清華大學學術(shù)活動系統(tǒng)包括個人信息定制、信息審核發(fā)布兩大基本功能。內(nèi)部通過與科研辦公系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)了學術(shù)信息推送模塊的建立。學術(shù)信息推送模塊的功能有規(guī)章制度、項目申請消息等通知。對外則設(shè)置了“學術(shù)交流與研究”欄目，該欄目分為“學術(shù)成果”和“訪問交流”兩個模塊?！皩W術(shù)成果”中按年進行收集，從出版著作、發(fā)表論文、獲得獎勵等方面進行展示；訪問交流”模塊中主要展示對外交流合作的情況，發(fā)布學校主辦的各類學術(shù)會議信息等。

3． 科研項目管理系統(tǒng)

清華大學科研項目管理模塊是一個包括科研項目申報、評審、過程管理的科研項目信息管理系統(tǒng)，從科研項目申請、合同和經(jīng)費審核、報銷、結(jié)題等項目全過程的數(shù)據(jù)處理，均能在科研項目管理系統(tǒng)中由科研秘書、項目負責人、科研管理人員或財務(wù)人員通過簡單操作而實現(xiàn)。同時，該系統(tǒng)實現(xiàn)了與人事、財務(wù)等相關(guān)部門的信息共享功能，真正做到了使教師少跑腿、讓數(shù)據(jù)多流動。

(二) 開放大學科研管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2014年2月，由國家開放大學遠研所(科研處)牽頭主持研發(fā)了“國家開放大學科研項目提案系統(tǒng)”[4]，提升了全國系統(tǒng)內(nèi)教師的科研課題申報、審批等工作效率。地方開放大學中，北京開放大學2017年6月召開了科研信息化管理系統(tǒng)推進會，提出了科研信息化管理需求，推進了科研信息化管理平臺的建設(shè)；上海開放大學通過科研項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了項目、預算、經(jīng)費、成果的管理。

以某省開放大學為例，科研管理工作主要包括項目管理、經(jīng)費管理、科研成果統(tǒng)計、學術(shù)活動、考核獎勵等，具有系統(tǒng)性和復雜性的特點，如下圖。

圖1 科研管理工作流程圖

雖然某省開放大學在科研經(jīng)費管理方面實現(xiàn)了與財務(wù)信息系統(tǒng)共享管理，但在教師工作量管理、成果統(tǒng)計、成果獎勵等日?？蒲泄芾矸矫?，仍停留在用傳統(tǒng)方法收集數(shù)據(jù)階段，采用傳統(tǒng)管理模式，用電子表格進行科研收集、匯總和統(tǒng)計。學校采用傳統(tǒng)的科研管理模式，不僅工作量大、效率低、出錯率高，而且非常不利于科研檔案的保密性和科研數(shù)據(jù)的有效利用。為了科學管理地方開放大學教師的科研成果，急需一套適合地方開放大學需求的科研管理信息系統(tǒng)。此系統(tǒng)應(yīng)借鑒清華大學的科研信息管理系統(tǒng)，從用戶角度出發(fā)，方便科研工作者的個人科研信息的管理與保存，提升科研管理者的課題管理和審批工作的效率，對科研工作軌跡實現(xiàn)全過程紀錄，為科研決策提供科學依據(jù)。

三、 開放大學科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建需求分析

(一) 調(diào)研方法

1.樣本選擇

本調(diào)查研究的樣本為開放大學“兩級統(tǒng)籌、四級辦學”體系中的某省級開放大學，校部教職工260多人，體系內(nèi)教職工約有2000人。學校智慧校園建設(shè)在逐步推進，以校園網(wǎng)為載體的科研管理信息系統(tǒng)處于試運行階段，科研工作趨于量化和標準化，在西北地區(qū)具有一定的代表性。因此，選擇某省開放大學作為本次研究的樣本選擇，在一定意義上能夠代表地方開放大學科研管理現(xiàn)狀，其教職工規(guī)模和科研管理的方式也基本符合本文對研究樣本的具體要求。

2.問卷設(shè)計

為更好地了解當前科研信息管理現(xiàn)狀，分析科研管理信息系統(tǒng)的實際需求，研究者以某省開放大學系統(tǒng)內(nèi)的教職工為調(diào)查對象。通過參考科研管理信息系統(tǒng)相關(guān)文獻，結(jié)合本研究的內(nèi)容，設(shè)計了調(diào)查問卷。調(diào)查內(nèi)容主要涉及科研管理信息系統(tǒng)的認知與使用、對科研管理信息系統(tǒng)的需求及系統(tǒng)構(gòu)建的建議三方面，共設(shè)16道題，其中有單選、多選和填空題。調(diào)查主要采用“問卷星”網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，對系統(tǒng)內(nèi)教職工進行了問卷投放，收回有效問卷共139份。

(二) 調(diào)查數(shù)據(jù)分析

通過數(shù)據(jù)分析軟件，對數(shù)據(jù)進行了匯總和分析，主要采用描述性統(tǒng)計方法從三個方面分析教職工對科研管理信息系統(tǒng)的需求。

1.認知與使用方面

調(diào)查對象中教師崗人數(shù)占比79.86%，管理崗人數(shù)占比17.99%，教輔崗和工勤崗占比2.15%，其中71.94%的教職工申請過校級以上課題(含校級)，但對于“是否使用過科研管理信息系統(tǒng)”選項有65.47%的教職工選了“只是知道，但不常使用”的選項。這說明，雖然大部分教職工申請過課題，但大部分教職工對科研管理信息系統(tǒng)知之甚少。

表1 調(diào)查對象對科研管理信息系統(tǒng)的認知與使用情況

2.需求方面

對于“您曾經(jīng)在課題研究中是否遇到過以下問題”，教職工的選擇依次為“不能及時獲取科研信息>查詢和管理科研檔案困難=重復填個人科研信息>科研信息的遺漏、遺失和安全性等風險>其他(包括無法獲取最新科研信息和系統(tǒng)不穩(wěn)定)”。由此可見，教職工科研信息查詢、個人檔案的查詢和保存以及科研信息一體化管理的需求。

從科研管理人員的角度，對于“您曾經(jīng)在科研管理中是否遇到過以下困難”，科研管理人員的選擇依次為“審批和存檔耗時耗精力、易丟失=科研數(shù)據(jù)無法進行有效利用>項目評審工作繁雜且流程長>統(tǒng)計與核對科研信息出錯率高、效率低”。這反映了當前科研管理工作在科研數(shù)據(jù)的利用、科研檔案的管理、科研項目審批、科研信息統(tǒng)計等方面均存在效率低的問題。

“對于構(gòu)建科研管理信息系統(tǒng)，您的看法”，有77.7%的教職工填寫了十分必要。這也反映了當前教職工對科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的需求較為迫切。

表2 調(diào)查對象對科研管理信息系統(tǒng)的需求

3.系統(tǒng)功能和性能方面

在系統(tǒng)功能需求調(diào)查中，實現(xiàn)課題申報全流程功能占據(jù)第一，其次為評獎、評審、公示等信息的發(fā)布，其他依次為查詢科研檔案、科研信息推送和科研成果統(tǒng)計與態(tài)勢分析，反映了教職工對科研管理信息系統(tǒng)功能模塊的訴求。

表3 調(diào)查對象對科研管理信息系統(tǒng)功能的需求

在系統(tǒng)性能方面的“您認為的科研管理信息系統(tǒng)應(yīng)該考慮哪些性能因素”問題上，系統(tǒng)內(nèi)教職工對于系統(tǒng)的易操作性、安全、穩(wěn)定和響應(yīng)速度方面的需求極為突出，占比分別為86.33%、77.7%、76.26%、51.8%。

“構(gòu)建科研管理信息系統(tǒng)，您有什么建議或者意見”，將收集到的關(guān)鍵詞進行分析并得出結(jié)果：對于系統(tǒng)本身的功能和性能方面(關(guān)鍵詞為系統(tǒng)、科研、設(shè)計、簡單、簡潔、方便快捷、易用、簡明等)的建議較多，其次為系統(tǒng)在某省開放大學體系內(nèi)的使用、推廣和人員培訓(關(guān)鍵詞為分校、基層、宣傳、培訓)方面的建議，如下圖。

圖2 對科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建建議的關(guān)鍵詞分析表

(三)調(diào)查研究的結(jié)論

某省開放大學的科研工作統(tǒng)一由?？蒲刑庍M行管理，科研處下設(shè)科研管理科。隨著學?？蒲腥蝿?wù)的增加，學校各部門均指定了一名科研管理人員，成為各部門科研管理的三級單位，形成了學?？蒲泄芾淼娜壒芾砟Ｊ??？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)需面向不同維度、不同層次的人群提供服務(wù)。因此，基于用戶需求導向，分析地方開放大學科研管理信息系統(tǒng)的功能建設(shè)需求和用戶類別需求顯得很有必要。

開放大學科研管理工作中主要有教師、科研管理人員、評審專家、領(lǐng)導決策者等角色?，F(xiàn)以角色類別分析其用戶系統(tǒng)操作需求。

1.教師對系統(tǒng)功能的需求分析

教師主要有科研信息獲取、個人信息管理和科研信息安全等需求。在科研信息獲取方面，教師個人和教師團隊有根據(jù)自己的學科類別來訂閱或跟蹤最新科研項目申請信息、相似科研成果等來獲取科研信息的需求；在個人信息管理方面，教師個人在評職稱或統(tǒng)計年底教師工作量時，有查詢和管理個人科研信息的需求，這就需要教師本人錄入科研信息，進行更新數(shù)據(jù)并進行個人打印等操作；在研信息安全方面，教師有保證科研信息安全的需求，有些科研成果原件是孤品，有時會包括尚未發(fā)表的科研成果，或者是涉密的內(nèi)容，在傳統(tǒng)科研管理模式中，經(jīng)手很多工作人員和管理者，有遺漏、遺失和安全性不強等風險，保密性強的科研成果、專利等安全性問題難以保障。

因此，利用現(xiàn)代信息服務(wù)手段，從各種申報通知中遴選重要的信息，有針對性地提供給教師，在保證個人科研信息的安全性的同時，提供個人科研信息管理服務(wù)，顯得尤為重要。

2.科研管理人員對系統(tǒng)功能的需求分析

開放大學科研管理人員分為部門科研管理人員和科研處工作人員。部門科研管理人員主要統(tǒng)計、匯總本部門人員的科研成果情況，對其進行審核，并將審核材料交給科研處；科研處工作人員的管理主要包括項目申請、科研成果登記、科研報表統(tǒng)計、項目結(jié)題驗收等。

但無論是科研數(shù)據(jù)的收集，科研項目檔案的存檔、調(diào)用，還是科研項目的申報、立項文件發(fā)布等，都由科研管理人員以大量紙質(zhì)文件的形式手工操作來完成；在科研成果統(tǒng)計、獎勵，計算教師工作量和職稱評審等各環(huán)節(jié)，科研材料都需要重新手工統(tǒng)計和核對，出錯的概率也較高。傳統(tǒng)科研管理工作耗費了很多不必要的人力、物力，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的科研管理和統(tǒng)計方法，工作效率和質(zhì)量均難以得到保障。因此，為了更快、更準確地進行科研信息管理，需要建立高效、便捷的科研管理信息系統(tǒng)。

3.領(lǐng)導決策者和評審專家對系統(tǒng)功能的需求分析

隨著科研歷史數(shù)據(jù)、科研政策規(guī)定、科研成果統(tǒng)計等科研數(shù)據(jù)的快速增長，查詢復雜化程度的日益提高，如何正確處理各類科研數(shù)據(jù)，去除無用信息，確?？蒲袛?shù)據(jù)的可靠性，為科研管理決策提供有效的依據(jù)和支持，成為領(lǐng)導決策者關(guān)注的問題。運用傳統(tǒng)管理方式積累了大量的數(shù)據(jù)資源，卻缺乏對原始數(shù)據(jù)的分析，導致科研數(shù)據(jù)很難發(fā)揮出應(yīng)有的效果，從而無法為學校科研管理決策提供科學有效的參考依據(jù)。這不僅阻礙了地方開放大學的科研創(chuàng)新，而且為科研管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃帶來了負面影響，不利于提高學校的科研管理水平。因此，領(lǐng)導決策者需要對科研數(shù)據(jù)進行管理，進而對科研資源進行優(yōu)化配置。

在傳統(tǒng)的科研管理模式中，項目評審工作啟動后，專家會收到人工評審通知，專家評審后需通過電子郵箱發(fā)送評審意見，但存在每位專家提交的時間不好把握且工作流程長，致使出現(xiàn)影響評審結(jié)果等問題。因此，評審專家在項目評審工作中，有簡化評審工作流程的需求。

綜上所述，從教師、科研管理人員、評審專家和領(lǐng)導決策者角度出發(fā)，地方開放大學急需建設(shè)科研管理信息系統(tǒng)來促進科研工作。

四、 構(gòu)建開放大學科研管理信息系統(tǒng)的對策

通過前文調(diào)研結(jié)果分析發(fā)現(xiàn)，某省開放大學系統(tǒng)內(nèi)教職工對科研管理信息系統(tǒng)的需求，主要集中于系統(tǒng)功能模塊、系統(tǒng)性能等方面。根據(jù)科研管理信息系統(tǒng)的實際需求，結(jié)合現(xiàn)階段某省開放大學科研處的工作職能、科研管理工作的內(nèi)容，堅持“用戶為本”的理念，歸納出科研管理信息系統(tǒng)的科研項目管理、科研成果統(tǒng)計、科研信息推送的基本功能，本節(jié)以某省開放大學科研管理信息系統(tǒng)為例，針對科研項目管理、科研成果統(tǒng)計、科研信息推送三大模塊進行平臺構(gòu)建，如下圖。

圖3 某省開放大學科研管理信息系統(tǒng)總體框架圖

(一) 科研項目管理模塊

科研項目管理模塊主要有課題管理和評獎管理模塊。對教師用戶來說，項目負責人通過此模塊可全權(quán)或部分授權(quán)課題組科研秘書、經(jīng)辦人管理，查詢填報和認領(lǐng)項目、成果等相關(guān)業(yè)務(wù)，查看個人提交的課題申報材料，滿足教師用戶對個人科研信息的管理需求。

科研管理人員用戶通過科研項目管理，實現(xiàn)流程簡化的管理模式。課題管理模塊覆蓋校內(nèi)縱向項目、橫向項目、校級項目等項目管理，貫穿項目申報、項目審核、立項管理、過程管理和結(jié)題驗收等項目全流程，進行線上管理；評獎管理模塊通過自主設(shè)定的計算規(guī)則，自動計算每位教師的分數(shù)，實現(xiàn)科研獎勵設(shè)定，提高科研項目的管理效率、確?？蒲袛?shù)據(jù)的準確性。

對領(lǐng)導決策用戶來說，科研項目管理模塊提供科研項目統(tǒng)計分析工具，統(tǒng)計分析不同層次的歷年項目數(shù)量、項目資助金額的變化趨勢和對科研數(shù)據(jù)的評價，提供科研考核、津貼發(fā)放、決策分析參考；對于評審專家用戶，由系統(tǒng)從評委專家?guī)熘凶詣由?，并賦予專家用戶權(quán)限，對具體負責的課題申報、立項、結(jié)題、成果認定等進行階段性在線評審，簡化評審專家的評審工作流程。

(二) 科研成果統(tǒng)計模塊

科研成果統(tǒng)計模塊包括教師個人科研檔案、科研成果匯總。對教師用戶而言，個人科研檔案包括學者成果認領(lǐng)功能、學者個人中心服務(wù)、學者對比等服務(wù)。以建立學者個人中心為例，系統(tǒng)將教師研究方向、獎勵、榮譽、科研成果、研究軌跡等自動生成學術(shù)履歷，支持學者個人成果認領(lǐng)和上傳，減少了教師工作量。對于科研工作者用戶，通過科研成果匯總模塊對本校論文、專利、專著、研究報告等多類型學術(shù)成果進行在線管理和審核，提升科研管理工作的效率。

對領(lǐng)導決策者用戶而言，通過科研成果統(tǒng)計，分析本機構(gòu)的人才結(jié)構(gòu)，如年齡分布、支撐分布、學歷結(jié)構(gòu)等，為科研決策提供數(shù)據(jù)參考。

(三) 科研信息推送模塊

科研信息推送模塊包括課題申報指南及解析、學術(shù)前沿信息推送。

1.提供支撐項目申報指南深層次服務(wù)

教師通過此服務(wù)接收到系統(tǒng)根據(jù)往年項目申報、資助、立項、結(jié)題情況所提供的項目申報建議，系統(tǒng)對擬申報課題進行查新，參考學習相似課題的申報項目書，提高教師擬申報項目的創(chuàng)新度和質(zhì)量。

2.推送學術(shù)前沿信息

主要有科研項目信息多角度訂閱、多維度導航、相關(guān)科研項目、學術(shù)成果關(guān)聯(lián)、快速下載科研項目申報指南等功能模塊。系統(tǒng)通過監(jiān)測、采集、篩選、分類教育廳和科技廳網(wǎng)址發(fā)布的科研信息，按照學科分類進行梳理和推送學術(shù)前沿信息。同時，支持科研項目申報通知、表格材料的一鍵下載，實現(xiàn)教師用戶對科研信息及時獲取和管理的需求。

傳統(tǒng)的科研管理工作往往依靠工作人員的個人經(jīng)驗、能力和已有的制度才能完成，存在對科研信息的保存和查找不便、流動性不高、統(tǒng)計與分析困難等問題。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的科研管理方式已滿足不了當今高?！熬畤娛健卑l(fā)展的科研需求，因此需要加快高校管理方式的創(chuàng)新性轉(zhuǎn)變。開放大學在教育教學、管理服務(wù)的優(yōu)化升級中，進一步整合資源，做到教學、科研兩手抓，補開放大學教育系統(tǒng)的科研管理短板，逐步實現(xiàn)科研育人，引導激勵師生充分參與學?？蒲小Ｍㄟ^教育教學、科研管理信息化方式，建設(shè)終身學習公共服務(wù)平臺，面向全民提供終身教育及服務(wù)，推進“人人皆學、處處能學、時時可學”的改革任務(wù)。